II. CÁC BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP KINH TẾ
1.Các biện pháp phòng ngừa tranh chấp kinh tế: a Xây dựng một HĐKT hoàn chỉnh:
a. Xây dựng một HĐKT hoàn chỉnh:
Tranh chấp có thể phát sinh ngay trong quá trình đàm phán, ký kết cũng như trong quá trình thực hiện HĐKT. Các quy định của pháp luật hiện hành là cơ sở pháp lý ràng buộc các bên tham gia HĐKT. Các bên trong HĐKT chỉ có thể dùng HĐKT, quy định của pháp luật có liên quan để bảo vệ quyền lợi của mình và buộc bên kia thực hiện nghĩa vụ quy định trong HĐKT. Đồng thời, khi có tranh chấp phát sinh, các bên căn cứ trước hết vào HĐKT để giải quuyết tranh chấp, Rõ ràng, HĐKT có vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh tế.
Tranh chấp phát sinhh trong quan hệ HĐKT là một trong các bên vi phạm nghĩa vụ HĐKT và gây thiệt hại cho bên kia. Nếu các nghĩa vụ đã được quy định rõ ràng và cụ thể trong HĐKT mà các bên vẫn vi phạm thì việc quy trách nhiệm không khó khăn. Song tranh chấp phát sinh sẽ phức tạp và khó giải quyết nếu HĐKT không quy định cụ thể, rõ ràng những nội dung liên quan. Do đó biện pháp phòng ngừa tranh chấp tốt nhất là xây dựng một HĐKT hợp pháp, chặt chẽ đầy đủ và rõ ràng. Một HĐKT hoàn hảo là một HĐKT kết hợp chặt chẽ được cả hai yếu tố, về mặt nghiệp vụ cũng như pháp luật, bao gồm các yếu tố về hình thức, chủ thể, nội dung các điều khoản của hợp đồng và chữ ký, con dấu của các bên.
a.1 Về hình thức hợp đồng
HĐKT chỉ có hiệu lực khi nó được thể hiện dưới hình thức văn bản. Do vậy, việc quy định hình thức văn bản cho HĐKT là cách tốt nhất để tránh phát sinh tranh chấp. Song có những thương vụ không cho phép soạn thảo đầy đủ mọi thoả thuận giữa các bên bằng một văn bản. Trong trường hợp này, để tránh tranh chấp các bên có thể ký kết HĐKT bằng các tài liệu giao dịch mang tính văn bản, có chữ ký của
các bên xác nhận nội dung trao đổi, thoả thuận như công văn, đơn chào hàng, đợt đặt hàng, giấy chấp nhận....
a.2 Về chủ thể hợp đồng
Nội dung về chủ thể hợp đồng là nội dung không thể thiết được trong HĐKT. Chủ thể HDKT phải hợp pháp, theo quy định của pháp luật, chỉ có pháp nhân và cá nhân có đăng ký kinh doanh mới được phép ký kết HĐKT. Trước khi ký kết hợp đồng, các bên phải tìm hiểu kỹ tư cách chủ thể của nhau. Việc không tìm hiểu kỹ tư cách chủ thể của các bên có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Các bên có thể tìm hiểu tư cách chủ thể của nhau một cách trực tiếp hoặc thông qua các cơ quan quản lý. Thông thường, các thông tin về chủ thể được nêu ngay ở phần đầu của HĐKT, bao gồm tên, địa chỉ, điện tín của các bên. Xác minh rõ những thông tin này, các bên có thể giảm bớt khả năng xảy ra tranh chấp.
a.3 Về các điều khoản hợp đồng
HĐKT có rất nhiều loại, mỗi loại có những nét đặc đặc thù riêng nên rất khó có thể đưa ra cách phòng ngừa tranh chấp phù hợp với tất cả các loại. Tuy nhiên, dù là loại này hay loại kia thì một HĐKT vẫn có những điều khoản bắt buộc, đó là các điều khoản chủ yếu của HĐKT, những điều khoản này quyết định gía trị pháp lý của HĐKT. Vì vậy, để tránh tranh chấp xảy ra, trước tiên các bên phải ký kết các điều khoản chủ yếu một cách hoàn chỉnh.
- Điều khoản về ngày, tháng ký kết và các chủ thể của HĐKT:
Ngày, tháng ký kết hợp đồng là điều khoản rất quan trọng và nhất thiết phải có trong HĐKT vì nó thường liên quan đến thời hạn hiệu lực của hợp đồng, có nhiều cách quy định thời hạn hiệu lực của hợp đồng khác nhau nhưng cách tốt nhất và hay được áp dụng nhất là căn cứ vào thời điểm ký kết hợp đồng. HĐKT có thể có hiệu lực từ khi ký kết hoặc các bên cũng có thể quy định như sau: HĐKT này bắt đầu có hiệu lực ngay sau khi ký kết. Do vậy, để hạn chế khả năng xảy ra tranh chấp, các bên nên ghi rõ ngày, tháng ký kết trong HĐKT.
- Điều khoản về đối tượng HĐKT được tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị
Đối với điều khoản này, trước hết các bên cần lưu ý đến tên đối tượng, có nhiều cách xác định tên đối tượng trong hợp đồng, tuỳ vào từng loại đối tượng cụ thể mà trong hợp đồng có cách ghi phù hợp. Nếu đối tượng trong hợp đồng có nhiều công dụng, thì các bên nên ghi công dụng hay mục địch sử dụng đính kèm theo tên của đối tượng. Như vậy, để tránh các tranh chấp về sau, khi quy định tên đối tượng, các bên ghi tên đối tượng (có thể là tên khoa học, tên thương mại hay tên thông thường) kèm theo một đặc điểm nào đó gắn với đối tượng như công dụng, nhãn hiệu, nơi sản xuất, nhà sản xuất (đối với hàng hoá) ... nhằm xác định chính xác đối tượng mà các bên muốn đề cập tới trong HĐKT.
- Điều khoản về số lượng, khối lượng hoặc giá trị:
Các bên trong quan hệ HĐKT có thể quy định một cách cụ thể số lượng, khối lượng hoặc giá trị của đối tượng hợp đồng, có nghĩa là, các bên có thể quy định 1000 tấn than hay 10.000 máy bơm... trong một HĐKT. Tuy nhiên, quy định như vậy thì tranh chấp sẽ xảy ra khi một bên vi phạm thoả thuận này ví dụ: giao thiếu 0,05 tấn than. Các quy định này chỉ phù hợp khi đối tượng hợp đồng có thể tính được theo cái, chiếc... Khả năng xảy ra tranh chấp sẽ giảm đi khi các bên áp dụng cách quy định phỏng chứng về số lượng, khối lượng và giá trị của đối tượng hợp đồng. Các quy định có dung sai như vậy phù hợp với hàng rời, trong thực tiễn ký kết HĐKT ở Việt Nam, các bên áp dụng cách quy định có dung sai chưa nhiều nhưng nếu các bên sử dụng phương pháp này, chắc chắn khả năng xảy ra tranh chấp sẽ giảm đi.
- Điều khoản về chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật:
Vấn đề chất lượng là vấn đề tương đối phức tạp, người ta có thể quy định chất lượng bằng nhiều cách. Trong thực tế, ba phương pháp quy định chất lượng sau đây được áp dụng phổ biến nhất, đó là:
♦ Căn cứ vào tiêu chuẩn để thoả thuận chất lượng, có thể là tiêu chuẩn nhà nước hoặc tiêu chuẩn địa phương.
♦ Thoả thuận chất lượng theo mẫu hàng, thường được áp dụng đối với hàng hoá có chất lượng ổn định.
Chọn phương pháp quy định chất lượng nào là tuỳ thuộc vào các bên và loại đối tượng trong quan hệ HĐKT, nhưng sự quy định của các bên về chất lượng trong hợp đồng càng chi tiết bao nhiêu thì khả năng xảy ra tranh chấp càng giảm đi bấy nhiêu.
- Điều khoản về giá cả:
Khi quy định giá cả trong hợp đồng các bên cần phải nêu rõ đơn vị tính giá và phương pháp định giá, chọn đơn vị tính giá cần căn cứ vào tính chất của đối tượng và thông lệ giao dịch đó trên thị trường. Giá trong hợp đồng có thể được quy định theo đơn vị khối lượng hay đơn vị thường dùng trong giao dịch đối tượng đó như: trọng lượng, độ dài, diện tích, cái, chiếc.. họăc những đơn vị khác như trăm, tá, chục. Hoặc giá cũng có thể được tính theo trọng lượng đối với đối tượng là hàng hoá như quặng, tinh dầu, hoá chất.. Khi quy định giá các bên còn có thể quy định theo tỷ lệ tạp chất trong đối tượng, ví dụ giá của gạo 5% tấm là 2200 đ/Kg.
Khi đã chọn một đơn vị tính giá nào đó, các bên cũng cần qui định rõ thêm trong hợp đồng: Ví dụ trong một hợp đồng mua bán, giá được tính theo trọng lượng thì phải quy định rằng đó là trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh hay trọng lượng cả bì coi như tịnh hoặc phải thoả thuận xem giá bao bì có được tính trong giá hàng hay không.
Phương pháp định giá là do các bên lựa chọn. Đối với những mặt hàng mà nhà nước quản lý thì phải định giá phù hợp với quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tất cả các thoả thuận của các bên phải được ghi một cách chi tiết, rõ ràng trong hợp đồng để hạn chế tranh chấp xảy ra.
Trên đây là một số lưu ý khi các bên ký kết các điều khoản chủ yếu của HĐKT, tuỳ vào từng loại hợp đồng cụ thể mà các bên ký kết thêm các điều khoản khác phù hợp với đặc thù riêng của loại HĐKT đó. Ví dụ trong hợp đồng liên kết kinh tế: Do tính chất đặc thù của chủng loại hợp đồng liên kết đòi hỏi các bên phải
quy định chặc chẽ, rõ ràng về nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên trong liên kết kinh tế, nên trong hợp đồng phải có thêm các điều khoản về phương thức ăn chia hay phân phối lợi nhuận giữa các bên ... Đối với trường hợp liên kết kinh tế trên quy mô lớn, trong một thời gian ổn định, lâu dài, cần phải thành lập Hội đồng quản trị để điều hành sản xuất kinh doanh, thì phải quy định rõ trong hợp đồng liên kết (hoặc quy chế đính kèm) về thành phần Hội đồng quản trị, quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị, quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị, quan hệ giữa các chủ thể với Hội đồng quản trị ...
a.4 Về chữ ký và con dấu:
Toàn bộ những cố gắng của các bên nhằm soạn thảo một HĐKT chặt chẽ và rõ ràng như nêu ở trên sẽ không còn giá trị nếu HĐKT không được ký và đóng dấu hợp pháp.
Văn bản hợp đồng phải do hai bên chủ thể ký và đóng dấu, người ký vào HĐKT phải là người có đủ thẩm quyền đối với hợp đồng và con dấu phải là con dấu có giá trị hiệu lực. Tuy đây là khâu cuối cùng của sự hình thành một HĐKT nhưng nó lại có ý nghĩa quyết định. Do vậy, các bên phải rất lưu ý vấn đề này. Cũng như đối với vấn đề chủ thể HĐKT, việc thẩm định tư cách, thẩm quyền của người ký tên vào hợp đồng và giá trị của con dấu là rất cần thiết bảo đảm an toàn cho các bên trong giao dịch.
Trên đây là một số điểm mà các bên cần lưu ý khi ký kết HĐKT để có được một hợp đồng chặt chẽ, có khả năng ngăn ngừa và hạn chế tranh chấp ở mức cao nhất.