PHẦN VINACONE
3.2.2. Đối với công tác tuyển chọn
Giải pháp 1: Ngay từ khi các ứng viên mới nộp hồ sơ xin việc, Công ty nên thực hiện việc phỏng vấn sơ bộ ban đầu để lựa chọn những thí sinh thích hợp tham gia dự tuyển, loại bỏ thí sinh không đạt yêu cầu ngay từ đầu. Điều này sẽ tiết kiệm chi phí và công sức cho Công ty.
Giải pháp 2: Công ty nên mở hội chợ việc làm để tìm những ứng viên thích hợp: Chỉ gói gọn trong việc đăng thông báo tuyển dụng hay gửi thông báo về các trường dạy nghề thôi thì vẫn chưa đủ, như thế nguồn tuyển dụng của công ty sẽ không phong phú, việc mở hội chợ việc làm sẽ thu hút được nhiều ứng viên là học sinh, sinh viên… khắp các nơi về tham dự, đây là hình thức đưa tên tuổi công ty mình đến với công chúng.
Giải pháp 3: Mở các cuộc thẩm tra về mức độ chính xác của các thông tin do cán bộ của Công ty khai về những ứng viên do mình giới thiệu.
Giải pháp 4: Thực hiện công tác khám sức khỏe cho các ứng viên để lựa chọn được những người không chỉ có năng lực mà còn có đủ sức khỏe: Như chúng ta đã biết hiện nay trong tất cả các công việc, bên cạnh kiến thức, chuyên môn thì sức khỏe là vô cùng quan trọng, chỉ khi mà sức khỏe được đảm bảo thì công việc mới đạt hiệu quả cao. Song Vinaconex 6 là một công ty trong ngành xây dựng, bên cạnh những cán bộ lànm việc ở văn phòng công ty thì vẫn có rất nhiều cán bộ là kỹ sư, là đội trưởng công trình… phải đi theo công trình, đối với những cán bộ này sức khỏe là cần hơn bao giờ hết, vì thế việc mở ra một đợt khám sức khỏe ngay từ khi các ứng viên tham gia thi tuyển là hợp lý và cần thiết. Kết quả khám sức khỏe của các ứng viên giúp cho Công ty đưa ra quyết định tuyển chọn chính xác hơn, hiệu quả hơn tránh tình trạng người lao động vừa vào Công ty một thời gian ngắn do không đảm bảo sức khỏe phải nghỉ dở dang, như thế sẽ làm trì hoãn công việc của công ty, không hoàn thành công trình đúng tiến độ, làm giảm năng suất lao động, kéo theo đó là mất
lòng tin ở khách hàng, và sự nan giải trong vấn đề thủ tục làm bảo hiểm cho người lao động.
Giải pháp 5: Xây dựng nội dung phỏng vấn đa dạng để thâu tóm được khái quát về ứng viên, nội dung phỏng vấn không nên chỉ gói gọn ở một số câu như: Tại sao bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi? bạn mong muốn mức lương là bao nhiêu?... vì hầu hết các doanh nghiệp khi tuyển người thường đưa ra những câu hỏi như thế, thậm chí trên bào đài, internet cũng thường đưa ra mấy mẫu câu phỏng vấn như vậy và hướng dẫn cách trả lời, nên người xin việc thường tham khảo rồi trả lời một cách dập khuôn, đôi khi không trung thực, từ đó Công ty sẽ không lựa chọn được người phù hợp với mong muốn của công ty.
Giải pháp 6: Công ty nên đảm bảo tính dân chủ công bằng trong tuyển chọn, không nên thiên vị vào các thí sinh là con em cán bộ trong Công ty hay những thí sinh do cán bộ của Công ty giới thiệu. Vì công việc ở đây đòi hỏi năng lực thực sự của mỗi người lao động, sự giới thiệu chỉ làm tăng thêm nguồn tuyển mộ vì thế Công ty không nên coi đây là nguồn nhân lực mà công ty sẽ sử dụng ngay. Bên cạnh đó công ty nên đưa ra các giải pháp thay thế cho tuyển dụng để tiết kiệm được kinh phí cho tổ chức như: Làm thêm giờ, thuê lao động ngoài để hoàn thành công việc tạm thời…
Giải pháp 7: Công ty nên dự toán chi phí rõ ràng cho chương trình tuyển dụng: Đây là một khâu quan trọng, vì khả năng tài chính của Công ty là có hạn, không thể bỏ ra một khoản chi phí quá lớn so với ngân sách của Công ty cho công tác tuyển dụng. Việc dự toán chi phí này cũng là hình thức nâng cao tính hiệu quả cho công tác tuyển dụng nhân lực trong Vinaconex 6.
Giải pháp 8: Công ty nên lập ra một đội ngũ cán bộ chuyên môn trong việc lập bản hỏi phỏng vấn, để có thể đi sâu vào vấn đề cần khai thác ở các ứng viên, sự chuyên môn hóa này sẽ giúp Công ty tìm được người lao động phù hợp mà lại tránh được sự dập khuôn, chuẩn bị sẵn câu trả lời của các ứng viên.
Giải pháp 9: Công ty nên tạo điều kiện cho những sinh viên thực tập tiếp xúc với công việc thực tế của Công ty để thấy khả năng của sinh viên nếu có, phát hiện ra những mặt mạnh của sinh viên trong quá trình thực tập và ứng dụng khi cần.
Giải pháp 10: Công ty nên tận dụng tối đa những sinh viên đã thực tập tại Công ty mà thực sự có khả năng, bởi khi sử dụng các sinh viên này Công ty sẽ tiết kiệm được chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, thời gian để người lao động làm quen với công việc và thời gian, công sức đào tạo mới. Vì dù sao những sinh viên này trong quá trình thực tập cũng làm quen được phần nào tổ chức, họ cũng lắm bắt được ít nhiều văn hóa và tác phong làm việc trong Công ty. Do đó, nếu phát hiện ra sinh viên thực tập có khả năng làm việc và phù hợp với yêu cầu vị trí công việc nào đó đang cần tuyển người trong Công ty thì Công ty nên sử dụng sinh viên này luôn giống như một nguồn tuyển dụng mà sẽ mang lại nhiều thuận lợi cho Công ty.
Giải pháp 11: Công ty nên chuẩn bị phòng phỏng vấn riêng để tạo điều kiện cho người xin việc bày tỏ năng lực và ý kiến của mình. Một không gian riêng sẽ tạo cảm giác tự tin cho người xin việc.
Giải pháp 12: Nên đưa ra các câu hỏi phỏng vấn để thu thập thông tin của ứng viên về: Năng lực, tính cách, ý chí… đây thực sự là điều quan trọng, khâu này giúp tổ chức đánh giá một cách tương đối toàn diện về ứng viên thông qua cách suy nghĩ của họ, cách họ phản ứng khi đưa ra những quan điểm riêng.
Giải pháp 13: Đưa ra những bài test tuyển dụng và những bài phỏng vấn tuyển dụng, ví dụ:
Ví dụ 1: Mẫu bài test tuyển dụng vị trí chuyên viên tuyển dụng
Nội dung câu hỏi Điểm
Đ S
1. Bước đầu tiên trong quá trình tìm người cho một công việc là nắm rõ thị trường lao động về công việc đó.
X 2. Bản lý lịch được trình bày tốt là một nguồn thông tin có giá trị
như một mẫu hồ sơ xin việc được điền đầy đủ. X
3. Thay đổi công việc liên tục không phải lúc nào cũng có nghĩa là
ứng viên không ổn định. X
4. Việc đầu tiên mà một người phỏng vấn có kinh nghiệm làm trong một cuộc phỏng vấn là giao tiếp tốt với ứng viên. X 5. Cách phù hợp để tiếp đón một ứng viên là cho thư ký dẫn anh ta vào phòng cUa bạn ngay khi anh ta tới nơi
X 6. Ngay cả khi phải cần có thông tin chi tiết về lĩnh vực nào đó, vẫn
phải đặt các câu hỏi mở.
X 7. Người phỏng vấn nên thu thập thông tin bằng cách từ đầu hỏi một câu hỏi gợi mở và sau đó im lặng hoặc chỉ nói một lời hoặc có cử chỉ để khuyến khích ứng viên tiếp tục nói.
X 8. Cách tốt nhất làm giảm sự lo lắng của ứng viên là đi thẳng vào vấn đề càng nhanh càng tốt.
X 9. Một cách tốt để thu thập thông tin về trình độ học vấn và kinh
nghiệm là hỏi sáu câu hỏi cơ bản : Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Ai? Tại sao? Như thế nào?
X 10. Khi kinh nghiệm trước kia không thể hiện năng lực quản lý, sự sáng tạo tài năng khác, hãy tìm kiếm các yếu tố này trong các hoạt động ở bên ngoài.
X 11. Tuy cần thiết phải “quảng cáo” về doang nghiệp với ứng viên,
nhưng việc phóng đại có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. X 12. Bàn về khía cạnh tiêu cực của doanh nghiệp là một sai lầm, bởi
vì nó có thể làm một ứng viên sáng giá từ chối chấp nhận công việc X 13. Không nên bàn về chuyện tiền lương cho tới cuộc phỏng vấn cuối
cùng.
X 14. Đừng ghi chép gì trong một cuộc phỏng vấn vì việc đó có thể
làm cho ứng viên sao nhãng hay hoảng sợ.
X 15. Những người phỏng vấn kinh nghiệm chỉ đánh giá những yếu tố
có liên quan đến vị trí cần tuyển và có thể liên quan tới các công việc gắn với vị trí hiện tại.
X 16. Hỏi câu hỏi “mớm” là một sai lầm trong phỏng vấn. X 17. Một cách để đảm bảo rằng bạn luôn tỉnh táo trong một cuộc
phỏng vấn là tập trung vào các biểu hiện nét mặt và phi ngôn ngữ của ứng viên.
X 18. Dấu hiệu đầu tiên cho thấy bạn đang không tập trung là khi bạn bắt đầu chỉ “nghe thấy tiếng” chứ không phải là các ý tưởng từ người trình bày.
19. Nói quá nhiều là một dấu hiệu thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu năng
lực của một ứng viên. X
20. Thái độ tranh cãi của ứng viên có thể che dấu năng lực lãnh đạo
của họ và thể hiện cách tiếp cận “thẳng thừng” trong công việc. X 21. Phỏng vấn nhiều vòng có lợi thế là loại bỏ những người không
đủ tiêu chuẩn trước khi ban lãnh đạo cấp cao tiến hành phỏng vấn để tiết kiệm thời gian quý báu của họ
X 22. Phỏng vấn theo đợt yêu cầu ít nhất hai người phỏng vấn phải
tán thành với nhau trước khi từ chối một ứng viên. X 23. Phỏng vấn có hội đồng tiết kiệm thời gian nhưng có thể làm cho
ứng viên hoảng sợ. X
24. Việc mời nhận việc phải cho thời gian hợp lý để ứng viên quyết định
X Dựa vào câu trả lời của thí sinh để đánh giá:
- Trả lời đúng 24 câu : Rất nhiều kinh nghiệm về phỏng vấn và tuyển chọn - Trả lời đúng 21 – 23 câu : Tốt
- Trả lời đúng 18 – 20 câu : Khá
- Trả lời đúng 15 – 17 câu : Trung bình
- Trả lời đúng dưới 15 câu : Cần phải cải thiện kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực này
Ví dụ 2: Mẫu bài phỏng vấn tuyển dụng vị trí nhân viên văn phòng
1. Anh/Chị có thể giới thiệu đôi nét về bản thân?
2. Điểm mạnh và điểm yếu của Anh/Chị là gì? Điều đó ảnh hưởng gì đến công việc văn phòng
3. Theo bạn, vấn đề nào quan trọng nhất, vấn đề nào khó khăn nhất trong công việc của vị trí bạn dự tuyển?
4. Hãy kể một tình huống nhớ nhất mà Anh/Chị gặp phải khi làm việc? Anh/Chị sẽ làm thế nào để sắp xếp công việc hiệu quả
5. Nếu có toàn quyền tự do lựa chọn một lĩnh vực để sau đó rất thành công, anh chọn nghề gì? Mục tiêu cao nhất của Anh/Chị trong công việc là gì? 6. Hãy nêu những quan điểm của Anh/Chị về mâu thuẫn, xung đột. Các biện
pháp giải quyết mâu thuẫn của Anh/Chị thế nào?
7. Anh/Chị sẽ làm gì nếu sếp của bạn liên tục bàn tán với bạn và tỏ ý muốn tham gia vào những lời bình phẩm có tính xúc phạm người đồng nghiệp đó?
8. Tình huống: Một khách hàng gọi điện phàn nàn về sản phẩm của công ty và đòi hoàn trả/ hoặc bồi thường, Anh/Chị sẽ làm thế nào?
9. Tình huống: Khi bạn đang phải soạn thảo gấp một hợp đồng quan trọng với đối tác thì công ty mất điện/ máy tính hỏng, Anh/Chị xử lý thế nào?
10. Anh/Chị có hỏi thêm gì về công việc hay công ty không?
Ví dụ 3: Mẫu bài phỏng vấn tuyển dụng vị trí nhân sự
I. Về tính cách/văn hóa
1. Đâu là một tố chất cần thiết đối với một chuyên viên nhân sự? 2. Hãy nói cho chúng tôi về kinh nghiêm của anh chị?
3. Bạn đã từng đối đầu với đồng nghiệp chưa? Hãy nói cho chúng tôi nghe về kinh nghiệm này?
4. Bạn mong muốn mức lương bao nhiêu? 5. Vì sao bạn rời bỏ công viêc trước đây?
6. Hãy giới thiệu về bản thân bạn và các kinh nghiệm trong quá khứ? 7. Bạn có câu hỏi nào dành cho chúng tôi không?
8. Hãy nói về các điểm mạnh và điểm yếu của anh chị? 9. Hãy nói về công việc khó khăn nhất mà bạn đã từng gặp?
10. Hãy kể về một kinh nghiệm khi có sự thay đổi trong công việc? II. Năng lực chuyên môn
1. Bạn hãy mô tả vị trí công việc cũ của bạn?
2. Giả sử bạn được nhận vào công ty làm việc, bạn dự định thực hiện công việc như thế nào? Bạn hãy mô tả cho tôi các công việc Bạn dự định sẽ làm?
3. Kể cho tôi về lần mà bạn đã hoàn thành không đúng hạn một việc quan trọng mà cấp trên giao? Bạn đã làm gì với việc đó?
4. Bạn làm gì khi phải đối mặt với một thời hạn không linh hoạt hay không có đủ thời gian và nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ? Cho tôi một ví dụ cụ thể? 5. Bạn xử lý thế nào khi khách hàng nổi cáu? Cho tôi một ví dụ cụ thể?
6. Nói cho tôi về lần mà bạn phải làm việc vất vả để cứu vãn một cuộc đàm phán có nguy cơ thất bại? Bạn đã làm gì? Kết quả ra sao?
7. Kể lại về lần mà bạn được giao cho một dự án phức tạp. Bạn đã chuẩn bị các bước như thế nào để thực hiện và hoàn thành dự án? Bạn có thấy hài lòng với kết quả mình đạt được hay không?
8. Mô tả một dự án mà bạn chịu trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện có liên quan đến nhiều các thành viên trong đội làm việc? Bạn đã làm thế nào để sử dụng có hiệu quả nhất nguồn nhân lực của mình?
Giải pháp 14: Công ty nên để người trúng tuyển tham quan công việc thực tế trước khi bắt tay vào thử việc để họ thấy được công việc họ sắp đảm nhiệm đòi hỏi những gì, thông qua quan sát công việc để họ định hướng được việc trước tiên cần chuẩn bị khi bắt tay vào làm việc là gì? từ đó họ trau dồi cho bản thân những kiến thức và kỹ năng để phục vụ cho quá trình thử việc sắp tới. Điều này không những có lợi cho bản thân người lao động mà còn có lợi cho cả Công ty để không phải tuyển lại…
Giải pháp 15: Đối với những ứng viên đã được nhận và ký hợp đồng sau 3 tháng thử việc thì công nên mở một buổi học nói về Công ty, về lịch sử, cơ cấu, văn hóa, và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để nhân viên đó hiểu hơn về Công ty và hướng mình để hoà nhập với Công ty nhanh hơn.
Giải pháp 16: Công ty nên có sự phân chia trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, trong các khâu để tận dụng được những mặt mạnh của mỗi cán bộ, đó cũng là một hình thức chuyên môn hóa, điều này đem lại hiệu quả cao, cũng như sự đa dạng về ý kiến.
KẾT LUẬN
Con người thực sự là quan trọng đối với xã hội nói chung và đối với tổ chức nói riêng, công cuộc tìm kiếm và sử dụng người có tài là vô cùng khó khăn, đòi hỏi rất nhiều về thời gian, chi phí năng lực… công tác tuyển dụng ảnh hưởng rất lớn đến con người của tổ chức, đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải thực sự chú ý, quan tâm đến công tác tuyển dụng. Một công tác tuyển dụng bài bản, chặt chẽ sẽ đem đến cho tổ chức những nhân tài, những con người phù hợp với công việc, với yêu cầu của tổ chức.