1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Lâm Đặc Sản - Hà Nội:
Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội đợc thành lập theo quyết định số 73NN- TCCB ngày 23-1-1999 của Bộ trởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Tiền thân của Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội gồm: Xí nghiệp Lâm đặc sản Ngọc Khánh và Công ty Vật t thiết bị Xuất nhập khẩu lâm sản. Sự phát triển của Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội dựa trên sự phát triển của hai bộ phận xát nhập trên.
Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội là một đơn vị thành viên của Tổng Công ty Lâm sản Việt Nam, nay là Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam. Về phơng thức hoạt động tài chính: Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập dựa trên cơ sở lấy doanh thu trừ chi phí đảm bảo có lãi.
Phạm vi hoạt động kinh doanh của Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội: - Đợc phép xuất khẩu tất cẩ các mặt hàng về lâm sản, đặc sản.
- Về nhập khẩu: Đợc phép nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu, vật t phục vụ cho sản xuất, nguyên vật liệu và máy móc thiết bị.
- Ngoài ra, Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội còn làm các dịch vụ nh cho thuê kho bãi, các dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác cho các đơn vị khác qua công ty.
2- Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng trong Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội: Lâm Đặc Sản Hà Nội:
Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội mặc dù mới thành lập nhng quân số của Công ty không phải ít. Văn phòng của Công ty đợc đặt tại số 6 Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội. Ngoài ra, Công ty còn trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên tại xã Thịnh Liệt, Thanh Trì, Hà Nội. Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên là nơi chế biến, trung chuyển, lu giữ các mặt hàng xuất khẩu, nhập khẩu.
* Bộ máy tổ chức của Công ty Lâm Đặc Sản Hà Nội:
- Giám đốc Công ty: Bao quát và nắm bắt mọi tình hình sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty.
- Phòng Tổ chức Hành chính: Nắm bắt toàn bộ nhân lực trong Công ty, tham mu cho giám đốc về sắp xếp nhân lực quy hoạch đào tạo, điều hành bổ sung theo yêu cầu kinh doanh và các công tác nh: bảo vệ chính trị nội bộ, thanh toán lao động tiền lơng và bảo hiểm xã hội, phòng cháy, chữa cháy, lu giữ hồ sơ, các văn bản quyết định có liên quan đến mọi công việc trong toàn Công ty.
- Phòng Kế hoạch Tài vụ: Hạch toán kế toán, đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong kỳ kế hoạch (tháng, quý, năm), lo liệu về tài chính (vốn kinh doanh) phục vụ cho hoạt động kinh doanh của các phòng trong Công ty, điều tiết vốn nhằm mục đích kinh doanh có hiệu quả, theo dõi và giám sát việc thu chi của từng bộ phận, quyết toán với cấp trên và các cơ quan hữu quan nh Thuế, Tài chính, Ngân hàng...
- Phòng Nghiệp vụ I: Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu thông qua các hợp đồng nhập khẩu do Giám đốc Công ty ký, chịu trách nhiệm trớc giám đốc trong từng hợp đồng nhập khẩu. Ngoài ra còn phải khai thác thêm nguồn hàng, khách hàng để nhập khẩu ủy thác, xuất khẩu ủy thác hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp.
- Phòng Nghiệp vụ II: Nhiệm vụ của phòng chủ yếu thực hiện các hợp đồng xuất khẩu các mặt hàng lâm đặc sản có trong hạng mục kinh doanh do Giám đốc Công ty ký và giao cho phòng thực hiện. Ngoài ra, phòng còn khai thác thêm các mặt hàng, khách hàng nhập khẩu, xuất khẩu ủy thác hay trực tiếp và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của từng hợp đồng trớc giám đốc công ty.
- Phòng Nghiệp vụ III: Phòng nghiệp vụ này khác với hai phòng nghiệp vụ trên. Phòng này chủ yếu kinh doanh các mặt hàng nội địa song đôi khi cũng kinh doanh các mặt hàng xuất khẩu, nhập khẩu. Các mặt hàng kinh doanh của phòng Nghiệp vụ III đều do phòng tự khai thác. Các hợp đồng kinh doanh với đối tác phải thông qua giám đốc Công ty ký và có phơng án kinh doanh cụ thể,
chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về kết quả kinh doanh trong tháng, quý, năm.
- Trạm sản xúat kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên: Chức năng và nhiệm vụ của trạm là lu giữ hàng hóa kinh doanh của toàn Công ty. Các phòng Nghiệp vụ muốn xuất hàng hay nhập hàng đều phải thông qua lệnh xuất hàng hay hóa đơn do chính giám đốc Công ty ký.
Ngoài ra, trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên còn thực hiện chức năng kinh doanh kho tàng và kinh doanh xuất nhập khẩu. Hàng tháng, quý, năm, lãnh đạo trạm phải báo cáo bằng văn bản cho giám đốc Công ty và các phòng ban có liên quan.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
- Phòng Nghiệp vụ I chủ yếu kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu. - Phòng Nghiệp vụ II chủ yếu kinh doanh các mặt hàng xuất khẩu. - Phòng Nghiệp vụ III chủ yếu kinh doanh các mặt hàng nội địa.
3- Mối quan hệ giữa các phòng trong Công ty:
Các phòng trong Công ty đều chịu sự điều khiển và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty về nhiệm vụ kinh doanh và thực thi các hợp đồng. Đây chính
Giám đốc Phòng Nghiệp vụ Phòng Nghiệp vụ II Phòng Nghiệp vụ I Phòng Tài chính Kế Phòng Tổ chức Hành chính Trạm sản xuất KD-DV Cầu Tổ Bảo vệ Tổ Bảo vệ
là mối quan hệ dọc giữa các phòng ban với lãnh đạo Công ty. Ngoài mối quan hệ dọc trên còn có mối quan hệ giữa các phòng ban với với nhau, đó chíh là mối quan hệ ngang.
Các phòng Nghiệp vụ trong Công ty, Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tien đều có mối quan hệ mật thiết với phòng Tổ chức Hành chính. Nhân viên trong các phòng đều chịu sự phân công hoặc thuyên chuyển khi có lệh điều động của phòng Tổ chức Hành chính, ngoài ra còn có mối quan hệ về văn bản, các thủ tục hành chính trong hợp đồng mà các phòng Nghiệp vụ cùng với Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên thực thi.
Mối quan hệ giữa các phòng Nghiệp vụ, Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên, phòng Tổ chức Hành chính với phòng Tài chính Kế toán. Mối quan hệ đó là việc lo liệu về tài chính, vốn kinh doanh cho việc thực thi các hợp đồng của các phòng ban Nghiệp vụ cũng nh của Trạm Cầu Tiên, các mối quan hệ này có sự điều tiết và theo dõi chặt chẽ của giám đốc Công ty. Bên cạnh việc lo liệu tài chính cho các hợp đồng mà các phòng Nghiệp vụ và Trạm thực thi, phòng Tài chính Kế toán còn kiểm tra giám sát việc thực thi các hợp đồng của các phòng Nghiệp vụ cũng nh Trạm, báo cáo kết quả kinh doanh của từng hợp đồng, phòng, trạm hàng tháng, quý, năm cho giám đốc Công ty biết. Từ đó, giám đốc Công ty điều chỉnh việc kinh doanh trong từng bộ phận cũng nh trong toàn Công ty.