3. Thực trạng quản trị hoạt động mua của công ty
3.4.2. Mua của một ngời và mua của nhiều ngời
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả, công ty CEC Hà Nội thờng lựa chọn mua vật t của một nhà cung ứng và mua của nhiều nhà cung ứng. Đối với các loại phụ tùng, chi tiết, bộ phận bán thành phẩm, công ty tiến hành mua của một nhà cung ứng. Vì nh vậy sẽ đảm bảo chất lợng, độ tin cậy, nhanh chóng hơn và thuận tiện hơn.
Một số vật t đợc mua của một nhà cung ứng là: + Bánh răng
+ Khung nhà thép tiền chế + Cáp thép
+ Kẹp cáp di động + Kẹp cáp cố định
+ Cữ chặn cuối thanh C ray
+ Mã đồng nối thanh dẫn điện trong máng + Con chạy treo cáp
+ Hộp nối ray + Sản phẩm mạ...
Đối với các loại vật t khác, công ty tiến hành chính sách mua của nhiều nhà cung ứng. Vì hiện nay trên thị trờng có rất nhiều nhà cung ứng khác nhau, họ ở những nơi khác nhau nhng có bán cùng một loại vật t. Các công ty này cũng có khả năng đảm bảo về chất lợng vật t theo yêu cầu của công ty với cùng một mặt bằng giá cả. Thông thờng mỗi loại vật t công ty tiến hành mua của từ 2 cho dến 3 nhà cung ứng.
Công ty đã chọn hình thức mua của nhiều nhà cung ứng vì hình thức này có những thuận lợi sau:
+ Mua của nhiều ngời sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa những ngời bán, tạo điều kiện cho công ty tìm ra những điều kiện mua thuận lợi hơn nh điều kiện về giá cả, điều kiện thanh toán...
+ Mua của nhiều ngời sẽ có khả năng đảm bảo an toàn cao hơn. Phòng ngừa đ- ợc các trục trặc từ phía ngời cung ứng, hạn chế tỉ lệ cung ứng vật t không đúng hạn, không đủ chủng loại và số lợng, đặc biệt là trong trờng hợp khan hiếm vật t
+ Mua của nhiều ngời thuận tiện hơn khi công ty cần mua với khối lợng lớn, một nhà cung ứng sẽ không đủ cung mà cần phải huy động từ nhiều nhà cung ứng.
+ Mua của nhiều ngời, công ty có cơ hội để mở rộng các quan hệ kinh tế - xã hội.
Một số loại vật t công ty tiến hành mua của nhiều nhà cung ứng: + Palăng xích điện
+ Palăng cáp điện
+ Bộ dắt con chạy di chuyển + Con chạy chổi than lấy điện + Hộp điện KITO
+ Động cơ liền hộp số + Hộp giảm tốc liền động cơ + Khởi động từ HI
+ Khởi động từ HC + Tụ điện
Công ty xác định chính sách mua nhằm đạt đợc các mục tiêu mua nh sau: + Mục tiêu chi phí: với chất lợng và các dịch vụ khác giống nhau của các nhà cung ứng thì công ty chọn nhà cung ứng nào có giá bán rẻ nhất nhằm giảm chi phí mua vật t, nhng vẫn đảm bảo về số lợng cũng nh chất lợng của mỗi chủng loại vật t.
+ Mục tiêu chất lợng: Chất lợng vật t là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm của công ty cũng nh khả năng cạnh tranh trên thị trờng của công ty. Do đó công ty chọn nhà cung ứng có uy tín, có nguồn vật t đảm bảo chất lợng và phù hợp với yêu cầu của công ty, cụ thể vật t đó phải đúng và đủ quy cách và các thông số kỹ thuật. Chúng ta hãy xem xét tiêu chuẩn chất lợng của một loại thép mà công ty thờng sử dụng:
(Biểu 8) Bảng tiêu chuẩn chất lợng của thép chữ I thông dụng
Kích thớc H B D Khối lợng 1m thép Kích thớc D b d Khối lợng 1m thép 100 120 140 160 180 180 200 200 55 64 73 81 90 100 100 110 4.5 4.8 4.9 5 5 5.2 5.2 5.4 9.46 11.5 13.7 15.9 18.4 19.9 21 22.7 270 300 300 330 360 400 450 500 135 135 145 140 145 155 160 170 6 6.5 6.5 7 7.5 8 8.6 9.5 33.9 36.6 39.2 42.2 48.6 56.1 65.2 76.8
220 220 240 240 270 110 120 115 125 125 5.4 5.6 5.6 6 6 24 25.8 27.3 29.4 31.5 550 600 650 700 700 180 190 200 210 210 10.3 11.1 12 13 15 89.8 104 120 138 158 Nguồn: Phòng kĩ thuật 3.5. Tổ chức mua vật t:
Tổ chức mua vật t của công ty CEC Hà Nội gồm các hoạt động: Thơng lợng, đặt hàng, kiểm tra, tiếp nhận.
Hoạt động thơng lợng đợc diễn ra sau khi đã lựa chọn đợc nhà cung ứng. Thực
chất quá trình thợng lợng là quá trình trao đổi các điều kiện mua bán giữa CEC Hà Nội với các nhà cung ứng. Các nội dung thơng lợng nh sau:
+ Số lợng vật t, phụ tùng thiết bị cần mua.
+ Chất lợng và khả năng đảm bảo: Công ty đa ra các điều kiện, tiêu chuẩn về chất lợng nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng, chi tiết bộ phận phục vụ cho lắp ráp và sản xuất sản phẩm của công ty, thống nhất về phơng pháp, phơng tiện kiểm tra chất l- ợng. Bởi vì cùng một loại vật t nh nhau những phơng tiện kiểm tra khác nhau cho kết quả khác nhau, dẫn tới nhiều tranh chấp trong hợp đồng không đáng có.
+ Giá cả và phơng thức thanh toán: đôi bên thoả thuận với nhau về giá cả và phơng thức thanh toán, giá cả có thể cao hơn hoặc thấp hơn với giá thị trờng hoặc so với các nhà cung cấp khác điều này còn phụ thuộc vào khối lợng mua, hình thức thanh toán với nhà cung ứng.
+ Thời gian giao hàng: Công ty và nhà cung cấp thống nhất về thời gian giao vật t cụ thể, nếu bên nào vi phạm hợp đồng thì căn cứ vào điều lệ trong hợp đồng để giải quyết vi phạm.
Những nội dung và điều kiện này đợc trao đổi một cách kỹ lỡng với nhà cung cấp. Sự chi tiết hoá của nội dung đàm phán là điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo thực hiện quyền và trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng mua bán. Công ty và nhà
cung cấp sẽ kết thúc đàm phán nếu nh cả đôi bên cùng thống nhất đợc với nhau về yêu cầu và điều kiện mua bán, khi đó đôi bên tiến hành thực hiện ký kết hợp đồng mua bán.
Ký kết đặt hàng:Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn đếnviệc đặt hàng. Hợp đồng ký kết phải đợc thành lập dới hình thức văn bản trong đó ghi rõ nội dung mua bán, mọi điều kiện giao dịch đã đợc thoả thuậnvà có chữ ký của hai bên dựa vào đó hai bên thực hiện những nghĩa vụ và hởng quyền lợi của mình.
Mẫu: Đơn đặt hàng
Ngời đặt hàng Nhà cung cấp
Tên:... Tên: ... Bộ phận: ... Địa chỉ: ... Ngày đặt hàng:
Ngày giao hàng: ... Điện thoại: ...
Hình thức và điều kiện thanh toán:
H Sec Đợt 1
Đ Tiền mặt Đợt 2 Đ Chuyển khoản Đợt 3
Xác nhận đặt hàng Ngời đặt hàng Phụ trách vật t
Kiểm tra và tiếp nhận: Căn cứ vào đơn hàng của phòng vật t, sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hàng, ngời cung ứng sẽ thông báo bằng fax, phone, hoặc trực tiếp đến công ty. Trởng phòng vật t và nhân viên tiếp nhận thông tin này sẽ chuẩn bị các bớc để tiếp nhận vật t. Căn cứ vào hàng còn lu ở trong kho, trởng phòng vật t hoặc nhận viên tiếp liệu sẽ quyết định xem hàng sẽ đựoc tiếp nhận vào kho nào đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu xem:
- Hàng có giấy chứng nhận phẩm chất cha.
- Giấy chứng nhận phẩm chất có phù hợp với đơn hàng hay không. - Mã hiệu trên mã sản phẩm thực tế so với đơn hàng có phù hợp không. - Số lợng chủng loại vật t có khớp với đơn hàng hay không.
Nếu hàng hoá phù hợp với yêu cầu đặt ra thì thủ kho ký xác nhận vào một hoá đơnvà trả lại ngời giao hàng (bản chính). Nếu không phù hợp với yêu cầu thì đợc xử lý nh sau:
- Thủ kho sẽ chuyển kết quả xuống phòng vật t. Nhân viên phòng vật t sẽ thảo luận lại với nhà cung ứng để xác nhận và bổ sung hoàn chỉnh lô hàng.
- Nếu không thể hoàn chỉnh đợc yêu cầu trên thị trờng phòng vật t thông báo và trả lại lô hàng cho nhà cung ứng.
Sau khi đã tiến hành kiểm tra và vật t phù hợp với yêu cầu thì nhân viên KCS của phòng vật t sẽ dán nhãn hiệu màu xanh vào lô hàng và thủ kho tiến hành chuyển hàng vào kho theo đúng nơi quy định.
Quá trình kiểm tra và tiếp nhận vật t trong công ty đợc diễn ra theo sơ đồ sau:
Đạt
Không đạt
Nhờ công tác tiếp nhận và kiểm tra chất lợng vật t đợc tiến hành trớc khi đa vào nhập kho nên vật t đảm bảo chất lợng và thoả mãn yêu cầu đặt ra. Công ty đã kịp thời phát hiện và loại một số lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lợng, quy cách cũng nh các thông số kỹ thuật. Vật tư qua kiểm tra và tiếp nhận Thủ kho phát hiện vật tư đủ tiêu chuẩn và không đủ tiêu chuẩn Báo cáo cán bộ
quản lý Kiểm tra
Chấp nhận lô hàng và tiến hành nhập kho vật
tư
Cán bộ vật tư thảo luận trả lại nhà cung cấp
4. Những tồn tại chủ yếu của quản trị hoạt động mua của công ty CEC Hà Nội
4.1. Công tác nghiên cứu thị trờng cha đảm bảo yêu cầu của quản trị hoạt động mua vật t vật t
Hoạt động nghiên cứu thị trờng vật t của công ty dù đã đợc quan tâm song vẫn cha đảm bảo yêu cầu của quản trị hoạt động mua vật t. Những hạn chế đó đợc thể hiện ở các điểm sau:
+ Phơng pháp nghiên cứu: Hiện nay công ty CEC Hà Nội chỉ tiến hành nghiên cứu thị trờng theo phơng pháp nghiên cứu tại chỗ. Thông tin đa ra dựa trên các phán đoán chủ quan và mang nhiều tính chất cảm tính.
+Nội dung nghiên cứu: Nội dung nghiên cứu còn hạn hẹp, mới dùng lại ở các khía cạnh: thông tin cơ bản về khả năng đáp ứng yêu cầu, thông tin về giá cả, chất l- ợng, thời gian và tiến độ giao hàng.
+ Bộ phận đảm nhiệm : Trong cơ cấu bộ máy của CEC Hà Nội cha có bộ phận chuyên nghiên cứu thị truờng vật t. Công tác nghiên cứu đợc tiến hành ở phòng Marketing và do hai nhân viên tiến hành. Hai nhân viên này còn kiêm nhiệm thêm các nhiệm vụ khác, cha có kiến thức chuyên môn sâu, cha có khả năng sử dụng các phần mềm phân tích.
+ Thiết bị máy móc dùng cho nghiên cứu: Thiết bị dùng cho nghiên cứu còn hạn chế. Chính vì vậy công tác tổ chức thu thập, xử lý thông tin còn gặp nhiều khó khăn.
Hoạt động nghiên cứu thị trờng ở công ty cha đợc quan tâm thoả đáng. Hoạt động này mới chỉ dừng lại ở các phòng Marketing, phòng Vật t, trong từng thời kỳ và theo các đơn hàng. Trong hoạt động nghiên cứu thị trờng công ty cha có chiến lợc dài hạn. Đây là một sự thiếu sót không đáng có.
4.2. Công tác tạo nguồn cha đáp ứng yêu cầu của sản xuất
Hiện nay, công ty CEC Hà Nội có quan hệ với trên 80 nhà cung ứng. Đây là một điều kiện thuận lợi cho công tác tạo nguồn hàng vật t cung ứng cho sản xuất. Với công tác tổ chức tạo nguồn, công ty đã đạt đợc 80% kế hoạch đặt ra. Tuy nhiên thực tế vẫn còn hiện tợng vật t cung cấp cho các bộ phận cha đảm bảo về khối lợng và tiến
độ, gây gián đoạn sản xuất, lỡ hẹn với khách hàng, làm giảm uy tín của công ty. Năm 2003, tiến độ cung ứng vật t mới chỉ đáp ứng khoảng từ 85% - 90%. Tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng một số loại vật t chính trong năm 2003 đợc thể hiện qua bảng sau:
(Biểu 9) Bảng thực hiện kế hoạch cung ứng một số loại vật t chính
Năm: 2003
TT Tên vật t cung cấp Đơn vị
Số luợng Kế hoạch Thực hiện % 1 Thép Φ60x110 Tấn 120 132 110 2 Thép Φ130x570 Tấn 90 85 94.44 3 Thép Φ140x25 Tấn 95 87 91.58 4 Thép Φ250x25 Tấn 85 73 85.88 5 Vòng bi Nachi vòng 70 64 91.43 6 Bulông M12x50 bộ 320 306 95.63 7 Biến thế 40 VA cái 42 44 104.76
8 áptomát 75A Cái 20 18 90
9 Tay đòn Palăng Cái 18 18 100
10 Máng điện nhựa PVC PEM-60
m 460 444 96.52
Lý do công tác tạo nguồn hàng vật t cho sản xuất của công ty CEC Hà Nội cha đạt hiệu quả tối đa là do công ty mua một số loại vật t từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và do nhiều loại vật t công ty phải mua từ nớc ngoài.
Mua vật t từ nhiều nhà cung cấp nên nhiều khi chất lợng vật t không đảm bảo tính đồng bộ, quan hệ với nhiều nhà cung ứng gặp phải các trở ngại sau:
+ Khó theo dõi tiến độ cung ứng vật t của tất cả các nhà cung ứng. Số lợng nhà cung ứng vật t cho công ty lên tới 80 nhà cung cấp, hơn nữa phơng tiện theo dõi xử lý thông tin còn hạn chế nên không thể kiểm soát một cách đầy đủ và chính xác đợc.
+ Phơng thức thanh toán phức tạp: Phơng thức thanh toán phụ thuộc vào yêu cầu từng nhà cung ứng và tuỳ từng đối tợng vật t...do vậy rất phức tạp. Ví dụ cùng cung cấp thép không gỉ cho CEC Hà Nội có các công ty: công ty Đông á, công ty
TNHH Tiến Đạt, công ty TNHH Minh Cờng, INOX Hoà Bình. Tuy nhiên công ty Đông á thờng yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt, INOX Hoà Bình yêu cầu thanh toán bằng chuyển khoản. Công ty Tiến Đạt cho phép trả chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng trong khi công ty Minh Cờng chỉ cho phép trả chậm 15 ngày. Những loại vật t nhập khẩu nh: Pa lăng, mâm điện, hệ thống cáp treo...nhà cung ứng thờng yêu cầu thanh toán bằng Sec.
+ Tăng chi phí: Mua của nhiều nhà cung cấp, khối lợng bị san nhỏ, công ty không đợc hởng chiết khấu và các khoản u đãi bị hạn chế. Mua với khối lợng nhỏ phần nào sẽ làm tăng chi phí mua của công ty.
Mua vật liệu từ nớc ngoài gặp phải các vấn đề sau:
+ Chi phí mua tăng: Một số loại vật t trong nớc cha sản xuất đợc hoặc sản xuất đợc nhng cha đảm bảo chất lợng công ty phải nhập khẩu. Vì vậy phát sinh các chi phí giao dịch, chi phí đặt hàng, chi phí cho trung gian...Điều này giúp chất lợng sản phẩm đợc đảm bảo tuy nhiên làm giá thành sản phẩm tăng, phần nào dẫn tới giảm khả năng cạnh tranh về giá của sản phẩm.
+ Giá trị dự trữ lớn: Để đảm bảo sản xuất tất yếu phải có dự trữ vật t. Vật t nhập ngoại nên không thể nhập thờng xuyên mà phải nhập theo đợt, theo thời kỳ. Đồng thời giá trị của vật t nhập ngoại thờng cao. Vì vậy lợng dự trữ theo giá trị sẽ lớn. Đây là một nguyên nhân làm ứ đọng vốn lu động, làm hạn chế các hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Thanh toán bằng ngoại tệ: Khi nhập ngoại vật t, công ty phải thanh toán cho nhà cung cấp bằng ngoại tệ. Điều này có nghĩa là việc ổn định về vốn thôi cha đủ mà phải xem xét cả tỷ lệ vốn bằng ngoại tệ trong cơ cấu vốn của công ty, nhất là trong vốn lu động. Với sự mất giá hàng năm (dù là nhỏ) của đồng tiền Việt Nam so với ngoại tệ sẽ làm giảm tơng đối nguồn vốn của công ty. Khi có biến động mạnh về tỷ giá trao đổi ngoại tệ thì công ty sẽ phải chịu ảnh hởng rất nhiều. Nh vậy, cho dù công ty đã tự chủ nhiều về nguồn vốn của mình nhng nguồn vốn giành cho mua vật t vẫn không tránh khỏi bấp bênh.
4.3. Công tác xây dựng định mức còn một số bất cập
Định mức tiêu dùng vật t là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua vật t, điều hoà, cân