2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật t
2.2. Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu vật t
2.2.1. Cơ sở đề xuất
Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, phòng vật t sẽ phải xác định đợc nhu cầu vật t. Việc xác định nhu cầu vật t cho công ty là rất quan trọng, giúp công ty giảm sự tồn đọng, góp phần vào việc tăng hiệu quả sản xuất kinh trong khi vẫn đảo bảo đầy đủ nhu cầu vật t tại mọi thời điểm khi cần. Trên thực tế tại CEC Hà Nội, công tác hoạch định nhu cầu vật t đợc thực hiện ngày càng có hiệu quả, nhng vẫn còn nhiều hạn chế. Một trong những hạn chế đó là việc hoạch định nhu cầu thờng lớn hơn so với thực tế, điều này làm cho ứ đọng vốn, nhiều lần dẫn đến giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì vậy nhất thiết công ty phải có sự điều chỉnh công tác này.
2.2.2. Nội dung biện pháp
Để khắc phục những tồn tại trên, công ty có thể tham khảo hệ thống hoạch định nhu cầu vật t( MRP) nh sau:
MPR là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn dựa trên việc phân chia nhu cầu vật t thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Những thông tin thu thập đợc xử lý bằng máy tính. Chúng đợc thu thập từ ba tài liệu chủ yếu là: Lịch trình sản xuất; Bảng danh mục vật t; Hồ sơ dự trữ vật t.
Hiện nay, công ty đã có đầy đủ các yếu tố đầu vào để hình thành hệ thống này và các thông tin cũng đã đợc lu trữ trong máy tính. Mọi điều kiện về thu thập thông tin của công ty là tơng đối thuận lợi. Điều công ty hiện nay còn thiếu là một chơng trình máy tính để kết nối các thông tin này, hình thành chơng trình hoạch định cho mọi hoạt động cung ứng của mình. Chỉ còn một bớc cuối cùng này đợc hoàn thiện sẽ tạo điều kiện cho hoạt động lập kế hoạch cung ứng của công ty.
Sơ đồ: Sơ đồ hoạt động hệ thống hoạch định nhu cầu vật t
Đơn hàng dự báo Thiết kế Sự thay đổi Lịch trình sản xuất Hồ sơ hoá đơn vật tư Hồ sơ vật tư dự trữ Chương trình hoạch định nhu cầu vật tư Những thay đổi Lịch đặt hàng theo kế hoạch Xoá bỏ đơn hàng
Báo cáo nhu cầu vật tư hàng ngày
Báo cáo về kế hoạch
Báo cáo đơn hàng thực hiện
Tiếp nhận Rút ra
2.2.3. Hiệu quả biện pháp
Việc đa hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu vào hoạt động có thể giúp công ty hạn chế nhiều lợng vật t dự trữ. Tuỳ theo từng loại vật t ta có thể áp dụng các mô hình khác nhau: mô hình dự trữ bổ xung tức thời, mô hình có giá mua vật t thay đổi theo khối lợng, mô hình dự trữ có bảo hiểm, mô hình lợng đặt hàng kinh tế cơ bản( hay còn gọi là mô hình dự trữ tối u - EOQ)...Với việc áp dụng các mô hình dự trữ vào việc xác định lợng vật t hợp lý, sẽ đem lại cho công ty nhiều thuận lợi với chi phí nhỏ nhất, hạn chế lợng lu kho, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn.
ở đây, ta sẽ sem xét hiệu quả của việc nếu công ty vận dụng mô hình dự trữ tối u (EOQ) trong năm 2004 đối với một loại vật liệu chính là thép hợp kim ( nguồn nhập từ Tổng công ty Thép Việt Nam)
Nhu cầu (Q) về thép hợp kim năm 2004 345 tấn
Giá dự kiến(C): 7.500đ/kg
Chi phí đặt hàng(P): 7000000đ/lần
Chi phí bảo quản tính theo giá mua(R): 0.01%/ngày(3.6%/năm) Thời gian đặt hàng đến khi nhận hàng: 1 tháng
Số lần mua trong năm (dự tính)(n): 6 lần
• Khi cha áp dụng mô hình tối u: Khối lợng một lần mua (q):
q = = = 57.500kg
= + +
CF = 6*P + Q*C + R*(Q*C)
CF = 6*7000000 + 345000*7500 + 0.036*345000*7500 = 2.722.650.000 (đ)
• Khi áp dụng mô hình dự trữ tối u: Lợng thép tối u một lần đặt mua: ) ( 750 . 133 500 . 7 * 036 , 0 000 . 345 * 000 . 000 . 7 * 2 * * * 2 * kg C R C P q = = = Số lần dự trữ trong một năm: n* = = = 3 (lần) Tổng chi phí 3 lần mua: ΣCP* = Giá mua+Chi phí đặt hàng,dự trữ = C*Q+ = 7.500*345.000+ = 2.623.612.325 (đ)
Nh vậy khi áp dụng mô hình dự trữ tối u, công ty đã tiết kiệm đợc một khoản chi phí là:
∆CF = CF - CF* = 2.722,65 - 2.623,612 = 99,038 (triệu đồng)
Đây mới chỉ là kết quả dự tính cho một loại vật liệu. Nếu công ty thực hiện áp dụng mô hình mua nh trên đối với các loại vật t khác sẽ tiết kiệm một khoản vốn lu động không nhỏ, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh của công ty
2.2.4. Điều kiện thực hiện biện pháp.
+ Có đủ hệ thống máy tính và chơng trình phần mềm để tính toán và lu trữ thông tin.
+ Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng và trình độ sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MPR.
+ Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong: lịch trình sản xuất, hoá đơn vật t, hồ sơ dự trữ vật t.
+ Đảm bảo đầy đủ và lu giữ hồ sơ, dữ liệu cần thiết.
Với khả năng tài chính, khả năng về nhân lực cũng nh sự quan tâm sát sao của lãnh đạo công ty, công ty hoàn toàn có đủ điều kiện để thực hiện biện pháp này.
2.3. Tăng cờng công tác tạo nguồn cung ứng vật t.2.4.1. Cơ sở lí luận 2.4.1. Cơ sở lí luận
Công ty làm tốt công tác tạo nguồn hàng sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra một cách đều đặn, liên tục, không bị gián đoạn. Từ đó góp phần vào việc đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, hạ thấp giá thành sản phẩm, cung sản phẩm đúng lúc. Điều này cũng có ý nghĩa là uy tín, vị thế của công ty ngày càng tăng. Chính vì vậy đòi hỏi công ty phải có các biện pháp cần thiết để tạo nguồn hàng đầu vào, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành ổn định.
2.4.2. Nội dung biện pháp
Công tác tạo nguồn vật t cho sản xuất của công ty là một bài toán hóc búa, nó có vô số những ràng buộc khác nhau. Nếu không thực sự tỉnh táo công ty sẽ mất hết tự chủ trớc các nhà cung ứng. Vậy làm cách nào để công ty có thể tạo ra nguồn vật t đảm bảo yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Trớc thực trạng của công ty và thực tế nghiên cứu, em xin mạnh dạn kiến nghị một số giải pháp đối với công tác tạo nguồn vật t cho sản xuất của công ty CEC Hà Nội nh sau:
+ Thứ nhất: Thanh toán trớc một phần của hợp đồng cung ứng vật t cho nhà
cung ứng. Để thúc đẩy đợc quá trình cung ứng của nhà cung cấp vật t cho sản xuất của công ty thì công ty có thể ứng trớc cho nhà cung cấp một phần vốn trớc khi mua hàng. Việc trả trớc một phần hợp đồng này sẽ giúp công ty xây dựng vững chắc hơn lòng tin của nhà cung cấp, đồng thời cũng sẽ dành đợc nhiều u thế hơn trong mối quan hệ hợp đồng và có thể là “ sợi dây’’ ràng buộc nhà cung ứng phải cung cấp đủ vật t theo đúng số lợng, chất lợng và thời gian giao hàng. Trớc đây, công ty chủ yếu áp dụng hình thức thanh toán do công ty đề nghị hoặc do nhà cung cấp yêu cầu nh : thanh toán ngay, trả chậm hay trả cũ nợ mới. Do vậy mà nhiều khi nhà cung cấp có thể giao vật t chậm hơn so với thời gian trong hợp đồng. Vì trong trờng hợp đó có thể
nhà cung ứng đang có các khách hàng khác. Nh vậy, khi có nhiều khách hàng một lúc thì chắc chắn nhà cung ứng sẽ u tiên cho khách hàng có tạm ứng trớc.
Điều kiện thực hiện: Không phải với mọi nhà cung ứng và với tất cả các
chủng loại vật t, công ty đều tạm ứng trớc. Công ty chỉ tạm ứng trớc cho một số nhà cung ứng cung ứng vật t chính cho sản xuất sản phẩm của công ty.
Để đảm bảo an toàn cho sản xuất kinh doanh công ty nên áp dụng chính sách này đối với các vật t chính nh sau:
(Biểu 12) Bảng so sánh phơng án đề nghị với phơng án hiện tại.
Tên vật t Hình thức thanh toán Số lần cung ứng chậm Hình thức thanh toán Số lần cung ứng chậm 2003 2003 2005 2005 Palăng điện Trả chậm 15 ngày 10 Tạm ứng trớc 5% giá trị 5 Động cơ liền hộp giảm tốc Trả chậm một nửa giá trị 15 Tạm ứng 10% giá trị 7 Cáp thép Trả cũ nợ mới 18 Tạm ứng 10% giá trị 8
+ Thứ 2: áp dụng chính sách giá linh hoạt. Theo cách này công ty có thể trả
giá cao hơn mức giá thị trờng nếu công ty mua vật t với số lợng ít mà vật t lại đang trong thời kỳ khan hiếm, hoặc công ty cần mua vật t của nhà cung ứng ngoài kênh. Mức giá công ty trả cao hơn giá thị trờng từ 2%-5%, tuỳ thuộc vào từng loại vật t và mức độ khan hiếm của nó. Còn trong trờng hợp mua với khối lợng nhiều công ty cần yêu cầu đợc giảm giá và với tỷ lệ tơng tự. Trờng hợp cần mua vật t của nhiều nhà
cung ứng khác nhau, công ty nên đặt hàng mua đối với các nhà cung cấp có mối quan hệ thơng mại thờng xuyên trớc sau đó mới đến các nhà cung ứng ngoài kênh...
(Biểu13)áp dụng chính sách giá linh hoạt với một số chi tiết sản phẩm.
Tên vật t Đơn giá thị trờng Công ty trả giá Đơn giá thị trờng ( dự tính) Dự kiến giá mua Tỷ lệ tăng số lần cung đúng hạn so với năm 2004 2004 2004 2005 2005 Phôi thép 8000/kg 8000/kg 8500/kg 8.800/kg 65% Bulong thờng 7500/bộ 7500/bộ 7700/bộ 7900/bộ 70% Vòng bi Nhật 15000/vòng 15000/vòng 15000/vòng 15500/vòng 67%
Tuỳ từng loại thiết bị vật t và tính cấp thiết của tiến độ mua mà công ty áp dụng chính sách giá linh hoạt và xác định tỷ lệ giá cao hơn so với thị trờng cho phù hợp
Khi công ty áp dụng chính sách giá linh hoạt với nhà cung cấp thì công ty sẽ có tiến độ giao hàng chính xác, kịp thời, hạn chế đợc số lần cung ứng vật t chậm. Đồng thời góp phần tạo mối quan hệ thân thiết giữa công ty với các nhà cung cấp. Tuy nhiên khi áp dụng chính sách này, giá mua vật t cho sản xuất sẽ cao hơn giá thị
trờng, giá thành sản phẩm sẽ tăng. Vì vậy chỉ áp dụng chính sách này trong những tr- ờng hợp thật sự cần thiết.
+ Thứ 3: Tìm kiếm nguồn vật t trong nớc để thay thế bớt nguồn vật t phải nhập
khẩu. Để ổn định sản xuất khi điều kiện trong nớc cha thể đảm bảo nguồn vật t nên một điều tất yếu là đến 70% vật t đầu vào của công ty phải nhập ngoại. Điều này tất nhiên không phải do bản thân công ty mà phụ thuộc vào sự phát triển chung của nền kinh tế. Nhng trớc khi nền kinh tế có đủ khả năng, công ty phải tự vận động tìm ra nguồn vật t nội thay thế. Có nh vậy mới giúp công ty giảm đáng kể chi phí, đem lại lợi nhuận cao. Để phát triển nguồn vật t trong nớc công ty có thể thực hiện theo các cách sau:
+Hợp tác nghiên cứu cùng các trờng Đại học, Viện nghiên cứu để tìm ra các vật liệu mới, thậm chí có thể là công nghệ mới phù hợp với điều kiện có sẵn trong n- ớc để sản xuất ra các vật t mới mà vẫn đáp ứng đợc yêu cầu của sản xuất. Tuy nhiên hớng đi này đòi hỏi doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí nghiên cứu, tìm tòi, không phải mọi doanh nghiệp đều thực hiện đợc. Với khả năng tài chính của công ty, cùng với sự quan tâm của cả hai bên đối tác Việt Nam và nớc ngoài, công ty có thể chọn h- ớng đi này. Thực hiện điều này tức là công ty đã phát huy đợc tính chủ động sáng tạo của chính bản thân nhằm khai thác tốt mọi nguồn vật t phục vụ sản xuất.
Hiện nay trên lĩnh vực vật liệu mới đã có nhiều nhóm các nhà khoa học tiến hành với sự giúp đỡ của nhiều nhóm ngành khác nhau. Từ sự hợp tác này, đã có nhiều công trình phát huy hiệu quả trong các ngành nh dợc,vận tải biển, quản lý môi tr- ờng...Đặc biệt trong khoảng thời gian vài gần đây, có một giải thởng sáng tạo khoa học công nghệ Việt Nam (VIFOTEC) do Liên hiệp các Hội Khoa Học và kỹ thuật Việt Nam tổ chức. Giải thởng này đã làm cầu nối giữa nghiên cứu sáng tạo và thực tiễn. Vậy tại sao công ty CEC Hà Nội không thể là công ty đi đầu trong ngành thiết bị nâng hạ có sự hợp tác nghiên cứu, sáng tạo mới. Không nhất thiết công ty phải đầu t riêng hẳn một bộ phận nghiên cứu riêng về vấn đề này mà có thể thông qua các đơn vị các tổ chức nh trên, công ty trực tiếp hoặc gián tiếp đầu t cho các công trình nghiên cứu đó. Đồng thời công ty sẽ là sự gợi mở, định hớng nghiên cứu cho các nhà khoa
học và là một sự đảm bảo cho các nhà khoa học về sự tiêu thụ “ sản phẩm trí tuệ” mà họ làm ra. Vì vậy, với các nghiên cứu mới tiên tiến, khả thi công ty nên khuyến khích thử nghiệm tính u việt của chúng và nhanh chóng áp dụng vào thực tế nếu thấy nó đem lại lợi ích cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Thực tế, đối với ngành sản xuất các sản phẩm có trình độ kỹ thuật cao, kết cấu phức tạp nh sản phẩm thiết bị nâng hạ...thì việc đi tiên phong trong nghiên cứu vật liệu, thiết kế và cải tiến sản phẩm sẽ mang tính sống còn đối với sự phát triển của công ty, nó là sự đầu t dài hạn, thể hiện một tầm nhìn chiến lợc và là cơ sở cho sự phát triển bền vững của công ty.
Kết luận
Sau 8 năm hoạt động, công ty Liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội đã đạt đợc những thành công ban đầu rất đáng kể. Tuy nhiên để hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả, công ty cần hoàn thiệt thêm một số lĩnh vực trong đó có lĩnh vực quản trị hoạt động mua vật t. Đây là điều kiện cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong nền kinh tế thị trờng.
Qua thực tế nghiên cứu về công tác tổ chức hoạt động mua vật t của công ty CEC Hà Nội kết hợp với kiến thức đợc học tập ở nhà trờng, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động
mua vật t tại công ty liên doanh cơ khí Hà Nội ”. Đây là một đề tài có phạm vi
không rộng nhng đây là một vấn đề liên quan đến kỹ thuật nên đứng trên góc độ quản lý kinh tế thì việc tìm hiểu còn nhiều khó khăn. Hơn nữa, do hiểu biết lí luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự góp ý, chỉ bảo của cô giáo hớng dẫn và các cán bộ công nhân viên trong công ty để chuyên đề của em đợc hoàn chỉnh hơn.
Qua đây em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới cô giáo hớng dẫn Nguyễn Thị Tứ cùng toàn thể các cô, các chú, các anh chị trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực hiện chuyên đề này.
Mục lục
Mở đầu ... 1
Ch ơng 1: Thực trạng quản trị hoạt động mua vật t của công ty liên doanh cơ khí xây