4.1. Công tác nghiên cứu thị trờng cha đảm bảo yêu cầu của quản trị hoạt động mua vật t vật t
Hoạt động nghiên cứu thị trờng vật t của công ty dù đã đợc quan tâm song vẫn cha đảm bảo yêu cầu của quản trị hoạt động mua vật t. Những hạn chế đó đợc thể hiện ở các điểm sau:
+ Phơng pháp nghiên cứu: Hiện nay công ty CEC Hà Nội chỉ tiến hành nghiên cứu thị trờng theo phơng pháp nghiên cứu tại chỗ. Thông tin đa ra dựa trên các phán đoán chủ quan và mang nhiều tính chất cảm tính.
+Nội dung nghiên cứu: Nội dung nghiên cứu còn hạn hẹp, mới dùng lại ở các khía cạnh: thông tin cơ bản về khả năng đáp ứng yêu cầu, thông tin về giá cả, chất l- ợng, thời gian và tiến độ giao hàng.
+ Bộ phận đảm nhiệm : Trong cơ cấu bộ máy của CEC Hà Nội cha có bộ phận chuyên nghiên cứu thị truờng vật t. Công tác nghiên cứu đợc tiến hành ở phòng Marketing và do hai nhân viên tiến hành. Hai nhân viên này còn kiêm nhiệm thêm các nhiệm vụ khác, cha có kiến thức chuyên môn sâu, cha có khả năng sử dụng các phần mềm phân tích.
+ Thiết bị máy móc dùng cho nghiên cứu: Thiết bị dùng cho nghiên cứu còn hạn chế. Chính vì vậy công tác tổ chức thu thập, xử lý thông tin còn gặp nhiều khó khăn.
Hoạt động nghiên cứu thị trờng ở công ty cha đợc quan tâm thoả đáng. Hoạt động này mới chỉ dừng lại ở các phòng Marketing, phòng Vật t, trong từng thời kỳ và theo các đơn hàng. Trong hoạt động nghiên cứu thị trờng công ty cha có chiến lợc dài hạn. Đây là một sự thiếu sót không đáng có.
4.2. Công tác tạo nguồn cha đáp ứng yêu cầu của sản xuất
Hiện nay, công ty CEC Hà Nội có quan hệ với trên 80 nhà cung ứng. Đây là một điều kiện thuận lợi cho công tác tạo nguồn hàng vật t cung ứng cho sản xuất. Với công tác tổ chức tạo nguồn, công ty đã đạt đợc 80% kế hoạch đặt ra. Tuy nhiên thực tế vẫn còn hiện tợng vật t cung cấp cho các bộ phận cha đảm bảo về khối lợng và tiến
độ, gây gián đoạn sản xuất, lỡ hẹn với khách hàng, làm giảm uy tín của công ty. Năm 2003, tiến độ cung ứng vật t mới chỉ đáp ứng khoảng từ 85% - 90%. Tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng một số loại vật t chính trong năm 2003 đợc thể hiện qua bảng sau:
(Biểu 9) Bảng thực hiện kế hoạch cung ứng một số loại vật t chính
Năm: 2003
TT Tên vật t cung cấp Đơn vị
Số luợng Kế hoạch Thực hiện % 1 Thép Φ60x110 Tấn 120 132 110 2 Thép Φ130x570 Tấn 90 85 94.44 3 Thép Φ140x25 Tấn 95 87 91.58 4 Thép Φ250x25 Tấn 85 73 85.88 5 Vòng bi Nachi vòng 70 64 91.43 6 Bulông M12x50 bộ 320 306 95.63 7 Biến thế 40 VA cái 42 44 104.76
8 áptomát 75A Cái 20 18 90
9 Tay đòn Palăng Cái 18 18 100
10 Máng điện nhựa PVC PEM-60
m 460 444 96.52
Lý do công tác tạo nguồn hàng vật t cho sản xuất của công ty CEC Hà Nội cha đạt hiệu quả tối đa là do công ty mua một số loại vật t từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và do nhiều loại vật t công ty phải mua từ nớc ngoài.
Mua vật t từ nhiều nhà cung cấp nên nhiều khi chất lợng vật t không đảm bảo tính đồng bộ, quan hệ với nhiều nhà cung ứng gặp phải các trở ngại sau:
+ Khó theo dõi tiến độ cung ứng vật t của tất cả các nhà cung ứng. Số lợng nhà cung ứng vật t cho công ty lên tới 80 nhà cung cấp, hơn nữa phơng tiện theo dõi xử lý thông tin còn hạn chế nên không thể kiểm soát một cách đầy đủ và chính xác đợc.
+ Phơng thức thanh toán phức tạp: Phơng thức thanh toán phụ thuộc vào yêu cầu từng nhà cung ứng và tuỳ từng đối tợng vật t...do vậy rất phức tạp. Ví dụ cùng cung cấp thép không gỉ cho CEC Hà Nội có các công ty: công ty Đông á, công ty
TNHH Tiến Đạt, công ty TNHH Minh Cờng, INOX Hoà Bình. Tuy nhiên công ty Đông á thờng yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt, INOX Hoà Bình yêu cầu thanh toán bằng chuyển khoản. Công ty Tiến Đạt cho phép trả chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng trong khi công ty Minh Cờng chỉ cho phép trả chậm 15 ngày. Những loại vật t nhập khẩu nh: Pa lăng, mâm điện, hệ thống cáp treo...nhà cung ứng thờng yêu cầu thanh toán bằng Sec.
+ Tăng chi phí: Mua của nhiều nhà cung cấp, khối lợng bị san nhỏ, công ty không đợc hởng chiết khấu và các khoản u đãi bị hạn chế. Mua với khối lợng nhỏ phần nào sẽ làm tăng chi phí mua của công ty.
Mua vật liệu từ nớc ngoài gặp phải các vấn đề sau:
+ Chi phí mua tăng: Một số loại vật t trong nớc cha sản xuất đợc hoặc sản xuất đợc nhng cha đảm bảo chất lợng công ty phải nhập khẩu. Vì vậy phát sinh các chi phí giao dịch, chi phí đặt hàng, chi phí cho trung gian...Điều này giúp chất lợng sản phẩm đợc đảm bảo tuy nhiên làm giá thành sản phẩm tăng, phần nào dẫn tới giảm khả năng cạnh tranh về giá của sản phẩm.
+ Giá trị dự trữ lớn: Để đảm bảo sản xuất tất yếu phải có dự trữ vật t. Vật t nhập ngoại nên không thể nhập thờng xuyên mà phải nhập theo đợt, theo thời kỳ. Đồng thời giá trị của vật t nhập ngoại thờng cao. Vì vậy lợng dự trữ theo giá trị sẽ lớn. Đây là một nguyên nhân làm ứ đọng vốn lu động, làm hạn chế các hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Thanh toán bằng ngoại tệ: Khi nhập ngoại vật t, công ty phải thanh toán cho nhà cung cấp bằng ngoại tệ. Điều này có nghĩa là việc ổn định về vốn thôi cha đủ mà phải xem xét cả tỷ lệ vốn bằng ngoại tệ trong cơ cấu vốn của công ty, nhất là trong vốn lu động. Với sự mất giá hàng năm (dù là nhỏ) của đồng tiền Việt Nam so với ngoại tệ sẽ làm giảm tơng đối nguồn vốn của công ty. Khi có biến động mạnh về tỷ giá trao đổi ngoại tệ thì công ty sẽ phải chịu ảnh hởng rất nhiều. Nh vậy, cho dù công ty đã tự chủ nhiều về nguồn vốn của mình nhng nguồn vốn giành cho mua vật t vẫn không tránh khỏi bấp bênh.
4.3. Công tác xây dựng định mức còn một số bất cập
Định mức tiêu dùng vật t là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua vật t, điều hoà, cân đối lợng vật t cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đợc các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và các đơn vị kinh doanh vật t. Định mức tiêu dùng vật t đợc xây dựng tốt thì mối quan hệ trên mới đợc xác định một cách đúng đắn.
Công tác xây dựng định mức của CEC Hà Nội trong những năm gần đây đã đạt đợc một số kết quả tốt, nhờ đó đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho quản trị hoạt động mua vật t. Tuy nhiên bên cạnh đó còn một số hạn chế cần phải xem xét:
+ Do chủng loại phong phú, đòi hỏi công tác định mức phải thực hiện cho nhiều loại sản phẩm khác nhau. Mỗi sản phẩm lại bao gồm nhiều chi tiết, bộ phận nên việc lập định mức tiêu dùng vật t cũng phải chi tiết cho từng loại vật t khác nhau. Chính vì vậy khó xác định chính xác định mức tiêu dùng cho tất cả các sản phẩm. Một số định mức tiêu dùng vật t cha phù hợp với thực tế. Dẫn đến một số loại vật t tiêu dùng có khối lợng nhỏ hơn định mức tiêu dùng vật t, một số loại vật t có khối l- ợng lớn hơn định mức tiêu dùng vật t.
+ Hệ thống định mức sử dụng để sản xuất sản phẩm của công ty hiện nay là hệ thống định mức cũ. Tuy có sửa đổi nhng cha sát với thực tế trình độ máy móc thiết bị, trình độ tay nghề của công nhân, trình độ quản lý. Định mức này có thể giảm xuống nhng vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm. Vấn đề này gây lãng phí vật t, làm tăng giá thành đồng thời cũng dẫn đến kế hoạch mua vật t không phù hợp với thực tế.
Chơng 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật t tại công ty CEC Hà Nội