II. Thực trạng công tác lập dự án tại Tổng Công ty xuất nhập
3. Quản lý công tác lập dự án đầu t
Các hoạt động quản lý của Tổng Công ty đều đợc xây dựng theo mô hình quản lý chất lợng TCVN ISO 9001:2000. Hoạt động của dự án cũng đợc quản lý theo tiêu chuẩn trên.
Mỗi khi có một dự án triển khai sẽ có một ngời chỉ đạo, một ngời đôn đốc và một ngời thực hiện (chủ nhiệm dự án). Ngời chỉ đạo thờng là Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm kiểm tra tình hình lập dự án sao cho dự án tuân thủ đúng quy định cuả Nhà nớc. Ngời đôn đốc thờng là trởng hoặc phó phòng, sau khi nhận đợc mệnh lệnh sẽ giải thích, truyền đạt cho ngời thực hiện và động viên thúc đẩy mọi thành viên của tổ dự án tích cực hoàn thành nhiệm vụ. Ngời đôn đốc còn có nhiệm vụ rất quan trọng là phối hợp hài hoà các khâu, các bộ phận để cho quá trình lập dự án diễn ra suôn sẻ. Mỗi khi có trục trặc xảy ra trong quá trình lập dự án ngời đôn đốc phải nhanh chóng phát hiện và đề ra ph- ơng án xử lý để xin ý kiến chỉ đạo. Ngời thực hiện có trách nhiệm đảm bảo cho các khâu của quá trình lập dự án diễn ra đúng tiến độ đảm bảo về chất lợng và số lợng. Mỗi khi gặp khó khăn ngừơi thực hiện phải nhanh chóng báo cáo lên cấp trên để đợc hớng dẫn và trợ giúp.
Mọi quá trình, hoạt động của Công tác lập dự án của Vinaconex đều đuợc lập kế hoạch và kiểm soát theo các quy trình tơng ứng để đảm bảo kết quả thu đợc đều phù hợp với yêu cầu đã xác định. Mỗi dự án trớc khi đợc triển khai sẽ đề ra một tiến độ dựa trên tình hình hoàn cảnh thực tế cuả dự án. Ngời chỉ đạo sẽ dựa trên bảng tiến độ đó để so sánh mức độ hoàn thành và kiểm tra kiểm soát các dự án. Việc kiểm tra bao gồm:
+ Xây dựng kế hoạch chất lợng cho mỗi dự án
+ Các tài liệu chỉ dẫn cách thức thực hiện các công việc mà nếu thiếu sẽ ảnh hởng đến chất lợng
+ Các quá trình hoạt động mới có ảnh hởng đến chất lợng dự án đợc kiểm soát giám sát trong quá trình tiến hành
Cán bộ chuyên môn tham gia vào thực hiện quá trình lập dự án đều đợc quy định yêu cầu trình độ kinh nghiệm trong bản mô tả công việc của các vị trí tơng ứng.
Trởng phòng sẽ thờng xuyên giám sát quá trình thực hiện các dự án về mặt tiến độ chất lợng thông qua các báo cáo hàng tuần hàng tháng và kiểm tra hiện trờng định kỳ hoặc đột suất.
- Phòng Đầu t
+ Là đầu mối quản lý các Dự án đầu t xây dựng, Dự án đầu t chiều sâu… của toàn Công ty.
+ Theo dõi và phối hợp với BQL của các Dự án do Tổng Công ty trực tiếp la Chủ đầu t những việc thực hiện đầu t từ khâu lập chuẩn bị đầu t đến khâu hoàn thành Dự án đa vào khai thác và sử dụng.
+ Theo dõi hỗ trợ các đơn vị thành viên trong việc thực hiện đầu t các Dự án theo đúng Quy định quản lý đầu t và xây dựng cũng nh Quy trình đầu t của Tổng Công ty ban hành.
+ Tập hợp ý kiến soạn thảo các quy chế, quy trình của Tổng Công ty phục vụ công tác quản lý đầu t của Tổng Công ty.
+ Đề xuất áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công tác quản lý đầu t, theo dõi tình hình thực hiện đầu t của Tổng Công ty.
+ Cập nhật và cung cấp đầy đủ, hớng dẫn kịp thời các quy định đầu t mới của Nhà nớc đến các đơn vị thành viên trong Tổng Công ty làm cơ sở thực hiện.
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến công tác đầu t của Tổng Công ty.