Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Qui trình bán hàng diễn ra nh sau:
• Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợpchi tiết Sổ Nhật ký chung
Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131
• Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng.
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi đợc ký duyệt của Trởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đờng. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):
-Liên 1: Lu tại quyển gốc -Liên 2: Giao cho khách hàng
-Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán
Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán.
• Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đợc kí duyệt của Kế toán trởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trởng kiểm tra việc thu tiền trớc khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty.
• Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã đợc kí duyệt, ghi nhận số lợng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, ngời nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc ngời giao hàng để ra cổng.
• 01 liên hoá đơn GTGT đợc khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trờng hợp bán buôn qua kho), còn với trờng hợp bán
buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thờng bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống. Điều này giúp Công ty tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá.
Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty VINATEX.
Ví dụ: Ngày 02/11/2004 phòng kinh doanh XNK dệt mua khăn bông xuất khẩu của công ty xuất khẩu thảm Đông Phong – Thái Bình. Hóa đơn GTGT số 26930. Chuyến hàng này đợc vận chuyển về kho Hải Phòng và nhập kho ngày 02/11/2004. Sau đó, phòng kinh doanh XNK dệt lập phiếu nhập kho theo số thực nhập và giao cho thủ kho ký nhận. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào thẻ kho.
Đến ngày 08/11/2004, Công ty viết hóa đơn số 1686 xuất lô hàng khăn bông cho công ty KANTEX ISOMURA, Nhật Bản theo hợp đồng số 04/VNT – KI/03 ngày 08/10/2004. Đồng thời phòng XNK dệt cũng lập phiếu xuất kho để thủ kho căn cứ vào đó để giao hàng. Ngày giao hàng lên tầu là ngày 13/11/2004. Tờ khai hải quan số 1566 ngày 10/11/2004.
Sau khi phiếu này đợc trởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ đợc chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn đợc lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và đợc luân chuyển nh sau: 01 liên lu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho phải đợc Kế toán trởng và Tổng giám đốc ký duyệt.
Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận đợc hoá đơn
và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã đợc ký duyệt thì sẽ cùng ngời nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho (Bảng 2.4). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đợc giao cho khách hàng để ra cổng.
Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và đợc chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá.
Bảng 2.1
HóA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
GIá TRị GIA TĂNG CM/2004b
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 2 tháng 11 năm 2004
Đơn vị bán hàng : Công ty thảm xuất khẩu Đông Phong , Thái Bình Địa chỉ : 343 Đờng Lý Thờng Kiệt – TX Thái Bình
Số tài khoản: 100213754 Họ tên ngời mua:
Tên đơn vị: Công ty XNK dệt may Địa chỉ: 57B Phan Chu Trinh Hà Nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 0 1 0 0 1 0 0 0 0 8 0 0 8 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Khăn tay bông K7
loại 265A Tá 1.900 12.446 23.647.400
Khăn tay bông K7 loại 265B
Tá 100 8.726 872.600 Khăn tay bông K1
loại 375 A Tá 22.000 15.750 346.500.000
Khăn tay bông K1 loại 375 B
Tá 1.000 11.025 11.025.000
Cộng tiền hàng :382.045.000 Thuế GTGT:10%.
Tiền thuế GTGT: 38.204.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 420.249.500 Số ttiền bằng chữ: Bốn trăm hai mơi triệu hai trăm bốn chín ngàn năm trăm đồng. Ngời mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Ngời bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị
Bảng 2.2
Công ty xuất nhập khẩu dệt may
Phòng kinh doanh XNK dệt
Phiếu nhập kho
Ngày 02/11/2004
Nhận của ông (bà): Công ty thảm xuất khẩu Đông Phong Địa chỉ : Thái Bình
Số hóa đơn : 26930 Ngày 02/11/2004 Kho nhập : Hải Phòng Mã kho: KHHP
STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 Khăn bông K7 265 A Khăn bông K7 265 B Khăn bông K7 375 A Khăn bông K4 375 B Tá Tá Tá Tá 1.900 100 22.000 1.000 12.446 8.726 15.750 11.025 23.647.400 872.600 346.500.000 11.025.000 Tổng cộng 25.000 382.045.000
Trị giá cha thuế :382.045.00 Thuế GTGT :82.204.500 Tổng trị giá có thuế: 464.249.500 Số tiền bằng chữ : Bốn trăm sáu mơi bốn triêu hai trăm bốn mơi chín ngàn năm trăm đồng chẵn.
Bảng 2.3
Công ty xuất nhập khẩu dệt may
Phòng kinh doanh XNK dệt
PHiếu xuất kho
Số: 75
Ngày 08/11/2004 Xuất cho đơn vị: KAMATEX-ISOMURA CO.LTD Địa chỉ : OSAKA-CITY OSKA JAPAN
Số hóa đơn :1696 Ngày 08/11/2004
Kho xuất : Hải Phòng
STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 Khăn bông K7 265 A Khăn bông K7 265B Khăn bông K7 375A Khăn bông K7 375B DZ DZ DZ DZ 1.900 100 22.000 1.000 0.930USD 0.65USD 1.13USD 0.74USD 1.767 65 24.860 790 Tổng cộng 25.000 27.482
Trị giá cha thuế :27.482 Thuế GTGT : Tổng giá có thuế :27.482 Số tiền bằng chữ : Hai mơi bẩy ngàn bốn trăm tám mơi hai đôla
Bảng 2.4
Công ty xuất nhập khẩu dệt may
Địa chỉ: 59B Phan Chu Trinh, Hà Nội
Thẻ kho
Kho: KHHP
Vật t: KBB096 ART.K-7 A-GRADE Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004
Tồn đầu:
Chứng từ Diễn giải Sl nhập Sl xuất Tồn kho
18/10 19270 Mua K bông XK-05VX- IN1648
9.000 9.000
23/10 1660 Xuất Kbông cho
F.HATTORI AND CO LTD 9.000 01/11 57714 Mua Kbông XK-11HT- BH/2004B 3.600 3.600 02/11 26930 Mua Kbông XK-07DF- in.1686 22.000 25.600
05/11 1678 Xuất Kbông cho
F.HATTORI AND CO LTD
3.600 22.000
08/11 1686 Xuất Kbông cho KAMTEX ISOMURA 22.000 Số lợng nhập: 34.600 Số lợng xuất: 34.600 Tồn cuối: Kế toán trởng Ngày tháng năm Ngời lập biểu
Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tê thì khi nhập liệu kế toán vẫn nhập theo tỷ giá thực tế
Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 26930 ngày 08/11/2004 bán cho Cty KAMTEX ISOMURA, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng. Đồng thời, kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lợng, đơn giá...). Với phần mềm kế toán đợc cài đặt sẵn, kế toán xác định đ- ợc tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 382.045.000 VNĐ
Kế toán định khoản:
Nợ TK 632: 382.045.000
Có TK 156 (1561): 382.045.000 Đồng thời ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 (131- Cty KAMTEX ISOMURA): 429.516.178 Có TK 511: 429.516.178
Đến ngày 30 tháng 11 năm 2004 Cty KAMTEX ISOMURA thanh toán tiền hàng của hoá đơn số 26930. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh số tiền đợc nhận:
Nợ TK 112: 429.516.178
Có TK 131 (131- Cty KAMTEX ISOMURA): 429.516.178
Sau khi kế toán kết thúc nhập liệu máy sẽ chuyển dữ liệu tới các sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 1561, 6321, 1311 và sổ nhật ký chung.
Bảng 2.9
Sổ nhật ký chung
Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004
Chứng từ Diễn giải PS Nợ PS Có
01/10 1643 Xuất Kbông cho THE SHINKO
1311NHA Phải thu của KH ngoài nớc (NHA) 6321 NHA Giá vốn hàng bán xuất khẩu (NHA) 15611NHA Giá mua hàng hoấ xuất khẩu (NHA) 51111NHA Doanh thu bán hàng xuất khẩu
2.335.510.324 2.152.722.050
2.152.722.050 2.335.510.324 01/10 1644 Xuất áo khóac cho ST PETER
1311KN Phải thu của KHnớc ngoài 6321KN Gía vốn hàng bán xuất khẩu 15611KN Giá mua hàng hóa xuất khâủ 51111KN Doanh thu bán hàng xuất khẩu
725.460.500 680.370.645
680.370.645 725.460.500
23/10 1660 Xuất Kbông cho F.HATTORI AND CO LTD
1311NHA Phải thu KH ngoài nớc 6321NHA Giá vốn hàng bán xuất khẩu 15641NHA Giá mua hàng hóa xuất khẩu 51111NHA Doanh thu bán hàng xuất khẩu
212.648.543 192.180.642
192.180.642 212.648.543
… … … …
08/11 1686 Xuất Kbông cho KAMTEX ISOMURA
1311NHA Phải thu của KH ngoài nớc 6321NHA Giá vốn hàng bán xuất khẩu 15641NHA Giá mua hàng hóa xuất khẩu 51111NHA Doanh thu bán hàng xuất khẩu
429.516.178 382.045.000
382.045.000 429.516.178
… … … …
18/12 3790 Xuất bông cho công ty-TT
1311LY Phải thu của KH trong nớc 6321LY Giá vốn hàng bán nhập khẩu 15641LY Giá mua hàng hóa nhập khẩu
33311Thuế GTGTđầu ra-Phòng kinh doanh vật t 51111LY Doanh thu bán hàng nhập khẩu
2.416.840.963 2.034.347.898 2.034.347.898 219.712.815 1.197.129.148 … … … … Cộng mang sang Kế toán trởng Ngày tháng năm Ngời lập biểu
2.3.4.4. Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại Công ty VINATEX
Hiện nay, Công ty Vinatex áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, đối với những khách hàng truyền thống thì Công ty vẫn có thể cho trả chậm. Với giá trị hàng bán ra thấp dới mức qui định thì không phải lập hoá đơn, nhng nếu khách hàng yêu cầu thì Công ty vẫn lập. Bảng kê bán lẻ hàng hoá cũng nh hoá đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Ví dụ: Ngày 29 tháng 03 năm 2004, Công ty VINATEX bán cho Công ty SX&TM Sơn Hải 15 bộ ĐP ĐL , kế toán xuất hoá đơn GTGT số 028843 nh sau
Từ hoá đơn GTGT số 028843, kế toán vào sổ Nhật kí chung, nhật kí bán hàng, đồng thời nhập số liệu vào máy để máy tính đa ra thông tin về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết hàng hoá (Qui trình giống nh đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hóa).
2.3.4.5. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty VINATEX có chính sách giá mềm dẻo, áp dụng các phơng thức thanh toán linh hoạt, nên từ đầu năm 2004 đến nay chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của Công ty. Khi bán hàng cho khách, nếu nh xảy ra sự cố gì mà nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Công ty nh: vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc không đúng chủng loại, qui cách đã ghi trong hợp đồng thì Công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm.
Trị giá của hàng bán bị trả lại đợc tính đúng theo trị giá ghi trên hoá đơn. Kế toán sử dụng tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ, ngời bán hàng sẽ lập biên bản trả lại hàng, sau đó kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại.
Cụ thể nh sau: Ngày 29 tháng 03 năm 2004, Công ty TNHH Nam Sơn trả lại một phần số hàng hóa đã mua với lý do không đảm bảo chất lợng. Sau đây là biên bản trả lại hàng:
Công ty VINATEX Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc
biên bản trả lại hàng
Hôm nay, ngày 29 tháng 03 năm 2004, tại số 57B Phan Chu Trinh, Hà Nội, Công ty VINATEX chúng tôi gồm:
Ông : Tổng giám đốc công ty Anh : Nhân viên bán hàng Chị : Khách hàng.
Ghi nhận việc trả lại một phần số hàng đã mua theo hoá đơn số 028812 ngày 08 tháng 03 năm 2004
Loại hàng: áo BHLĐ nam & áo BHLĐ nữ
Số lợng: 138 áo BHLĐ nam & 1754 áo BHLĐ nữ
Đơn giá: 112.500/1 áo BHLĐ nam & 103.000/1 áo BHLĐ nữ Thành tiền: 196.187.000 VNĐ
Thuế GTGT 10%: 19.618.700VNĐ Tổng cộng: 215.805.700 VNĐ Lý do: Không đảm bảo chất lợng.
Ông giám đốc công ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, chấp nhận yêu cầu của khách hàng. Nhân viên bán hàng đã nhận lại hàng và thanh toán tiền hàng cho khách.
Biên bản đợc lập thành 03 bản, có chữ kí xác nhận của ngời có liên quan.
Hà Nội, ngày 29 tháng 03 năm 2004.
Chữ ký khách hàng Đã ký) Giám đốc Công ty (Đã ký) Ngời lập biên bản (Đã ký)
ban đầu nên đồng ý cho nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này, kế toán lập Phiếu nhập kho (Bảng 2.10), chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó, Phiếu nhập kho lại đợc chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá.
Bảng 2.10
Phiếu nhập kho
Ngày 29 tháng 03 năm 2004
Số: 38 Nhận của ông (bà): Công ty THHH Nam Sơn Số hóa đơn: 006916 Nhập kho: Kho tạm phòng KDTH STT Tên hàng và quy cách Đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ Thực
nhập Đơn giá Thành tiền
1. Bộ BHLĐ nam Bộ 138 138 112.500 15.525.000
2. Bộ BHLĐ nữ Bộ 1754 1754 103.000 180.662.000
Tổng cộng 196.187.000
Về phía khách hàng, Công ty sẽ thanh toán cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng cha thanh toán.
Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bị trả lại do thủ kho chuyển lên, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 632 (Bảng 2.12) và tài khoản 156 .Từ hoá đơn bán hàng trớc đây, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 531 (Bảng 2.11).
Bảng 2.11
Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại
Tài khoản 531 Hàng bán bị trả lại“ ”
Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004.