C cho nhà xuất khẩu
1.2.4.2. Những tiêu chí đánh giá quá trình thực hiện hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại các Ngân hàng
hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại các Ngân hàng thương mại
Những tiêu chí đo lường ở trên là biểu hiện về mặt kết quả sự tác động tổng hoà của những yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tới hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của NHTM. Trong đó, những yếu tố bên trong NH như quy trình thực hiện, chính sách khách hàng, sản phẩm, cán bộ và công nghệ thanh toán cùng với những phẩm chất, giá trị của chúng, khi tham gia vào quá trình thực hiện sẽ đóng vai trò quyết định đối với kết quả của hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ. Do vậy, sau khi xem xét các tiêu chí đo lường kết quả, điều cần được nhà quản trị xem xét tiếp theo chính là những tiêu chí đánh giá quá trình thực hiện hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ, hay chính là đánh giá các phẩm chất, giá trị của những yếu tố bên trong NH có tham gia vào việc thực hiện hoạt động. Những tiêu chí này bao gồm:
(1) Tính đầy đủ và hợp lý của quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ và chất lượng áp dụng nó trong thực tiễn tại NH: Sự đầy đủ và hợp lý ở đây được đánh giá bằng
cách đối chiếu giữa những quy định về trình tự tiến hành cũng như kỹ thuật xử lý nghiệp vụ mà NH áp dụng trong quá trình thực hiện hoạt động với một bên là lý thuyết về quy trình thực hiện các nghiệp vụ tương ứng tại NH phục vụ người xuất khẩu và một bên là thực tế tiến hành hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại chính NH. Từ đó xem xem những quy định hiện tại của NH đã phản ánh đầy đủ hết mọi nội dung công việc có thể phát sinh trong hoạt động này hay chưa, kỹ thuật nghiệp vụ và trình tự tiến hành đã thực sự tạo được sự thuận tiện tối đa cho cán bộ thanh toán và khách hàng hay chưa, điểm nào trong đó còn mâu thuẫn với lý thuyết hay còn chưa sát sao, chưa phù hợp với thực tế, còn gây khó khăn và là nguyên nhân của những vướng mắc, rủi ro trong thanh toán, từ đó làm hạn chế hiệu quả, hiệu suất của hoạt động này. Quy trình nếu được NH quy định một cách đầy đủ, chi tiết và hợp lý nhưng cán bộ thanh toán lại không tuân thủ nghiêm ngặt khi áp dụng nó trong thực tế thì những ưu điểm của quy trình cũng không thể được phát huy tối đa. Do đó, bên cạnh việc đánh giá chất lượng của những quy định còn phải đánh giá chất lượng của việc vận dụng chúng trong thực tế thu tiền hàng xuất khẩu của NH, thể hiện qua những rủi ro, vướng mắc xảy ra do lỗi của cán bộ thanh toán vì không thực hiện đúng quy trình. Chỉ khi quy trình đầy đủ, hợp lý và được áp dụng nghiêm túc thì mới giúp cả TTV cũng như khách hàng thực hiện công việc của mình được nhanh chóng và thuận tiện, quá trình thanh toán tiền hàng được diễn ra trôi chảy, nhờ vậy khách hàng sẽ tiết kiệm được công sức, thời gian và chi phí trong việc thu tiền hàng xuất khẩu của mình còn NH thì tránh được tối đa những vướng mắc không cần thiết có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp làm giảm năng suất thu tiền hàng của mình.
(2) Hiệu quả phối hợp nghiệp vụ và thông tin giữa các cấp, các bộ phận tham gia thực hiện hoạt động này: Hiệu quả phối hợp nghiệp vụ và thông
tin được xét trước tiên trong phạm vi phòng thanh toán xuất khẩu giữa ba cấp là TTV, kiểm soát viên và trưởng phó phòng; sau nữa là trong phạm vi toàn NH giữa phòng thanh toán xuất khẩu với các phòng ban liên quan như trung tâm tin học, phòng tín dụng, phòng kinh doanh ngoại tệ, phòng thanh toán nhập khẩu…Hiệu quả phối hợp được đánh giá qua tính đầy đủ và khoa học (rút ra từ những tổng kết về thuận lợi và vướng mắc) trong việc phân bổ quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của các cấp, các bộ phận cũng như trong cơ chế thu thập, trao đổi thông tin, kết nối nghiệp vụ giữa các cấp, các bộ phận đó và quan trọng hơn là đánh giá qua chất lượng của việc thực hiện những quy định đó trong thực tiễn. Hiệu quả cao trong phối hợp hoạt động giữa các cấp, các bộ phận liên quan có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của NH sẽ là tiền đề để nâng cao năng suất, giảm thiểu thời gian và chi phí của cả NH và khách hàng trong việc thu tiền, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để phát triển hệ thống sản phẩm, đặc biệt là loại hình dịch vụ trọn gói, khép kín, đáp ứng được tổng hợp các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp xuất khẩu nhưng lại đòi hỏi sự hợp tác của nhiều phòng ban.
(3) Khả năng thu hút khách hàng của hệ thống các chính sách khách hàng, sản phẩm, giá cả và công tác marketing của NH: Khả năng thu hút khách hàng ở đây được đánh giá qua tính phong phú và đa dạng hoá của hệ thống sản phẩm dịch vụ và loại hình khách hàng mà NH nhắm tới, tính hấp dẫn của các chính sách giá cả đối với khách hàng, tính hiệu quả và hướng đích của công tác giới thiệu và quảng bá sản phẩm…Nếu như hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của NH được trang bị một hệ thống sản phẩm dịch vụ phong phú, đáp ứng đầy đủ mọi khía cạnh trong nhu cầu thu tiền hàng của doanh nghiệp xuất khẩu, kèm thêm những chính sách ưu đãi hấp dẫn về giá cả và thủ tục phù
hợp với từng đối tượng khách hàng và tất cả chúng được giới thiệu một cách chủ động và tích cực tới đúng những đối tượng khách hàng mục tiêu thì đương nhiên lượng khách hàng sử dụng sản phẩm này của NH sẽ ngày càng tăng lên, không chỉ ở số lượng tổng thể mà trong cả loại hình khách hàng.
(4) Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chất lượng công tác trau dồi, nâng cao năng lực và hiệu quả của chính sách nhân sự áp dụng với đội ngũ nhân lực thực hiện hoạt động này: Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ thanh toán được đánh giá thông qua bằng cấp, chứng chỉ; những thống kê về năng suất làm việc và chất lượng công việc (thời gian trung bình thực hiện một giao dịch, tổng số giao dịch thực hiện được trong một tháng, sự hài lòng và nhận xét của khách hàng về năng lực, phẩm chất người cán bộ thanh toán, số lượng vụ việc vướng mắc, chậm trễ gây ra…); nhận xét của đồng nghiệp và cấp trên về thái độ làm việc, tinh thần học hỏi, trao đổi thông tin và nghiệp vụ…của mỗi người. Chất lượng công tác trau dồi, nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân lực thể hiện qua mức độ thường xuyên cũng như số lượng và chất lượng của các khoá đào tạo hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho người mới và cập nhật, bổ sung kiến thức, kỹ năng cho những cán bộ đang làm nghề; của các buổi hội nghị, hội thảo về tổng kết kinh nghiệm, trao đổi chuyên môn giữa các cán bộ thanh toán của NH…Tính hợp lý và hiệu quả của chính sách nhân sự thể hiện ở động lực mà chế độ lương thưởng, giám sát tạo ra cho người lao động khiến họ nhiệt tình, nghiêm túc và sáng tạo trong công việc. Nếu như hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của NH được sở hữu một đội ngũ cán bộ thanh toán giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình cống hiến và thường xuyên được củng cố kỹ năng nghề nghiệp thì sẽ hứa hẹn tạo ra được năng suất và hiệu quả làm việc cao trong hoạt động này.
(5) Quy mô và chất lượng của mạng lưới NH đại lý và quan hệ đại lý: Tiêu chí này được đánh giá qua số lượng và uy tín của các NH nước ngoài mà NH có quan hệ đại lý, qua tổng kết về số lượng và doanh số giao dịch trên tài khoản giữa NH với các NH đại lý của mình, qua số lượng tranh chấp, vướng mắc, chậm trễ trong chuyển tiền cũng như qua thái độ của NH bạn trong việc giải quyết các vụ việc đó…Nếu NH có một mạng lưới các NH đại lý uy tín với quy mô lớn và luôn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên thì đương nhiên đó sẽ là một tiền đề cực kỳ thuận lợi để công tác thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của NH được thực hiện trôi chảy, nhanh chóng và đạt được kết quả cao.
(6) Trình độ công nghệ NH và khả năng vận hành hệ thống công nghệ thông tin được ứng dụng trong hoạt động này: Trình độ công nghệ thanh toán được thể hiện qua tính hiện đại và đồng bộ của hệ thống cơ sở vật chất và công nghệ thông tin được trang bị cho việc thực hiện hoạt động. Trong đó đặc biệt phải kể tới các tiêu chí như cấu hình của máy tính, sự thuận tiện và nhanh chóng trong thao tác của phần mềm ứng dụng, tốc độ và tính ổn định của đường truyền mạng nội bộ và mạng internet; ngoài ra còn phải xét tới trình độ vận hành mạng lưới công nghệ thanh toán tại trung tâm của đội ngũ kỹ thuật viên tin học…Nếu hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của NH được trang bị một hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, đồng bộ và được vận hành bởi những chuyên gia am hiểu tường tận trong cả lĩnh vực tin học và TTQT sẽ là điều kiện rất thuận lợi giúp nâng cao năng suất và hiệu quả tác nghiệp của các cán bộ thanh toán, những người được tiếp xúc thường xuyên với công nghệ thanh toán và hưởng lợi trực tiếp nhất từ những ưu điểm của nó.