Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định
Tài liệu lƣu trữ của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định là những tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh, đƣợc bảo quản cố định trong Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ để phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử… của các cấp uỷ Đảng và toàn xã hội. Đó là nguồn tài liệu chứa đựng những thông tin về quá khứ, là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản do Đảng, Nhà nƣớc thống nhất quản lý, đƣợc bảo quản nghiên cứu và sử dụng theo những quy định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nƣớc.
Nhằm đƣa những thông tin có giá trị trong tài liệu lƣu trữ của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định ra phục vụ nhu cầu nghiên cứu phát triển của xã hội, đồng thời bảo quản tài liệu an toàn, phát huy tối đa giá trị của chúng, tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đã đƣợc tập trung quản lý tại Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định, đƣợc tiến hành các biện pháp nghiệp vụ cụ thể của công tác lƣu trữ nhƣ phân loại, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá, xây dựng công cụ tra tìm.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp nghiệp vụ có liên quan đến việc tiếp nhận, thu thập, lựa chọn, bổ sung và sƣu tầm các tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lƣu một cách có hệ thống của chính các đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng nhƣ của các cơ quan khác là nguồn bổ sung vào lƣu trữ theo phạm vi, quyền hạn đã đƣợc qui định. Đây là một trong những nhiệm vụ mang tính quyết định tạo nên sự hoàn thiện của bất kỳ một phông lƣu trữ nào, ảnh hƣởng sâu sắc tới chất lƣợng của phông lƣu trữ.
Tài liệu đƣợc thu thập, bổ sung đầy đủ tạo điều kiện tốt nhất cho việc nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, xây dựng phƣơng án phân loại, xác định giá trị tài liệu trong phông... để phông lƣu trữ phản ánh chân thực đầy đủ, toàn diện chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đƣợc thực hiện qua 2 công đoạn: thu thập tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định và quá trình bổ sung tài liệu vào phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định do Kho lƣu trữ Văn phòng Tỉnh uỷ Nam Định tiến hành.
* Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định:
Theo các quy định hiện hành của Đảng, Nhà nƣớc về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức. Điều 7, Quyết định 20 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng về thời hạn bảo quản tài liệu ở bộ phận lƣu trữ hiện hành của các cơ quan Đảng và đoàn các cấp [31], "Trừ các tài liệu cơ mật có quy định riêng, các tài liệu khác hình thành trong quá trình lãnh đạo của Đảng ở Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Văn phòng các cấp uỷ,
các ban, các cơ quan khác của Đảng và Đoàn, sau thời gian quy định, phải giao nộp vào kho lƣu trữ của cấp uỷ đảng cùng cấp để quản lý. Thời hạn bảo quản tài liệu ở bộ phận lƣu trữ hiện hành của các cơ quan Đảng và Đoàn các cấp quy định nhƣ sau:
- Ở Trung ƣơng, 5 năm (hết một nhiệm kỳ).
- Ở tỉnh, thành, đặc khu: 5 năm (hết một nhiệm kỳ)..."
Trong Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia (2001) quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành: Điều 2 khoản 5 [26, 9] quy định “Lƣu trữ hiện hành" là bộ phận lƣu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lƣu trữ đƣợc tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức; thời hạn giao nộp tài liệu lƣu trữ "Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thƣ kết thúc thì tài liệu có giá trị lƣu trữ đƣợc giao nộp vào lƣu trữ hiện hành" [26, 14].
Nhƣ vậy, theo quy định thì việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào bộ phận lƣu trữ hiện hành của cơ quan là các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong công việc và chỉ đƣợc giữ lại trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ khi công việc đó kết thúc. Sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ tài liệu đó vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan. Trƣờng hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải đƣợc sự đồng ý của thủ trƣởng và lƣu trữ cơ quan.
Trên thực tế, do nhiều nguyên nhân (xem phân tích ở phần 2.3.2, 2.3.3) mà công tác thu thập tài liệu ở Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định không đƣợc thực hiện định kỳ theo quy định. Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định chỉ tiến hành đôn đốc việc thu thập tài liệu khi Văn phòng Tỉnh uỷ Nam Định mà cụ thể là Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định có kế hoạch thu tài liệu của các Đảng uỷ trực thuộc.
Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định (ở phần 1.1) chúng ta thấy đây là cơ quan có lịch sử hoạt động phức tạp, nhập tách nhiều lần, nhƣng sau mỗi lần nhập vào hoặc
tách ra, tài liệu đều chƣa đƣợc quản lý theo đúng quy định mà chủ yếu đƣợc đem theo về cơ quan mới. Đây cũng là một trong những nguyên nhân quan trọng gây thất thoát tài liệu bởi quá trình nhập, tách, sự xáo động về nhân sự là rất lớn, nếu cơ quan không có biện pháp thu hồi tài liệu kịp thời thì cán bộ chuyển công tác khác, nghỉ hƣu sẽ đem theo tài liệu ra khỏi cơ quan, thậm chí tự ý loại huỷ tài liệu khi thấy tài liệu đã cũ, không còn khai thác đƣợc các thông tin có giá trị phục vụ cho công việc của mình nữa.
Định kỳ hàng năm, Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đều không tiến hành các biện pháp nghiệp vụ về thu thập tài liệu vào lƣu trữ hiện hành quản lý. Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của lãnh đạo, chuyên viên, các bộ phận chuyên môn nào đƣợc lƣu giữ, bảo quản ở tủ tài liệu của các cá nhân, các bộ phận đó. Việc lƣu giữ lại chủ yếu nhằm phục vụ cho mục đích trƣớc mắt, xuất phát từ nhu cầu thực tế trong nghiên cứu và sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định lúc bấy giờ mà chƣa chú ý đến giá trị lƣu trữ sử dụng lâu dài. Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động công tác của mỗi cá nhân của ai nấy giữ, để trong tủ, ở phòng làm việc thậm chí cả ở nhà riêng, không đáp ứng điều kiện, phƣơng tiện bảo quản đối với tài liệu. Điều này đã tạo điều kiện làm hƣ hỏng, thất thoát một khối lƣợng tài liệu không nhỏ trong đó có những tài liệu lƣu trữ có giá trị. Bản thân các cá nhân, bộ phận có tài liệu chƣa tiến hành lập hồ sơ hiện hành, chƣa phân loại, chƣa xác định giá trị tài liệu nên những tài liệu có giá trị chỉ đƣợc lƣu giữ nhƣ những tài liệu thông thƣờng, những tài liệu không có giá trị đƣợc bảo quản cùng với những tài liệu có giá trị ảnh hƣởng rất nhiều đến chất lƣợng và hiệu quả trong bảo quản và khai thác ngay từ khi tài liệu còn đang hiện hành.
Thực tế tình hình thu thập, bổ sung tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đƣợc tiến hành vào hai lần. Lần thứ nhất đƣợc tổ chức vào năm 1999, đây là đợt thu thập tài liệu về lƣu trữ hiện hành
lần đầu tiên của Đảng uỷ. Tổng số tài liệu thu về đƣợc 45 cặp ba dây, tình trạng bó gói, lộn xộn. Lần thứ hai tiến hành vào năm 2004, chủ yếu là thu bổ sung tài liệu của lần thứ nhất và thu triệt để tài liệu đến năm 2000. Số cặp thu về lần này là 28 cặp, tài liệu cũng ở tình trạng nhƣ lần 1.
Nguồn thu chủ yếu từ văn thƣ, lãnh đạo, chuyên viên, các phòng ban trong cơ quan. Cụ thể tài liệu đƣợc thu thập từ: các đồng chí lãnh đạo: bí thƣ, phó bí thƣ Đảng uỷ khối, lãnh đạo Văn phòng và các ban Đảng uỷ, chuyên viên và những ngƣời trong quá trình làm việc có liên quan đến hồ sơ, giấy tờ.
Phƣơng pháp thu là Văn phòng Đảng uỷ thông báo và cử ngƣời đến thu trực tiếp tài liệu của đồng chí Bí thƣ, Phó bí thƣ Đảng uỷ khối, các bộ phận khác nhận đƣợc thông báo và tự mang tài liệu đến nộp cho cán bộ văn thƣ, lƣu trữ của Đảng uỷ. Việc thu thập chƣa với tới các cán bộ cũ của cơ quan đã nghỉ hƣu hoặc chuyển công tác khác.
Nhƣ vậy, sau 2 lần thu tổng số tài liệu thu thập đƣợc là 7,5 mét giá, tài liệu ở dạng bó gói, lẫn lộn, thậm chí có đồng chí nộp cả những tài liệu cá nhân nhƣ tài liệu học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ, báo chí, thƣ tín cá nhân, bản nháp... của cá nhân, chƣa đƣợc lập hồ sơ theo quy định. Số lƣợng tài liệu thu thập đƣợc đã không phản ánh chân thực tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định vì qua khảo sát sơ bộ hiện nay tài liệu hình thành sau mỗi khoá trung bình là 30-40 cặp (tƣơng đƣơng với 3-4 mét giá tài liệu).
Nhìn chung, do Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng chƣa có kế hoạch chủ động thu hồi từ trƣớc, bị động theo yêu cầu của Tỉnh uỷ, cán bộ làm công tác nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ ở Đảng uỷ không am hiểu chuyên môn nghiệp vụ để tham mƣu hiệu quả, chất lƣợng tài liệu thu thập còn hạn chế, chủ yếu gồm một phần tài liệu của lãnh đạo Đảng uỷ và khối tài liệu của văn thƣ, lãnh đạo Văn phòng Đảng uỷ. Các ban, bộ phận, cá nhân chƣa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ, các quy định, hƣớng dẫn nhƣ: nguồn nộp lƣu,
thành phần nộp lƣu, danh mục hồ sơ... chƣa đƣợc xây dựng nên chỉ đem nộp phần lớn những tài liệu gửi đến để tham khảo, để biết, thƣờng là bản sao, photocoppy ít có giá trị lịch sử. Những tài liệu liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ, quá trình hoạt động của cơ quan lại không đƣợc giao nộp triệt để. Với kết quả của việc thu thập tài liệu nhƣ vậy, một khối lƣợng lớn tài liệu đã đến hạn nộp lƣu chƣa đƣợc thu về lƣu trữ hiện hành gây rất nhiều khó khăn cho các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lƣu trữ.
* Bổ sung tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định:
Thực hiện Quyết định 20 của Ban Bí thƣ thƣ Trung ƣơng Đảng về hệ thống các cơ quan lƣu trữ của Đảng [31]; khoản 2, điều 14 Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia [26]: Thời hạn giao nộp tài liệu từ lƣu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức vào lƣu trữ lịch sử đƣợc quy định nhƣ sau:
Sau năm năm, kể từ năm tài liệu văn thƣ đƣợc giao nộp vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức ở địa phƣơng;
Nhƣ vậy đối với các Đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ chỉ tổ chức lƣu trữ hiện hành, thu thập hồ sơ tài liệu của cơ quan sau khi kết thúc giai đoạn hiện hành và lƣu trữ tại cơ quan trong vòng một nhiệm kỳ (thƣờng là 5 năm), sau đó nộp lƣu vào lƣu trữ cố định.
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định sau khi tiến hành thu thập tài liệu vào lƣu trữ hiện hành đã tổ chức bàn giao nguyên trạng khối tài liệu đó vào lƣu trữ cố định. Các biên bản giao nộp tài liệu giữa Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định và Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định phản ánh tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn, bàn giao theo mét giá tài liệu, không có thống kê, mục lục hồ sơ, lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông đi kèm theo quy định.
Kho Lƣu trữ Tỉnh uỷ sau khi tiếp nhận khối tài liệu này tiến hành xử lý kỹ thuật về mặt nghiệp vụ. Đặc biệt tiếp tục tiến hành bổ sung triệt để tài liệu
từ các nguồn khác. Trong quá trình tiến hành bổ sung tài liệu đã chú ý đến những tài liệu quan trọng phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định nhƣ tài liệu đại hội, tài liệu tên gọi của Đảng uỷ, hồ sơ triển khai thực hiện các văn bản của cấp trên...
Tài liệu đƣợc sƣu tầm ở các phông lƣu trữ có liên quan, chủ yếu là phông cơ quan chủ quản cấp trên (Phông lƣu trữ Tỉnh uỷ), phông lƣu trữ các ban đảng tỉnh Nam Định: Văn phòng Tỉnh uỷ, Ban Tổ chức Tỉnh uỷ, Ban Tuyên giáo Tỉnh uỷ, Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh uỷ... Nguồn bổ sung là những hồ sơ tài liệu của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng gửi đến Tỉnh uỷ, để báo cáo hoặc xin ý kiến (trừ tài liệu đã đƣa vào khối hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc của Phông lƣu trữ Tỉnh uỷ), gửi đến các ban đảng tỉnh (cũng là các đảng bộ, chi bộ trực thuộc Đảng uỷ khối) để chỉ đạo, hƣớng dẫn theo chức năng, quyền hạn của Đảng uỷ khối.
Hồ sơ, tài liệu bổ sung đƣợc 15 cặp. Trong đó các hồ sơ đƣợc bổ sung từ các Phông lƣu trữ của Tỉnh uỷ đã đƣợc biên mục và hệ thống hoá trong Phông lƣu trữ Tỉnh uỷ. Đây là những hồ sơ, tài liệu thuộc khối các cơ quan trực thuộc gửi đến Tỉnh uỷ, có thời hạn bảo quản thấp. Khi giá trị bảo quản của chúng ở phông Tỉnh uỷ đã hết thời hạn, cán bộ kho lƣu trữ Tỉnh uỷ sẽ tiến hành các thủ tục loại những hồ sơ đã hết giá trị trong phông lƣu trữ Tỉnh uỷ ra khỏi phông và sau đó chuyển chúng về phông Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng. Nguồn tài liệu đƣợc bổ sung từ phông các ban đảng, đoàn thể tỉnh là những hồ sơ, tài liệu của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh có thời hạn bảo quản tạm thời, cán bộ nghiệp vụ trong quá trình chỉnh lý phông các ban đảng, đoàn thể đã sắp xếp sơ bộ và để riêng ra sau đó đƣa vào bổ sung cho thành phần, nội dung của tài liệu chính Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh. Đây là nguồn bổ sung tài liệu rất quý, nhất là trong bối cảnh tài liệu thu về thiếu nhiều. Tài liệu đƣợc bổ sung là những tài liệu có giá trị, là bản chính của Đảng uỷ khối gửi Tỉnh uỷ để báo cáo hoặc xin ý kiến, gửi các ban đảng, đoàn
thể tỉnh là những đảng bộ, chi bộ trực thuộc Đảng uỷ để lãnh đạo, chỉ đạo, hƣớng dẫn. Thƣờng có các loại: tài liệu đại hội, báo cáo, nghị quyết, thông báo, hƣớng dẫn, kế hoạch, công văn... Hình thức bổ sung này đem lại hiệu quả cao, không tốn kém, tài liệu bổ sung đã đƣợc lập thành hồ sơ hoặc phân loại sơ bộ, tiết kiệm cả về kinh phí và nhân vật lực. Tuy nhiên khối lƣợng này chiếm tỷ lệ không nhiều, hồ sơ chuyển giao đƣợc lập theo đặc trƣng thời gian- tác giả kết hợp với tên loại, chƣa thật phù hợp với phƣơng án phân loại tài liệu của phông Đảng uỷ.
Sau khi tiến hành các biện pháp nhằm thu thập, bổ sung tài liệu vào Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, kết quả đã tập