2.3.1. Ưu điểm:
Việc tổ chức khoa học tài liệu phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đã đạt đƣợc những kết quả quan trọng. Đó là:
- Tập trung quản lý thống nhất tài liệu của Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ năm 1983 cho đến năm 2000 về Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định. Thực hiện đúng theo tinh thần Quyết định 20 và các văn bản liên quan về nội dung, thành phần Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Đƣa ra phƣơng án phân loại tài liệu, giải quyết đƣợc vấn đề về vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác phân loại tài liệu đối với tài liệu lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh trong lúc những văn bản chỉ đạo về phân loại khối tài liệu này chƣa đƣợc Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng thống nhất ban hành, nhƣng vấn đề về thu thập, quản lý tập trung tài liệu thì đã, đang đặt ra khẩn trƣơng và cấp thiết. Về cơ bản phƣơng án phân loại này đã bao quát hầu hết tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh, thể hiện rõ nét cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ bao gồm Đại hội đại biểu Đảng bộ khối - cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ khối, Ban Chấp hành Đảng bộ khối. Trong đó việc hình thành nên các hồ sơ vấn đề, hồ sơ chuyên đề, vụ việc phát huy tốt tác dụng trong khai thác tra tìm, nhận đƣợc sự quan tâm, ủng hộ từ phía độc giả. Nó đáp ứng tốt nhất nhu cầu tìm kiếm những nội dung liên quan đến vấn đề, chuyên đề, vụ việc đặc biệt là việc sơ kết tổng kết những chỉ thị, nghị quyết triển khai trong thời gian dài.
Ví dụ: hồ sơ thực hiện Nghị quyết của Bộ Chính trị về cuộc vận động làm trong sạch và nâng cao sức chiến đấu của các tổ chức Đảng và bộ máy Nhà nƣớc, làm lành mạnh các quan hệ xã hội (Nghị quyết số 04-NQ/TW ngày 12-9-1987). Ở hồ sơ này ngƣời đọc có thể tra tìm tổng thể những tài liệu liên quan từ Nghị quyết của Bộ Chính trị đến kế hoạch, hƣớng dẫn thực hiện Nghị quyết của Đảng uỷ khối Dân Đảng rồi đến các báo cáo sơ kết của các đảng bộ, chi bộ trực thuộc, thậm chí là cả những văn bản liên quan sau khi thực hiện Nghị quyết này hoặc những văn bản tiếp tục triển khai thực hiện Nghị quyết nhƣ Chỉ thị 27-CT/TW của Ban Bí thƣ Trung ƣơng ngày 04-02-1988 về chính sách xử lý đối với đảng viên phạm sai lầm trong cuộc vận động này...
- Tài liệu đã đƣợc xác định giá trị loại ra khỏi phông những tài liệu trùng, thừa, hết giá trị, bảo đảm tài liệu trong từng hồ sơ có giá trị tƣơng đồng, hồ sơ đƣợc xác định giá trị bảo quản cho từng đơn vị bảo quản, tối ƣu hoá
thành phần tài liệu trong phông, tạo điều kiện tốt nhất cho công tác bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu.
- Tài liệu đƣợc lập thành hồ sơ, đƣợc biên mục bên trong và bên ngoài, tháo gỡ ghim chống gỉ... và bảo quản trong cặp hộp, xếp trên giá tủ đảm bảo công tác bảo quản tài liệu an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, thuận tiện cho công tác tra tìm.
- Tài liệu đƣợc hệ thống hoá và xây dựng công cụ tra tìm theo lối thủ công truyền thống: quyển mục lục hồ sơ.
Tuy mới chỉ là những kết quả bƣớc đầu, song việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định so với thời kỳ trƣớc đây là một bƣớc tiến đáng kể. Tài liệu lƣu trữ đƣợc bảo quản an toàn, đảm bảo các yêu cầu về khai thác, sử dụng tài liệu góp phần nâng cao chất lƣợng và giá trị sử dụng của tài liệu, khắc phục đƣợc tình trạng tài liệu tồn đọng, chƣa đƣợc chỉnh lý. Trong điều kiện khung phân loại mẫu chƣa đƣợc Trung ƣơng ban hành, tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định trực thuộc Tỉnh uỷ Nam Định đã đƣợc phân loại, hệ thống hoá theo một trật tự nhất định, giúp cho công tác quản lý, phục vụ khai thác tài liệu đƣợc thuận lợi hơn, bảo quản tài liệu an toàn.
2.3.2. Hạn chế:
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định còn bộc lộ nhiều hạn chế trên các mặt:
- Việc tập trung quản lý tài liệu của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định vào kho lƣu trữ cấp uỷ tỉnh chƣa đƣợc thực hiện triệt để theo đúng quy định. Tài liệu còn thiếu nhiều, thậm chí thiếu cả những thành phần quan trọng trong phông đặc biệt là tài liệu của giai đoạn từ khi thành lập đến năm 1983 chƣa đƣợc thể hiện trong phông.
- Tất cả các khâu nghiệp vụ liên quan đến phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá, xây dựng công cụ tra tìm đều không đƣợc thực hiện ở cơ quan sản sinh ra tài liệu - Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định theo quy định. Tài liệu giao nộp vào lƣu trữ cố định trong tình trạng bàn giao theo mét giá tài liệu, không có thống kê, mục lục hồ sơ đi kèm, không có lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông theo quy định. Hồ sơ, tài liệu khi giao nộp vào lƣu trữ lịch sử bị xáo trộn, không theo một trật tự logic nào.
- Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định hiện nay vẫn chƣa đƣợc xây dựng bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, bản hƣớng dẫn phân loại lập hồ sơ, bản hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu, bản phƣơng án hệ thống hoá tài liệu...
- Việc phân loại tài liệu trong phông áp dụng phƣơng án thời gian - cơ cấu tổ chức đã không triệt để theo phƣơng án này. Tài liệu thực chất vừa phân theo phƣơng án thời gian cơ cấu tổ chức vừa có một phần theo phƣơng án thời gian - đề mục vấn đề (nhóm hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc) gây nên sự thiếu thống nhất chung trong quá trình phân loại cũng nhƣ tra tìm tài liệu. Chúng ta đều biết rằng, đơn vị để phân loại tài liệu là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản, nhƣng thực tế ở đây khi phân loại cán bộ lƣu trữ phải khôi phục các hồ sơ, đơn vị bảo quản lại từ đầu mà thực chất là đƣa tài liệu về thành hồ sơ, kết hợp với việc phân loại và xác định giá trị tài liệu. Tài liệu đƣa ra chỉnh lý với các sự kiện, công việc xảy ra đã quá lâu, việc hiểu biết của cán bộ lƣu trữ về những thông tin quá khứ cũng nhƣ hoàn cảnh và phƣơng pháp xử lý của lãnh đạo lúc bấy giờ không đầy đủ gây hạn chế tới việc phân loại, xác định giá trị tài liệu.
- Công tác xác định giá trị tài liệu còn có những tài liệu trong cùng một hồ sơ có giá trị không tƣơng đồng (thời hạn bảo quản khác nhau giữa các văn bản trong cùng một hồ sơ). Còn lƣu nhiều bản dự thảo, bản phô tô dấu và chữ
ký, bản viết tay hoặc các yếu tố về thể thức không đảm bảo. Điều này làm giảm độ tin cậy của tài liệu trong quá trình xử lý các thông tin. Đặc biệt là những năm 1983 đến 1991 do tài liệu giai đoạn này bị thiếu nhiều, cán bộ lƣu trữ trong quá trình chỉnh lý đã nâng giá trị của tài liệu lên.
- Việc xác định tên phông và giới hạn phông chƣa chính xác, chƣa khoa học dẫn tới việc hình thành nên một phông gọi là "Phông lƣu trữ các cơ quan Đảng uỷ khối tỉnh" mà thực tế là các phông: Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định; Đảng uỷ cơ quan Tỉnh uỷ; Đảng uỷ Khối Quản lý Nhà nƣớc; Đảng uỷ khối Quản lý kinh tế Hà Nam Ninh; Đảng uỷ Kinh tế Nam Hà.
2.3.3. Nguyên nhân hạn chế:
Thứ nhất đối với đội ngũ lãnh đạo, cán bộ công chức cơ quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định còn nhận thức chƣa đầy đủ về ý nghĩa, tác dụng của công tác tổ chức khoa học tài liệu, còn coi nhẹ vai trò, vị trí của công tác văn thƣ, lƣu trữ và giá trị của tài liệu lƣu trữ, chƣa quan tâm chỉ đạo kịp thời, đúng mức công tác này. Đơn cử nhƣ:
- Công tác lập hồ sơ hiện hành chƣa đƣợc thực hiện. Tài liệu của cơ quan sản sinh ra với tốc độ cao, nhƣng hầu hết các cán bộ, viên chức trong khi thừa hành công việc đều không chú ý đến các yêu cầu của nghiệp vụ lập hồ sơ, không lập hoặc có lập qua loa, hồ sơ bên trong thì các văn bản sắp xếp tuỳ tiện, không hề có mục lục văn bản, chứng từ kết thúc. Khi giao nộp cho lƣu trữ không có mục lục hồ sơ mà theo cặp, gói... tình trạng xếp tất cả các loại giấy tờ, văn bản, tài liệu tham khảo, bản nháp cá nhân v.v... khi giao nộp cứ thế giao, không cần quan tâm gì về nghiệp vụ lƣu trữ là phổ biến.
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chƣa đƣợc coi trọng dẫn tới tình trạng: cán bộ lãnh đạo, cán bộ chuyên môn đƣợc điều chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ cơ quan này sang cơ quan khác mang theo tài liệu để theo dõi, nghiên cứu, tham khảo. Cơ quan Đảng uỷ nhập tách nhiều lần; di chuyển địa điểm làm việc đã không làm tốt công tác bảo quản giữ gìn tài
liệu... Tất cả những biến động trên tạo nên một thực trạng tài liệu rất phức tạp: tài liệu thất lạc, lẫn phông, lẫn mặt hoạt động, lẫn đơn vị tổ chức, lẫn thời gian, lẫn nội dung...
Thứ hai là Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định chƣa chú trọng việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác này tuy đã có song còn thiếu, nhất là những văn bản hƣớng dẫn cụ thể, chi tiết. Các bản quy chế, nội quy, quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ ở Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định chƣa đƣợc xây dựng hoặc có đƣợc đề cập đến khi xây dựng các nội quy, quy chế, quy định hoạt động của cơ quan nhƣng rất ít, không đủ mạnh để tạo ra một cơ sở pháp lý cho công tác tổ chức khoa học tài liệu. Chƣa xây dựng và ban hành các loại văn bản phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu nhƣ: danh mục hồ sơ phục vụ cho công tác thu thập và lập hồ sơ hàng năm ở văn thƣ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, chƣa lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lƣu trữ cơ quan đúng thời hạn và thủ tục, khung phân loại tài liệu, các công cụ xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá tài liệu...
Thứ ba là cán bộ lƣu trữ Văn phòng Tỉnh uỷ khi chỉnh lý tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đã không hiểu biết đầy đủ về lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông nên việc xác định phông và giới hạn phông thiếu chính xác. Vì Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định có bề dày lịch sử hoạt động lại nhập tách nhiều lần, có thời điểm hoạt động trong những hoàn cảnh khó khăn, chiến tranh tàn phá, cơ quan di chuyển địa điểm... và nhiều lý do khác nữa nên tài liệu bị phân tán, thất lạc. Tình trạng tài liệu không đầy đủ trong khi Đảng bộ chƣa xây dựng xong lịch sử Đảng bộ của mình dẫn tới sự hiểu biết của cán bộ lƣu trữ khi nghiên cứu về lịch sử hình thành và phát triển của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định bị hạn chế.
Thứ tƣ là Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh chƣa quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ đối với đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên về công tác văn phòng, công tác văn thƣ, lƣu trữ với các quy trình nghiệp vụ chuẩn. Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh chƣa có cán bộ văn thƣ, lƣu trữ có nghiệp vụ chuyên môn về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Cán bộ đƣợc giao làm công tác văn thƣ, lƣu trữ kiêm nhiệm nhiều việc nên trách nhiệm về công tác văn thƣ, lƣu trữ không rõ ràng, không chú ý nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc, chƣa biết tổ chức công việc một cách độc lập và chủ động, không nắm vững về chuyên môn nên không thể tham mƣu cho cơ quan để làm tốt công tác này. Chế độ động viên, khen thƣởng, khuyến khích đối với cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa đủ mạnh, không tạo đƣợc động lực thúc đẩy đội ngũ cán bộ văn thƣ lƣu trữ yên tâm tâm huyết với nghề. Bên cạnh đó cũng thiếu những chế tài cụ thể đối với những tập thể, cá nhân phải chịu trách nhiệm khi không hoàn thành phần việc liên quan đến công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Có thể nói việc bố trí cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa đủ về số lƣợng, kiêm nhiệm nhiều việc, thiếu kiến thức chuyên môn làm cho cán bộ chƣa yên tâm gắn bó với nghề, thiếu chủ động trong công tác, coi công tác lƣu trữ chỉ là chỗ dừng chân tạm thời.
Thứ năm là triển khai ứng dụng tin học vào công tác văn thƣ, lƣu trữ ở Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định còn chậm, chƣa đồng bộ, gặp nhiều khó khăn, trở ngại trong việc thay đổi cách nghĩ, cách làm việc của đội ngũ cán bộ, chuyên viên (nhất là tầng lớp lớn tuổi). Việc nối mạng mới chỉ tiến hành từ tỉnh xuống Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng, chƣa kết nối xuống tới các đơn vị trực thuộc Đảng uỷ khối (có một số ít đơn vị thực hiện gửi nhận văn bản qua hộp thƣ điện tử của mạng Internet). Quá trình khai thác, sử dụng mạng mới ở bƣớc đầu; đối tƣợng sử dụng mạng để làm việc cũng nhƣ khai thác các cơ sở dữ liệu còn hạn chế, hiệu quả còn mức độ. Tình trạng tồn tại
song song hai hình thức vừa xử lý, khai thác trên mạng, vừa trên đƣờng công văn giấy tờ còn phổ biến. Hệ thống máy tính, phần mềm để cập nhật vừa trong quá trình triển khai vừa hoàn thiện dần nên còn gặp nhiều khó khăn.
Thứ sáu là việc đầu tƣ cơ sở vật chất chƣa đáp ứng nhu cầu công việc, chậm hiện đại hoá nhƣ phòng làm việc, kho lƣu trữ hiện hành, trang thiết bị chƣa đƣợc chú ý đúng mức, chƣa đảm bảo điều kiện cho công tác tổ chức khoa học tài liệu và việc quản lý bảo quản an toàn tuyệt đối tài liệu lƣu trữ.
Thứ bảy là việc chỉ đạo của các cấp uỷ Đảng (Tỉnh uỷ Nam Định đối với Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh; Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh đối với chính cơ quan mình và các tổ chức đơn vị trực thuộc Đảng uỷ) việc tổ chức thực hiện những nội dung của công tác văn thƣ, lƣu trữ, kiểm tra đôn đốc, sơ kết, tổng kết công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ chƣa thực hiện thƣờng xuyên, còn mức độ. Chƣa mở lớp tập huấn về nghiệp vụ lập hồ sơ công việc, công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với các đảng bộ, chi bộ cơ sở.
Tóm lại, công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định trong thời gian qua đã đạt đƣợc một số kết quả nhất định: tài liệu đƣợc tập trung quản lý thống nhất vào Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định, đƣợc tổ chức tƣơng đối khoa học và bƣớc đầu sử dụng có hiệu