Xác đ nh nhu c u mua hƠng vƠ phê duy t:
Khi có nhu c u mua hƠng đ n v d a trên Danh sách các nhƠ cung ng đ c ch p nh n đ l a ch n các nhƠ cung ng. Trong m t s tr ng h p đ c bi t khi mua s l ng nh ng i mua hƠng có th l a ch n các nhƠ cung ng không n m trong danh sách nƠy nh ng ph i đ m b o ch t l ng c a hƠng hóa mua phù h p v i yêu c u đ t ra, ph i ghi rõ vƠo Phi u yêu c u mua hƠng vƠ ph i đ c s phê duy t c a Ban Giám đ c.T t c các nhƠ cung ng nƠy đ c c p nh t vƠo danh sách vƠ ph i đ c s ch p nh n c a Ban Giám đ c. Vi c l a ch n nhƠ cung ng giúp xí nghi p tránh đ c r i ro không ki m soát đ c ch t l ng nguyên v t li u đ u vƠo theo yêu c u c a T ng công ty vƠ khách hƠng, h n n a, n u quy cách hƠng mua không phù h p v i thi t k s n ph m s nh h ng đ n k ho ch s n xu t c ng nh uy tín c a công ty.
Vi c l a ch n, đánh giá nhƠ cung ng d a trên kh n ng cung ng các s n ph m phù h p v i các yêu c u c a Xí nghi p, m c đ ki m soát áp d ng cho các nhƠ cung ng ph thu c vƠo s tác đ ng c a s n ph m mua vƠo đ i v i quá trình s n xu t s n ph m. Các tiêu chí đánh giá đ c thi t l p t ng đ i đ y đ nh : kh n ng cung c p, ch t l ng cung c p, đ n giá, đi u ki n thanh toán,ầvƠ các thông tin khác có liên quan. Vi c đánh giá các nhƠ cung ng m i c ng ph i đ c s xét duy t c a Ban Giám đ c.
Các B ph n mua hƠng có trách nhi m l p B ng theo dõi vƠ phơn tích nhƠ cung ng đ theo dõi quá trình cung ng, đơy lƠ c s cho vi c đánh giá l i nhƠ cung ng.
Ki m tra s n ph m mua vƠo:
T t c các s n ph m mua vƠo khi nh p v Công ty đ u đ c ki m tra xác nh n n u đ t các yêu c u đ t ra m i đ c đ a vƠo s n xu t. Ng i mua hƠng vƠ th kho có trách nhi m ki m tra s l ng, ch ng t c a hƠng hóa nh p v ; phòng Qu n tr ch t l ng có trách nhi m ki m tra ch t l ng c a các s n ph m mua vƠo.
B ph n K toán c a Xí nghi p theo dõi chi ti t đ n t ng nhƠ cung c p trên tƠi kho n Ph i tr nhƠ cung c p (331) theo t ng h p đ ng, t ng lo i hƠng hóa, d ch
v đ c cung ng, s ti n vƠ th i h n n , ph ng th c thanh toán đ b o đ m tính
chu n xác, đúng đ n v thông tin các kho n n ph i thanh toán cho nhƠ cung c p. B ch ng t thanh toán ph i đ m b o tính h p l , đ y đ , chính xác. K toán
tr ng, Giám đ c ho c ng i đ c y quy n h p pháp th hi n th m quy n duy t
chi khi th c hi n thanh toán v i nhƠ cung c p.
2.2.3.2.ăKi măsoátăchiăphíăs năxu t
Chi phí s n xu t chi m m t t tr ng l n trong t ng chi phí c a Xí nghi p, vì v y vi c ki m soát t t chi phí giúp cho Xí nghi p đ t đ c m c tiêu hi u qu thông qua vi c đ m b o m c ti t ki m chi phí ho c chi phí phát sinh th c t th p h n m c d toán chi phí đ c xơy d ng tr c đó. Xí nghi p s d ng ch y u lƠ các file excel đ tính toán giá thƠnh c tính theo đ nh m c tiêu hao nguyên v t li u vƠ th i gian gia công đ i v i các s n ph m. Các s li u c tính nƠy ph i đ c Ban giám đ c phê duy t.
- Ki m soát chi phí nguyên v t li u tr c ti p: đ i v i may gia công, lo i chi
phí này chi m t tr ng nh vì nguyên v t li u ch y u đ c khách hƠng cung c p vƠ ch u trách nhi m thanh toán, r i ro không cao. i v i vi c c tính chi phí nguyên v t li u tr c ti p trong giá thƠnh s n ph m, Xí nghi p xơy d ng đ nh m c tiêu hao nguyên v t li u tr c ti p đ phát hi n vƠ ng n ch n k p th i các gian l n ho c sai sót trong quá trình s n xu t nh : nguyên v t li u s d ng lƣng phí, sai m c đích, hao
h t, th t thoát ngoƠi đ nh m c. C n c đ ki m soátchi phí nguyên v t li u tr c ti p
lƠ các ch ng t : phi u xu t kho nguyên ph li u đ a vƠo s n xu t, báo cáo nh p xu t t n,ầ
- Ki m soát chi phí nhơn công tr c ti p: v i s l ng nhơn công r t đông
trong Xí nghi p, chi phí nhơn công tr c ti p chi m t tr ng l n trong t ng chi phí
c a các đ n hƠng nh n gia công vi c c tính chi phí nhơn công tr c ti p r t quan
tr l ng theo s n ph m. Vi c c tính l ng d a trên b c th , kinh nghi m vƠ tay ngh c a t ng công nhơn, h n n a, m c đ ph c t p c a s n ph m c ng lƠ c s đ
xác đ nh, phơn lo i đ n giá s n ph m. Các chi phí nƠy đ c ki m soát d a vƠo
B ng ch m công, Phi u xác nh n s n ph m hoƠn thƠnh, B ng đ nh m c đƣ đ c phê duy t,ầ
- Ki m soát chi phí s n xu t chung: các chi phí nƠy chi m t tr ng khá l n
t i Xí nghi p, chi phí s n xu t chung lƠ chi phí kh u hao tƠi s n c đ nh, chi phí
l ng cho nhơn viên v n phòng, chi phí đi n, n c,ầCác chi phí nƠy ch y u đ c phơn b theo doanh thu c a đ n hƠng, c n c vƠo các ch ng t liên quan, k toán t p h p vƠ phơn b chi phí s n xu t chung trong ph m vi toƠn phơn x ng theo t ng mƣ hƠng, đ n hƠng đ tính giá thƠnh s n ph m.
Ki m soát chi phí thi t h i do s n ph m h ng, không đ t ch t l ng
Các s n ph m h ng, không đ t ch t l ng t i Xí nghi p có nhi u nguyên
nhân khác nhau, có th do nguyên v t li u đ u vƠo không đ t ch t l ng gơy nh h ng đ n thƠnh ph m, có th do tay ngh ng i lao đ ng kém lƠm cho s n ph m b l i, không đ tiêu chu n xu t hƠng,ầvì v y Xí nghi p c ng chú tr ng vƠ vi c phát hi n vƠ tìm nguyên nhơn gơy ra s n ph m h ng, không đ t ch t l ng đ xác đ nh cách th c phù h p kh c ph c chúng.
Xí nghi p thi t l p th t c d ng v n b n nh m xác đ nh các ch đ ki m soát, trách nhi m vƠ quy n h n có liên quan t i các s n ph m không phù h p đ nh n bi t vƠ ki m soát đ phòng ng a vi c s d ng vƠ chuy n giao vô tình. Vi c ki m tra s n ph m không phù h p đ c th c hi n theo t ng công đo n s n xu t, n u s n ph m không đ t thì ph i yêu c u t s n xu t s a ch a b ng m t trong các cách sau:
+ S a ch a l i s n ph m cho phù h p (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Cho phép s d ng, thông qua ho c ch p nh n có nhơn nh ng b i Ban Giám đ c ho c khách hƠng.
Trong tr ng h p các s n ph m không đ t yêu c u đ ra, ch đ c chuy n
giao n u có s phê duy t cho Ban Giám đ c ho c có s đ ng Ủ c a công ty m . Các
h s theo dõi vƠ đo l ng đ c theo dõi vƠ l u tr t i Xí nghi p.
Các s n ph m s a ch a cho phù h p đ c phát hi n sau khi chuy n giao ho c đƣ b t đ u s d ng, Xí nghi p s có các hƠnh đ ng thích h p đ i v i các tác đ ng ho c h u qu ti m n c a s không phù h p. Khi c n thi t s áp d ng th t c ki m soát các s c b t ng vƠ thu h i s n ph m.
B ph n KCS c a Xí nghi p s ch u trách nhi m chính trong vi c ki m soát
s n ph m không đ t ch t l ng c a xí nghi p vƠ báo cáo choBan Giám đ c k p th i
đ có đ nh h ng gi i quy t, h n ch t i đa nh ng thi t h i mƠ Xí nghi p ph i gánh ch u khi không đáp ng v các yêu c u ch t l ng.
2.2.3.3.ăKi măsoátăThanhătoánăc aăKháchăhƠng
V c b n, các quy đ nh v ki m soát n ph i thu khách hƠng bao g m: theo dõi chi ti t n ph i thu đ n t ng khách hƠng, đ i chi u công n v i khách hƠng, đ nh k thông báo cho Ban Giám đ c tình hình n ph i thu đ có h ng x lỦ k p th i, th c hi n các bi n pháp ng phó k p th i n u khách hƠng thanh toán ch m ho c không thanh toán,ầ
Hi n t i, ph ng th c thanh toán ph bi n v i khách hƠng lƠ thông qua th tín d ng (L/C) mƠ ch y u lƠ L/C không th h y ngang. Ph ng th c nƠy đ c th c
hi n trên c s tuơn th các nguyên t c c b n nh s đ c l p, ngơn hƠng ch thanh
toán n u các ch ng t giao hƠng hoƠn toƠn phù h p v i L/C , đúng v i ch d n c a ng i mua, chính vì v y r i ro c a ph ng th c thanh toán nƠy khá th p so v i các ph ng th c khác. Xí nghi p đƣ ban hƠnh quy trình thu h i công n , trong đó quy
đ nh m ubi u chu n cho h p đ ng, thanh lỦ v i s t v n c a lu t s , quy đ nh h n
m c tín d ng c th cho t ng lo i khách hƠng, c th đ i v i khách hƠng chi m t tr ng doanh thu l n vƠ th ng xuyên thì h n m c nƠy dƠi h n so v i khách hƠng chi m t tr ng doanh thu nh vƠ giao d ch ít.
khách hƠng, kh n ng thanh toán c a khách hƠng. K toán công n ph i th c hi n công vi c t ng h p công n c a mình vƠo m i cu i tháng, nh v y s không k p
th i x lỦ các kho n n đ n h n trong tháng, h n n a, c ng không có v n b n quy
đ nh c th ngu n d li u hay các ch ng t đ k toán công n có th t ng h p s li u chính xác, không b sai sót khi ghi nh n công n . K toán công n ch a thi t
k B ng kê các ch ng t c n thanh toán, đ tránh r i ro lƠ b quên ho c sót m t
Hóa đ n nƠo đƣ đ n h n thanh toán.
2.2.4. Thông tin truy n thông
Thông tin lƠ y u t không th thi u đ doanh nghi p xơy d ng các m c tiêu vƠ đ a ra các quy t đ nh th c hi n các ho t đ ng ki m soát. thông tin h u ích cho doanh nghi p trong vi c qu n lỦ r i ro thì thông tin ph i đ t đ c hai yêu c u c b n: ch t l ng c a thông tin vƠ cách th c truy n đ t phù h p. Trong khuôn kh
đ tƠi, lu n v n chú tr ng đ n m t n i dung quan tr ng, nh h ng l n đ n vi c ra
quy t đ nh đ i v i NhƠ qu n tr đó lƠ H th ng thông tin k toán.
- V h th ng ch ng t : c thù c a ngƠnh may nói chung vƠ Xí nghi p may
Kon Tum nói riêng lƠ s d ng nhi u lao đ ng trong quá trình s n xu t kinh doanh, vì v y các ch ng t thu c ch tiêu lao đ ng ti n l ng luôn đ c Ban Giám đ c yêu c u l p đ y đ , chính xác nh : B ng ch m công, B ng thanh toán ti n l ng, B ng xác nh n s n ph m hoƠn thƠnh, Danh sách nhơn viên ngh m đau, thai s n h ng BHXH, B ng kê các kho n trích n p theo l ng,ầNgoƠi ra các ch ng t liên quan đ n bán hƠng, hƠng t n kho, tƠi s n c đ nh,ầ c ng đ c l p vƠ l u tr khá đ y đ . Quy trình l p vƠ luơn chuy n ch ng t đ c quy đ nh rõ rƠng t o đi u ki n xác đ nh
rõ công vi c, trách nhi m c a t ng cá nhơn vƠ b ph n liên quan t ng giai đo n
th c hi n nghi p v . Vi c phơn c p kỦ tên lên t ng ch ng t do T ng công ty quy đ nh c ng b o đ m s ki m soát ch t ch vƠ an toƠn đ i v i tƠi s n c a đ n v .
- Hình th c ghi s : đ c áp d ng t i Xí nghi p lƠ Nh t kỦ ch ng t , S k
toán theo hình th c nƠy đ c t ch c đ c t ch c vƠ s d ng g n li n v i h th ng tƠi kho n k toán giúp doanh nghi p có th ki m soát chi ti t đ n t ng đ i t ng k (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
toán nh ti n, hƠng t n kho, các kho n ph i thu, ph i tr (chi ti t đ n t ng khách hƠng, nhƠ cung c p). Hình th c nƠy phù h p v i Xí nghi p may Kon Tum nói riêng lƠ kh n ng theo dõi vƠ ki m soát chi ti t chi phí s n xu t theo t ng đ i t ng h ch
toán chi phí.
- H th ng báo cáo k toán: Vi c v n d ng h th ng báo cáo trong Xínghi p
may Kon Tum chú tr ng vƠo tuơn th trách nhi m l p, n p báo cáo tƠi chính theo quy đ nh c a NhƠ n c. Các báo cáo tƠi chính đ c l p theo Quy t đ nh
15/2006/Q -BTC, ch đ k toán hi n hƠnh vƠ các chu n m c k toán có liên quan.
Tuy nhiên các báo cáo ph c v cho K toán qu n tr ch a đ c quan tơm thi t l p, nh ng thông tin đ c thu th p ghi nh n lƠ các báo cáo c a t ng b ph n v tình hình s n xu t, kinh doanh.
Trao đ i thông tin n i b
Các thông tin trao đ i gi a Ban lƣnh đ o v i các b ph n, gi a các b ph n
v i nhau đ c th c hi n theo ch c n ng vƠ nhi m v c a t ng b ph n. Các ho t đ ng trao đ i thông tin đ c th c hi n thông qua các b ng thông báo , h p s n xu t hƠng tháng , h th ng phát thanh, m ng n i b , h p chu n b s n xu t,ầ
Các thông tin v hi u l c c a h th ng ch t l ng nh các k t qu c a đánh giá n i b , các hƠnh đ ng kh c ph c phòng ng a, k t qu th c hi n m c tiêu ch t l ng, theo dõi đo l ng, phơn tích s th a mƣn c a khách hƠng ầ đ c trao đ i thông qua các báo cáo, các cu c h p.
2.2.5. Giám sát
Các ho t đ ng giám sát giúp đánh giá ch t l ng c a h th ng ki m soát n i b , t đó có nh ng s a đ i, đi u ch nh cho phù h p v i tình hình th c t . th c
hi n công vi c giám sát thì nhƠ qu n lỦ tr c ti p th c hi n ho c thông qua các thông
tin ph n h i t các thƠnh viên tham gia trong h th ng. Th c t quan sát cho th y Xí nghi p k t q a vi c th c hi n v n còn nhi u v n đ c n c i thi n.
Nh đ c đi m các doanh nghi p v a vƠ nh , t i Xí nghi p vi c giám sát ch
h th ng KSNB l i không t o đi u ki n cho các nhơn viên ki m soát l n nhau, do v y thông tin mƠ ng i qu n lỦ nh n đ c s r t h n ch . i u nƠy có th do s h n