Công ty sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả Công ty mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào.
Chi phí quản lý của Công ty bao gồm các khoản trả lơng cán bộ quản lý, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn.. . và các khoản nộp NSNN nh thuế đất, thuế môn bài... Để theo dõi và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán Công ty sử dụng TK 642( CPQLDN). Nh vậy, chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty đợc theo dõi đúng nội dung phán ánh của TK 642 của bộ tài chính quy định trong hệ
Cũng nh chi phí bán hàng, TK 642 đợc kế toán Công ty hạch toán trên căn cứ bảng phân bổ lơng cán bộ quản lý và phần tính nộp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn... Kế toán thanh toán của Công ty ghi lập bảng kê số 1 ở cột nợ
TK 111 và ghi cột có TK 334 hoặc TK 338, ghi vào cột nợ TK 642 ở sổ chi tiết TK 642. Sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để cuối kỳ ghi sổ cái, kết chuyển sang bên nợ TK 911(XĐKQKD) làm cơ sở hạch toán lãi - lỗ và lập báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty.
Tại Công ty đầu t, xuất nhập khẩu nông lâm sản chế biến, các khoản chi phí quản lý của Công ty phát sinh đợc kế toán tổng hợp và phản ánh theo sơ đồ hạch toán sau : Sơ đồ hạch toán tổng hợp TK 642 " CPQLDN"
Biểu 8: Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
(ĐVT: Nghìn đồng)
Diễn giải Ghi nợ
TK 642 Các TK đối ứng ghi "Có" 111 334 333 338 214 142 642 334 805.120.000
Trả lơng cán bộ quản lý Cty 338
152.973.000
Trích nộp BHXH cho CBQL Cty 15%, BHYT 2%, kinh phí công đoàn
2% theo tổng quỹ lơng
1.874.120.000 Cuối kỳ kết chuyển "CPQL" sang TK 911 911 214 83.833.000
Khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý
111
273.457.000
Các khoản chi công phí, xăng dầu, vé cầu, hội nghị tiếp khách 333
296.829.000 Tổng số thuế phải nộp 142
125.678.000
Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển
SPS: 1.874.120.000 1.874.120.000 338
136.230.000
2. Khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý
83.833 83.833
3. BHXH,BHYT và kinh
phí công đoàn 152.973 152.973
4.Các khoản chi phí, hội
nghị tiếp khách 273.457 273.457 5. Tổng số thuế phải nộp 296.829 296.829 6. Các khoản phải trả, phải nộp khác 136.230 136.230 7. Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển 125.678 125.678 Cộng 1.874.120 273.457 805.120 296.829 289.203 83.833 125.678
Qua biểu 8 cho thấy, tổng chi phí quản lý của Công ty là 1.874.120 nghìn đồng. Tuy khoản chi phí cho cán bộ quản lý của Công ty không lớn chỉ bằng 10,36% chi phí kinh doanh của Công ty nhng cũng đủ để giúp cho cán bộ quản lý Công ty góp sức xây dựng và phát triển Công ty ngày một vững mạnh hơn. cụ thể: lơng cán bộ quản lý của Công ty năm 1999 là 805.120 nghìn đồng, chiếm 42,96% so với tổng chi phí quản lý của Công ty, chi phí văn phòng phẩm, hội nghị tiếp khách, tiền điện thoại, điện nớc, lệ phí giao thông chiếm 14,59%. BHXH, BHYT chiếm 8,16%...tổng chi phí quản lý năm 1999. Qua đó ta thấy, Công ty rất coi trọng tới công sức của cán bộ quản lý và việc giao dịch trong kinh doanh, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm qua.