Công ty tổ chức công tác kế toán tập trung. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc thu nhập, lập chứng từ kế toán, đến xử lý kiểm tra, phân loại chứng từ vào máy, thực hiện hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy với ch- ơng trình đã cài đặt.
Hiện nay, Công ty đã trang bị đợc một hệ thống máy vi tính nối mạng nội bộ, máy in, máy fax...phục vụ riêng cho công tác kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán vừa có chuyên môn nghiệp vụ, vừa sử dụng thành thạo máy vi tính. Chính vì vậy, việc thực hiện kế toán trên máy tại Công ty đã thực sự đợc nâng cao hiệu quả công tác kế toán thông qua tính năng u việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học.
Phần mềm FAST đợc xây dựng theo chế độ kế toán của Nhà nớc và đợc chia thành tám nghiệp vụ bao gồm:
Phân hệ hệ thống Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Kế toán hàng tồn kho
Kế toán TSCĐ
Kế toán chi phí giá thành
Tổ chức mã hoá các đối tợng: Khi đa phần mềm vào sử dụng, kế toán
làm việc kế toán hoàn toàn có thể khai báo lại cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà nớc
Thực hiện khai báo tham số hệ thống: Công ty quy định mã ngoại tệ ngầm định là USD
Kiểu hạch toán ngoại tệ: Theo giá hạch toán
Khai báo mã số thuế: Cách tính giá:
Cách tính khấu hao, khai báo danh sách tài khoản đợc khử trùng …
Danh mục tài khoản kế toán Công ty không sử dụng các tài khoản đã cài đặt sẵn trong phần mềm mà doanh nghiệp tự khai báo. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản từ cấp I đến cấp IV, mở chi tiết cho từng vụ việc, từng ngời sử dụng (phân cấp liên tiến). Đồng thời, xây dựng danh mục khách hàng, danh mục vật t, danh mục kho và tồn kho đầu kỳ …
Tổ chức chứng từ kế toán:
Chứng từ là khâu đầu tiên cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tợng sử dụng
Với mỗi phân hệ nghiệp vụ kế toán, FAST đã có sẵn các chứng từ cho ngời sử dụng. Tuỳ theo tính chất nghiệp vụ mà ngời chọn loại chứng từ cho phù hợp. Khi có một nghiệp vụ phát sinh, kế toán của phần hành có trách nhiệm cập nhật chứng từ đó vào máy. Mỗi loại chứng từ có màn hình nhập dữ liệu khác nhau với các yếu tố phù hợp với loại nghiệp vụ đó
Hệ thống sổ kế toán :
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung, đây là hình thức có nhiều đặc điểm thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy
diện nhập dữ liệu, máy sẽ tự động sử lý theo chơng trình cho phép lập các sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán (biểu số)
Sau đây là sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của fast
Accounting mà công ty hiện đang sử dụng:
Sơ đồ 9:
SƠ Đồ Tổ CHứC CáC NGHIệP Vụ Kế TOáN CủA FAST
Kế toán nhập số liệu Máy tự động sử lý chuyển số, tổng hợp dữ liệu
Vốn bằng tiền: Phiếu thu, phiếu
chi, báo có, báo nợ Sổ quỹ tiền mặt và TGNH Phải thu: Hoá đơn bán hàng, chứng từ phải thu khác Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản, Nhật ký
Các báo cáo tài chính
Báo cáo thuế Phải trả:
PN mua,chứng từ phải trả khác
Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết
công nợ
Báo cáo chi phí giá thành
Báo cáo quản Hàng tồn kho: PN,PX,chuyển kho Tài sản Nghiệp vụ khác: Bkê, Bphân bổ, phiếu KTtoán Thẻ TSCĐ, Btính KH… Thẻ kho, NX Tồn T ổ N G H ợ p