4. Đặc điểm về bộ máy tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh trong công ty:
4.5 Đặc điểm tổ chức kinh doanh:
* Cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh:
Hiện tại, phòng kinh doanh của công ty có quy mô còn rất nhỏ, số cán bộ nhân viên của phòng còn ít (5 ng ời) trong đó một ngời là trởng phòng và bốn ngời còn lại là cán bộ.
Sơ đồ 5 : Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh Tr ởng phòng
Cán bộ
Trởng phòng là ngời có chức vụ cao nhất trong phòng nên cũng là ngời đại diện duy nhất trong phòng tr ớc toàn thể công ty. Nhiệm vụ của trởng phòng là xây dựng kế hoạch kinh doanh chung dựa trên cơ sở tình hình kinh doanh của các năm và thông tin báo cáo từ các cán bộ kinh doanh cấp d ới. Từ đó đa ra chỉ tiêu doanh số cần phải đạt đợc hàng tháng, hàng quý hay hàng năm, đồng thời phân phối chỉ tiêu đó cho từng cán bộ kinh doanh. Cuối mỗi giai đoạn kinh doanh, trởng phòng phải tiến hành công tác đánh giá kết quả của từng thành viên trong phòng và của chung cả phòng, từ đó có các chế độ thởng, phạt cụ thể đối với từng thành viên, đồng thời có các đánh giá chung nếu đã tốt thì cần phải phát huy còn nếu ch - a tốt thì cần phải rút ra kinh nghiệm và đề ra các biện pháp khắc phục. Các cán bộ kinh doanh là những ng ời cấp dới trực tiếp thực hiện các kế hoạch chỉ tiêu mà tr ởng phòng đa ra, chuẩn bị báo giá và cách thức trao đổi về giá tr ớc khi đi chào hàng, chuẩn bị kỹ thuật và phơng pháp làm thầu, thờng xuyên phải đi công tác, tiến hành gặp gỡ tiếp xúc với khách hàng và bán hàng. Qua đó phải th - ờng kì báo cáo kết quả và tình hình thị tr ờng, tiến độ thực hiện kế hoạch đề ra, đa ra những nhận xét chung về tình hình thực hiện, những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện, đề xuất những kiến nghị yêu cầu giúp đỡ… cùng tr ởng phòng đề xuất các giải pháp các chiến lợc kinh doanh mới, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất, mang lại uy tín và lợi nhuận cho công ty, đa công ty ngày càng phát triển. Tuy nhiên, không chỉ riêng gì phòng kinh doanh mà ngay cả ban giám đốc của công ty cũng là những cán bộ rất tích cực tham gia vào công việc kinh doanh, vừa trực tiếp kinh doanh vừa tạo điều kiện cho các cán bộ kinh doanh.
Nh ta thấy, phòng kinh doanh có thể đ ợc coi là bộ mặt của công ty, bởi lẽ phòng này là cầu nối để đ a sản phẩm của công ty đến đợc với khách hàng, trong đó mỗi cán bộ kinh doanh phải th ơng xuyên nắm bắt thông tin về khách hàng, liên hệ tiếp xúc trức tiếp với khách hàng, chào hàng giới thiệu với khách hàng về sản phẩm của mình, t vấn thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của mình. Khi khách hàng có quyết định mua sản phẩm của mình thì đàm phán với khách hàng về các điều khoản cần phải có trong hợp đồng kinh tế để hai bên đi đến thống nhất chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng. Ngoài ra còn phải th ờng xuyên liên hệ, phối hợp với các phòng khác nh đã nói ở trên.
Trong tơng lai, do nhu cầu ngày càng tăng của thị tr ờng và nhu cầu mở rộng quy mô của công ty, phòng kinh doanh nói riêng, toàn công ty nói chung đang có nhu cầu tuyển thêm cán bộ.
* Quan hệ giữa phòng kinh doanh và các phòng khác trong công ty đợc thể hiện thông qua chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:
+ Phòng dự án: Chức năng chính của phòng này là xây dựng lên
các dự án cụ thể trên cơ sở thông tin tổng hợp hàng năm về kế hoạch mua hàng của các khách hàng, hợp tác chặt chẽ với phòng kinh doanh để lập nên các ch ơng trình hành động nhằm tăng tính hiệu quả trong thiết lập mối quan hệ với khách hàng, đặc biệt là những khách hàng truyền thống, hỗ trợ hoạt động bán hàng bằng việc duy trì thờng xuyên liên lạc với khách hàng.
+ Phòng xuất nhập khẩu: Chức năng chính của phòng này là tạo mối quan hệ mật thiết và thờng xuyên trao đổi hợp tác với đối tác là doanh nghiệp nớc ngoài, có thề cả doanh nghiêp trong n ớc, nhằm thực hiện các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu, mua bán vận chuyển hàng hoá. Nghiệp vụ này chỉ đ ợc tiến hành khi phòng kinh doanh và phòng dự án hoàn thành xong công việc chính là giao dịch với khách hàng và bán đợc hàng. Điều này hơi trái với quy luật thông thờng là phải nhập hàng trớc rồi mới bán hàng, sở dĩ nh vậy là do công ty cha có khả năng nhập khẩu hàng hoá về tr ớc, một mặt là do công ty cha đủ năng lực về tài chính, mặt khác công ty cha có kho bảo quản hàng dự trữ.
+ Phòng kĩ thuật: Nhiệm vụ chính của phòng này là thực hiện các thao tác về kĩ thuật nh t vấn thiết kế cho chủ đầu t về vị trí đặt máy, lựa chọn nguyên vật liệu, h ớng dẫn về sử dụng, ngoài ra còn thực hiện các dịch vụ sau bán hàng nh bảo trì, sửa chữa… Bởi vì tất cả các công việc này chỉ có những ng ời có chuyên môn mới thực hiện đợc. Công việc của phòng này chỉ đ ợc tiến hành khi phòng kinh doanh đã kí hợp đồng kinh tế và giao máy đến cho chủ đầu t , đôi khi trong quá trình chào hàng, đàm phán, th ơng lợng với khách hàng nếu nh có nhu cầu, cán bộ kinh doanh vẫn có thể yêu cầu cán bộ kĩ thuật cùng tham gia.
+ Phòng tài chính kế toán: Chức năng chính của phòng kế toán là
thực hiện các nghiệp vụ kế toán nh phối hợp cùng phòng kinh doanh để tiến hành thu tiền từ các hợp đồng đã kí với khách hàng sau khi phòng kĩ thuật đã tiến hành xong thao tác kĩ thuật bàn giao cho khách hàng. Ngoài ra còn thực hiện chiết khấu cho khách
hàng, liên hệ với ngân hàng thực hiện các giao dịch với đối tác, các bảo lãnh khi tham gia nộp hồ sơ dự thầu, kế toán về các khoản chi tiêu của doanh nghiệp, các bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo tài chính, lu chiểu tiền tệ, nói chung là các hoạt động có liên quan đến tiền.