1. Cơ sở lý luận:
Bước sang thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thi trường có sự điều tiết của Nhà Nước. Sự chuyển đổi này đă tác động sâu sắc tới các doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải hạch toán kinh doanh, phân cấp quản lý một cách khoa học, tự chủ về tài chính, phân phối thu nhập hợp lý và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự tồn tại và điều tiết của những quy luật kinh tế khách quan như: Quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, quy luật giá cả…đòi hỏi phải cung cấp những thông tin một cách kịp thời, chinh xác và toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư và tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở đề ra các chủ trương, chính sách và biện pháp quản lý thích hợp. Muốn làm được điều đó, các doanh nghiệp thương mại thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Một trong những biện pháp quan trọng để quản lý có hiệu quả là phải tiến hành phân tích các hoạt động kinh doanh nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng.
Như chúng ta đã biết, chi phí kinh doanh là bộ phận không thể thiếu được trong sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp thương mại. Quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh thương mại vì nó ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đến tình hình và kết quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt chi phí sẽ có tác động thúc đẩy quá trình hoạt
động kinh doanh, tăng doanh thu và hiệu quả kinh tế đặc biệt là tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Ngược lại nếu doanh nghiệp không quản lý tốt chi phí thì sẽ hạn chế kết quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế giảm. Nền tảng cơ bản cho công tác quản lý chi phí kinh doanh của các nhà quản trị chính là các thông tin phân tích do kế toán cung cấp.
Phân tích chi phí kinh doanh sẽ cung cấp những thông tin một cách chính xác kịp thời và toàn diện về tình hình chi phí của doanh nghiệp cho nhà quản lý và các đối tượng quan tâm biết được. Từ đó nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đề ra các chính sách, biện pháp hữu hiệu để góp phần sử dụng hợp lý chi phí kinh doanh đối với đơn vị mình. Trong giai đoạn hiện nay, nhu cầu thông tin ngày càng cao hàng ngày hàng giờ cần được cập nhật mới nhất thì thông tin phân tích do kế toán cung cấp cũng rất cần thiết. Thông qua phân tích kế toán sẽ thực hiện việc kiểm tra kiểm soát tình hình biến động của chi phí kinh doanh đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng hướng. Với ý nghĩa khoa học quản lý kinh doanh nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng vừa là chìa khoá tin cậy để đảm bảo tài sản tiền vốn của doanh nghiệp được sử dụng hợp lý thì thông tin phân tích càng trở nên quan trọng.
Và thực tế cho thấy rằng, trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã đạt được những tiến bộ đáng kể mà những thành tựu đó là sự góp phần không nhỏ của công tác phân tích hoạt động kinh tế của đoanh nghiệp trong đó có phân tích chi phí kinh doanh. Tuy nhiên, những bước phát triển mới của nền kinh tế thị trường làm cho hệ thống thông tin phân tích cần phải được hoàn thiện hơn. Nền kinh tế thị trường đặt ra hàng loạt các vấn đề, hàng loạt các yêu cầu mà kế toán chưa xử lý hoặc xử lý chưa hoàn hảo, triệt để. Vì vậy vấn đề cần hoàn thiện phân tích chi phí kinh doanh là nhằm tăng hiệu quả cho thông tin hạn chế tối đa những vấp váp trong quá trình đổi mới.
Đặc biệt trong giai đoạn hiện, nay nền kinh tế thế giới đang có những biến động mạnh mẽ, thường xuyên, liên tục. Nền kinh tế thị trường với quy luật cạnh tranh khắc nghiệt đòi hỏi các chủ thể tham gia phải nắm bắt kịp thời các thông
tin về giá cả, thị trường và các thông tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước.
Tại các doanh nghiệp thương mại nói chung khi đã tiến hành phân tích chi phí kinh doanh của đơn vị mình thì phải phân tích đầy đủ các nội dung liên quan đến chi phí kinh doanh, phải tiến hành phân tích chung và phân tích chi tiết theo các khoản mục chi phí (nếu có thể) như:
1. Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu
2. Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động. 3. Phân tích chi tiết các yếu tốchi phí theo từng chức năng hoạt động bao gồm phân tích chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp.
4. Phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc 5. Phân tích chi phí kinh doanh theo quý.
6. Phân tích một só yếu tố chi phí chủ yếu như: Chi phí tiền lương, chi phí trả lãi tiền vay…
Chỉ khi hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh cụ thể như trên thì các doanh nghiệp nói chung, các doanh ngiệp thương mại nói riêng mới có thể dựa vào qúa trình phân tích đó để tìm ra các khoản mục chi phí bất hợp lý ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của đơn vị mình, từ đó đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí theo từng khoản mục chi phí.
2. Cơ sở thực tiễn:
Chi phí kinh doanh của một doanh nghiệp là chỉ tiêu chất lượng phản ánh mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua chỉ tiêu này có thể đánh giá trình độ quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của chi phí kinh doanh các cán bộ nhân viên trong công ty đã không ngừng nghiên cứu tìm hiểu biện pháp tối ưu nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh nâng cao hiệu quả hoạt đông kinh doanh. Đặc biệt thông qua công tác phân tích chi phí kinh doanh các nhà quản lý đã tìm ra những bước đi đúng đắn trong việc đề ra các quyết định kinh doanh có tính khả thi nhất. Thực tế, tại công ty TNHH Ninh
Thanh, chỉ tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Do đó chỉ đánh giá chung được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong công ty.
Sở dĩ công ty chỉ tiến hành phân tích nội dung này là do Giám Đốc cùng kế toán trưởng công ty chưa nhận thấy được sự cần thiết của việc hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh đồng thời do những hạn chế của công tác hạch toán chi phí kinh doanh nên kế toán của công ty khó có thể hoàn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Mặt khác, công ty TNHH Ninh Thanh là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu sẽ làm giảm chi phí trong công tác phân tích.
Qua việc phân tích nội dung này, giám đốc cùng kế toán trưởng của công ty mới chỉ đánh giá tổng quát tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty có hợp lý hay không chứ không thể đi sâu đánh giá chính xác nguyên nhân dẫn đến sự biến động của từng khoản mục chi phí cũng như không thể phát hiện được những khoản mục chi lãng phí hay các khoản chi bât hợp lý. Chính vì vậy, các giải pháp tiết kiệm chi phí được đưa ra không mang tính khả thi cao.
Trong những kỳ kinh doanh tới, để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong kinh doanh, dựa vào hoạt động thực tế tại công ty TNHH Ninh Thanh cần phải hoàn thiện các nội dung phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động, phân tích chi tiết chi phí mua hàng, phân tích chi tiết chi phí bán hàng, phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và phân tích chi phí kinh doanh theo quý. Chỉ khi hoàn thiện các nội dung phân tích tình hình chi phí kinh doanh cụ thể như trên thì công ty mới có thể dựa vào quá trình phân tích đó để tìm ra các khoản mục chi phí bất hợp lý ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty và đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí theo từng khoản mục chi phí phát sinh tại công ty.
Công ty TNHH Ninh Thanh chuyên kinh doanh các mặt hàng như: Giấy in, mực in và các thiết bị phục vụ ngành in nhưng chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng giấy in trong đó có một lượng không nhỏ là giấy ngoại. Tổng chi phí kinh doanh mà công ty bỏ ra để kinh doanh là tương đối lớn bao gồm chi phí mua
hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà mỗi khoản mục chi phí này lại bao gồm nhiều khoản mục chi phí nhỏ hợp thành. Nếu không đi sâu phân tích chi tiết sự biến động của từng khoản mục lớn, nhỏ thì khó có thể phát hiện được những khoản chi lãng phí và càng khó hơn cho cán bộ quản lý trong việc đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí.