II. Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tạ
2.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ các yêu cầu của người mua bao gồm các yêu cầu hết sức cơ bản về mặt kỹ thuật như đặc tính kỹ thuật, thông số kỹ thuật, công nghệ, các yêu cầu về bảo hành, tiêu chuẩn sản xuất, môi trường. Bên cạnh đó, phần không kém quan trọng là các yêu cầu về mặt tài chính như yêu cầu làm rõ các chi phí tổng thể và chi tiết, giá dự thầu. Nó tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi. Nó cũng là cơ sở để lựa chọn nhà thầu trúng thầu (nhà thầu xếp thứ nhất).
Hiện nay, công tác lập hồ sơ mời thầu tại BQLDA vẫn còn nhiều thiếu sót như: chậm tiến độ so với kế hoạch, chất lượng chưa thực sự tốt, còn phải làm lại nhiều lần,…Thiếu sót trên do cả nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan. Tuy nhiên, nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu, trước hết chính tập thể BQLDA phải có những sáng kiến cải tiến quá trình lập hồ sơ mời thầu các gói thầu.
2.2. Nội dung biện pháp
- Nâng cao trình độ cán bộ lập hồ sơ mời thầu.
Chất lượng hồ sơ mời thầu là một trong những điều kiện quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Vì thế, việc lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi người lập phải có đủ kiến thức, kinh nghiệm và tính khách quan, tính chuyên nghiệp cao.
- Nâng cao chất lượng nội dung quan trọng trong hồ sơ mời thầu
Trong hồ sơ mời thầu có hai nội dung quan trọng là Chỉ dẫn cho Nhà thầu và bảng Tiên lượng. Hai nội dung này được soạn thảo càng kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì các Nhà thầu nắm được các thông tin về
gói thầu càng rõ ràng bấy nhiêu. Vì thế đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ mời thầu trong khi soạn thảo hai nội dung này phải thực sự chuyên tâm, chú ý và đem hết khả năng của mình vào trong công việc soạn thảo đó.
Một nội dung cũng không kém phần quan trọng trong hồ sơ mời thầu là việc soạn thảo hợp đồng xây lắp. Khác với công tác khác, hợp đồng trong đấu thầu được qui định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được Nhà thầu chấp nhận. Những qui định mà BQLDA đưa ra trong hợp đồng sẽ là những qui định mà cả BQLDA và Nhà thầu phải tuân theo kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế, nếu Bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài quá dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và Nhà thầu có thể sẽ thoái thác, lúc đó thì thiệt hại sẽ thuộc về phía BQLDA. Nhưng nếu bản điều kiện này lập một cách quá cứng nhắc, đẩy trách nhiệm cho các Nhà thầu … như thế sẽ hạn chế các Nhà thầu tham gia gói thầu. Cho nên đối với mỗi gói thầu, BQLDA nên đưa ra các điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể của việc thực hiện gói thầu.
Trong hồ sơ mời thầu phải qui định cụ thể các biện pháp xử lý nếu có các tình huống phát sinh xảy ra như chậm tiến độ so với kế hoạch mà nhà thầu đã thoả thuận với ban quản lý, chấm dứt hợp đồng khi công trình còn dở dang,…
Trong hồ sơ mời thầu cũng nên nêu rõ trách nhiệm của Nhà thầu: quy định trách nhiệm tổng quát và trách nhiệm cụ thể trong một số vấn đề. Trách nhiệm cụ thể là kế hoạch và biện pháp đảm bảo chất lượng, khắc phục các vi phạm về chất lượng, tuân thủ sự quản lý và giám sát chất lượng thi công của BQLDA, …những trách nhiệm này phải được nêu thật cụ thể đầy đủ và BQLDA cần phải dự tính trước mọi tình huống có thể xảy ra để có những quy định về vấn đề đó.
Tuy nhiên khi lập hồ sơ mời thầu không nên yêu cầu một cách quá máy móc về phương pháp thực hiện từng công việc cụ thể, loại nguyên vật liệu mà để từ Nhà thầu tìm ra cách thực hiện mà theo họ là hợp lý nhất
nhưng lại đảm bảo chất lượng. Có như vậy mới phát huy được tính sáng tạo của các Nhà thầu.
- Trường hợp BQLDA thuê tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu
Đối với các gói thầu có qui mô lớn hoặc trung bình, BQLDA phải thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu. Trong trường hợp này, BQLDA nên cung cấp đầu đủ các bản vẽ thi công, các catalogue về vật tư thiết bị, … cho tư vấn và thường xuyên có các trao đổi với các cán bộ tư vấn nhằm đẩy nhanh tiến độ và nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu.
2.3.Điều kiện thực hiện giải pháp
Để nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu của các gói thầu, BQLDA cần thực hiện các biện pháp khi có các điều kiện sau:
- Cán bộ lập hồ sơ mời thầu phải là người có năng lực chuyên môn cao, am hiểu về gói thầu, có trách nhiệm cao trong công việc.
- Cán bộ lập hồ sơ mời thầu trong khi soạn thảo hai nội dung này phải thực sự chuyên tâm, chú ý và đem hết khả năng của mình vào trong công việc soạn thảo đó.
- Các tài liệu đầu vào như: Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, … phải được lập chính xác so với điều kiện thực tế.
- Đối với các dự án phải thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu thì phải cung cấp đủ bản vẽ thi công, catalogue về vật tư thiết bị,…