tài chính tại công ty TNHH Kiểm Toán và Tư Vấn NEXIA ACPA
Thủ tục phân tích là một công cụ hữu dụng để đưa ra các quyết định khi các báo cáo tài chính có chứa các mối quan hệ cũng như những khoản mục bất thường. Thủ tục phân tích có thể được tiến hành từ việc so sánh một cách cơ bản các khoản mục đơn giản đến các thủ tục phức tạp các mối quan hệ. Thủ tục phân tích giúp việc xem xét kiểm tra các báo cáo tài chính một cách hiệu quả hơn đồng thời tiết kiệm được thời gian và công sức do giảm bớt được thủ tục kiểm tra chi tiết. Nhận biết được điều đó tại công ty TNHH Kiểm Toán và Tư Vấn NEXIA ACPA thủ tục phân tích được áp dụng một cách triệt để trong cả 3 giai đoạn: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán.
2.2.4.1. Lập kế hoạch kiểm toán
Thông thường tại công ty TNHH Kiểm Toán và Tư Vấn NEXIA ACPA những thông tin chung về khách hàng: loại hình công ty, cơ cấu tổ chức, giấy phép đầu tư, số vốn đầu tư và vốn pháp định, các loại hợp đồng được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán chung (PAF). Hàng năm trước khi tiến hành kiểm toán khách hàng thì những thông tin này được cập nhật thêm và được trình bày (BIF,BAF) được trình bày trong phần D của hồ sơ kiểm toán năm (CAF). Các thông tin được thu thập gồm: môi trường, thông tin, mục tiêu và chiến lược kinh doanh, vốn đầu tư, vốn pháp định, sản phẩm chính, nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà quản lý, quá trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, chế độ kế toán chung của đơn vị (cách ghi nhận tài sản cố định, phương pháp tính khấu hao, cách ghi nhận doanh thu, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, sự chuẩn bị cho việc công bố và báo cáo, quản lý tiền, quản lý tài sản…). Ngoài ra Kiểm Toán Viên còn thu thập các thông tin bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như các nhân tố về chính trị, nhân tố công nghệ, môi trường cạnh tranh trong cùng ngành, luật pháp liên quan đến ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
Việc xem xét, ghi nhận và phân tích các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của khách hàng là một công việc quan trọng và cần thiết. Nó giúp kiểm toán viên xác định và khoanh vùng những gian lận, sai sót trọng yếu và rủi ro trong hoạt động kinh doanh, đánh giá khả năng hoạt động liên tục của khách hàng, xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp hơn.
Sau khi thu thập thông tin phi tài chính, kiểm toán viên tiến hành so sánh và phân tích số dư năm nay so với năm trước dựa trên bảng cân đối thử và báo cáo kết quả kinh doanh mà khách hàng cung cấp tính đến thời điểm lập kế hoạch kiểm toán. Trong quá trình phân tích kiểm toán viên đặc biệt chú ý
tới mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau giữa các tài khoản trên bảng cân đối kế toán cũng như giữa các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Chẳng hạn khi thấy sự tăng lên của doanh thu mà giá vốn lại giảm, chi phí bán hàng giảm…đó là một dấu hiệu bất thường. Hoặc số dư hàng tồn kho giảm đi cần đối chiếu với lượng tiền thu và các khoản phải thu..
Dựa vào những so sánh đó, Kiểm toán viên đưa ra những nhận xét sơ bộ với bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị. Cả việc xem xét những biến động và việc thảo luận với ban giám đốc về sự biến động đó đều được trình bày trên giấy tờ làm việc (BPR).
Bên cạnh đó trong BPR KTV còn tiến hành phân tích các tỷ suất nhằm đưa ra những nhận định chính xác về tình hình tài chính của đơn vị: tính ra các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, khả năng sinh lời, tỷ suất hiệu quả hoạt động. Cuối cùng kiểm toán viên tiến hành tính toán các chênh lệch, xem xét mối quan hệ giữa các chỉ tiêu có liên quan với nhau để nhận xét, đánh giá độ tin cậy của thông tin và rủi ro dự kiến cho các tài khoản, từ đó xác định cách tiếp cận kiểm toán và thủ tục kiểm toán thích hợp trong các bước tiếp theo. Ngoài ra KTV còn quan tâm tới những thay đổi quan trọng trong kỳ có khả năng dẫn tới rủi ro, cũng như tính phức tạp trong hoạt động kinh doanh của khách hàng để cân nhắc việc tham khảo ý kiến của chuyên gia trong đánh giá.
2.2.4.2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Đây là giai đoạn sử dụng phương pháp kỹ thuật cụ thể theo từng đối tượng cụ thể nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán. Đó là giai đoạn triển khai cụ thể các kế hoạch kiểm toán một cách chủ động, tích cực chứ không dập khuôn máy móc. Trong giai đoạn này thủ tục phân tích được sử dụng như một thử nghiệm cơ bản bên cạnh các thủ tục kiểm tra chi tiết, nó không mang tính bắt buộc mà việc tiến hành thủ tục phân tích hay kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và các số dư phụ thuộc vào quyết định của kiểm toán viên. Tại công ty
TNHH Kiểm Toán và Tư Vấn NEXIA ACPA việc sử dụng thủ tục phân tích trong giai đoạn thực hiện kiểm toán được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí đặc biệt khi hệ thống kiểm soát nộ bộ của khách hàng được đánh giá là hoạt động có hiệu quả và các cơ sở dẫn liệu được kiểm tra không mang tính chất trọng yếu.
Đối với những khoản mục có số dư lớn biến động phức tạp thì KTV thường tiến hành thủ tục phân tích trước khi thực hiện kiểm tra chi tiết. Thông thường KTV xây dựng mô hình ước tính dựa trên kinh nghiệm của mình, sau đó so sánh số liệu của khách hàng với số liệu ước tính. :Kiểm toán viên phân tích sự biến động (so sánh số dư tài khoản giữa các kì với nhau, so với số dự toán và so với chuẩn chung của ngành, so sánh các tỉ suất tài chính như tỉ suất khả năng thanh toán, tỉ suất thể hiện cơ cấu vốn…), trắc nghiệm sự hợp lý (so sánh giá trị thực tế với giá trị dự toán) từ đó tìm ra các xu hướng biến động và tìm ra các mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin có liên quan khác. Nếu thấy chênh lệch trọng yếu phải tìm hiểu nguyên nhân bằng cách phỏng vấn nhân viên đơn vị, phân tích chi tiết tài liệu kế toán…từ đó KTV quyết định có thực hiện thêm các thủ tục kiểm tra chi tiết để dưa ra kết luận kiểm toán đúng đắn hay không?
2.2.4.3. Kết thúc kiểm toán
Tại công ty TNHH Kiểm Toán và Tư Vấn NEXIA ACPA việc thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn soát xét tổng thể rất được coi trọng nhằm đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán, giảm thiểu những rủi ro trong việc đưa ra ý kiến về các báo cáo kiểm toán.
Trong giai đoạn này người soát xét phân tích lại số dư của các khoản mục trên BCTC trong mối quan hệ vốn có giữa các khoản mục đó và đánh giá tính hợp lý. KTV tiến hành so sánh số dư năm nay sau khi điều chỉnh với số dư năm ngoái, tính ra chênh lệch tuyệt đối và chênh lệch tương đối. Nếu phát
hiện những dấu hiệu bất thường thì yêu cầu KTV thực hiện kiểm toán khoản mục đó giải thích rõ ràng, nếu KTV không thể giải thích thì phải tiến hành các thủ tục kiểm toán bổ sung. Trong giai đoạn này KTV đánh giá khả năng tiếp tục hoạt động của khách hàng thông qua xem xét các hoạt động có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong tương lai của khách hàng bằng việc lập bảng hỏi về các giả định hoạt động liên tục. Ngoài ra KTV còn có thể hiểu kỹ lưỡng hơn về hoạt động của công ty thông qua việc gửi thư xác nhận đến bên thứ ba có liên quan. Nguy cơ rắc rối về tài chính phải được KTV quan tâm trong việc ước lượng rủi ro kiểm toán cũng như mối quan hệ với giả thiết về hoạt động liên tục của Ban giám đốc trong quá trình lập báo cáo tài chính… Sau khi soát xét báo cáo tài chính lần cuối đảm bảo không còn sai sót trọng yếu nào trong BCTC của khách hàng.
2.3. Đánh giá chung về việc vận dụng thủ tục phân tích trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn NEXIA ACPA 2.3.1. Ưu điểm
Là một công ty mới đi vào hoạt động chưa lâu nhưng đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận. Đó là do công ty có đội ngũ nhân viên trình độ cao, phương pháp kiểm toán tiên tiến và việc áp dụng thủ tục phân tích một cách hiệu quả trong quá trình kiểm toán khách hàng. Phương pháp kiểm toán của NEXIA ACPA được xây dựng dựa trên cơ sở lý thuyết kiểm toán, tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán và quy định về kế toán, kiểm toán hiện hành ở Việt Nam hiện nay và thủ tục phân tích được sử dụng như là một công cụ hữu hiệu và khoa học trong cả 3 giai đoạn của cuộc kiểm toán đã giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
2.3.1.1. Về đội ngũ nhân viên
NEXIA ACPA là một công ty có chế độ đãi ngộ và các chính sách nâng cao năng lực nhân viên tốt. Hàng năm công ty có tổ chức tuyển dụng thu hút những sinh viên có thành tích học tập tốt tại trường đại học,đặc biệt khuyến
khích những sinh viên tốt nghiệp loại giỏi. Bên cạnh đó công ty thường xuyên có các khóa đào tạo nâng cao trình độ nhân viên và tạo điều kiện để nhân viên có thể tham gia các chương trình học ACCA, MBA. Vì vậy tuy mới thành lập nhưng công ty đã nhanh chóng thu hút được đội ngũ nhân viên trẻ có năng lực cao và đầy tâm huyết. Đó là điều kiện tiên quyết giúp công ty phát triển cũng như việc áp dụng thủ tục phân tích một cách có hiệu quả trong quá trình kiểm toán khách hàng. Đặc biệt trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán và soát xét cuối cùng thủ tục phân tích được thực hiện bởi những KTV có kinh nghiệm nhằm mục đích hạn chế rủi ro, nâng cao chất lượng kiểm toán.
2.3.1.2. Về giấy tờ làm việc
Tại NEXIA ACPA việc ghi chép giấy tờ làm việc rất được chú ý vì vậy trong quá trình thực hiện thủ tục phân tích KTV ghi chép dễ hiểu, logic. Thông qua giấy tờ làm việc KTV có thể dễ dàng thâu tóm được vấn đề và đưa ra các kết luận, đặc biệt việc đánh tham chiếu giúp việc tìm kiếm các thông tin có liên quan trở nên dễ dàng hơn. Hơn nữa việc ghi chép giấy tờ làm việc chuẩn còn giúp cho cuộc kiểm toán năm sau thực hiện dễ dàng hơn, các thông tin chung về hoạt động kinh doanh của khách hàng được lưu trong hồ sơ kiểm toán chung tạo điều kiện cho KTV năm sau có thể tiếp cận nhanh hơn với khách hàng.
2.3.1.3. Vận dụng linh hoạt thủ tục phân tích
Tại NEXIA ACPA thủ tục phân tích được sử dụng trong cả 3 giai đoạn của cuộc kiểm toán, áp dụng với hầu hết các khoản mục trong báo cáo tài chính thông qua các loại hình phân tích khác nhau. Trong giai đoạn lập kế hoạch KTV tiến hành rà soát sơ bộ BCĐKT, BCKQKD và tính ra các tỷ suất về cơ bản đã đạt được sự hiểu biết về nội dung của BCTC, thấy được những biến động trọng yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thay đổi chính sách kế toán, bộ máy quản lý của khách hàng, đánh giá khả năng hoạt động cuả khách hàng. Từ đó KTV có thể khoanh vùng những khoản mục chứa đựng rủi ro để thiết kế chương trình kiểm
toán phù hợp. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán Công ty đã kết hợp khéo léo giữa thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán. Trên thực tế tại NEXIA ACPA thủ tục phân tích được áp dụng nhiều trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, các khoản mục thường được áp dụng như tài sản cố định, chi phí trả trước dài hạn, chi phí trả trước ngắn hạn, doanh thu, các khoản mục chi phí…Việc thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn này giúp thu được những bằng chứng kiểm toán hữu ích và có tính thuyết phục cao và còn giúp tiết kiệm chi phí, thời gian. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán thủ tục phân tích đã được công ty áp dụng tốt và rất được coi trọng vì NEXIA ACPA luôn mong muốn giảm thiểu rủi ro để tạo uy tín với khách hàng. Tuy nhiên thủ tục phân tích không phải được áp dụng một cách máy móc mà tùy từng khách hàng với mức độ phức tạp khác nhau mà mức độ áp dụng thủ tục phân tích cũng khác nhau. Với những khách hàng với quy mô nhỏ, nghiệp vụ phát sinh ít thì KTV thường ít sử dụng thủ tục phân tích mà thiên về kiểm tra chi tiết còn đối với những khách hàng quy mô lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều và có nhiều biến động bất thường thì KTV thường thực hiện thủ tục phân tích nhằm khoanh vùng sai phạm trước khi thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết. Việc này đem lại hiêụ quả rất lớn, giúp thu được những bằng chứng có tính thuyết phục cao do nó thu được từ các thủ tục khác nhau, đồng thời giúp cho KTV có một cái nhìn tổng quát và sâu về những biến động trong hoạt động kinh doanh của khách hàng.
2.3.1.4. Về việc phân công công việc giữa các kiểm toán viên
Trong một cuộc kiểm toán việc phân công công việc cho các KTV phù hợp với năng lực từng người là một điều hết sức quan trọng, nó đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Vì vậy NEXIA ACPA rất chú trọng tới vấn đề này. Thông thường đối với thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán và trong giai đoạn soát xét thường được thực hiện bởi những KTV có kinh nghiệm. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán thì thủ tục phân tích được thực hiện bởi nhân viên cấp dưới nhưng đều được giám sát bởi trưởng nhóm
kiểm toán. Cách phân công công việc như vậy đã giúp nhân viên phát huy năng lực, nâng cao khả năng làm việc theo nhóm đảm bảo chất lượng kiểm toán và đúng thời hạn.
2.3.1.5. Về hệ thống kiểm soát chất lượng
Một yếu tố quan trọng góp phần vào sự phát triển của công ty trong những năm qua đó là công ty đã thiết kế một hệ thống kiểm soát chất lượng tốt. Trong đó có sự kiểm tra của các trưởng nhóm kiểm toán đối với các thành viên trong nhóm, của chủ nhiệm kiểm toán đối với công việc của nhóm kiểm toán và cuối cùng là của chủ phần hùn đối với báo cáo kiểm toán nhằm hạn chế tối đa những sai sót có thể có trong báo cáo kiểm toán.Việc kiểm tra này là độc lập nên đảm bảo tính khách quan trong việc đánh giá.
2.3.2. Nhược điểm
2.3.2.1. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Mục tiêu ở giai đoạn này là sự hiểu biết sơ bộ của KTV đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. Công ty đã tiến hành thu thập thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Tuy nhiên cũng như hầu hết các công ty kiểm toán ở Việt Nam, NEXIA ACPA chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc khảo sát và thu thập thông tin. Thông tin mà KTV thu thập được chủ yếu do khách hàng cung cấp, thời gian thu thập ít dẫn đến chất lượng thông tin thu thập được không cao. Hơn nữa trong quá trình tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng KTV không đánh giá khả năng hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng so với các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành.
Sau khi thu thập thông tin KTV thực hiện phân tích sơ bộ BCTC của khách hàng, bao gồm: bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Tuy nhiên công ty đã không tiến hành phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ