Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty luụn hướng tới việc thực hiện cỏc nguyờn tắc sau:
- Bảo đảm sự lónh đạo thống nhất của kế toỏn trưởng.
- Phự hợp với chức năng và nhiệm vụ của đơn vị, tạo điều kiện cho cỏn bộ cụng nhõn viờn kế toỏn nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn.
- Gọn nhẹ, trỏnh những khõu trung gian khụng cần thiết. Căn cứ vào khối lượng cụng tỏc kế toỏn nhiều hay ớt, nghiệp vụ kinh tế phức tạp hay đơn giản mà bố trớ cơ cấu bộ mỏy kế toỏn và phõn cụng người phụ trỏch.
Do đặc điểm tổ chức bộ mỏy và yờu cầu quản lý quy mụ hoạt động sản xuất nờn Cụng ty in Bỏo Hà Nội mới ỏp dụng hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập trung. Toàn bộ cụng tỏc kế toỏn được thực hiện tập trung tại phũng kế toỏn của cụng ty từ khõu ghi chộp ban đầu, tổng hợp bỏo cỏo và kiểm tra kế toỏn chi tiết đến hạch toỏn tổng hợp, cỏc phõn xưởng khụng cú kế toỏn riờng. Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được thiết lập thep kiểu trực tuyến. Phũng tài vụ – Thống kờ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giỏm đốc cụng ty cũn cỏc nhõn viờn trong phũng được điều hành trực tiếp từ kế toỏn trưởng. Cỏc phần hành kế toỏn đều cú trỏch nhiệm liờn hệ với kế toỏn tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập bỏo cỏo định kỳ chung ngoài bỏo cỏo phần hành. Quan hệ giữa cỏc lao động kế toỏn phần hành là quan hệ ngang, cú tớnh chất tỏc nghiệp, khụng phải là quan hệ trờn dưới cú tớnh chất chỉ đạo.
S
Dưới đõy ta xem xột vai trũ cụ thể của từng kế toỏn:
* Kế toỏn trưởng ( kiờm trưởng phũng ): là người giỳp việc cho giỏm đốc về cụng tỏc chuyờn mụn, phổ biến chủ trương và chỉ đạo cụng tỏc chuyờn mụn của bộ phận kế toỏn, chịu trỏch nhiệm trước cấp trờn và chấp hành luật phỏp chế độ tài chớnh hiện hành. Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp, cõn đối mọi số liệu phỏt sinh trong cỏc tài khoản, lập bỏo cỏo kế toỏn, tham mưu cho giỏm đốc về quản lý tài chớnh phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh ở cụng ty, đồng thời hướng dẫn đụn đốc mọi bộ phận kế toỏn chấp hành nghiờm chỉnh cỏc quy định, cỏc chế độ kế toỏn do nhà nước quy định. Kế toỏn trưởng cũn cú trỏch nhiệm kiểm tra tỡnh hỡnh tài chớnh về vốn và huy động vốn, thực hiện tổ chức sử dụng vốn cú hiệu quả, khai thỏc cỏc khả năng tiềm năng của tài sản, cung cấp cỏc thụng tin và tỡnh hỡnh tài chớnh một cỏch trung thực, chớnh xỏc và kịp thời để ban giỏm đốc ra quyết định kinh doanh cú hiệu quả tối ưu.
* Kế toỏn thanh toỏn: là một nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch về vấn đề cỏc khoản thanh toỏn của cụng ty như: đối với nhà cung cấp khi mua cỏc yếu tố
Kế toỏn trưởng Kế toỏn vật tư, tài sản Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn tiền lương Kế toỏn tổng hợp Thủ quỹ
đầu vào phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất, với khỏch hàng trong quan hệ mua bỏn với cụng ty, với ngõn hàng, cũng như với ngõn sỏch nhà nước…
Kiểm tra, kiểm soỏt cỏc chứng từ hoỏ đơn hợp lệ đó được ký duyệt để lập phiếu thu chi, định khoản theo đỳng tớnh chất của nội dung kinh tế đó được phản ỏnh và để thanh toỏn thu chi kịp thời. Phõn loại kờ khai cỏc hoỏ đơn được hoàn thuế theo quy định của nhà nước. Thường xuyờn nắm và quản lý tiền mặt thu chi hàng ngày, đối chiếu xỏc định số tồn quỹ cuối ngày để cú số liệu chớnh xỏc bỏo cỏo trưởng phũng và giỏm đốc.
Xỏc định doanh thu bỏn hàng trong kỳ. Mở sổ sỏch theo dừi chi tiết từng khỏch hàng, từng khoản cụng nợ phải thu phải trả, thanh toỏn tiền hàng cho khỏch hàng phải đủ chứng từ hợp lệ và đó được giỏm đốc ký duyệt. Thường xuyờn đối chiếu cụng nợ phải thu, cụng nợ phải trả để thanh toỏn dứt điểm.
* Kế toỏn tổng hợp: Tập hợp đầy đủ mọi chi phớ phỏt sinh để tớnh giỏ thành sản phẩm. Xỏc định kết quả kinh doanh của cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh trong cụng ty cũng như thực hiện cụng tỏc kế toỏn cuối kỳ, giữ sổ cỏi tổng hợp cho tất cả cỏc phần hành và ghi sổ cỏi tổng, lập bỏo cỏo nội bộ và cho bờn ngoài đơn vị theo định kỳ bỏo cỏo ( như bỏo cỏo tài chớnh nộp cơ quan thuế, cấp trờn, tổng cục thống kờ…) hoặc theo yờu cầu đột xuất.
* Kế toỏn vật tư, tài sản: Theo dừi, ghi chộp tớnh toỏn giỏ thành thực tế của từng loại nguyờn vật liệu, quản lý theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất của từng loại nguyờn vật liệu, xỏc định tỡnh hỡnh tồn kho thường xuyờn theo số lượng và giỏ trị, thường xuyờn kiểm tra đỏnh giỏ chất lượng thực tế của vật tư tồn kho, lập cỏc bỏo cỏo, bỏo biểu, kiểm kờ định kỳ để phục vụ cho cụng tỏc tổng hợp và quyết toỏn.
Lập sổ sỏch theo dừi hạch toỏn kế toỏn, lập thẻ theo dừi từng loại TSCĐ và phản ỏnh giỏ trị hao mũn hàng năm của TSCĐ để tớnh giỏ trị cũn lại của TSCĐ của kỳ bỏo cỏo. Ghi chộp tỡnh hỡnh tăng giảm, mua sắm xõy dựng cũ mới của từng loại TSCĐ.
* 2 kế toỏn tiền lương và thụng kờ phõn xưởng: với đặc điểm là lương khoỏn, lương của cụng nhõn viờn và cỏn bộ viờn chức trong cụng ty được thanh toỏn vào thứ 6 hàng tuần nờn cụng việc của kế toỏn tiền lương tương đối vất vả. Do vậy, trong bộ mỏy kế toỏn của đơn vị cú 2 kế toỏn tiền lương và thống kờ phõn xưởng để phục vụ cho đặc thự quản lý của cụng ty. Kế toỏn lương cú nhiệm vụ nhận bản chấm cụng, phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu giao khoỏn, biờn bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, cụng việc hoàn thành… từ cỏc phõn xưởng chuyển lờn, sau đú tiến hành ghi chộp, tổng hợp số liệu về số lượng, thời gian và kết quả lao động, tớnh lương, trớch cỏc khoản theo lương, BHXH, BHYT và kinh phớ cụng đoàn, phõn bổ chi phớ nhõn cụng đỳng đối tượng sử dụng lao động và thanh toỏn cho người lao động.
* Thủ quỹ: Nắm được cỏc nguyờn tắc quản lý thu chi tiền mặt của nhà nước và cụng ty quy định. Căn cứ vào cỏc phiếu thu chi đó lập, nguồn tiền thu vào chi ra phải cú chứng từ hợp lệ, được cấp cú thẩm quyền ký duyệt. Xỏc định, đúng dấu trờn hoỏ đơn số tiền thu chi rừ ràng vào bản kờ bỏn hàng thường xuyờn kịp thời.