Trong quá trình quản lý, công tác hớng dẫn của cơ quan quản lý là rất quan trọng vì không phải đơn vị nào cũng nắm đợc hết các văn bản quản lý của Nhà nớc đồng thời vận dụng đợc chúng vào thực tế phong phú sinh động. Công tác hớng dẫn thực hiện tốt sẽ giảm đợc những sai sót không đáng có, giảm đợc lãng phí và công sức do việc phải làm lại các báo cáo, đẩy nhanh tiến độ và tăng cờng hiệu quả công việc.
Trên toàn bộ quá trình quản lý cần tăng cờng sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan thuộc hệ thống quản lý và việc thông tin, báo cáo giữa cơ quan quản lý với đơn vị sử dụng vốn và giữa đơn vị quản lý với nhau. Hai biện pháp khả thi hiện nay là:
- Cải cách thủ tục hành chính theo hớng đơn giả, thống nhất về quy trình biểu mẫu.
- ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay, cả hai vấn đề nêu trên đều đagn ở dạng đề án của Nhà nớc và từng bớc thực hiện ở một số cơ quan đơn vị.
Mục tiêu và yêu cầu của cải cách một bớc thủ tục hành chính là phải đạt đợc sự chuyển biến căn bản trong quan hệ và giải quyết công việc của dân và tổ chức. Cụ thể là: phải phát hiện và xoá bỏ những thủ tục thiếu đồng bộ, chồng chéo, rờm rà, phức tạp, đã và đang gây trở ngại trong việc tiếp nhận và xử lý công việc giữa các cơ quan Nhà nớc với nhau, giữa cơ quan Nhà nớc với công dân; tổ chức xây dựng và thực hệin các thủ tục giải quyết công việc đơn giản, rõ ràng thống nhất, đúng pháp luật và công khai; vừa tạo thuận tiện cho công dân và tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc, vừa có tác dụng ngăn chặn tệ nạn quan liêu cửa quyền, sách nhiễu và tham nhũng trong công chức Nhà nớc, đồng thời đảm bảo đợc trách nhiệm quản lý Nhà nớc giữ vững kỷ c- ơng pháp luật.
Để đạt đợc mục tiêu kể trên từ khi có chủ trơng cải cách thủ tục hành chính đến nay, trong hệ thống hành chính Nhà nớc đã và đang tiến hành các công việc:
- Tinh giảm thủ tục hành chính, loại bỏ những khâu xin phép, xét duyệt không cần thiết, giảm thiểu phiền hà tạo thuận lợi. ít tốn kém cho nhân dân và các tổ chức.
- Lập lại trật tự trong việc ban hành các thủ tục hành chính, chỉ các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền đợc pháp luật quy định mới đợc ban hành thủ
tụ, các cơ quan, tổ chức, các nhân thực hệin thủ tục không đợc tuỳ tiện đặt thêm các thủ tục.
- Tập trung cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đang có nhiều v- ớng mắc, nhiều hiện tợng tiêu cực nh: cấp đất xây dựng và giấy phép xây dựng, phân bổ và cấp phát vốn đầu t của Nhà nớc, các lệ phí đi liền với thủ tục…
Để công cuộc cải cách hành chính đạt hiệu quả, cần tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính. Cụ thể là:
- Đổi mới dồng bộ cơ chế ban hành thủ tục hành chính, đảm bảo tính pháp lý thống nhất, năng động hợp lý, khoa học của hệ thống thủ tục hành chính. Bỏ những thủ tục rờm rà, dễ lợi dụng. Mở rộng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực có sự kiểm soát của Nhà nớc, theo hớng giảm sự kiểm soát phi hiệu quả và không cần thiết nhng vẫn đảm bảo đợc vai trò quản lý của Nhà nớc .
- Công khai hoá và quy định cụ thể các trình tự, thủ tục giải quyết công ciệc, tạo thuận lợi cho cá nhân và tổ chức liên hệ công tác nắm đợcvà chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu theo đúng trình tự thủ tục ấy.
- Xây dựng cơ chế có hiệu quả để kiểm tra cán bộ, công chức tiếp nhận và giải quyết công việc, xử lý cán bộ vi phạm, khen thởng ngời có thành tích.
Tuy nhiên, việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý vốn sự nghiệp có tính chất đầu t XD gặp khó khăn sau: Mâu thuẫn giữa yêu cầu chặt chẽ, đầyđủ, chính xác của các thủ tục. Khối lợng văn bản quản lý, hồ sơ thủ tục hiện nay rất nhiều, liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành.Vì vậy, việc rà soát lại và chỉnh sửa, thay đổi các văn bản này là một công việc hết sức khó khăn, cần nhiều thời gian, tiền bạc, sức lực và phải tiến hành một cách thận trọng và đồng bộ, tránh việc sửa đổi nhiều lần các văn bản gây khó khăn cho công tác triển khai thực hiện của các cơ quan, đơn vị.
* Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của chơng trình quốc gia về công nghệ thông tin là xây dựng và triển khai thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực tinhọc hoá quản lý Nhà nớc. Chúng ta đã bớc đầu xây dựng đợc cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho việc ứng dụng tin học trong quản lý Nhà nớc và các hoạt động chuyên ngành. Trên cơ sở đó đã tổ chức triển khai từng bớc xây dựng các hệ thống thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý kinh tế, xã hội. Một số dự án thông tin đã và đang thực hiện là:
- Các dự án tin học hoá quản lý Nhà nớc tại các địa phơng và các bộ, ngành.
- Các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về Thống kê kinh tế- xã hội, Tài chính –ngân sách, tài nguyên đất, Công chức viên chức và các đối tợng hỏng chính sách, Dân c, Luật và các văn bản pháp quy.
