- Bên có: trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích vào chi phí Số d có: Phản ánh số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán gồm có 6 ngời hình thành nên bộ máy kế toán của công ty. Bộ máy kế toán sở hữu một phòng kế toán tài chính riêng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Ta có:
Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
* Chức năng và nhiệm vụ của từng ngời trong bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán chi phí, giá thành và tồn kho NVL Kế toán doanh thu, thuế và tồn kho thành phẩm Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền mặt và thanh toán lương Thủ quỹ
- Kế toán trởng chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty. Là ngời điều hành công việc chung bộ máy kế toán đồng thời kiểm kê kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định và tình hình tăng, giảm giá trị công cụ dụng cụ, phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí. Kế toán trởng là ngời lập các chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi quý thông qua các bảng tổng hợp và chi tiết các thành viên trong bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về các báo cáo kế toán đã lập. Đồng thời kế toán trởng phải là ngời phổ biến các chế độ, thể lệ tài chính mới cho các kế toán viên trong bộ máy kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ, bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn cho công ty.
- Kế toán tổng hợp
Là ngời có nhiệm vụ theo dõi, quản lý và xây dựng các báo cáo tổng hợp nh: Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL, báo cáo Thu chi tiền mặt.. Đồng thời kế toán tổng hợp kiêm luôn phần kế toán tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm giao dịch, ký các hợp đồng vay mợn và theo dõi tình hình tăng, giảm chi phí của tài khoản tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm về vay ngân hàng và thanh toán với ngân hàng.
- Kế toán doanh thu và thuế
Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng về hàng hoá và NVL, các dịch vụ đã đợc phục vụ cùng với các khoản ứng trớc và trả trớc cho khách hàng. Đồng thời theo dõi các khoản thuế phải nộp cho Nhà n- ớc, theo dõi, quản lý và phản ánh kịp thời và đầy đủ tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm.
- Kế toán thanh toán tiền mặt và tạm ứng
Là ngời chịu trách nhiệm thanh toán bằng tiền mặt cho các nhu cầu về thanh toán của công ty, có nhiệm vụ đối chiếu, theo dõi tiền lơng phải trả căn cứ vào bảng tiền lơng do phòng tổ chức lao động và tiền lơng tính ra dựa trên các bảng chấm công của quản đốc phân xởng. Đồng thời với việc theo dõi các
khoản thanh toán bằng tiền mặt, kế toán còn theo dõi các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
- Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành và tồn kho NVL
Là ngời có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán tổng hợp các khoản chi phí để tính giá thành sản phẩm. Cụ thể kế toán tổng hợp các khoản chi phí sản xuất, xác định đối tợng tập hợp chi phí và đối tợng tính giá thành, hớng dẫn các bộ phận có liên quan lập và luân chuyển các chứng từ chi phí cho phù hợp với các đối tợng hạch toán. Xác định tiêu thức phân bổ để phân bổ chi phí tính giá thành sản phẩm. Đồng thời hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL
- Thủ quỹ
Thuỷ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý và giữ tiền mặt, thu chi tiền sau khi đã kiểm tra và thấy rõ các chứng từ đã có đầy đủ điều kiện để thanh toán. Thủ quỹ là ngời có liên quan chặt chẽ với kế toán tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh có liên quan đến tài khoản tiền mặt và đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt.
Mặc dù chia bộ máy kế toán theo các phần hành riêng nhng giữa các phần hành đều có liên quan chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau. Đến cuối kỳ các kế toán viên đều phải có các số liệu báo cáo về phần hành kế toán của mình phụ trách cho kế toán trởng lập các báo cáo kế toán
2.1.5.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ của Công ty đợc phân thành 2 loại: - Các chứng từ gốc
- Các chứng từ kế toán
Trong đó, các chứng từ gốc là các minh chứng hợp pháp cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong công ty. Ngoài phòng tài chính - kế toán, các chứng từ này còn có thể đợc hình thành từ các phòng ban khác nhau nh phòng hành chính, phòng cung ứng vật t (phòng kế hoạch) các chứng từ gốc này là các…
hoá đơn của nhà cung cấp, các phiếu nhập kho, xuất kho NVL của phòng kế hoạch, các loại hoá đơn thanh toán dịch vụ nh dịch vụ Taxi, điện nớc, điện
thoại, các loại vé máy bay, tàu hoả đã đợc mua phục vụ cho các chuyến công tác của công ty, hoá đơn bán hàng của công ty . ngoài ra chứng từ gốc của…
công ty còn có thể là các giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán hay các hợp đồng mua bán, vay mợn tài sản, vốn..
Các chứng từ gốc này chính là cơ sở đầu tiên để hình thành nên các chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán của công ty chính là phiếu thu, chi tiền mặt, các chứng từ ghi sổ đợc kế toán trởng lập vào cuối mỗi tháng. Số liệu của chứng từ kế toán đợc lấy từ số liệu của các chứng từ gốc. Do vậy, các chứng từ kế toán thờng có các chứng từ gốc đính kèm.
Ví dụ: 1 phiếu chi tiền mặt thờng đợc đính kèm - 1 giấy đề nghị thanh toán
- 1 hoá đơn mua bán vật t
- phiếu nhập kho, xuất kho vật t, hàng hoá
Sau khi các chứng từ kế toán đợc hình thành, chúng sẽ là căn cứ để ghi chép các loại sổ chi tiết và tổng hợp khác. Đồng thời, các chứng từ gốc đôi khi cũng là cơ sở trực tiếp hình thành nên các bảng biểu phục vụ công tác hạch toán tổng hợp.
2.1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thơng mại Hà Nội sử dụng hầu hết các tài khoản có trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành. Trừ một số tài khoản dự phòng và TK 139, TK 229, TK 159, TK 6111.
Hệ thống tài khoản của công ty cũng bao gồm các tài khoản có kết cấu dạng tài sản, các tài khoản có kết cấu dạng nguồn vốn và các tài khoản thanh toán.
Ngoài các tài khoản cấp 2, công ty còn có 1 hệ thống các doanh thu tài khoản chi tiết phục vụ mục đích quản lý của giám đốc nh:
TK 6271 "chi phí sản xuất chung" đợc chi tiết thành các tiểu khoản: - TK 62710001: Chi phí tại kho Công ty
- TK 62710002: Chi phí tại tổ cắt dán - TK 6271003: Chi phí tổ phức hợp…
2.1.5.4. Hình thức sổ kế toán và tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách
Với t cách là một đơn vị hạch toán độc lập của Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thơng mại Hà Nội, đã lựa chọn cho mình một hình thức kế toán để áp dụng, đó là hình thức kế toán "chứng từ ghi sổ". Hình thức này đợc áp dụng từ khi công ty hạch toán kế toán thủ công, khi chuyển sang hạch toán trên máy vi tính vẫn giữ nguyên hình thức này. Định kỳ lập chứng từ ghi sổ của công ty là 1 tháng.
Hệ thống sổ chi tiết đựơc sử dụng tại công ty gồm:
- Sổ chi tiết các tài khoản thanh toán (TK 131, TK 331, TK 138, TK 338 )…
- Sổ chi tiết các tài khoản tập hợp chi phí (TK 621, TK 622, TK 627 )…
Các sổ chi tiết này đợc lập theo định kỳ là 1 tháng. Hệ thống sổ tổng hợp bao gồm:
- Nhật ký tài khoản: các TK có trong hệ thống TK của công ty
Ví dụ: Nhật ký TK 11110000, Nhật ký TK 15210001, Nhật ký TK 15210002…
- Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL
2.1.5.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Các báo cáo kế toán tổng hợp định kỳ vẫn đợc lập đó là: Bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán…
Các báo cáo này đợc lập định kỳ hàng tháng theo yêu cầu của giám đốc nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý toàn diện của giám đốc về công ty
Cuối quý IV, các báo cáo kế toán đợc lập nhằm 2 mục đích.
- Báo cáo kết qủa hoạt động của tháng 8 cho ban quản trị của công ty. - Kiểm toán các bảng khai tài chính phục vụ cho nhu cầu công khai tài chính cho các đối tợng khác.