1. Khẳng định lại việc khỏch trả buồng
Dựa vào danh sỏch khỏch dự định rời khỏch sạn nhõn viờn lễ tõn cần liờn lạc với từng khỏch để xỏc định thời gian khỏch sẽ trả buồng. Việc này đúng vai trũ quan trọng giỳp nhõn viờn thu ngõn chuẩn bị cho việc thanh toỏn với khỏch cú hiệu quả. Một số khỏch cú thể thay đổi kế hoạch như kộo dài thời gian lưu trỳ hoặc cũng cú thể đột xuất rời khỏch sạn trước thời gian dự định trả buồng. Việc nhõn viờn khẳng định lại việc trả buồng và rời khỏch sạn của khỏch cũn giỳp cho khỏch sạn chủ động hơn trong cụng tỏc quản lý buồng.
Tại nhiều khỏch sạn danh sỏch khỏch trả phũng ngày hụm sau được chuyển tới cỏc bộ phận cú liờn quan từ chiều ngày hụm trước để chủ động trong cỏc thủ tục trả phũng của khỏch.
2. Thụng bỏo khỏch trả buồng với cỏc bộ phận khỏc trong khỏch sạn
Bộ phận lễ tõn phải thụng bỏo kịp thời việc khỏch trả buồng cho cỏc bộ phận cung cấp dịch vụ của khỏch sạn, đồng thời đề nghị cỏc bộ phận này chuyển ngay cỏc hoỏ đơn dịch vụ chưa thanh toỏn của khỏch để chuẩn bị hồ sơ thanh toỏn cho khỏch. Bộ phận lễ tõn phải bỏo cho bộ phận buồng về việc khỏch sẽ trả buồng để bộ phận buồng chủ động kiểm tra mini bar, đồ dựng trong buồng, bố trớ dọn vệ sinh buồng để chuẩn bị đún khỏch khỏc.
3. Chuẩn bị hồ sơ thanh toỏn trước cho khỏch
Nhõn viờn thu ngõn dựa vào danh sỏch khỏch dự định thanh toỏn hàng ngày để chuẩn bị hồ sơ thanh toỏn cho khỏch. Thụng thường ca trước chuẩn bị hồ sơ thanh toỏn cho ca sau. Việc chuẩn bị tốt hồ sơ thanh toỏn trước cho khỏch sẽ giỳp cho việc thanh toỏn nhanh và hiệu quả.
Hồ sơ thanh toỏn gồm:
• Phiếu đăng ký khỏch sạn.
• Thư xỏc nhận đặt buồng.
• Cỏc loại hoỏ đơn dịch vụ chưa thanh toỏn của khỏch và cỏc phiếu ký nợ.
• Phiếu đổi buồng (nếu cú).
• Phiếu thanh toỏn trước của khỏch (nếu cú).
• Hoỏ đơn tổng hợp.
• Thư cảm ơn khỏch của tổng giỏm đốc khỏch sạn.
• Tất cả cỏc phiếu và hoỏ đơn trờn được xếp vào hồ sơ đề tờn khỏch ở ngoài và cỏc hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự số buồng để tiện sử dụng.
4. Kiểm tra số tiền đặt cọc của khỏch
Trường hợp khỏch đó đặt cọc một số tiền khi đặt buồng hoặc làm thủ tục đăng ký khỏch sạn, nhõn viờn thu ngõn phải kiểm tra kỹ để trỏnh nhầm lẫn trong khi làm thủ tục thanh toỏn cho khỏch.
Khi chuẩn bị hồ sơ thanh toỏn trước cho khỏch, nhõn viờn thu ngõn phải kiểm tra hồ sơ đăng ký khỏch để xỏc định trỏch nhiệm và phương thức thanh toỏn.
Trường hợp khỏch cú đặt cọc trước, khi thanh toỏn cần nhõn viờn thu ngõn phải trừ số tiền khỏch đó đặt cọc.
5. Đề nghị ngõn hàng chấp thuận việc thanh toỏn phụ trội của khỏch
Đối với khỏch hàng thanh toỏn bằng thẻ tớn dụng mà cú mức tiờu dựng lớn hơn mức quy định của ngõn hàng, nhõn viờn thu ngõn phải tiến hành xin sự chấp thuận thanh toỏn của ngõn hàng cho khỏch.
Cỏch xin chấp thuận thanh toỏn (Approved code): Bấm mỏy xin số tiền khỏch nợ khỏch sạn, trờn mỏy hiện lờn dũng chữ "Gừ số thẻ" (Enter card number) sau đú gừ phớm Enter và gừ vào mỏy ngày hết hạn của thẻ. Nếu khụng cú gỡ trục trặc mỏy sẽ hiện lờn dũng chữ "Gừ số tiền cần xin" (Enter amount), tiếp tục gừ số tiền cần xin vào mỏy, trờn mỏy sẽ hiện lờn dũng chữ "đồng ý cho thanh toỏn" (Authorized). Một số trường hợp khi cà thẻ qua mỏy mà khụng xin được Approved code thỡ nhõn viờn phải gọi điện ra ngõn hàng liờn quan để xin ngõn hàng chấp thuận. Nếu được thỡ ghi lại số Approved code. Trường hợp ngõn hàng khụng đồng ý nhõn viờn thu ngõn phải bỏo ngay cho khỏch để khỏch kịp thời giải quyết.