I/ Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty Thiết bị Bộ Thơng mại công ty Thiết bị Bộ Thơng mại
1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại, tên giao dịch quốc tế: MACHINERY COMPANY, viết tắt là MACHINCO 1, đợc thành lập theo quyết định số 617/TM – TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ trởng Bộ Thơng mại, là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ Thơng mại, do Nhà nớc đầu t, quản lý với t cách chủ sở hữu, tổ chức, hoạt động theo Luật doanh nghiệp nhà nớc. Trụ sở chính của Công ty: km số 9 đờng Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.
Công ty Thiết bị hiện nay đợc thành lập trên cơ sở của hai đơn vị chủ yếu: Công ty Thiết bị II Đông Anh, tiền thân là kho II Đông Anh thuộc Cục Thiết bị, Tổng cục Vật t và Công ty Thiết bị I Hà Tây, tiền thân là kho III Hà Đông thuộc Cục Thiết bị , Tổng cục Vật t trớc đây. Kho II - Bãi Trám - Đông Anh đợc thành lập khoảng cuối năm 1960, hoạt động tới ngày 8/4/1970 chuyển thành Công ty Thiết bị II và đến 19/9/1980 đợc Liên hiệp xuất nhập khẩu vật t chuyển thành Tổng kho II. Kho III - Hà Đông đợc thành lập khoảng cuối năm 1960, đầu năm 1961, hoạt động đến ngày 6/6/1970 chuyển thành Công ty Thiết bị I, đến 23/11/1978 đợc sát nhập với hai đơn vị khác thành Công ty Thiết bị I và đến tháng 9/1980 đổi tên thành Tổng kho I. Tổng kho I hoạt động đến 1/ 7/ 1983 thì sát nhập với tổng kho II thành Công ty thiết bị, trực thuộc Liên hiệp xuất khẩu vật t , Bộ Vật t. Sau đó với quyết định số 414/ VT – QĐ ngày 11/ 9/ 1985 , Liên hiệp xuất khẩu vật t đợc Bộ vật t đổi thành Tổng công ty Máy và Phụ tùng. Ngày 28/5/1993, công ty Thiết bị trực thuộc Tổng công ty Máy và Phụ tùng chính thức đợc thành lập theo quyết định số 617/TM – TCCB của Bộ trởng Bộ Thơng mại. Ngày 25/3/2003 theo quyết định số 0612/2003/ QĐ-BTM của Bộ tr- ởng Bộ thơng mại, Công ty Thiết bị trực thuộc tổng công ty Máy và phụ tùng đ- ợc chuyển về trực thuộc Bộ Thơng mại nh hiện nay.
Là một tổ chức kinh tế nhà nớc, Công ty Thiết bị có đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đợc sử dụng con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngân hàng theo qui định của Nhà nớc.
Công ty có nhiệm vụ kinh doanh các ngành nghề dới đây theo đăng ký kinh doanh và qui định pháp luật:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh trong nớc và đại lí mua bán: các loại máy móc thiết bị phục vụ xây dựng, thi công cơ giới, sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, phơng tiện vận tải, dây truyền sản xuất, thiết bị toàn bộ, phôi thép, thép thông dụng, vật t, nguyên vật liệu cho sản xuất, phụ tùng ô tô các loại, hàng công nghiệp, điện, điện tử, tiêu dùng, nông sản.
- Tổ chức sản xuất, gia công lắp ráp, bảo dỡng sửa chữa các loại máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải.
- Sản xuất, gia công và kinh doanh hàng da giày. - Đại lý bán xăng dầu.
- Thực hiện các dịch vụ cho văn phòng, nhà xởng, kho tàng và các dịch vụ khác.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo phơng pháp quản lý trực tiếp, tập trung nhằm giúp Ban giám đốc công ty có thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ , kịp thời. Hiện tại, bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty gồm có: Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh, các Phòng kinh doanh, Phòng tổ chức hành chính, Phòng tài chính kế toán và Phòng kế hoạch đầu t. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Ban giám đốc và các phòng nh sau:
- Giám đốc Công ty do Bộ trởng Bộ Thơng mại quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỉ luật. Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ Thơng mại và trớc pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc có quyền hành cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra còn điều hành trực tiếp đối với phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch đầu t.
- Phó giám đốc kinh doanh của Công ty giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc Giám đốc giao phó. Phó Giám đốc kinh doanh theo phân công của Giám đốc trực tiếp phụ trách các phòng kinh doanh của Công ty.
- Phòng kinh doanh do Phó giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty về hàng nhập ngoại, hàng mua và hàng bán. Phòng có chức năng xây dựng chiến lợc, phơng án kinh doanh tạo nguồn cho công ty, giao kế hoạch kinh doanh cho các cửa hàng, quản lý hệ thống kho. Ngoài ra, phòng còn trực tiếp triển khai các phơng án kinh doanh đã đợc Giám đốc phê duyệt.
- Phòng tổ chức hành chính tổng hợp là phòng nghiệp vụ tham mu giúp Giám đốc về: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng, hành chính, quản trị, thanh tra bảo vệ, quân sự thực hiện mọi chính sách chế độ với ngời lao động, đảm bảo đúng pháp luật, đảm bảo các trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo phơng hớng, mục tiêu của công ty đề ra.
- Phòng kế hoạch và đầu t là phòng nghiệp vụ tham mu giúp việc cho ban lãnh đạo công ty quản lý, điều hành trong lĩnh vực kế hoạch, thống kê, tổng hợp tình hình kinh doanh, sản xuất của công ty, xây dựng cơ bản và hợp tác liên doanh, liên kết kinh tế với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc nhằm phát triển sản xuất, kinh doanh theo phơng hớng, mục tiêu của công ty.
- Phòng tài chính kế toán là phòng nghiệp vụ tham mu, giúp việc cho Giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trong toàn công ty nhằm mục tiêu bảo toàn, phát triển vốn, tài sản của công ty, thực hiện nghĩa vụ thu nộp ngân sách nhà nớc theo chế độ tài chính kế toán do nhà nớc qui định, hớng dẫn và tổ chức chấp hành các chính sách, các qui định nghiệp vụ của cấp trên, của nhà nớc về tài chính kế toán một cách nghiêm túc, đúng đắn, kịp thời trong toàn công ty.
- Các cửa hàng là đơn vị tổ chức kinh doanh hạch toán phụ thuộc để trực tiếp thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty do phòng kinh doanh và phòng kế hoạch đầu t giao cho ( riêng cửa hàng số 2 còn có cả chức năng quản lý, kinh doanh kho nên cửa hàng này thực hiện cả 2 chức năng, nhiệm vụ của cửa hàng và của kho). Giám đốc Giám đốc Phó giám đốc kinh P. kinh doanh số P. kinh doanh số P. hành chính TH P. tài chính KT P. kế hoạch Cửa
Sơ đồ I.1: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại.
3. Các phơng thức nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu
Để khai thác hết thế mạnh của mình và nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty tiến hành đồng thời cả hai phơng thức nhập khẩu là: nhập khẩu trực tiếp và nhận uỷ thác nhập khẩu. Theo phơng thức nhập khẩu trực tiếp, Công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về tài chính, có quyền tìm kiếm bạn hàng, định đoạt giá cả, lựa chọn phơng thức thanh toán . Theo ph… ơng thức nhập khẩu uỷ thác, Công ty đứng ra thay mặt bên uỷ thác ký kết hợp đồng với ngời bán nớc ngoài, trong phơng thức này, Công ty chỉ đóng vai trò là đại lý và đợc hởng một tỷ lệ hoa hồng (hay còn gọi là phí uỷ thác) tính trên giá trị của lô hàng nhập khẩu theo sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng uỷ thác.
Phần lớn hàng hoá nhập khẩu của Công ty là các mặt hàng cồng kềnh, có giá trị lớn, chi phí kho bãi để dự trữ cao, xuất phát từ đặc điểm đó nên Công ty thờng tiến hành bán hàng theo phơng thức giao tay ba nhằm giảm bớt chi phí lu kho. Khi hàng nhập khẩu về tới cảng, Công ty tiến hành xuất thẳng cho các đơn vị trong nớc đã ký hợp đồng nội từ trớc mà không nhập kho. Trong một số ít tr- ờng hợp, hàng nhập khẩu nh các loại máy móc, thiết bị phụ tùng, nguyên vật
liệu có đặc điểm nhỏ gọn, giá trị thấp, dễ l… u trữ cũng đợc nhập kho để xuất bán dần trong nớc.