Thiết bị Bộ Thơng mại
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và trình độ quản lý, Công ty Thiết bị đã tổ chức bộ máy kế toán theo phơng thức trực tuyến, nghĩa là kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh.
Với phơng thức đó, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung (còn gọi là tổ chức kế toán một cấp). Theo mô hình này, Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty. Các cửa hàng trực thuộc Công ty đợc hiểu là các đơn vị trực thuộc trong mô hình kế toán tập trung, không đợc mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, toàn bộ công việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán của Công ty. Các cửa hàng trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ, nghĩa là định kỳ các cửa hàng trực thuộc Công ty phải lập các bảng kê kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán để tồng hợp, lên sổ sách kế toán và báo cáo kế toán của toàn Công ty.
Hiện tại phòng kế toán của Công ty có 10 nhân viên kế toán, mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số phần hành kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và tuân theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán. Nhiệm vụ của từng kế toán viên trong Công ty đợc qui định bởi chính nhiệm vụ mà mỗi phần hành kế toán phải đảm nhiệm:
- Kế toán trởng có nhiệm vụ phân công lao động, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên kế toán, đôn đốc giám sát việc sử dụng vốn tại các phòng kinh doanh, thực hiện phân tích, đánh giá, thuyết minh số liệu của các báo cáo tài chính của toàn Công ty.
- Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, việc lập bảng kê, nhật ký của các kế toán viên. Cuối
kỳ, kế toán tổng hợp tập hợp số liệu, vào sổ Cái các tài khoản, từ đó tiến hành lập các báo cáo tài chính, kết hợp với kế toán trởng phân tích quyết toán của đơn vị.
- Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động tiền mặt tại quỹ của Công ty.
- Kế toán tiền lơng thực hiện việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lợng lao động, thời gian, kết quả lao động; tính lơng và các khoản trích theo lơng; phân bổ chi phí nhân công; theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên.
- Kế toán ngân hàng theo dõi sự biến động của các khoản tiền gửi, việc mở L/C tại các ngân hàng và theo dõi tình hình thanh toán các khoản tiền vay ngân hàng.
- Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý việc nhập, xuất tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Đồng thời, thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu số liệu của sổ quỹ với sổ kế toán.
- Kế toán tài sản cố định thực hiện việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số l- ợng, giá trị tài sản cố định hiện có, phản ánh tình hình tăng giảm và hiện trạng của tài sản cố định trong phạm vi toàn doanh nghiệp cũng nh từng bộ phận sử dụng tài sản cố định; tính toán, phân bổ mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ tài chính qui định; tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định, tập hợp, phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh.
- Kế toán thanh toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, phải trả cho khách hàng; theo dõi tuổi nợ của các khoản phải thu, phải trả cũng nh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả này; đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng thời hạn cam kết trong hợp đồng.
- Kế toán hàng hóa có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập kho hàng hoá, theo dõi số lợng và giá trị hàng hoá nhập – xuất – tồn trong kỳ.
- Kế toán thuế theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách nhà nớc.
- Kế toán phí, lệ phí tiến hành tập hợp chi phí phát sinh theo đúng đối t- ợng, đúng phơng pháp đã lựa chọn, phù hợp với đặc điểm của Công ty; phân bổ chi phí cho các đối tợng gánh chịu chi phí theo phơng pháp thích hợp.
- Kế toán kết quả kinh doanh chịu trách nhiệm tính toán kết quả kinh doanh của Công ty khi kết thúc kì kế toán.
Sơ đồ I.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại. KT tổng hợp Kế toán trưởng KT tiên mặt, tiền lương KT ngân hàng Thủ quỹ kiêm KT TSCĐ KT phải thu phải trả KT hàng hoá KT thuế KT phí, lệ phí KT kết quả KD Kế toán tại các cửa hàng Báo sổ
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, Công ty đã lựa chọn hình thức Nhật ký chứng từ để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý, đồng thời giảm bớt khối lợng công việc ghi chép hằng ngày, nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, bộ phận kế toán Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting hỗ trợ quá trình ghi sổ này.
Mỗi một thơng vụ ngoại thơng đều đợc thực hiện bởi sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán. Phòng kinh doanh trực tiếp nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc, thu thập thông tin về mặt hàng nhập khẩu, từ đó đề xuất các phơng án kinh doanh nhập khẩu, còn Phòng kế toán tiến hành theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi mua hàng đến khi tiêu thụ hàng nhập khẩu đó.
Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, trớc tiên Phòng kinh doanh tiến hành đàm phán với bên đối tác nớc ngoài về mặt hàng nhập khẩu, giá cả, các phơng thức giao nhận hàng, thời gian nhận hàng, phơng thức thanh toán (chủ yếu thanh toán bằng L/C) .trên cơ sở đó lập ph… ơng án kinh doanh trình Giám đốc xem xét, ký duyệt.
Sau khi đợc Giám đốc duyệt, Hợp đồng nhập khẩu sẽ đợc ký bằng fax hoặc ký trực tiếp giữa các bên, tuỳ theo từng điều kiện cụ thể. Khi Hợp đồng nhập khẩu đã đợc ký kết, phòng kinh doanh chuyển bản Hợp đồng chính kèm với đơn xin mở L/C cho kế toán ngân hàng để làm thủ tục mở L/C. Sau khi bên bán kiểm tra nội dung L/C, nếu thấy phù hợp với những điều kiện đã ký trong hợp đồng, bên bán sẽ giao hàng lên tàu, đồng thời bên bán lập chứng từ thanh toán nhờ ngân hàng thông báo chuyển cho ngân hàng mở L/C xin thanh toán và giao bộ chứng từ cho Công ty để nhận hàng. Bộ chứng từ này gồm có: Hoá đơn thơng mại, Bảo hiểm đơn, Vận đơn, Giấy chứng nhận số lợng, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ . Khi nhận đ… ợc bộ chứng từ do phía bạn hàng nớc ngoài chuyển đến qua ngân hàng, kế toán kiểm tra lại nếu thấy phù
hợp với nội dung của L/C và hợp đồng đã ký thì lập lệnh thanh toán gửi đến ngân hàng mở L/C để ngân hàng trả tiền cho bên bán. Ngân hàng mở L/C sau khi thanh toán cho nhà cung cấp nớc ngoài (thanh toán qua ngân hàng thông báo) sẽ gửi giấy báo Nợ về cho Công ty, căn cứ vào đó kế toán tiến hành định khoản và ghi sổ để theo dõi tình hình thu chi tiền gửi ngân hàng cũng nh tình hình thanh toán với nhà cung cấp (trên sổ chi tiết tài khoản 112, 331). Khi nhận đợc thông báo hàng đã về đến cảng, bộ phận nghiệp vụ của công ty có trách nhiệm đem bộ chứng từ do bên bán chuyển đến đến ngân hàng mở L/C yêu cầu ký hậu vận đơn để tiếp nhận hàng hóa và tiến hành làm thủ tục hải quan, kê khai hàng hoá nhập khẩu , căn cứ vào chứng từ hàng hoá, giấy thông báo thuế…
của hải quan, kế toán phản ánh trị giá mua của hàng nhập khẩu (trên Bảng kê ghi Nợ TK 156), thuế nhập khẩu (phản ánh trên Bảng kê TK 3333), thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng nhập khẩu (phản ánh trên Bảng kê TK 1331).
Với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào Hợp đồng bán hàng đã đợc ký kết từ trớc, kế toán lập Hoá đơn GTGT, phản ánh giá vốn hàng bán cũng nh doanh thu bán hàng trên Bảng kê bán hàng, phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp trên Bảng kê TK 33312 và theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng trên Sổ chi tiết tài khoản 131.
Để tổng hợp tình hình tăng giảm hàng hoá, tình hình thanh toán trong quá trình mua, bán hàng nhập khẩu, kế toán sử dụng Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn kho hàng hoá, Nhật ký chứng từ số 5 (TK 331), Nhật ký chứng từ số 8 (TK 131,5111,5113), Bảng kế số 11 (TK 131). Cuối tháng, căn cứ vào các Nhật ký chứng từ và các Bảng kê kế toán phản ánh vào sổ Cái các tài khoản 156, 131, 331,511, 632…
Tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại, quá trình hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sổ chi tiết công nợ (TK331) NKCT số 5 (TK 331) Chứng từ gốc Bảng kê ghi Nợ TK 156 và Bảng kê bán hàng (TK 5111,5113) Sổ chi tiết công
nợ (TK 131) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng kê số 11 và NKCT số 8
(TK 131)
NKCT số 8
(TK 5111,5113) Bảng kê N – X – T kho hàng hóa
Sổ Cái TK 131 Sổ Cái TK 5111, 5113 Sổ Cái TK 156 Sổ Cái TK 331
Sơ đồ I.3: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại