Thời gian thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty còn tương đối chậm.
- Thời gian thực hiện thủ tục thanh toán trung bình với phương thức chuyển tiền là 3 ngày làm việc bao gồm các công việc : Sau khi thực hiện xong hợp đồng, nhận được thông báo của nhà xuất khẩu, phòng xuất nhập khẩu thông báo cho phòng kế toán; phòng kế toán xem xét đối chiếu sổ sách, chứng từ, viết lệnh chuyển tiền gửi tới ngân hàng.
- Thời gian thực hiện thủ tục thanh toán trung bình với phương thức nhờ thu là 5 ngày làm việc : Sau khi thực hiện xong hợp đồng, nhà xuất khẩu gửi nhờ thu tới ngân hàng công ty đăng ký nhận nhờ thu( Vietcombank),ngân hàng thông báo cho công ty, phòng xuất nhập khẩu đến ngân hàng nhận nhờ thu; tiến hành đối chiếu nhờ thu với các chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng, vận đơn,...; Nếu hợp lý, phòng xuất nhập khẩu thông báo cho phòng kế toán tài chính thực hiện thanh toán; Phòng kế toán đối chiếu với sổ sách, chứng từ và thanh toán với ngân hàng hoặc kí chấp nhận hối phiếu.
- Thời gian thực hiện thủ tục thanh toán trung bình với phương thức tín dụng chứng từ là 15 ngày bao gồm : lập đơn xin mở L/C gửi tới ngân hàng, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng và thoả thuận các điều khoản ghi trong L/C; Sau khi thực hiện hợp đồng, nhận bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp thì chấp nhận thanh toán, nộp đủ tiền thanh toán cho ngân hàng. Trong trường hợp L/C mở không đúng phải mất thêm thời gian tu chỉnh L/C.
Đây là tiến độ hoàn tất thủ tục thanh toán khá chậm so với quá trình thanh toán hàng nhập khẩu tại các công ty khác. Nguyên nhân là do nghiệp vụ thanh toán chưa thực sự hoàn thiện, thời gian thực hiện chậm do tiến độ thực hiện từng bước trong qui trình thủ tục đều chậm. Do vậy cần phải hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu.
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán tại công ty : Một là, rút ngắn thời gian thực hiện thanh toán
- Đối với phương thức chuyển tiền (T/T) : Rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh toán từ ba ngày làm việc xuống còn hai ngày làm việc, ngay sau khi nhận được chứng từ, phòng xuất nhập khẩu có thể thông báo ngay lập tức cho phòng kế toán, và phòng kế toán có thể đối chiếu sổ sách, và lệnh chuyển tiền được gửi đến ngân hàng trong cùng ngày làm việc.
- Đối với phương thức nhờ thu ( D/P) : Có thể rút ngắn thời gian thực hiện xuống còn ba ngày bằng cách rút ngắn thời gian kiểm tra đối chiếu nhờ thu với các loại chứng từ nếu sắp xếp, lưu chứng từ một cách hợp lý và nhân viên nắm rõ nội dung, các điều khoản trong hợp đồng, trong hoá đơn thương mại và các chứng từ khác.
- Đối với phương thức tín dụng chứng từ ( L/C) : Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán xuống còn 10 ngày. Giảm thời gian đàm phán, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng bằng cách sử dụng cùng loại hợp đồng tín dụng như hợp đồng nhập khẩu tương tự trước đó. Rút ngắn thời gian kiểm tra bộ chứng từ bằng cách nâng cao trình độ và kinh nghiệm của nhân viên, nhờ sự tư vấn của ngân hàng về việc kiểm tra chứng từ.
Hai là, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ thanh toán.
- Tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm về các khoá học nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Hiện nay đang có rất nhiều khoá học về nâng cao nghiệp vụ thanh toán quốc tế, học phí không cao, thời gian ngắn, mà lượng kiến thức bổ ích nhiều, rất phù hợp cho các cán bộ nhân viên của công ty do các khoá học mở vào buổi tối.
- Cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng kiến thức của tập đoàn tổ chức. Tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam thường mở các khoá học bồi dưỡng
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
về các nghiệp vụ cho nhân viên toàn tập đoàn. Khi các khoá học này mở, công ty sắp xếp để các nhân viên đều được tham dự khoá học.
- Mời chuyên gia của ngân hàng về hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên công ty. Công ty có quan hệ hợp tác với Vietcom bank từ những ngày đầu, có thể nhờ Vietcombank giúp tư vấn về nghiệp vụ. Có sự hướng dẫn về thủ tục mở L/C, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng sẽ nhanh hơn. Đồng thời ngân hàng cũng có thể tư vấn cho công ty về việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu hối phiếu.
- Sắp xếp công việc cho các nhân viên mới được làm cùng những nhân viên lâu năm để học hỏi kinh nghiệm. Do công ty còn nhiều nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm nên cần trau dồi thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Trong quá trình thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu, sắp xếp nhóm làm việc có cả người mới và người đã có kinh nghiệm làm việc.
- Khuyến khích nhân viên tự học tập, nâng cao trình độ, giảm bớt khối lượng công việc cho người đi học, không giảm lương thưởng mà hộ trợ thêm.