Công ty hiện nay trong nhập khẩu hàng hoá thường phải chấp nhận phương thức thanh toán mà bên xuất khẩu lựa chọn, tới hơn một nửa số hợp đồng của công ty là thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, ít có lợi cho công ty. Đó là do vị thế của công ty cũng như các công ty Việt Nam còn thấp. Nhưng một phần là do khả năng đàm phán của công ty còn thấp. Các cán bộ kinh doanh của công ty thường theo các điều khoản cũ mà ít có khả năng thuyết phục đối tác thay đổi. Mặt khác trình độ ngoại ngữ chưa cao, giao tiếp còn hạn chế, thiếu khả năng mềm mỏng, thuyết phục đối tác. Công tác thu thập thông tin yếu do chưa có đội ngũ chuyên biệt làm việc này. Do vậy cần nâng cao kỹ năng đàm phán nhằm đạt được các điều khoản thanh toán có lợi nhất.
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Để nâng cao khả năng đàm phán của công ty với các đối tác khi ký kết hợp đồng cần :
- Đào tạo nâng cao kỹ năng đàm phán cho cán bộ kinh doanh. Các cán bộ kinh doanh của phòng xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm trong việc đàm phán với các đối tác để ký kết hợp đồng. Do vậy cần tạo điều kiện cho cán bộ phòng xuất nhập khẩu tham gia một số khoá học kỹ năng đàm phán hợp đồng, giao tiếp ứng xử, trình bày tham luận,... Ngoài ra cần đào tạo thêm cho các cán bộ phòng xuất nhập khẩu ngoại ngữ để có thể giao tiếp tốt trước mới có thể đàm phán tốt. Cũng cần nâng cao kinh nghiệm cho các nhân viên mới như sắp xếp cùng nhóm với những nhân viên có nhiều kinh nghiệm hơn, cho các nhân viên mới này đi theo học hỏi khi có cuộc gặp đàm phán với đối tác.
- Tổ chức thành phần đàm phán hợp lý : Thành phần đoàn đàm phán cũng là một yếu tố quyết định đến kết quả cuộc đàm phán. Trong đoàn đàm phán, ngoài cách sắp xếp thông thường, có đủ người am hiểu về kĩ thuật, về luật, về tài chính còn cần phải có người am hiểu về đối tác, đây là người đã có kinh nghiệm làm việc với đối tác những hợp đồng trước đây, có quan hệ tốt, tạo được thiện cảm với đối tác. Trong đoàn đàm phán cũng cần có người có khả năng giao tiếp tốt, giỏi thuyết phục người khác để thuyết phục đối tác chấp nhận điều kiện có lợi cho mình.
- Tìm hiểu thông tin về các đối tác mới cũng như tăng cường thiền cảm của các đối tác đã có quan hệ trước đây. Với các đối tác mới đàm phán lần đầu, cần tìm hiểu thu thập thông tin kỹ càng. Công ty không có phòng maketting nên công việc này sẽ do phòng xuất nhập khẩu đảm nhận. Cần xử lí phân tích thông tin thu được, tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của đối tác để có cách tác động phù hợp, cũng cần biết văn hoá, sở thích, thói quen làm việc của đối tác để có cách ứng xử phù hợp. Đối với các đối tác là bạn hàng cũ của
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
công ty cần tranh thủ thiện cảm của đối tác, xây dựng quan hệ tốt đẹp hơn bằng cách hỏi thăm, tặng quà, mời đối tác đến thăm công ty. Trong quan hệ giao dịch: thanh toán đúng hạn, đặt hàng kịp thời, ...