Dự trữ là việc tớch lũy một số lượng NVL đầu vào hoặc một số lượng sản phẩm ở đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liờn tục hoặc kịp thời cung cấp nhu cầu về hàng húa, dịch vụ cho thị trường. Thụng thường giỏ trị hàng dự trữ cú thể chiếm tới 40-50% tổng giỏ trị tài sản của doanh nghiệp. Chớnh vỡ vậy, việc quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý sản xuất.
Quản lý dự trữ nhằm giải quyết mõu thuẫn sau: để đảm bảo sản xuất liờn tục, đỏp ứng nhanh chúng nhu cầu của thị trường trong bất kỳ tỡnh huống nào thỡ cú xu hướng tăng lượng dự trữ. ngược lại nếu lượng dự trữ tăng lờn thỡ doanh nghiệp phải tốn một khoản vốn lưu động đỏng kể cho việc mua hàng dự trữ và chi phớ cho việc tồn trữ. Trong trường hợp này, cỏc nhà quản lý lại muốn giảm lượng dự trữ. Mõu thuẫn này chỉ cú thể được giải quyết khi dự trữ hợp lý. Nghiờn cứu quản trị hàng dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai vấn đề sau:
- Lượng hàng đặt bao nhiờu là hợp lý?
- Thời điểm đặt hàng vào lỳc nào là thớch hợp?
* Vai trũ của quản lý dự trữ.
Quản lý dự trữ cú vai trũ quan trọng vỡ cỏc lý do cơ bản sau:
- Cỏc nhà cung cấp khụng thể đỏp ứng được đỳng lỳc số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư – hàng húa đỳng thời điểm mà ta cần.
- Một số trường hợp do dự trữ vật tư – hàng húa mà người ta đó thu được lợi nhuận cao
- Cần cú kho vật tư – hàng húa để duy trỡ hoạt động bỡnh thường, giảm sự bất thường
- Cú dự trữ tốt mới đỏp ứng kịp thời cỏc nhu cầu của khỏch hàng
quản lý tốt dự trữ vật tư – hàng húa gúp phần nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cú hai hệ thống dự trữ: hệ thống dự trữ nhiều giai đọan và hệ thống dự trữ nhiều cấp.
- Hệ thống dự trữ nhiều giai đọan: quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đọan, cụng nghệ khỏc biệt hoặc tỏch nhau thỡ giữa cỏc giai đọan đú cần cú dự trữ. Do vậy chỳng ta cần quan tõm tới quản lý tới dự trữ theo nhiều giai đọan đú. Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng húa bị thay đổi về hỡnh thỏi vật chất qua cỏc giai đọan.
- Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư – hàng húa về cơ bản khụng thay đổi về hỡnh thỏi vật chất qua cỏc cấp từ cụng ty sản xuất đến cỏc kho hàng, cỏc đại lý, người bỏn buụn, người bỏn lẻ...
* Hệ thống quản lý dự trữ.
+ Khi nào đặt hàng? Vấn đề đặt ra với cỏc nhà quản lý dự trữ là trả lời hai cõu hỏi khi nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiờu?
Trả lời cõu hỏi này nhằm xỏc định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt hàng. Cú hai hệ thống chớnh được sử dụng
- Người đặt hàng cung ứng vật tư (hoặc phỏt lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầu vào của quỏ trỡnh sản xuất) theo chu kỡ cố định: theo tuần, thỏng, năm,..
- Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là dự trữ bỏo động đặt hàng họăc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn.
+ đặt hàng bao nhiờu?
- Lượng đặt hàng tựy theo khả năng của kho chứa. Tuy nhiờn, mua theo khả năng chứa của kho cú thể chỳng ta dự trữ quỏ mức cần thiết hoặc là dự trữ khụng đủ.
- Theo khả năng về vốn. Tỡnh trạng cũng cú thể xảy ra như trờn, tức là hoặc quỏ trỡnh thừa hoặc là thiếu, cú khi là mua quỏ nhiều khụng đủ kho để chứa.
- Tựy theo mức tiờu dựng vật tư hàng húa (theo dự bỏo hay dự tớnh) từ lần đặt hàng này tới lần đặt hàng sau. Phương phỏp này khỏ tốt nếu ta dự bỏo chớnh xỏc mức tiờu dựng.
- Tựy theo mức độ khú khăn của đặt hàng, mức chi phớ để đặt hàng và chi phớ bảo quản hàng húa, tựy theo giỏ trị của vật tư hàng húa.
Trờn thực tế, người ta vẫn thường chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ: + hệ thống cú số lượng cố định và chu kỳ thay đổi (hệ thống điểm đặt hàng)
+ Hệ thống cú chu kỳ cố định và số lượng thay đổi (hệ thống tỏi tạo số lượng định kỳ)
• Hệ thống điểm đặt hàng
Hệ thống này nhằm đạt được một số lượng vật tư Q xỏc định mỗi khi mức dự trữ giảm xuống một mức xỏc định gọi là điểm đặt hàng. Ngày thực hiện đặt hàng thay đổi, nếu như yờu cầu giảm, điểm đặt hàng đạt muộn hơn.
Nguyờn tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết ( gọi là điểm đặt hàng) hay dự trữ bỏo động (điểm bỏo động). Mức dự trữ này đảm bảo yờu cầu bỏn hàng hoặc yờu cầu cho sản xuất cho đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vỡ vậy, mức dự trữ bỏo động nhỏ nhất là bằng yờu cầu trong thời kỳ thu nhận (từ lỳc đặt hàng cho đến lỳc nhận hàng vào kho) nếu khụng sẽ thiếu sản phẩm để bỏn hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quỏ trỡnh sản xuất.
Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng Mức dự trữ. Qo Q1 Q2 Q3 tL Qt1 Qt2 Qt3 thời gian t1 t2 t3 Cú t1 ≠ t2 ≠ t3 Q1=Q2=Q3 Qt1=Qt2=Qt3 Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3 R=Qd+Qnd.tL Trong đú:
t1, t2, t3 là khoảng thời gian định kỳ giữa hai lần đặt hàng
Q1, Q2, Q3 là lượng vật tư hàng húa mua sắm ở cuối của t1, t2, t3 Qo là lượng vật tư lớn nhất trong kho
R là lượng vật tư hiện cũn tại thời điểm đặt hàng Qd là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm
Qnd là lượng vật tư hàng húa tiờu dựng cho sản xuất kinh doanh bỡnh quõn một ngày đờm.
365
D Qnd =
Với D là nhu cầu vật tư hàng năm.
TL là thời gian thực hiện đơn đặt hàng, đú là khoảng thời gian từ khi đặt hàng mua vật tư đến khi vật tư nhập kho. Nếu hết hàng ta mới tiến hành mua hàng, khi đú R=0. Nếu nhà cung cấp giao hàng ngay lập tức, tL=0
Hệ thống này cú ưu điểm khi yờu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một số lượng hàng húa luụn cố định đó định trước, nhưng thời gian giao hàng của cỏc lần khụng bằng nhau. Nếu nhu cầu vật tư hàng húa cho sản xuất kinh doanh tăng hoặc cú biến động lớn, ta vẫn cú thể đặt hàng kịp thời(nếu cỏc nhà sản xuất luụn sẵn sàng).
Trong hệ thống này người quản lý phải cú cỏc biện phỏp theo dừi chặt chẽ lượng dự trữ cũn tồn kho để biết rừ khi nào cần đặt hàng.
Túm lại, hệ thống điểm đặt hàng được ỏp dụng phự hợp nhất khi thỏa món cỏc yếu tố sau:
- Dũng yờu cầu về vật tư hàng húa cú mức biến động lớn.
- Những sản phẩm cú giỏ trị cao cần phải hạn chế tỡnh trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vỡ chỳng sẽ gõy thiệt hại lớn.
- Hệ thống sản xuất linh hoạt - Cú dự trữ ở nhà cung cấp.
• Hệ thống tỏi tạo định kỳ
Nguyờn tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, hàng thỏng, hàng quớ,… người ta đỏnh giỏ mức dự trữ cũn lại và đặt hàng một số lượng xỏc định sao cho mức dự trữ đạt một mức cố định gọi là mức tỏi tạo dự trữ. mức đặt hàng thường bằng mức dự trữ của kỳ trước.
Hệ thống tỏi tạo định kỳ cú: t1 = t2 = t3
Q1≠Q2≠Q3 Qt1≠Qt2≠Qt3
Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3
Hỡnh 2.3.2 Hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ Q2 Q3 Q1 tL Qt1 Qt2 Qt3 t1 t2 t3 thời gian
Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đó tiờu thụ kỳ trước. Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tỏi tạo và số lượng tồn kho. Cũng như trường hợp trờn, chỳng ta phải kể đến mức dự trữ bảo hiểm.
Khi mức tỏi tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bỡnh sẽ cao và chi phớ bảo quản sẽ lớn. Ngược lại, nếu mức tỏi tạo quỏ thấp, chỳng ta
được mức dự trữ trung bỡnh thấp nhưng mức độ mạo hiểm (rủi ro) thiếu hụt dự trữ sẽ cao.
Ưu điểm của hệ thống tỏi tạo định kỳ là người cung cấp sau một thời gian cố định sẽ giao hàng, khụng cần biết tỡnh hỡnh sản xuất của cụng ty như thế nào. Số lượng một lần giao hàng thay đổi tựy theo số lượng tồn kho. Ngược lại, hệ thống sẽ làm giỏn đọan sản xuất kinh doanh trong nội bộ chu kỳ, một khi cú sự thay đổi đột ngột của nhu cầu vật tư – hàng húa làm cho hệ thống khụng thể thớch ứng được. Để trỏnh điều đú, người ta phải chấp nhận mức độ dự trữ bảo hiểm lớn.
Túm lại, hệ thống tỏi tạo định kỳ cú hiệu quả khi cú cỏc điều kiện sau: - Yờu cầu và thời kỳ giao nhận ớt thay đổi.
- Sản xuất kinh doanh tiến hành tương đối đều đặn, ớt cú những biến động lớn.
- Người ta khụng thể yờu cầu hay đặt hàng một cỏch thường xuyờn từ nhà cung cấp hay quỏ trỡnh sản xuất
- Cỏc nhà cung cấp luụn tổ chức giao hàng định kỳ thường xuyờn cho nhà sản xuất – kinh doanh.
- Hàng húa cú giỏ trị thấp (hoặc cho phộp chậm thanh toỏn) vỡ số lượng dự trữ lớn khụng làm tăng đỏng kể chi phớ dự trữ.
* Phõn loại dự trữ.
Cú cỏc loại dự trữ:
- Dự trữ trung bỡnh: thể hiện qui mụ lụ hàng dự trữ bỡnh quõn.
- Dự trữ gốc là dự trữ bảo đảm cho nhu cầu sản xuất giữa cỏc thời điểm nhập hàng.
- Dự trữ bảo hiểm là bộ phận dự trữ để phũng ngừa cụng tỏc thu mua tạo nguồn khụng đỳng theo kế hoạch về thời gian số lượng hay chủng loại để đỏp ứng nhu cầu đột xuất ngoài dự kiến của cụng ty.
- Dự trữ cao nhất là lượng hàng dự trữ vào thời điểm nhiều nhất trong trường hợp khụng cú dự trữ bảo hiểm và dự trữ gốc thỡ dự trữ cao nhất bằng quy mụ nhập hàng.
- Dự trữ thấp nhất là dự trữ mà số lượng nguyờn vật liệu, nhiờn liệu để sản xuất ớt nhất.
Thực tế, cỏc doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được liờn tục và trỏnh cỏc rủi ro cú thể xảy ra trong việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cỏc doanh nghiệp phải dự kiến thực hiện một lượng dự trữ bảo hiểm
Những biến động mà việc quản lý dự trữ thường phải đối mặt là:
- Nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh là tổng hợp cỏc yờu cầu riờng rẽ ngẫu nhiờn.
- Nhà cung cấp khụng tuõn thủ thời hạn cung cấp giao nộp sản phẩm. - Do kiểm tra thu nhận vật tư đó bị loại bỏ cỏc vật tư khụng đạt yờu cầu dẫn đến thiếu hụt so với nhu cầu dự kiến ban đầu.
- Do thời tiết khớ hậu (mưa, giú, bóo, …) làm ảnh hưởng đến việc vận chuyển.
