UBND tỉnh.
Chương trình là các công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định, liên kết nhau chặt chẽ, kết quả của công việc trước là tiền đề của công việc sau.
Chương trình công tác là sự định hình công việc của cơ quan, là định hướng, mục tiêu đặt ra cho cơ quan trong mọi thời gian nhất định. Chương trình công tác là công cụ giúp cho nhà nước quản lí có thể điều hành công việc một cách bao quát, toàn diện, mang lại cho hoạt động quản lí.
Trong các cơ quan hành chính nhà nước, việc lập chương trình công tac là một vấn đề không thể thiếu. Ngay trong Quy chế làm việc của UBND huyện Vạn Ninh, sự phối hợp giữa các cơ quan thuộc UBND huyện trong việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác được quy định rõ.
Triển khai việc thức hiện quy chế làm việc, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện tiến hành xây dựng chương trình , kế hoạch hoạt động cho cơ quan mình. Bên cạnh đó, các cơ quan còn tiến hành xây dựng công tác tuần, công tác tháng, công tác quí, công tác nhằm gửi cho UBND huyện thông qua Văn phòng HĐND & UBND huyện, cụ thể như sau:
Chậm nhất vào ngày 15 tháng 11 hàng năm, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn gửi Văn phòng HĐND & UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trong năm tới. Danh mục cần phải thể hiện rõ tên đề án, văn bản dự thảo cơ quan chủ trì soạn thảo, quyết định, cơ quan phối hợp soạn thảo, thời hạn trình. Trên cơ sở đó, Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp xây dựng dự thảo. Chương trình công tác năm của UBND huyện chậm nhất vào ngày 25 thang 11 gửi lại cho các cơ quan liên quan để tham gia ý kiến.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công tác của UBND huyện, các cơ quan phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi cho Văn phòng HĐND & UBND huyện để hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét.
Trong thời gian không qúa 10 ngày làm việc, kể từ ngày UBND huyện thông qua chương trình công tác năm, Văn phòng HĐND & UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện quyết định việc ban hành và gửi các thành viên UBND huyện , thủ trưởng các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan biết thực hiện.
Chương trình công tác quý:
Trong tháng cuối của mỗi quý, các cơ quan phải đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác của quý đó, rà soát lại các cấn đề cần trình UBND Chủ tịch UBND huyện vào quý tiếp theo đã ghi trong chương trình năm và bổ sung các vấn đề phát sinh để xây dựng chương trình cho công tác sau. Chậm nhất là ngày 20 của tháng cuối quý, các cơ quan gửi dự kiến chương trình công tác quý sau cho Văn phòng HĐND & UBND huyện. Trên cơ sở đó, Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác quý của
UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối quý phải gửi chương trình công tác quý sau cho các cơ quan liên quan biết, thực hiện.
Chương trình công tác tháng:
Hàng tháng, các cơ quan căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án. Văn bản dự thảo đã ghi trong chương trình quý, những vấn đề tồn đọng, vấn đề phát sinh mới để xây dựng chương trình tháng sau. Văn bản đề nghị phải gửi Văn phòng HĐND & UBND huyện vào ngày 20 tháng trước.
Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác tháng của UBND huyện có phân theo lĩnh vực Chủ tịch và từng Phó Chủ tịch xử lý, trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, Văn phòng HĐND & UBND huyện phải gửi chương trình công tác tháng sau cho các cơ quan biết thực hiện.
Chương trình công tác tuần:
Căn cứ chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng HĐND & UBND huyện dự thảo chương trình công tác tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện quyết định và thông báo cho các cơ quan biết chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước. Các cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện để giải quyết công việc phải có văn bản đăng ký với Văn phòng HĐND & UBND huyện chậm nhất vào thứ tư tuần trước.
Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan quản lý chương trình công tác của UBND huyện, có trách nhiệm tham mưu UBND huyện trong việc xây dựng điều chỉnh và đôn đốc thực hiện chương trình công tác của UBND huyện. Khi có sự điều chỉnh chương trình công tác, Văn phòng HĐND & UBND huyện phải thông báo kịp thời cho thành viên UBND huyện và Thủ trưởng các cơ quan liên quan biết.
Bên cạnh việc phối hợp xây dựng chương trình công tác, Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn có sự phối hợp trong việc theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình đó.
Hàng thàng, quý, sáu tháng và năm, các cơ quan chuyên môn rà soát, kiểm điểm việc thực hiện các đề án đã ghi trong chương trình công tác, thông báo với Chủ tịch UBND huyện tiến độ, kết quả xử lí các đề án, công việc do cơ quan mình chủ trì, các đề án, công việc còn tồn đọng, hướng xử lí tiếp theo, đồng thời điều chỉnh, bổ sung các đề án, công việc trong chương trình công tác tháng tới. Văn phòng HĐND & UBND huyện giúp UBND huyện thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các đề án của các cơ quan chuyên môn, UBND xã, thị trấn và các cơ quan, tổ chức khác, định kì sáu tháng và năm báo cáo UBND huyện biết kết quả thực hiện chương trình công tác của UBND huyện.
Kết quả đạt được:
Trong thời gian vừa qua, giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đã có sự phối hợp khá nhịp nhàng trong việc xây dựng chương trình công tác của Ủy ban. Nhờ đó, các chương trình công tác của Ủy ban đã bám sát với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng,
Nghị quyết của Quốc Hội, chương trình công tác của UBND tỉnh và ngày càng phù hợp với thực tế của địa phương. Ví dụ: việc ban hành kế hoạch cải cách chình năm 2007 phù hợp với tình hình của địa phương và kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2006-2010 của Chính phủ.
Những đề án do các cơ quan đăng ký và được đưa vào chương trình công tác tập trung vào những vấn đề nhằm thực hiện chức năng quản nhà nước thuộc phạm vi của cơ quan mình, các cơ quan đã tham gia với trách nhiệm ngày càng cao trong việc xây dựng chương trình công tác của Ủy ban.
Công tac theo dõi, giám sát việc thực hiện chương trình công tác cũng được chú trọng, giúp UBND huyện khắc phục kịp thời những sai sót trong quá trình thực hiện chương trình, đồng thời bổ sung những vấn đề cần thiết vào chương trình công tác.
Bên cạnh đó, các cơ quan đã có sự phối hợp trong công việc xây dưng kế hoạch thực hiện chương trình. Từ đó, nâng cao tính khả thi, tính hiệu quả của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của Ủy ban.
Tồn tại:
Ngoài những kết quả nêu trên, việc phối hợp xây dựng chương trình công tác vẫn còn những hạn chế cần phải kịp thời khắc phục. Mối quan hệ liên ngành, liên cơ quan trong việc đăng kí và xây dựng chương trình công tác chưa được xử lí, dẫn đến tình trạng chồng chéo lẫn nhau trong việc trình đề án. Có những đề án thuộc phạm vi của ngành này nhưng ngành khác lại trình, có những chủ trương, chính sách cần đặt ra nhưng không có ngành nào trình.
Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan quản lí chương trình công tác, nhưng vai trò tham mưu, nghiên cứu đề xuất, tổng hợp và theo dõi việc thực hiện chương trình công tác còn rất hạn chế. Việc xây dựng và thực hiện chương
trình công tác còn chưa được quan tâm đúng mức, công tác kiểm tra theo dõi quá trình thực hiện còn chưa được chú trọng. Do đó, nhiều đề án mắc sai sót, hoặc thiếu tính khả thi, không thiết thực và không thực hiện được.
Việc đăng kí chương trình công tác của các cơ quan vẫn còn mang tính liệt kê công việc, là sự cộng ý kiến của đội ngũ cán bộ công chức trong cơ quan, thiếu tính chọn lọc, xác định mức độ quan trọng, cấp thiết của từng công vệc.
2.4 Phối hợp trong công việc thực hiện chủ trương của UBND huyện về việc hoàn thiện nghiệp vụ hành chính Văn phòng.
Nghiệp vụ hành chính được hiểu là các tác nghiệp và thủ tục hành chính. Các cơ quan hành chính nhà nước khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lí nhà nược của mình cũng phải thực hiện các tác nghiệp và thủ tục hành chính nhất định về công tác văn thư; Công tác lưu trữ ; giao tiếp đối nội, đối ngoại; xây dựng và thực hiện quy chế làm việc của cơ quan; công tác hậu cần, quản lí công sở…
+ Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, là toàn bộ các công việc quản lý văn, tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt động của cơ quan đơn vị .
Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, đảm bảo thông tin cho cho hoạt động của cơ quan, giúp cho việc giải quyết mọi công việc được nhanh chông, chính xác hiệu quả cao, bảo đảm bảo đúng pháp luật đúng nguyên tắc, chế độ.
Công tác văn thư sẽ đảm bảo giữ bí mật cho Đảng, nhà nước, ngăn chặn việc sử công văn giấy tờ con dấu của cơ quan để làm việc phi pháp.
Công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần làm giảm bớt những công văn giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm công sức và tiền của cơ quan để làm việc phi pháp .
Công tác Văn thư có nề nếp sẽ góp phần làm giảm bớt công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm công sức tiền của của nhà nước và nhân dân.
Công tác văn thư còn giúp cho việc lưu trữ tài kiệu cần thiết phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 thì nội dung của công tác văn thư gồm các công tác sau:
-Tổ chức quản lý và xử lý văn bản đến.
-Tổ chức quản lý và chuyển giao văn bản đi.
-Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và công văn mật.
-Tổ chúc quản lý và sử dụng con dấu.
-Công tác hồ sơ và danh mục hồ sơ.
+Công tác lưu trữ là toàn bộ hoạt động nhằm giữ gìn, bảo quản văn bản tài kiệu. Công tác lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị trong hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Lưu trữ gồm có:
- Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc các cơ quan tổ chức.
-Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
Công tác lưu trữ được thức hiện theo Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ.
Những nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ:
Phân loại tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Bổ sung, thu thập tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ.
.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong thời gian qua UBND huyện Vạn Ninh đã ban hành nhiều văn bản nhằm hoàn thiện công tác văn thư, công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả và tác dụng công tác này như chỉ thị số 07/CT-UBND ngày 08/03/2005 của UBND huyện về việc đẩy manh triển khai thực hiện Nghị định số 110/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 08/03/2005 của UBND về việc đẩy mạnh triển khai thực hiện Nghị định số 110/NĐ-CP của Chính phủ về công tác lưu trữ… Đồng thời chỉ đạo Văn phòng HĐND & UBND huyện cùng các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện phối hợp trọng việc hoàn thiện các công tác này.
Trong công tác văn thư việc soạn thảo và ban hành văn bản quản lí nhà nước được chú trọng. Để đảm bảo các văn bản ban hành đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền, UBND huyện Vạn Ninh đã đẩy mạnh việc thực hiện luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002 và Luật Ban hành văn bản quy phạm của HĐND và UBND năm 2004 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đã phối hợp thực hiện góp phần làm cho công tác ngày càng hoàn thiện, giúp giảm thiểu lượng văn bản trong quá trình công tác, thi hành ngày càng tốt hơn Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm lượng thông tin cung cấp hàng ngày…
Năm 2006, UBND huyện Vạn Ninh đã ban hành 150 văn bản thuộc các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện (trong đó có 25 văn bản quy phạm pháp luật). Công tác rà soát văn bản cũng được đẩy mạnh. Phòng Tư pháp phối hợp với Văn phòng UBND huyện và các phòng ban có liên quan rà soát lại hệ thống văn bản của UBND huyện. Kết qủa là số văn bản còn hiệu lực là 36 văn bản ( 31 quyết định, 5 Chỉ thị), văn bản không còn phù hợp cần bãi bỏ là 7, văn
bản sai sót về hình thức, nội dung, thẩm quyền, báo cáo UBND huyện xử lí là 4 văn bản (1 chỉ thị, 3 quyết định).
Qua công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật, UBND huyện đã khắc phục những qui định chồng chéo, không còn phù hợp với thực tế, góp phần đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội ở địa phương.
UBND còn qui định các đề án hay các văn bản quy phạm pháp luật thuộc về các Phòng ban nào thì do Thủ trưởng các Phòng ban đó làm chủ, chuẩn bị mọi mặt và kí tắt trên văn bản kèm theo Tờ trình gởi đến UBND huyện. Nếu là đề án có liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thì chủ đề án chủ động đến trao đổi với cơ quan hữu quan trước khi trình UBND huyện. Các cơ quan hữu quan có trách nhiệm trả lời bằng văn bản nói về quyền hạn của mình trong thời gian 10 ngày. Các dự án được giao cho Văn phòng UBND huyện phối hợp với Phòng Tư pháp thẩm định.
Như vậy trước khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật UBND đã có sự kiểm tra về mặt nội dung cũng như hình thức, do đó tình trạng văn bản ban hành sai thủ tục, thẩm quyền là rất ít.
Hàng tháng Văn phòng phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện để kiểm tra công tác văn thư, triển khai các văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ văn thư, do Trung ương ban hành; đồng thời mở lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho công chức làm công văn thư.
Tiếp nhận và giải quyết văn bản đi, văn bản đến nhìn chung khá tốt. Viết vào các sổ công văn giấy tờ được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, đảm bảo cho công việc được giải quyết nhanh chóng.