CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH ( Kinh tế ) PHÓ CHỦ TỊCH ( Văn xã )
Ban Thanh Phòng Phòng QLDA tra Tư pháp NVLĐ CTXD TB&XH
Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng UBDS Văn TT Kinh Hạ tầng TN & T.chính VHTT Giáo Y Gia đình Phòng VHTT tế Kinh tế MT K.hoạch TT dục tế Trẻ em
2.2 Phối hợp thực hiện chế độ thông tin, báo cáo phục vụ hoạt động của UBND huyện. UBND huyện.
Thông tin rất cần thiết cho mọi lĩnh vực, mọi hoạt động trong cuộc sống. Quá trình quản lý là quá trình chuyển hóa những thông tin đầu vào thành thông tin đầu ra phục vụ cho mục đích quản lý.
Lênin đã nói “ không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất kỳ lĩnh vực nào của sản xuất vật chất và khoa học kỹ thật”.
Thông tin được biểu hiện dưới hai dạng: thông tin vật thể và thông tin phi vật thể. Trong các cơ quan nhà nước, thông tin thường là những báo cáo, bản tin, thông báo của cấp dưới gửi cho cấp trên, cấp trên chuyển cho cấp dưới, hoặc các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau. Đặc điểm của các loại thông tin này là có sự quy định trước về yêu cầu, hình thức, nội dung, trình tự và có biểu mẩu thống nhất. Các thông tin của cấp dưới gửi cho cấp trên hoặc các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau thường tuân theo các quy chế bắt buộc. Ngoài ra còn có thông tin xuất hiện một cách ngẫu nhiên do tính chất của công việc đột xuất, bất ngời như: báo cáo đột xuất, các thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Nhận biết được tầm quan trọng của thông tin, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ thông tin báo cáo phù hợp với từng thời kỳ khác nhau của nền kinh tế, xã hội. Trên cơ sở Hiến pháp, Luật tổ chức
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ
Quyết định số 01/2007/QĐ-UBND ngày 19/01/2007, Uỷ ban nhân dân huyện Vạn Ninh ban hành Quyết định số 44/QĐ-UBND ngày 25/01/2007 của Ủy ban nhân dân huyện Vạn Ninh Quy chế làm việc của UBND, tại điều 7 và điều 8 của Quy chế này đã quy định rõ trách nhiệm thông tin báo cáo của Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện, trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện như sau:
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện:
1.Trình Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện và các báo cáo khác theo sự phân công của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện;
2. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, UBND xã, thị trấn và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã duyệt;
3. Xây dựng, trình Uỷ ban nhân dân huyện thông qua Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện và giúp Chủ tịch kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện. Giúp Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa Thường trực Huyện uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể nhân dân cùng cấp.
4. Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch nắm tình hình hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân huyện; tham mưu trình Uỷ ban nhân dân huyện những vấn đề về chủ trương, chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý;
5. Tiếp nhận, kiểm tra về trình tự thủ tục, thẩm quyền, thể thức văn bản, hồ sơ, đề án do các cơ quan đơn vị, Uỷ ban nhân dân xã, trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện;
6. Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch và các Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện;
7. Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện ban hành. Theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện ban hành;
8. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ của Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn Văn phòng Uỷ ban nhân dân các xã về nghiệp vụ văn phòng;
9. Giải quyết một số việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện giao.
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện:
1. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân huyện và trước Pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quản lý nhà nước được giao trên địa bàn huyện và chịu sự kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo về công tác chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh ( Sau đây gọi tắt là cơ quan chuyên môn cấp tỉnh ).
2. Chịu trách nhiệm chấp hành các quyết định, chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện; trường hợp thực hiện chậm hoặc chưa thực hiện được phải kịp thời báo cáo và nêu rõ lý do.
3. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết các công việc sau:
a) Giải quyết những kiến nghị của tổ chức, cá nhân có liên quan đến chức năng, thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình; trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện những việc vượt thẩm quyền hoặc những việc đã phối hợp giải quyết nhưng chưa có ý kiến thống nhất;
nhân dân huyện và thực hiện các nhiẹm vụ công tác theo phân công của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện và sự phân cấp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh;
c) Tham gia ý kiến với cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản, đề án khi có những vấn đề liên quan đến chức năng, thẩm quyền, lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình.
Kết quả đạt được:
Trong thời gian vừa qua, Văn phòng HĐND & UBND huyện đã có nhiều văn bản hướng dẫn,định hướng việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo. Hàng tháng, các báo cáo của phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện được chuyển đến bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND & UBND huyện , trình cho lãnh đạo Văn Phòng và lãnh đạo Ủy Ban. Đồng thời, Văn phòng HĐND & UBND huyện gửi các báo cáo hàng tháng về sự chỉ đâọ điều hành của Chủ tịch, phó chủ tịch UBND cho các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện biết tình hình xử lí
các vấn đề do phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trình Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND huyện giải quyết.
Hàng ngày, hàng tuần, sau các cuộc họp UBND huyện, ngoại trừ các thông tin phạm vi thông tin mật, Văn phòng tiến hành cung cấp các thông tin cho các cơ quan chuyên môn nhằm bảo đảm các thông tin được cung cấp kịp thời xử lí kịp thời những vướng mắc xảy ra.
Trong các nguồn thông tin, thông tin về các công tác giải quyết về công tác khiếu nại, tố cáo được Văn phòng UBND huyện quan tâm vì nó liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân. Sau khi nhận được đơn khiếu nại, tố cáo, nếu trong phạm vi giải quyết của UBND huyện, Văn phòng tham mưu, đề xuất ý kiến xỉ lí cho Chủ tịch Phó chủ tịch Ủy ban ; trường hợp những khiếu nại, tố cáo cần sự xác minh của phòng ban chuyên môn thuộc UBND
huyện thì Văn phòng chuyển hoặc hường dẫn người dân nộp đơn khiếu nại, tố cao cho cơ quan này.
Nhằm tăng cường hơn nữa chế độ thông tin báo cáo, trong thời gian qua, huyện Vạn Ninh đã tiến hành xây dựng mạng nội bộ trong từng cơ quan và hệ thồng mạng diện rộng trên phạn vi toàn huyện. Việc sử dụng mạng tin học để khai thác và truyền nhận thông tin giữa các cơ quan đã có những kết quả rõ rệt. Công tác thông tin đa chiều từng bước được bảo đảm.
Văn phòng HĐND & UBND huyện còn thường xuyên tổ chức các cuộc họp báo cung cấp và trao đổi thông tin với các báo đài trong tỉnh. Bên cạnh đó, việc xây dựng trang thông tin điện tử của tỉnh đẫ giúp cho các cơ quan thuận lợi hơn trong việc cập nhật những văn bản mới nhất của chính phủ, của Ủy ban nhân dân tỉnh, phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Phó chủ tịch UBND huyện cũng như việc giải quyết công việc của Văn phòng,phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
Tồn tại:
Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong thời gian qua đã thực hiện khá đầy đủ những qui định về chế độ thông tin báo cáo. Tuy nhiên một số Phòng ban còn chưa chấp hành tốt qui định, thường gởi báo cáo chậm hơn so với qui định (báo cáo tháng qui định là ngày 18 nhưng thường là ngày 22 mới nhận được). Nhiều báo cáo nhiều thông tin quá nghèo nàn hoặc chưa được xử lí gây khó khăn cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc.
Bên cạnh đó, báo cáo về kết quả quá trình triển khai công việc còn rất hạn chế, chậm trễ, có những Phòng ban phải được nhắc nhở mới nộp báo cáo.
Thông tin, số kiệu giữa các báo cáo tháng, 6 tháng, năm của một số Phòng ban còn chưa thống nhất.
Việc áp dụng mạng tin học diện rộng đã được triển khai theo quyết định số 50/2005/QĐ-UBND ngày 10/03/2005 của UBND huyện Vạn Ninh. Tuy nhiên, việc sử dụng mạng tin học trong công tác thông tin báo cáo còn nhiêu hạn chế, việc khai thác thông tin mạng phục cho hoạt động quản lí còn chưa mang lại hiệu quả cao.