2.1 Tình hình thực hiện:
Trên cơ sở những kết quả đạt được, những tồn tại, khó khăn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nói riêng.
* Duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Chứng chỉ ISO 9001 chỉ có hiệu lực trong 3 năm, sau 3 năm HTQLCL đó sẽ được xem xét đánh giá lại bởi tổ chức chứng nhận. Nếu vẫn đảm bảo được sự phù hợp với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 thì TCT sẽ được cấp lại chứng chỉ và nếu không đảm bảo được sư phù hợp thì chứng chỉ đó bị thu hồi, túc là HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO tại TCT không được chứng nhận. Ngoài ra, còn có các cuộc đánh giá định ký 6 tháng 1 lần của tổ chức chứng nhận (đánh giá bên ngoài). Do đó, việc
duy trì sự phù hợp của HTQLCL với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là công việc thường nhật, coi như hoạt động sản xuất kinh doanh và phải được sự chỉ đạo thực hiện thống nhất trong toàn Tổng công ty. Tập chung vào đánh giá nội bộ, phát hiện sự không phù hợp và truy tìm nguyên nhân chính để khắc phục sự không phù hợp đó, tăng cường sự phòng ngừa các nguyên nhân, không để lặp lại, xảy ra một lần nữa.
Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001, TCT chỉ thành lập Hội đồng chất lượng ISO 9001 mà thành viên của nó là đại diện về chất lượng của các phòng ban, các xí nghiệp thành viên để chỉ đạo và xây dựng HTQLCL, mà chưa có bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện duy trì Hẹ thống quản lý chất lượng thống nhất trong toàn TCT cũng như quyết định các vấn đề liên quan đến chất lượng và HTQLCL, đại diện cho Tổng công ty, đơn vị giao dịch với bên ngoài liên quan đến vấn đề quản lý chất lượng, chất lượng sản phẩm và làm công tác tham mưu giúp cho lãnh đạo các đơn vị theo dõi đôn đốc mọi hoạt động của HTQLCL. Việc thực hiện duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 được chứng nhận, TCT đều phó mặc cho các phòng ban, đơn vị tự quyết định lấy, không có sự thống nhất giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến việc thực hiện các quy trình, thủ tục đã được xây dựng, thậm chí không được thực hiện.
Để giải quyết vấn các vấn đề trên một cách lâu dài, TCT vẫn chưa thành lập một phòng quản lý chất lượng với đầy đủ chức năg, nhiệm vụ và quyền hạn để tiến hành chỉ đạo, đôn đốc thực hiện thống nhất HTQLCL trong toàn Tổng công ty. trong thực tế TCT đã thanh lập một ban chuyên trách về ISO nhằm không để thả nỗi cho các đơn vị, các xí nghiệp tự quyết định chất lượng sản phẩm với khách hàng đồng thời duy trì vận hành thường xuyên phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và tìm cơ hội cải tiến HTQLCL ở các đơn vị.
biến kinh doanh. Đây có thể xem là một yếu tố giúp MITRACO khai thác chế biến, tiêu thụ trong nước và xuất khẩu được hàng trục vạn tấn sản phẩm cho các tập đoàn lớn của Nhật Bản, MỸ, Pháp, Nga, Australia ... sản phẩm của Công ty đang dần tạo được thương hiệu trên thị trường quốc tế, được tất cả bạn hàng tín nhiệm không chỉ về chất lượng, giá cả mà cả việc đảm bảo khối lượng, tiến độ giao hàng. Do sản phẩm của các Xí nghiệp khai thác, chế biến chủ yếu là được tiêu thụ trên thị trường quốc tế nên các Xí nghiệp chủ động xây dựng và áp dụng HTQLC ngay từ đầu. Trong quá trình đó các đơn vị vừa áp dụng vừa học, tự kiểm tra đánh giá chất lượng nội bộ, phát hiện sự không phù hợp để hoàn thiện dần với sự giúp đỡ của Ban điều hành ISO của Tổng công ty. Từ lúc các đơn vị áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, thì ngoài việc tự đánh giá để nâng cao chất lượng cho hệ thống thì TCT được tổ chức BVQI vào đánh giá 5 lần: Lần một vào ngày 14/11/2001, để cấp chứng chỉ cho Tổng công ty; các lần sau vào các năm 2003, 2005, 2007, 2009 đánh giá theo định kỳ nhằm duy trì chứng chỉ và gần đây nhất là ngày 25/03/2009
Qua 2 lần đánh giá CLNB năm 2009, các xí nghiệp đã duy trì và thực hiện HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Đơn vị luôn chú trọng vào các hành động phòng ngừa do đó qua 2 lần đánh giá xí nghiệp trong thời gian qua sự không phù hợp đã không xảy ra, bên cạnh đó vẫn còn các nhận xét, nhắc nhở trong việc cập nhập hồ sơ về MMTB, cập nhập và bảo quản sổ điện thoại đi - đến được khắc phục tại chỗ. Các hạng mục tiêu chuẩn, sổ tay chất lượng, nội dung quy trình, hướng dẫn liên quan được thực hiện đúng quy định. Ngoài ra hàng tháng đơn vị tổ chức kiểm tra thực hiện HTQLCL ở tất cả các bộ phận, cá nhân qua kiểm tra nhận thấy rằng các bộ phận, các nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trợng và lợi ích thiết thực của việc áp dụng HTQLCL đang còn coi nhẹ, ít chịu khó nghiên cứu tài liệu, quy trình, hướng dẫn liên quan, nên khi thực hiện còn mắc lỗi, cụ thể như bộ phận cơ khí, lưu trữ hồ sơ tài liệu đã mắc lỗi nhẹ trong đợt ĐGNB cấp TCT ngày 25/03/2009. Một vài trưởng bộ phận thời gian đọc nghiên cứu còn chưa nhiều nên khi thực hiện nội dung các tài liệu chưa thuần thục.
Chính sách chất lượng của TCT được ban hành từ khi áp dụng và vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, qua các hội nghị XX LĐ lần I,II,III,IV,V tại TCT đã có bổ sung sữa đổi nhằm phù hợp với lộ trình phát triển mới của Tổng công ty, nhưng về cơ bản thì nội dung của chính sách chất lượng của TCT không thay đổi.
Chính sách chất lượng được toàn thể CBCNV trong TCT tiếp thu, thấu hiểu và cam kết thực hiện. Toàn thể người lao động ở mọi vị trí công tác khi thực hiện công việc của mình đều hướng đến các nội dung của chính sách chất lượng.
Các đơn vị khai thác chế biến khoáng sản căn cứ vào mục tiêu của TCT và để sát thực phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của từng xí nghiệp, Giám đốc các xí nghiệp đã ban hành mục tiêu chất lượng của các xí nghiệp năm 2009.
Về sự phản hồi của khách hàng:
Sản phẩm chính của các xí nghiệp khoáng sản là Ilmenite, Zircon, Rutile được xuất bán cho các khách hàng truyền thống lâu năm. Trong quá trình sản xuất được các kỹ thuật, ca trưởng cùng phòng KCS lấy mẫu kiểm soát theo quá trình nên các sản phẩm được xuất bán trong năm 2009 đều phù hợp với quy định của TCT và thoả mãn khách hàng. Các sản phẩm là nguyên liệu cho quá trình chuỷân hoá thí chất lượng, số lượng sản phẩm luôn bảo đảm quy định cho công đoạn chế biến tiếp theo.
Để đạt được kết quả trên tại các đơn vị, các bộ phận các khâu trong quá trình sản xuất đã bán sát chính sách chất lượng, mụa tiêu chất lượng của TCT và các xí nghiệp để đảm vảo sự phối hợp cần thiết nhằm tạo ra sản phẩm thoả mãn nhu cầu của khách hàng và các công đoạn tiếp theo đặc biệt là kiểm soát chặt chẻ đến khi sản phẩm nhập kho 100% phải đạt tiêu chuẩn quy định.
-Về hành động khắc phục phòng ngừa:
trong quá trình sản xuất. Các hành động khắc phục phòng ngừa tại các đơn vị đã thực hiện theo đúng quy trình, hướng dẫn.
-Về sự phù hợp của sản phẩm:
Các đơn vị đặc biệt chú trợng công tác chất lượng các loại sản phẩm, nếu sản phẩm khi kiểm tra sơ bộ tại các đơn vi có hiện tượng không phù hợp theo quy định của TCT- đơn vị thì kỹ thuật, trưởng bộ phận, ca trưởng trực tiếp báo cáo cho giám đốc các đơn vị đề xuất hành động khắc phục - phòng ngừa, mấu chốt cuối cùng là khi sản phẩm nhập kho, xuất đi cảng hoặc trục tiếp cho khách hàng chất lượng 100% đẩm bảo quy định
-Về thực hiện các quy trình chất lượng:
TCT đã ban hành một sổ tay chất lượng 30 quy trình quản lý chất lượng và hàng trăm hướng dẫn công việc, công nghệ… tại môi đơn vị chế biến khoáng sản dã áp dụng 22 quy trình và 28 hướng dẫn đang thực hiện nghiêm túc. Chưa có một quy trình hướng dẫn nào biểu hiện không phù hợp trong quá trình áp dụng thực hiện sản xuất của các đơn vị. Bên cạnh vẫn còn một số khó khăn như: việc áp dụng các quy trình hướng dẫn vào trong công tác quản lý điều hành sản xuất chưa thực sự nhuần nhuyễn. một số ít cán bộ công nhân viên chưa chịu khó nghiên cứu học tập các nội dung của tài liệu của HTQLCL do đó xảy ra tình trạnh biết có quy trình, hướng dẫn xong chưa nắm rõ nội dung quy trình, hướng dẫn đó quy định những vấn đề gì? cụ thể ra sao? nên trong thực tế áp dụng còn có những sai xót thể hiện sự hạn chế trong việc nâng cao năng lưc con người.
-Về hiệu quả thiết thực của HTQLCL:
Thực tế đưa HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào áp dụng và vận hành trong toàn TCT cho đến nay phải khẳng định rằng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là một công cụ quản lý quan trợng đối vơi TCT tạo ra sự năng động toàn diện, dân chủ hoá trong mọi hoạt động, tất cả lĩnh vực được cụ thể hoá bằng các văn bản nên mọi người đều biết và thực hiện tốt.
-Cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001
Duy trì chứng chỉ ISO 9001 là một công việc quan trợng và thường xuyên nhưng cả tiến HTQLCL hiện có để tăng hiệu lưc và hiệu quả thực hiện hệ thống đó cũng không kém phần quan trong hơn và đã trở thành một trong những yêu cầu của của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Do đó, công việc cải tiến liên tục HTQLCL vừa để duy trì sự phù hợp với các tiêu chuẩn cao hơn, vừa nâng cao khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, của thị trường.
Như vậy, yêu cầu cải tiến HTQLCL có thể là yêu cầu bên trong Tổng công ty, có thể là yêu cầu bên ngoài. Trên cơ sở việc cải tiến này là các kết quả đánh giá chất lượng nội bộ, đánh giá chứng nhận, đánh giá của bên thứ 3 về sự không phù hợp và các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp đó cũng như các hành động khắc phục mà chưa thoả mãn các yêu cầu. Trên cơ sở đó tìm kiếm cơ hội cải tiến HTQLCL, khắc phục sự yếu kém trong thực hiện ISO 9001 mà công việc quan trợng không thể thiếu đó là các công cụ thống kế để tìm ra nguyên nhân đúng, chính và phạm vi cần cải tiến.
Sự yếu kém của HTQLCl sẽ được phán ánh qua các cuộc đánh giá chất lượng tại Tổng công ty, ảnh hưởng rất lớn đến duy trì chứng chỉ và nếu không được khắc phục cải tiến kịp thời, có định hướng phát triển nhất định thì TCT khó lòng đáp ứng được các yêu cầu của HTQLCL như việc cấp chứng chỉ ISO tại Tổng công ty. Nguyên nhân chính của sự yếu kém trong vận hành HTQLCL , cơ bản nhất là do CBCNV chưa hiểu rõ về quy trình công nghệ để vận hành nên đã gây ra những sự cố đáng tiếc, không đáng có. CBCNV nhận thức vê ISO 9001 chưa đúng, chưa đầy đủ dẫn đến tình trạng thực hiện không đúng thậm chí không thực hiện theo các thủ tục yêu cầu đã xây dựng, nhất là không ghi lại những điều mà họ đã làm để minh chứng cho việc thực hiện các yêu cầu của quy trình, thủ tục. Do đó trong quá trình thực hiện Tổng công ty:
tính chất đối phó mà chưa chú trọng vào việc tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Đa số sự không phù hợp là do con người thực hiện không đúng, do đó để thực hiện theo nguyên tắc ISO " Phòng ngừa là chính" thì TCT đã và đang xây dựng kế hoạch đào tạo mới và đào tạo lại.
CBCNV theo đúng yêu cầu ISO 9001 đối vơi một số cán bộ, một số đơn vị để đảm bảo sự không phù hợp được phòng ngừa và đạt hiệu quả cao.
Xây dựng kế hoạch đào tạo được dựa trên nhu cầu đào tạo của các đơn vị, các phòng ban chức năng, phòng tổ chức cùng với các đơn vị xem xét nhu cầu đào tạo CBCNV, xác định nhu cầu đào tạo thực tế, vì nếu không đào tạo se không giải quyết được các tồn tại, phòng ngừa được sự không phù hợp. Từ đó phòng tổ chức xây dựng kế hoạch chung cho toàn Tổng công ty.
Tổ chức triển khai đào tạo, TCT tổ chức các lớp học tại văn phòng TCT do các chuyên gia đánh giá nội bộ giảng dạy và mời các giáo viên của các trường về giảng cho CBCNV TCT cả về nhận thức và trình độ tay nghề.
Ngoài các lớp học được tổ chức tập trung, TCT thường xuyên đào tạo công nhân qua làm việc và đột xuất tiến hành đào tạo tại chỗ.
- Tăng cường công tác đánh giá nội bộ, để kiêm soát sự không phù hợp, tiến hành khắc phục phòng ngừa không để nó xảy ra và tìm cơ hội cải tiến HTQLCL ở các đơn vị, Xí nghiệp
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý chất lượng.
Trong quá trình xây dựng hệ thống văn bản của TCT đã có sự chuẩn bị đầy đủ và cụ thể, nhưng sau một thời gian đi vào sử dụng đã bộc lộ nhiều thiếu sót, chưa sát với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT và các đơn vị. Có nhiều biểu mẫu không được sử dụng và nhiều hoạt động rất cần thiết nhưng lại chưa có hướng dẫn cụ thể để thể hiện. Khối lượng văn bản lưu hồ sơ quá nhiều dẫn đến cồng kềnh, khó truy tìm văn bản cần thiết khi cần. Thêm vào đó có một vài thủ tục chưa phản ánh hết các hoạt động ở các phòng ban, bộ phận.
Để hệ thống văn bản thực sự gọn nhẹ và hướng dẫn thực hiện công việc không thừa thiếu để quá trình thực hiện có hiệu lực và hiệu quả, các thủ tục chất lượng phản ánh sát với các quá trình và để đánh giá hiệu lực và ihệu quả thì ban chuyên trách ISO sẽ tiến hành rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản hiện có để loại bỏ những mẫu biểu không được sử dụng hoặc sử dụng chồng chéo với các hướng dẫn, các thủ tục, các biểu mẫu khác. Kết hợp với các phòng ban, đơn vị thống kế kiểm tra lại những hoạt động nào còn bị sót mà chưa có hướng dẫn kịp thời đưa vào quản lý chặt chẻ và bổ sung sửa đổi một số các thủ tục cho đầy đủ, phẩn ánh tính logic và thống nhất, khẳng định cái làm được, cái không làm được và cái không làm.