II. Thực trạng công tác lập dự án tại Tổng Công ty xuất nhập
2. Trình tự triển khai lập dự án
Đầu t các dự án là một lĩnh vực mà Tổng Công ty đã mạnh dạn bớc vào trong những năm gần đây và dần trở thành một lĩnh vực hoạt động chính. Để hoạt động đầu t có hiệu quả cao, Tổng Công ty đã quyết định thành lập phòng đầu t với chức năng tham mu cho lãnh đạo trong công tác đầu t. Trình tự triển khai lập dự án không chỉ do Phòng Đầu t thực hiện mà do sự phối hợp của các phòng ban trong Tổng Công ty. Các phòng ban tham gia dự án và chức năng của từng phòng ban đợc nêu ở trên. Dới đây em xin nêu ra nội dung và quy trình triển khai lập dự án nh sau:
Trình tự triển khai lập dự án đợc xây dựng theo những nội dung sau đây: + Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu t và quy mô đầu t
+ Tiến hành tiếp xúc, thăm dò thị trờng trong nớc và nớc ngoài để xác định nhu cầu tiêu thụ và khả năng cạnh tranh của sản phẩm, tìm nguồn cung ứng thiết bị, vật t cho sản xuất, xem xét khả năng về nguồn vốn đầu t và lựa chọn hình thức đầu t.
+ Lập dự án đầu t
+ Gửi hồ sơ dự án và văn bản trình bày đến ngời có thẩm quyền quyết định đầu t, tổ chức cho vay vốn đầu t và cơ quan thẩm định dự án.
Quy trình hình thành một dự án đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
ý tởng chính là bớc nghiên cứu cơ hội đầu t. ý tởng phải căn cứ vào quy hoạch, kế hoạch phát triển của đất nớc, kế hoạch của Tổng Công ty cũng nh nhu cầu trong nớc và nớc ngoài về sản phẩm của dự án. Sau khi có ý tởng, phòng Đầu t lập đề cơng về ý tởng với nội dung:
+ Sự cần thiết phải đầu t + Mục tiêu của dự án + Quy mô của dự án + Dự kiến kinh phí đầu t + Tổ chức thực hiện
Tính khả thi đợc thể hiện rõ qua mỗi nội dung trên. Dự án phải có lợi về mặt tài chính và mặt kinh tế xã hội. Những đề án này có thể đợc phê duyệt thực hiện ngay hoặc có thể đợc lu trữ chờ cơ hội bị loại bỏ. Nếu ý tởng dự án đợc phê duyệt thì Phòng Đầu t sẽ thành lập tổ dự án riêng để tiến hành lập báo cáo nghiên cứu khả thi. Đối với những dự án lớn phức tạp thì theo quy định phải lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi. Tổ chức thực hiện dự án đợc giao nhiệm vụ sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi khâu của việc lập dự án và đảm bảo dự án đợc lập đúng tiến độ để lãnh đạo Tổng Công ty phê duyệt, trình cơ quan Nhà nớc có thẩm định. Đối với những công việc tổ dự án không làm đợc hoặc có thể
làm đợc nhng chi phí quá cao thì đề nghị cấp trên để thuê t vấn nhng phải chịu trách nhiệm kiểm tra những phần việc này.
Sau khi ý tởng đã đợc phê duyệt thì các bộ phận tiến hành triển khai.
Phòng Đầu t và phòng Kế hoạch thảo luận lựa chọn giới thiệu chủ nhiệm dự án, Ban Giám đốc xem xét ra quyết định bổ nhiệm. Đối với các công trình lớn có nhiều hạng mục, ngoài chủ dự án, có thể có một số phó chủ dự án và ban th ký. Chủ nhiệm dự án nhận nhiệm vụ.
Căn cứ vào nhiệm vụ đợc giao, kế hoạch đã lập cho dự án, chủ nhiệm dự án cùng với chủ trì bộ môn và các thành viên tham gia lập dự án liên hệ với các bộ phận chức năng của công ty hay khách hàng để nhận tài liệu liên quan đến công tác lập dự án.
Lập danh sách tài liệu nhận đợc để quản lí số tài liệu này theo biểu mẫu chung của công ty. Danh sách tài liệu đợc cập nhật thờng xuyên trong quá trình thực hiện. Đồng thời các bộ phận trên đề xuất phơng án thực hiện thống nhất. Công tác thu thập tài liệu phải tuân thủ đúng thời gian quy định trong đề cơng.
Phòng Đầu t tổ chức nghiên cứu, đánh giá dự án trên các mặt: ảnh hởng đến môi trờng, dự toán chi phí cho từng hạng mục công trình, hiệu quả tài chính kinh tế xã hội của dự án, khả năng trả nợ, thời gian hoàn vốn và nguồn vốn của dự án…
Chủ nhiệm dự án hoặc ban chủ nhiệm sau khi đợc nhận quyết định bổ nhiệm chủ động xây dựng hoặc cùng với các phòng thiết kế, đầu t xây dựng kế hoạch công trình. Kế hoạch công trình phải đợc nêu đầy đủ nội dung từng công việc cũng nh thời hạn thực hiện của từng hạng mục công trình và chi phí cho mọi hoạt động của công trình bao gồm cả tiền lơng, chi phí vật t và các chi phí khác. Trớc khi trình Giám đốc phê duyệt, chủ nhiệm dự án cùng trởng phòng đầu t và phòng thiết kế đề xuất phơng hớng và điều kiện kinh tế kỹ thuật từng
thập các ý kiến chuyên gia, yêu cầu cung cấp các tài liệu cơ sở. Tổ chức trình bày đề cơng, phơng hớng và điều kiện kinh tế với các bộ phận chủ quản của chủ đầu t nhằm làm rõ phạm vi và những điều kiện thực hiện dự án.
Sau khi kế hoạch tổng quát đợc phê duyệt, chủ dự án lập kế hoạch chi tiết để thực hiện đề án.
Chủ dự án cùng phòng chuyên môn kiểm tra chỉnh lý toàn bộ tài liệu cơ sở và hiện trạng, đa vào ngân hàng dữ liệu làm cơ sở cho dự án khả thi.
Để có thể chuyên môn hoá quá trình lập dự án đầu t, Phòng Đầu t của Tổng Công ty đợc tổ chức thành các bộ phận:
+ Bộ phận kỹ thuật: Có chức năng đề xuất phơng hớng kỹ thuật từ khâu lập đề án cho đến khi kết thúc dự án. Thẩm tra chất lợng tất cả các đề án về nội dung cũng nh hình thức, quy trình, quy phạm. Đầu mối tổ chức thực hiện công tác biên soạn tài liệu, số liệu kĩ thuật mỗi dự án. Kiểm tra về mặt kĩ thuật đối với những công việc thuê t vấn.
+ Bộ phận kinh tế
Có chức năng thực hiện công việc có nội dung liên quan đến kinh tế, quản trị doanh nghiệp trong các dự án đầu t xây dựng, phân tích kinh tế để tham gia lựa chọn phơng án tối u về quy mô dự án. Sau khi phơng án kĩ thuật đợc duyệt, bộ phận này có chức năng chủ trì lập dự án phần kinh tế (xác định quá trình biến động của vốn cố định, vốn lu động, xác định doanh thu, giá cả sản phẩm, và phân tích hiệu quả kinh tế). Đề xuất những kiến nghị về biện pháp huy động và sử dụng vốn. Nghiên cứu thị trờng sản phẩm để kịp thời đa ra những ý tởng, những cơ hội đầu t.
+ Bộ phận pháp chế: Có chức năng thực hiện các dự án về liên doanh liên kết với đối tác nớc ngoài. Chịu trách nhiệm cung cấp các văn bản pháp lý liên quan đến dự án, lo các thủ tục giấy tờ pháp lý của dự án để dự án tiến hành thuận lợi đúng tiến độ