III, Phơng hớng hoạt động và giải pháp hoàn thiện hoạt động kinh doanh của Công ty TMXNK Hà Nộ
2.3.2 Thành lập một bộ phận chuyên trách
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu lại hết sức phức tạp, đòi hỏi có sự hiểu biết về thị trờng quốc tế, nắm chắc nghiệp vụ ngoại thơng, có bản lĩnh nghề nghiệp và đầu t nhiều công sức. Do đó, đòi hỏi phải có một bộ phận chuyên trách thực hiện vấn đề này,
Nh vậy phòng xuất nhập khẩu đợc chia thành hai bộ phần là: Bộ phận nghiên cứu thị trờng và bộ phận thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:
• Trởng phòng: Có trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu từng tháng, quý và từng năm về cơ cấu hàng nhập, số lợng , chủng loại để trình giám đốc.
• Bộ phận nghiên cứu thị trờng: Đây là công việc hết sức quan trọng, nội dung của công tác nghiên cứu thị trờng là quá trình thu thập những dữ liệu cần thiết tùy thuộc vào mục đích của Công ty trong từng giai đoạn cụ thể: Thông tin về giá cả, về cung - cầu và các nhân tố ảnh hởng tới nó, cơ chế chính sách của Nhà nớc, các quan hệ kinh tế quốc tế, nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh v.v... Đây là một công việc hết sức khó khăn đòi hỏi sự tham gia của nhiều ngời. Bộ phận này có thể đợc chia làm 2 mảng chính nh sau:
- Nghiên cứu thị trờng trong nớc có nhiệm vụ là.
+ Giám sát toàn bộ diễn biến về tình hình tiêu thụ, giá cả trong nớc. Tìm hiểu nhu cầu của ngời tiêu dùng xem mặt hàng nào đợc a chuộng, mặt hàng nào đang suy thoái. Từ đó, thông qua các công cụ phân tích thông kê đa ra những dự báo về kế hoạch nhập khẩu từng giai đoạn.
+ Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài: Có trách nhiệm tìm kiếm các thông tin kinh doanh từ các thị trờng có quan hệ, mở rộng tìm kiếm sang các thị trờng khác. Các thông tin thu thập đợc cần phải cập nhật chính xác để sử dụng một cách có hiệu quả nhất. Các nhân viên có thể nghiên cứu thông qua các sách báo, tạp chí trong nớc và thế giới, qua mạng Internet qua các ấn phẩm của tổ chức quốc tế;
phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam, Ngân hàng thế giới (WB), quỹ tiền tệ quốc tế (IMF). Kết quả của quá trình nghiên cứu là phải đa ra những bảng báo cáo đầy đủ, chính xác, những chiến lợc kinh doanh xuất nhập khẩu để báo cáo lên Tr- ởng phòng và Ban Giám đốc Công ty.
Bộ phận thực hiện hợp đồng nhập khẩu có chức năng và nhiệm vụ sau: Sau khi nhận đợc báo cáo từ bộ phần nghiên cứu thị trờng trong và ngoài n- ớc. Yêu cầu trớc tiên là phải xác định xem kinh doanh mặt hàng nào có lợi hơn, mặt hàng đó đợc nhập từ nớc ngoài. Do đó bộ phận thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nghĩa vụ phân tích đánh giá các số liệu từ việc nghiên cứu thị trờng để tìm ra đ- ợc một phơng án kinh doanh cho một thơng vụ nhất định.
Bộ phận này có thể phân công theo từng công việc cụ thể nh
+ Phụ trách khâu đàm phán và kí kết hợp đồng : Bao gồm từ quá trình từ việc trao đổi thông tin, giao dịch với nhà cung cấp hoặc khách hàng, đa ra bản chào hàng, bảng báo giá, thoả thuận với các điều khoản hợp đồng. Khi hợp đồng đợc làm xong, có trách nhiệm dàn xếp để ngời đại diện hợp pháp của các bên kí kết.
+ Nhóm phụ trách khâu tổ chức thực hiện hợp đồng: Bao gồm các cơ bản nh: Mở L/C, làm thủ tục hải quan, thuê tàu lu cớc, mua bảo hiểm, nhận hàng và kiểm tra chất lợng hàng hoá và giải quyết các tranh chấp phát sinh, trong đó có một ngời phụ trách về việc mở L/C (hoặc giục đối tác mở L/C nếu là xuất khẩu) và thanh toán tiền hàng bởi vì đây là khâu hết sức quan trọng, thờng xuyên có những rủi ro gây thiệt hại tới kết quả kinh doanh.
Nh vậy, phòng kinh doanh đợc tách ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ là tổng hợp số liệu của toàn Công ty báo cáo lên Ban lãnh đạo Công ty, đồng thời xúc tiến mạnh mẽ các hoạt động tiêu thụ sản phẩm và những công việc khác.
Bên cạnh đó cũng phải tổ chức tốt công tác bán hàng nhập khẩu đây không phải là nhiệm vụ của riêng bộ phận nào mà của mọi ngời làm công tác kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trong Công ty ngay từ khi lập phơng án kinh doanh .Để tăng cờng hiệu quả hoạt đông bán hàng Công ty cần có sự phối hợp chặt chẽ,xây dựng chơng trình Marketing phù hợp với từng thị trờng ,từng khu vực ,áp dụng các biện pháp xúc tiến,hỗ trợ các dịch vụ trớc và sau khi bán hàng