3. Tình hình hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt
4.3.1.1 Phương thức giao nhận tiền mặt qua quỹ chính, quỹ phụ và các giao dịch
Trong phương thức này, quy trình giao nhận tiền mặt được thực hiện tuần tự qua quỹ chính, quỹ phụ, các giao dịch viên.
Đầu ngày, quỹ chính giao tiền mặt cho quỹ phụ, quỹ phụ giao tiền mặt cho các giao dịch viên, quỹ phụ cũng có thể giao dịch trực tiếp với khách hàng như các giao dịch viên.
Cuối ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng, các giao dịch viên nộp hết tiền mặt về cho quỹ phụ, quỹ phụ nộp hết tiền mặt về cho quỹ chính.
Trong quá trình giao dịch với khách hàng nếu giao dịch viên hoặc quỹ phụ nào thừa hoặc thiếu tiền mặt thì cũng tiến hành việc giao và nhận tiền như quá trình giao nhận tiền đầu và cuối ngày nói trên.
Nghiêm cấm quỹ phụ và giao dịch viên có tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày. (1 ) (2) (3) Quỹ chính Khách hàng Quỹ phụ Quỹ phụ Giao dịch viên Giao dịch viên Khách hàng Khách hàng Giao dịch viên Giao dịch viên Khách hàng
Trong phương thức này, quy trình giao nhận tiền mặt được thực hiện trực tiếp từ quỹ chính đến các giao dịch viên.
Đầu ngày, quỹ chính giao tiền mặt trực tiếp cho các giao dịch viên.
Cuối ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng, các giao dịch viên nộp hết tiền mặt về cho quỹ chính.
Trong quá trình giao dịch với khách hàng nếu giao dịch viên hoặc quỹ phụ nào thừa hoặc thiếu tiền mặt thì cũng tiến hành việc giao và nhận tiền như quá trình giao nhận tiền đầu và cuối ngày nói trên.
Nghiêm cấm giao dịch viên có tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày.
4.3.1.3 Phương thức quỹ chính giao dịch trực tiếp với khách hàng.
Trong phương thức này, Quỹ chính thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng.
Quỹ chính thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch của quỹ phụ và giao dịch viên, và các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân công (thu chi nội bộ…).
4.3.2 Hạn mức giao dịch với khách hàng. 4.3.2.1 Giao dịch viên 4.3.2.1 Giao dịch viên
Mỗi giao dịch viên được ủy quyền thực hiện giao dịch với một hạn mức nhất định theo sự phê duyệt của Tổng Giám đốc/Giám đốc và tuân thủ theo các quy trình giao dịch liên quan tới nghiệp vụ của giao dịch viên.
Nếu số tiền trong từng giao dịch của giao dịch viên nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức được uỷ quyền thì trên chứng từ sẽ không cần chữ ký của kiểm soát viên, chỉ cần chữ ký của giao dịch viên. Nếu số tiền của từng giao dịch vượt quá hạn mức được uỷ quyền thì trên chứng từ yêu cầu có cả chữ ký của kiểm soát viên và giao dịch viên.
4.3.2.2 Kiểm soát viên
Mỗi kiểm soát viên được quyền phê duyệt giao dịch của giao dịch viên với một hạn mức nhất định.
Khi số tiền giao dịch của giao dịch viên vượt quá hạn mức phê duyệt của kiểm soát viên thì chuyển giao dịch đó sang cho kiểm soát viên khác có hạn mức thẩm quyền cao hơn.
4.3.2.3 Quỹ chính, quỹ phụ
Hạn mức trong giao dịch của quỹ chính và quỹ phụ tuân theo quy định như đối với các giao dịch viên.
4.3.2.4 Phân quyền giao dịch
Việc phân quyền hạn mức, định mức cho các giao dịch viên, kiểm soát viên, quỹ chính, quỹ phụ do Tổng Giám đốc/Giám đốc phê duyệt trên cơ sở đề xuất của Trưởng các Bộ phận giao dịch, Bộ phận điện toán, Bộ phận nhân sự.
4.3.3 Ấn chỉ và giấy tờ có giá
Sử dụng ấn chỉ, giấy tờ giao dịch theo mẫu quy định của Ngân hàng phù hợp với các nghiệp vụ ngân hàng đã được quy định trong các quy trình cụ thể.
Giao dịch ứng tiền mặt liên quan đến nghiệp vụ Ngân hàng làm đại lý cho các tổ chức khác sử dụng chứng từ của tổ chức đó.
4.4 Nội dung quy trình
4.4.1 Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Mở tài khoản của khách hàng, thực hiện theo quy định mở tài khoản khách hàng.
Thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc của Ngân hàng, thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tiền gửi không kỳ hạn.
Huy động vốn: nhận tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu…, thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tiền gửi có kỳ hạn.
Phát vay, thu nợ,…của nghiệp vụ tín dụng, thực hiện theo quy trình cho vay.
Thu, chi tiền mặt theo yêu cầu của khách hàng cho các nghiệp vụ trên.
Các giao dịch bằng tiền mặt và chuyển khoản khác.
4.4.2 Kiểm tra chứng từ của khách hàng
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ, chứng từ do khách hàng xuất trình theo đúng hướng dẫn đối với từng loại nghiệp vụ.
Nếu chứng từ khách lập có thiếu sót, giao dịch viên hướng dẫn khách hàng ghi bổ sung hoặc hướng dẫn khách lập lại chứng từ.
Nếu chấp nhận chứng từ và yêu cầu giao dịch của khách hàng, chuyển thực hiện bước 3.
4.4.3 Thu tiền mặt
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Căn cứ vào chứng từ do khách hàng lập, thực hiện thu tiền mặt (nếu có) theo hướng dẫn thu tiền mặt tại các quy trình nghiệp vụ (tiền gửi, tiền vay, chuyển tiền…), kiểm tra phát hiện tiền giả.
Chuyển sang bước 4
4.4.4. Xử lý giao dịch
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Tiến hành việc nhập dữ liệu theo từng màn hình giao dịch tuỳ theo nghiệp vụ vào Hệ thống điện toán.
Nếu trong hạn mức giao dịch của Giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 6.
Nếu vượt hạn mức giao dịch của Giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 5.
4.4.5 Kiểm soát và duyệt giao dịch
Người thực hiện: Kiểm soát viên.
Căn cứ các chứng từ kiểm tra các chi tiết giao dịch trên màn hình.
Nếu chấp nhận, ký duyệt giao dịch, chuyển sang bước 6. 30
Trường hợp không chấp nhận giao dịch, trả lại chứng từ cho GDV làm lại kèm lý do.
4.4.6 In chứng từ
Người thực hiện: Giao dịch viên.
In các thông tin lên chứng từ của khách hàng .
Ký chứng từ giao dịch.
Chuyển các chứng từ thanh toán cho bộ phận thực hiện đi các kênh thanh toán
Nếu giao dịch liên quan đến chi tiền mặt thì chuyển sang bước 7.
4.4.7 Chi tiền mặt
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Tiến hành chi tiền mặt theo từng quy trình nghiệp vụ (tiền gửi, tiền vay, chuyển tiền…).
Chuyển sang bước 8
4.4.8 Phân phối chứng từ và công việc cuối ngày
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Trả khách hàng liên thứ 2, chuyển chứng từ cho bộ phận thanh toán (nếu có)
Cuối ngày thực hiện :
- Thực hiện các công việc cuối ngày, in các báo cáo giao dịch trong ngày, kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ giao dịch và báo cáo khớp đúng – thực hiện theo quy trình vận hành Hệ thống điện toán.
- Kiểm soát viên ký báo cáo của giao dịch viên sau khi đã chấm khớp đúng. - Nộp báo cáo có chữ ký của kiểm soát kèm giao dịch trong ngày cho kế toán
viên.
4.5 Trách nhiệm các thành viên khi tham gia vào quy trình
Tuân thủ đúng các bước xử lý chứng từ được quy định tại quy trình nghiệp vụ của loại nghiệp vụ đó.
Tuân thủ các bước kiểm soát, luân chuyển chứng từ được quy định tại quy trình này.
Chịu trách nhiệm chính về tính chính xác, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ giao dịch do mình thực hiện.
Trực tiếp xử lý các sai sót phát sinh trên cơ sở đề xuất khắc phục sai sót đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4.5.2 Trách nhiệm của Kiểm soát viên.
Phân công và chỉ đạo các Giao dịch viên thực hiện các quy định trong quy trình này.
Kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính chính xác trong xử lý giao dịch, tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ do mình phê duyệt.
Phát hiện sai sót trong quá trình xử lý giao dịch, phối hợp và chỉ đạo các Giao dịch viên trong việc tìm nguyên nhân và khắc phục sai sót.
4.5.3 Trách nhiệm của Bộ phận tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ.
Chịu trách nhiệm tập hợp đủ các chứng từ của Giao dịch viên thuộc phòng đã xử lý xong trong ngày;
Kiểm tra đủ số lượng chứng từ, đủ chữ ký qui định trên chứng từ;
Kiểm tra việc sắp xếp và đánh số chứng từ của Giao dịch viên đảm bảo theo đúng quy định.
Nộp và theo dõi việc giao nộp chứng từ cho bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị.
4.5.4 Trách nhiệm của Bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị.
Tiếp nhận chứng từ do chuyên viên tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ nộp.
Kiểm tra, đôn đốc việc giao nộp chứng từ của các phòng nghiệp vụ, đảm bảo tập hợp đúng, đầy đủ số lượng chứng từ của đơn vị theo từng Giao dịch viên;
Sắp xếp và chuyển chứng từ cho chuyên viên hậu kiểm để thực hiện kiểm soát, đối chiếu.
Tập hợp chứng từ sau khi đã kiểm soát để nộp kho chứng từ.
4.5.5 Trách nhiệm của Bộ phận hậu kiểm.
Thực hiện kiểm soát lại tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, kiểm tra tính chính xác của các giao dịch đã được các phòng nghiệp vụ xử lý; kiểm tra tính chính xác của các bút toán hạch toán tự động.
Phát hiện kịp thời những sai sót, những điểm chưa phù hợp trong quá trình xử lý giao dịch.
Phối hợp với các thành viên, bộ phận nghiệp vụ khác trong việc tìm rõ nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục.
4.5.6 Trách nhiệm của Trưởng phòng Tài chính − Kế toán.
Trợ giúp Tổng Giám đốc (Giám đốc) trong việc tổ chức, chỉ đạo và điều hành việc thực hiện quy trình này.
Trực tiếp giám sát việc tuân thủ quy trình và thực hiện chế độ chứng từ của đơn vị.
Phân công, chỉ đạo các chuyên viên Phòng Tài chính − Kế toán thực hiện nghiệp vụ của phòng và các bước của quy trình.
Chịu trách nhiệm về tính kịp thời và đầy đủ của các báo cáo kế toán;
Tham mưu hoặc trực tiếp ra quyết định các biện pháp khắc phục sai sót trong phạm vi được ủy quyền.
Báo cáo kịp thời các trường hợp sai sót, vi phạm các quy định trong xử lý giao dịch làm sai lệch về tài sản, công nợ vốn quĩ của đơn vị.
4.6 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ
4.6.1 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Giao dịch viên.
Khi tiếp nhận chứng từ để xử lý giao dịch, Giao dịch viên thực hiện:
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, đặc biệt đối chiếu mẫu chữ ký, mẫu dấu của khách hàng);
- Xác định và thực hiện đúng các thao tác trên máy theo đúng hướng dẫn trong qui trình nghiệp vụ và hướng dẫn sử dụng màn hình.
- Đây là các yếu tố quan trọng bảo đảm tính chính xác của các giao dịch, các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn các sai sót trong giao dịch chủ yếu được thực hiện tại bước này.
Khi kết thúc các giao dịch xử lý trong ngày, in báo cáo cuối ngày sau để phục vụ cho công tác kiểm tra − kiểm soát:
- Nhật ký giao dịch: Giao dịch viên in liệt kê các giao dịch tiền tệ và sắp xếp theo số thứ tự phát sinh của giao dịch.
- Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ đơn vị.
- Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ toàn ngành.
- Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống.
- Nhật ký quỹ.
- Báo cáo nhật ký các điện thanh toán trong ngày đối với các Giao dịch viên thực hiện các giao dịch chuyển tiền hoặc các giao dịch tài trợ thương mại có liên quan tới việc lập điện thanh toán.
Kiểm tra, kiểm soát chứng từ: (a) Nội dung kiểm tra − kiểm soát:
Để bảo đảm lần cuối việc thực hiện chính xác các giao dịch và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các Giao dịch viên trước khi sắp xếp và nộp chứng từ cho bộ phận hậu kiểm phải thực hiện kiểm tra - kiểm soát chứng từ, nội dung kiểm tra − kiểm soát gồm:
- Kiểm tra giữa chứng từ thực tế với Nhật ký giao dịch nhằm kiểm tra sự khớp đúng về số lượng giao dịch thực tế với giao dịch đã được thực hiện trên máy. - Kiểm tra kết quả đồng bộ dữ liệu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn
hệ thống, trường hợp phát sinh chênh lệch, Giao dịch viên thực hiện điều chỉnh.
- Kiểm soát lại giao dịch đã nhập đúng chức năng của chương trình đảm bảo đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lắp trong thực hiện giao dịch.
- Kiểm tra đảm bảo tính chính xác của các số liệu trên chứng từ, đặc biệt là số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch, loại tiền tệ giao dịch.
- Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ: chữ ký khách hàng, chữ ký Giao dịch viên, chữ ký kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền đối với các giao dịch vượt hạn mức của Kiểm soát viên.
- Đối chiếu tổng số tiền trên các chứng từ theo từng nghiệp vụ với số trên Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm.
- Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khoản trung gian của kế toán tổng hợp, Giao dịch viên phải có trách nhiệm kiểm tra lại việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này bảo đảm khớp đúng giữa các giao dịch, nếu còn số dư phải báo cáo với Kiểm soát viên để tổng hợp báo cáo theo qui định.
(b) Trường hợp phát sinh sai sót, Giao dịch viên xử lý như sau:
- Nếu giao dịch sai có thể điều chỉnh lại bằng cách thực hiện chức năng Hủy giao dịch thì sau khi hủy giao dịch, Giao dịch viên phải thực hiện lại giao dịch đúng và phải bảo đảm lập đầy đủ các chứng từ, kể cả chứng từ của giao
dịch hủy. Chứng từ in từ máy của giao dịch sai được đính kèm chứng từ của giao dịch hủy, được kiểm soát và lưu trữ như các chứng từ kế toán khác. - Nếu việc điều chỉnh các giao dịch sai không thể thực hiện bằng chức năng
trên mà phải thực hiện bằng các giao dịch điều chỉnh thì diễn giải của giao dịch điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho giao dịch số ... ngày ...Nguyên nhân điều chỉnh:….”. Trường hợp giao dịch sai có liên quan đến các bộ phận khác đặc biệt là các giao dịch chuyển tiền thì phải thông báo ngay lập tức cho các bộ phận này và lập đề nghị xin điều chỉnh để các bộ phận liên quan kịp thời có biện pháp khắc phục.
© Trường hợp khớp đúng các nội dung kiểm tra − kiểm soát: Giao dịch viên ký xác nhận trên các báo cáo, chuyển Trưởng phòng hoặc chuyên viên phụ trách kiểm tra lại và ký xác nhận.
Sắp xếp chứng từ giao dịch.
(b) Chứng từ trên Phân hệ giao dịch chi nhánh:
- Các chứng từ gốc do khách hàng lập phải được ghim cùng với các chứng từ in từ hệ thống.
- Các chứng từ của giao dịch sai và của giao dịch hủy được ghim cùng với Nhật ký giao dịch.
- Các chứng từ được tập hợp sắp xếp theo từng loại giao dịch theo các mã nghiệp vụ tổng hợp trên báo cáo tổng hợp các giao dịch trong ngày của Giao dịch viên và được sắp xếp theo số thứ tự của giao dịch do hệ thống tự động phát sinh khi nhập vào hệ thống.
- Chứng từ và báo cáo được sắp xếp như sau: • Nhật ký giao dịch
• Nhật ký quỹ
• Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ chi nhánh.
• Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm.
• Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ trung tâm. • Chứng từ giao dịch đã được sắp xếp theo thứ tự các giao dịch.
(c) Chứng từ của Phân hệ tài trợ thương mại: