3. Tình hình hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt
4.6.5Lưu trữ chứng từ và báo cáo
Cách thức đóng tập chứng từ được quy định sau:
- Các tập chứng từ sau khi được sắp xếp phải được đánh số trang bằng bút đỏ. - Các tập chứng từ phải có bìa trước và bìa sau. Trên mặt bìa trước phải ghi rõ
số của tập chứng từ. Trường hợp một tập chứng từ có nhiều quyển thì phải ghi rõ số thứ tự trên tổng số quyển của tập. Ghi rõ tổng số trang của tập và ngày phát sinh.
Chứng từ và báo cáo được đóng thành các tập như sau:
- Tập 1: Các chứng từ và báo cáo của Giao dịch viên, đóng theo thứ tự:
• Các tập chứng từ và báo cáo của Giao dịch viên được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ tới lớn.
• Các báo cáo tổng hợp nghiệp vụ toàn đơn vị được đặt ở trên cùng tập 1 - Tập 2 : Các báo cáo và chứng từ thuộc phân hệ chuyển tiền, đóng theo thứ
tự:
• Các báo cáo của Phân hệ thanh toán (in theo danh sách trên) .
• Các chứng từ thanh toán bù trừ: các bảng kê theo quy định kèm chứng từ gốc.
• Các tập chứng từ thanh toán nội bộ, SWIFT, thanh toán bù trừ đến của Giao dịch viên sắp xếp theo liệt kê điện thanh toán.
• Các chứng từ chuyển tiền đến của thanh toán điện tử liên ngân hàng sắp xếp theo Báo cáo điện đi − điện đến.
• Các chứng từ chuyển tiền đi các tổ chức tín dụng khác (không thuộc các hình thức thanh toán trên).
• Các chứng từ chuyển tiền đến từ các tổ chức tín dụng khác (không thuộc các hình thức thanh toán trên).
- Tập 3 : Báo cáo hạch toán và các báo cáo khác của Phân hệ tiền vay. - Tập 4 : Báo cáo hạch toán và các báo cáo khác của Phân hệ tiền gửi. - Tập 5 : Báo cáo và các chứng từ của phân hệ tài trợ thương mại. - Tập 6 : Báo cáo và chứng từ Phân hệ kinh doanh tiền tệ.
- Tập 7 : Liệt kê giao dịch và chứng từ của Phân hệ Quản lý nội bộ.
- Tập 8 : Báo cáo liệt kê giao dịch và chứng từ hạch toán thủ công tại kế toán tổng hợp lưu trữ cùng với các chứng từ và báo cáo sau (nếu có):
• Báo cáo liệt kê bút toán định kỳ.
- Tập 9 : Báo cáo cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm) gồm các báo cáo và sắp xếp theo thứ tự sau:
• Cân đối nội bảng: cân đối nội bảng nguyên tệ chi tiết, cân đối nội bảng cộng quy đổi chi tiết.
• Cân đối ngoại bảng: cân đối ngoại bảng nguyên tệ chi tiết, cân đối ngoại bảng cộng quy đổi chi tiết.
Lưu trữ chứng từ.
- Chứng từ và báo cáo được lưu trữ tập trung tại kho của đơn vị do Phòng Tài chính − Kế toán quản lý.
- Việc lưu trữ các chứng từ và báo cáo kế toán phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và các quy định nội bộ của Ngân hàng về bảo quản, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán