3. Tình hình hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt
4.6.2 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Bộ phận tập hợp chứng từ phòng
Chuyên viên tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ thực hiện tiếp nhận toàn bộ chứng từ và báo cáo của các Giao dịch viên đã được kiểm tra và sắp xếp.
Kiểm tra chứng từ:
- ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của Giao dịch viên.
- Kiểm tra sự đầy đủ các chữ ký quy định trên chứng từ, trường hợp thiếu phải đề nghị Giao dịch viên bổ sung đầy đủ các chữ ký.
- Kiểm tra về mặt số lượng chứng từ, mọi trường hợp thiếu chứng từ đều phải Kiểm tra việc đánh số và sắp xếp tập chứng từ của Giao dịch viên.
- Kiểm tra việc ký xác nhận tính đúng đắn trên các báo cáo của Giao dịch viên, gồm chữ ký của Giao dịch viên và Trưởng/Phó phòng.
Sắp xếp và nộp chứng từ, báo cáo của phòng cho Bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị.
- Các tập chứng từ của Giao dịch viên được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn của mã Giao dịch viên trong phòng.
- Giao nộp các tập chứng từ và báo cáo cho bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị trước 8 giờ của ngày làm việc kế tiếp.
4.6.3 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị.
In báo cáo tổng hợp nghiệp vụ toàn đơn vị:
- Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ chi nhánh.
- Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ toàn ngành.
- Báo cáo quỹ chính.
Tiếp nhận chứng từ và báo cáo của các phòng nghiệp vụ. Trong quá trình giao nhận, hai bên phải mở sổ theo dõi: tên người giao, người nhận, số lượng chứng từ theo từng Giao dịch viên,.... và phải ký xác nhận việc giao nhận chứng từ.
Kiểm tra − đối chiếu:
- Kiểm tra việc tập hợp đủ số lượng tập chứng từ của các Giao dịch viên tham gia giao dịch trong ngày.
- Đối chiếu sự khớp đúng giữa báo cáo tổng hợp số lượng các loại giao dịch trong ngày giữa các báo cáo của Giao dịch viên với báo cáo của chi nhánh. - Tổng các báo cáo theo từng mã nghiệp vụ của tất cả các Giao dịch viên bằng
mã nghiệp vụ đó trên báo cáo về số tiền và số lượng chứng từ. - Ký chữ ký xác nhận trên báo cáo tổng hợp toàn đơn vị.
Sắp xếp, chuyển chứng từ và báo cáo cho Bộ phận hậu kiểm:
- Các tập chứng từ của Giao dịch viên được sắp xếp theo phòng nghiệp vụ và theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
- Việc giao nộp các báo cáo và chứng từ cho Bộ phận hậu kiểm phải có sổ theo dõi và tuân thủ chặt chẽ các quy định giao nộp chứng từ.
4.6.3 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Bộ phận hậu kiểm.
3 2
1 Báo cáo
liệt kê giao dịch
Báo cáo
tổng hợp giao dịch
Báo cáo
kế toán tổng hợp Chứng từ gốc
In các báo cáo nghiệp vụ và báo cáo kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho mục đích kiểm tra − kiểm soát khi kết thúc ngày.
Tiếp nhận chứng từ và báo cáo của các phòng nghiệp vụ toàn đơn vị từ bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị.
Hậu kiểm chứng từ:
(a) Hậu kiểm chứng từ tiền gửi:
- Loại giao dịch kiểm tra: các giao dịch tiền gửi không kỳ hạn bao gồm cả các giao dịch với tài khoản tiền gửi thanh toán và tiền gửi tiết kiệm; các giao dịch tiền gửi có kỳ hạn gồm cả các giao dịch vào các tài khoản tiền gửi có kỳ hạn, kỳ phiếu và chứng chỉ tiền gửi.
- Nội dung kiểm tra:
Báo cáo liệt kê giao dịch được in theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp và tổng hợp theo các mã giao dịch (gửi tiền, rút tiền gửi, thanh toán lãi…) do Phân hệ tiền gửi quy định. Căn cứ vào mã giao dịch viên và số thứ tự giao dịch trên báo cáo, chuyên viên hậu kiểm thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch về nội dung nghiệp vụ, số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch và loại tiền tệ…Sau khi kiểm soát các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện, bộ phận hậu kiểm tiến hành kiểm soát các giao dịch được hạch toán tự động thể hiện trên các báo cáo này.
• Báo cáo tổng hợp giao dịch cung cấp các số liệu tổng hợp về tiền gửi theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp bao gồm số dư đầu ngày, số dư cuối ngày, số lượng giao dịch và số tiền ghi có, số lượng giao dịch và số tiền ghi nợ. Việc đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch với báo cáo tổng hợp giao dịch nhằm mục đích bảo đảm tính khớp đúng giữa số lượng, số tiền giao dịch do Giao dịch viên thực hiện và số lượng, số tiền đã được cập nhật vào dữ liệu của Phân hệ tiền gửi.
• Báo cáo kế toán tổng hợp thể hiện việc hạch toán ghi có/ghi nợ của các giao dịch tiền gửi trong ngày vào các tài khoản kế toán tổng hợp thuộc các hóm tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Bộ phận hậu kiểm đối chiếu và chấm số liệu trên báo cáo tổng hợp giao dịch với báo cáo kế toán tổng hợp nhằm bảo đảm tất cả số tiền giao dịch trong ngày (gốc và lãi tiền gửi) đều được phản ánh và hạch toán đầy đủ vào các tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng.
(b) Hậu kiểm chứng từ tiền vay:
- Loại giao dịch kiểm tra: các giao dịch hạch toán nợ gốc và nợ lãi, các giao dịch xuất nhập tài sản thế chấp, cầm cố tiền vay.
- Kiểm tra các giao dịch hạch toán nợ gốc và nợ lãi:
• Báo cáo liệt kê giao dịch được in theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp và tổng hợp theo các mã giao dịch (giải ngân, thu nợ gốc, thu nợ lãi, giao dịch điều chỉnh gốc, giao dịch điều chỉnh lãi) do Phân hệ tiền vay quy định. Căn cứ vào mã giao dịch viên và số thứ tự giao dịch trên báo cáo, chuyên viên hậu kiểm thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch về nội dung nghiệp vụ, số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch và loại tiền tệ…Sau khi kiểm soát các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện, bộ phận hậu kiểm tiến hành kiểm soát các giao dịch được hạch toán tự động thể hiện trên các báo cáo này.
• Báo cáo tổng hợp giao dịch cung cấp các số liệu tổng hợp về tiền gửi theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp bao gồm số dư đầu ngày, số dư cuối ngày, số lượng giao dịch và số tiền ghi có, số lượng giao dịch và số tiền ghi nợ. Việc đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch với báo cáo tổng hợp giao dịch nhằm mục đích bảo đảm tính khớp đúng giữa số lượng, số tiền giao dịch do Giao dịch viên thực hiện và số lượng, số tiền đã được cập nhật vào dữ liệu của Phân hệ tiền vay.
• Báo cáo kế toán tổng hợp thể hiện việc hạch toán ghi có/ghi nợ của các giao dịch tiền gửi trong ngày vào các tài khoản kế toán tổng hợp thuộc các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Bộ phận hậu kiểm đối chiếu và chấm số liệu trên báo cáo tổng hợp giao dịch với báo cáo kế toán tổng hợp nhằm bảo đảm tất cả số tiền giao dịch trong ngày (gốc và lãi tiền vay) đều được phản ánh và hạch toán đầy đủ vào các tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng.
- Kiểm tra các giao dịch xuất nhập tài sản thế chấp, cầm cố tiền vay.
• Đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp cầm cố nhằm bảo đảm các giao dịch được nhập vào hệ thống khớp đúng với chứng từ gốc phát sinh.
• Đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch và báo cáo kế toán tổng hợp các giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp cầm cố nhằm bảo đảm việc hạch toán kế toán tổng hợp đúng và chính xác. Ngoài ra, bộ phận hậu kiểm phải thực hiện đối chiếu báo cáo chi tiết phát sinh nhập xuất tài sản cầm cố thế chấp với bộ phận kho quỹ trực tiếp nhập, xuất tài sản cầm cố thế chấp để đảm bảo sự khớp đúng giữa tài sản hạch toán kế toán và tài sản thực tế đang quản lý tại kho quỹ. Các báo cáo yêu cầu phải có xác nhận của bộ phận kho quỹ.
(c) Hậu kiểm chứng từ giao dịch thanh toán:
Căn cứ chứng từ gốc và các báo cáo của Phân hệ thanh toán, việc kiểm tra kiểm soát của Bộ phận hậu kiểm được thực hiện trên các nội dung sau:
- Kiểm soát các điện đi, kịp thời phát hiện sai sót trong lập điện, nhất là trường hợp điện thanh toán 2 lần.
42
2 1 Báo cáo liệt kê
giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp, cầm cố
Báo cáo kế toán tổng hợp ngoại bảng giao dịch nhập xuất tài sản
thế chấp, cầm cố Chứng từ gốc
nhập/xuất tài sản thế chấp, cầm cố
- Kiểm soát điện đến và trạng thái xử lý. Đặc biệt chú ý các điện đến chưa được xử lý, đang được hạch toán trên tài khoản phải trả trong thanh toán bằng điện.
- Kiểm soát việc xử lý và hạch toán các điện thanh toán thông qua các tài khoản trung gian của Phân hệ thanh toán và các phân hệ có liên quan.
- Đối chiếu chứng từ gốc với báo cáo hạch toán kế toán tổng hợp các giao dịch thanh toán bảo đảm mọi giao dịch thanh toán đều được hạch toán đầy đủ. - Kiểm soát các tài khoản nostro và hạch toán tài khoản nostro.
(d) Hậu kiểm chứng từ giao dịch tài trợ thương mại:
- Bộ phận hậu kiểm thực hiện kiểm tra các điện thanh toán của Phân hệ tài trợ thương mại và đối chiếu chứng từ chi tiết với báo cáo hạch toán kế toán tổng hợp các giao dịch tài trợ thương mại để kiểm tra việc hạch toán đúng, đủ các nghiệp vụ phát sinh vào tài khoản.
- Mỗi nhóm nghiệp vụ khi hạch toán vào tài khoản kế toán tổng hợp thể hiện lên báo cáo tổng cả 2 vế nợ − có luôn bằng nhau, nếu có sự sai lệch thì phải tìm hiểu nguyên nhân phối hợp cùng bộ phận kế toán tổng hợp để xử lý kịp thời.
(e) Hậu kiểm chứng từ giao dịch quản lý nội bộ:
- Loại giao dịch kiểm tra: các giao dịch liên quan đến quản lý tài sản cố định, công cụ lao động, các khoản phải thu, phải trả liên quan đến chi tiêu nội bộ… - Nội dung kiểm tra:
• Đối chiếu chứng từ chi tiết khớp đúng với báo cáo liệt kê giao dịch.
• Đối chiếu số liệu trên báo cáo liệt kê giao dịch với sổ phụ kế toán tổng
2 1 Báo cáo
liệt kê giao dịch
Sổ phụ kế toán tổng hợp Chứng từ gốc
(f) Hậu kiểm chứng từ kế toán tổng hợp:
- Đối chiếu nhật ký quỹ thu chi của các Giao dịch viên với tài khoản tiền mặt, bảo đảm khớp đúng giữa số tiền mặt tồn quỹ thực tế với số dư trên báo cáo của quỹ chính và sổ phụ tài khoản tiền mặt.
- Kiểm soát các khoản hạch toán treo, hạch toán vào tài khoản trung gian. - Kiểm soát các tài khoản hạch toán lỗi của hệ thống.
- Đối chiếu các tài khoản tiền gửi của chi nhánh tại Hội sở chính dựa trên báo cáo đối chiếu tiền gửi liên chi nhánh.
- Đối chiếu các tài khoản tiền gửi thanh toán tại tổ chức tín dụng khác.
- Đối chiếu, kiểm soát số dư của các tài khoản hạch toán tự động của Phân hệ tiền gửi dựa trên báo cáo đối chiếu số dư cuối ngày giữa Phân hệ tiền gửi và Kế toán tổng hợp.
- Đối chiếu, kiểm soát số dư của các tài khoản hạch toán tự động của Phân hệ tiền vay dựa trên báo cáo đối chiếu số dư cuối ngày giữa Phân hệ tiền vay và Kế toán tổng hợp.
- Đối chiếu, kiểm soát các báo cáo cân đối tài khoản kế toán (ngày, tháng, năm) bao gồm: đối chiếu và xử lý không cân dọc (tổng nợ ≠ tổng có của số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ); đối chiếu và xử lý các tài khoản không cân ngang (số dư đầu + phát sinh tăng – phát sinh giảm ≠ số dư cuối); đối chiếu và xử lý các tài khoản dư ngược tính chất quy định dựa trên báo cáo các tài khoản vi phạm.