Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.
2.3.2 Đánh giá công tác tổ chức và quản trị nhân sự trong khâu mua hàng.
hàng.
Đối với công tác tổ chức hoạt động mua hàng:
Bộ phận mua hàng thuộc phòng quản lí kinh doanh. Gồm trưởng phòng kinh doanh và sáu nhân viên mua hàng.
Trưởng phòng là người có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế (đối với những mặt hàng có giá trị lớn), báo cáo giám đốc quá trình thực hiện mua hàng,đồng thời chịu trách nhệm trước giám đốc về quá trình thực hiện hợp đồng. Trưởng phòng kinh doanh luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng và dự trữ.
Mỗi nhân viên mua hàng được giao nhiệm vụ kí kết hợp đồng, giao dịch với nhà cung cấp của một hoặc một số loại hàng hoá nhất định và quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc đảm bảo cung ứng hàng hóa cho bán hàng, thực hiện hợp đồng đã kí kết. Nếu do chủ quan, thiếu trách nhiện gây thiệt hại về kinh tế cho công ty thì những nhân viên này sẽ phải bồi thường thiệt hại tuỳ theo mức độ do công ty quy định.
Mặt khác những nhân viên này cũng được hưởng “ tháng lương thứ mười ba” nếu trong năm nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, mua được hàng theo đúng tiêu chuẩn, chi phí mua hàng nhỏ nhất, trực tiếp mang lại lợi ích kinh tế cho công ty. Mỗi nhân viên thường xuyên kiểm tra nguyên liệu tồn kho để nắm rõ tình hình nhu cầu cần mua loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Với chế độ thưởng phạt vật chất đối với nhân viên mua hàng, công ty đã khuyến khích được nhân viên mua hàng hoàn thành tốt công việc mà mình được giao. Kết quả là trong những năm vừa qua công ty luôn có hàng để bán.
Tuy nhiên đây là kinh doanh kiểu siêu thị nên đối với mặt hàng có giá trị nhỏ thì việc đặt hàng lại do chính nhân viên đứng quầy bán đảm nhiệm, mà nhân viên bán hàng thì hưởng lương và chế độ ưu đãi của nhân viên bán hàng không liên quan đến phòng kinh doanh nên họ chỉ làm đúng phận sự của mình. Hàng hết thì họ chủ động gọi đặt mà không hề đi nghiên cứu nhu cầu thị trường, nghiên cứu mặt hàng, nghiên cứu sự thay đổi nhu cầu thị trường,
thay đổi về giá cả, lựa chọn nhà cung cấp mới nên nhiều khi công ty vẫn phải mua hàng với giá đắt hơn so với giá hàng cũ, hàng sắp bị lỗi mốt. Đây là vấn đề phòng kinh doanh nên quan tâm.
Về nhân sự:
Với số lượng lao động khá lớn từ thời bao cấp để lại trình độ của nhân viên còn hạn chế, chủ yếu mới chỉ tốt nghiệp phổ thông. Trong bộ phận mua hàng mặc dù lượng nhân viên chiếm ít hơn so với các bộ phận khác nhưng trình độ của nhân viên còn nhiều hạn chế. Có nhân viên đã tốt nghiệp đại học nhưng cũng có nhân viên mới chỉ tốt nghiệp trung học. Đây là một hạn chế lớn đối với công tác mua hàng vì thành công trong mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên mua. Với một nhân viên có trình độ cao thì khả năng thành công là lớn. Công ty cần tổ chức đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng thêm nhân viên mới có khả năng thật sự trong mua hàng.
2.3.3 Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại công ty
Trong quá trình mua hàng công ty đã xác định được mục tiêu của công tác quản trị mua hàng là mục tiêu an toàn, mục tiêu chất lượng và mục tiêu chi phí. Công tác quản trị mua hàng của công ty thời gian qua có ưu điểm sau: - Ngày càng có nhiều đối tác muốn có quan hệ làm ăn với công ty, cung cấp hàng hóa cho công ty thể hiện trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thương lượng và đặt hàng với công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung ứng tối ưu.
- Chiến lược nội địa hóa đầu vào, công ty đã tìm kiếm nhà cung cấp trong nước có thể cung cấp các mặt hàng mà công ty có nhu cầu với chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lí giúp cho công ty có khả năng cạnh tranh với các mặt hàng ngoại và giúp cho công ty có thể giảm được chi phí mua hàng, vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
- Khả năng quay vòng vốn do công ty thực hiện nhu cầu và đúng thời điểm, tức là chỉ khi nào cần mới mua. Mặt khác công ty đã giảm đến mức thấp nhất chi phí bảo quản do mua nhiều hàng.
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác quản trị mua hàng còn những hạn chế sau:
- Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng do hạn chế của nhân viên không xác định cụ chể nhu cầu của người tiêu dùng nên còn tồn tại tình trạng hàng mua không phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, hàng mua lỗi mốt hay mẫu mã không phù hợp.
- Trong công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp, công ty đã lựa chọn nhà cung cấp lớn có uy tín, có độ vững vàng về tài chính, đáp ứng được yêu cầu về tiêu chuẩn, kỹ thuật của hàng hóa. Nhưng công ty chưa thường xuyên lựa chọn nhà cung cấp qua các cuộc triển lãm, qua hội chợ, qua các phưung tiện thông tin đại chúng, điều này dẫn đến công ty có thể bị nhà cung cấp ép giá khi trên thị trường có sự biến động về giá cả hàng hóa.
- Đối với công tác thương lượng và đặt hàng công ty chưa tận dụng được ưu thế của người đi mua.