tài chính của Công ty xây dựng 34
1. Mô hình tổ chức và quản lý của Công ty
1.1 Đặc điểm về bộ máy quản lý của công ty
Cơ cấu quản lý của công ty theo kiểu trực tuyến chức năng và theo chế độ một thủ trởng. Theo phơng thức tổ chức này thì các phòng ban có sự tác động qua lại t- ơng hỗ lẫn nhau đồng thời tuân theo mệnh lệnh của giám đốc. Cách tổ chức nh vậy sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động của các phòng ban, phân xởng đợc thống nhất, nhanh gọn, có hiệu quả và có ảnh hởng tích cực tới hoạt động kinh doanh chung của cả công ty.
Đối với bộ máy kế toán – tài chính thì phòng tài chính kế toán chịu sự quản lý trực tiếp từ giámđốc. Điều này giúp cho việc truyền thông tin về tình hình tài chính lên tới giám đốc đợc nhanh chóng và không bị sai lệch do phải trải qua nhiều khâu. Đồng thời việc chuyển các quyết định từ giám đốc xuống phòng tài chính cũng nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp cho công ty tận dụng những cơ hội tốt để ổn định ngân quỹ, tình hình sử dụng vốn chiếm lĩnh tị trơng và có đối sách thích hợp với đối thủ cạnh tranh.. và có ảnh hởng đến các chỉ số tài chính nh vòng quay tiền, doanh lợi vốn chủ sở hữu.
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng 34
Giám đốc
Các
Hơn nữa, phòng tài chính có sự phối hợp với các phòng ban khác chẳng hạn nh qua phòng kinh tế kế hoạch tiếp thị có thể biết đợc tình hình các công trình xây dựng, hàng tồn kho, khoản phải thu nh thế nào, phòng tổ chức sẽ lập hay sửa đổi kế hoạch để các công trình hoàn thành đúng thời hạn và nhanh chóng thu hồi các khoản nợ, sau đó phòng tài chính sẽ cấp phát vốn hay tạm ứng cần thiết. Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban nh sau :
Ban giám đốc : lãnh đạo Công ty, thực hiện quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
Giám đốc là ngòi quản lý và chỉ đạo chung toàn Công ty, lãnh đạo và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của Tổng công ty và Nhà nớc giao.
Phó giám đốc phụ trách kinh tế, kế hoạch, tiếp thụ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, vật t.
Phó giám đốc phụ trách về lĩnh vực hành chính kiêm chủ tịch Công đoàn. Các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức lao động hành chính : Phòng kinh tế, kế hoạch tiếp thị Phòng kĩ thuật vật t Phòng tổ chức lao động hành chính Phòng tài chính kế toán Đội
XD2 Đội XD3 Đội XD4 Đội XD5 Đội XD6 Đội XD7 Đội XD8 Đội XD9
Xí nghiệp xây lắp số 1
Đội XD số 1 Đội XD số 2
Tham mu cho ban lãnh đạo về mặt tổ chức, công tác tuyển dụng cán bộ lao động và hớng dẫn kiểm tra các đơn vị cơ sở trong lĩnh vực tuyể dụng lao động. Tham mu cho lãnh đạo công ty, quyết định đề bạt, bổ nhiêm cán bộ, nâng lơng, khen thởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên. Tiếp nhận thông tin từ bên ngoài, truyền đạt mệnh lệnh, thông tin đến từng bộ phận của công ty, thực hiện nhiệm vụ bảo quản, quản lý khai thác sử dụng toàn bộ tài sản hành chính, văn phòng (cả các đơn vị cơ sở).
1.1.1 Phòng kinh tế, kế hoạch, tiếp thị
Tham mu cho giám đốc về lập phơng án, kế hoạch sản xuất kinh doanh trong phạm vi toàn công ty theo định kỳ hàng tháng, hàng năm, hàng quý và định hớng trong những kỳ tiếp theo. Thực hiện chức năng tiếp thị, tìm kiếm việc làm trớc mắt cũng nh chiến lợc lâu dài của công ty. Tiếp xúc thị thu thập và xử lý thông tin, tiếp xúc khách hàng đàm phán, tính toán các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật để lập hồ sơ dự thầu. Phối hợp với phòng kế toán-tài chính –thống kê, phòng kinh tế kỹ thuật hoàn thiện hồ sơ dự thầu.
1.1.2 Phòng kỹ thuật, vật t
Kiểm tra thẩm định và quản lý công trình về mặt kỹ thuật, phối hợp với các đơn vị cơ sở hoặc trực tiếp làm công tác nghiệm thu kỹ thuật. Tính toán các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật để lập hồ sơ dự thầu. Mua bán vật t cho công ty.
1.1.3 Phòng kinh tế-tài chính-thống kê
- Phối hợp cùng các đơn vị cơ sở, phòng, ban lập phơng án xây dựng kế hoạch về mặt tài chính, tổng hợp lập báo cáo tài chính trình ban giám đốc cũng nh các cơ quan hữu quan.
- Lập phơng án kế hoạch quản lý và chỉ đạo thật tốt chức năng giám đốc đồng tiền. Bằng mọi phơng pháp tạo nguồn vốn bảo đảm cho các đơn vị thực hiện sản xuất kinh doanh. Giám sát việc sử dụng vốn vay và cho vay đối với các đơn vị cơ sở. Giám sát, kiểm tra việc thể hiện các thể chế, quy định về Kế toán-Tài chính – Thống kê của nhà nớc, của ngành ở công ty và các đơn vị cơ sở.
- Cấp phát, quản lý, thu hồi, bảo toàn và phát triển vốn. - Thực hiện các công việc kế toán trong công ty.
Với tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 277 ngời (nhân viên quản lý là 60 ngời) cha kể lao động nhắn hạn, trong đó :
- Cán bộ khoa học kĩ thuật 70 ngời + Trình độ đại học 50 ngời
+ Trình độ trung cấp 18 ngời + Trình độ trên đại học 2 ngời - Công nhân kĩ thuật 207 ngời
Ta nhận thấy công ty có đội ngũ công nhân đã đuợc đào tạo căn bản về nghề nghiệp, có tay nghề cao, có kỹ thuật tốt, có khả năng sáng tạo, nắm chắc quy trình công nghệ và có hiểu biết về quản lý chất lợng sản phẩm, góp phần tăng năng suất lao động và nâng cao công trình xây dựng của công ty. Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý công ty đều có trình độ đại học. Đây là những ngời đợc trang bị những kiến thức cơ bản về lĩnh vực chuyên môn và đã trải qua một thời kỳ hoạt động trong cơ chế thị trờng nên có tác phong và phơng pháp làm việc khoa học, sáng tạo, có hiệu quả các nhiệm vụ đợc giao, góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh của công ty.
Nhìn chung, công ty đã nhận thức đợc vai trò quan trọng của vấn đề phát triển nhân lực thông qua đào tạo, nâng cao trình độ năng lực lao động. Ngoài ra, công ty còn tổ chức khảo sát, theo dõi xây dựng định mức lao động cho từng công việc, từng vị trí sản xuất, có những biện pháp xử lý vi phạm kỷ luật nghiêm minh.. Vì vậy, đội ngũ lao động của công ty đã trởng thành mọi mặt, đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh. Đội ngũ lao động nhiệt tình và năng động này đã đóng góp rất to lớn vào sự phát triển công ty. Tăng hay giảm doanh thu, lợi nhuận; thực hiện có đúng tiến độ các hợp đồng kinh tế hay không là do họ quyết định. Kết quả là đội ngũ lao động này có ảnh hởng tiêu cực cũng nh tích cực đến tình hình tài chính của công ty.
Ví dụ nh trình độ tay nghề, thái độ của công nhân sản xuất có ảnh hởng trực tiếp tới tiến độ thi công các công trình xây dựng, qua đó ảnh hởng gián tiếp tới uy tín của công ty, tới thái độ khách hàng.. ảnh hởng đến doanh thu của công ty. Còn nhân viên quản lý tài chính thì năng lực và kinh nghiệm của họ có ảnh hởng trực tiếp tới các vấn đề nh cân đối nguồn vốn và sử dụng vốn, tính toán hiệu quả, tổng hợp số liệu.. cuối
cùng ảnh hởng trực tiếp tới việc lập các báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính và ảnh h- ởng đến tình hình tài chính của công ty.
1.3 Đặc điểm về cơ sở vật chất trang thiết bị
Hệ thống trang thiết bị ở đây là các thiết bị có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh nh cốt pha dàn giáo, máy xúc, máy ủi, xe ô tô vận tải và nhiều trang thiết bị khác. Trình độ hệ thống trang thiết bị kỹ thuật của công ty là sự kết hợp giữa đầu t mới toàn bộ và cải tiến, đổi mới từng bộ phận, các loại máy móc tơng đối hiện đại phù hợp với yêu cầu của sản xuất nhng cha đồng bộ và khả năng chuyên dùng cha tốt - đây cũng là một nhân tố ảnh hởng đến tình hình tài chính của công ty nh : hệ số sinh lời tài sản, hiệu suất sử dụng tài sản cố định, hiệu suất sử dụng tổng tài sản...
Vì vậy, hiện nay công ty đang nỗ lực đầu t thêm các máy móc thiết bị hiện đại hơn để tránh tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trờng nhng trong quá trình đầu t cần phải tính toán để tỷ trọng các loại tài sản trong tổng tài sản là hợp lý vì nếu đầu t quá nhiều vào tài sản cố định thì máy móc này cha thể phát huy hết công suất trong năm đầu t nên sẽ làm giảm hiệu suất sử dụng tài sản cố định từ đó có thể ảnh hởng tới chất lợng công trình thi công và tình hình tài chính của doanh nghiệp. (Một số trang thiết bị công ty đầu t thêm trong năm 2002 – xem bảng 1)
1.4 Đặc điểm về công nghệ sản xuất của công ty
Nh chúng ta đã biết sản phẩm xây dựng là những công trình, nhà cửa xây dựng và sử dụng tại chỗ, sản phẩm mang tính đơn chiếc có kích thớc và chi phí lớn, thời gian xây dựng lâu dài. Xuất phát từ đặc điểm đó nên quá trình sản xuất các loại sản phẩm chủ yếu của Công ty xây dựng 34 nói riêng và các công ty xây dựng nói chung có đăc điểm là sản xuất liên tục, phức tạp. trải qua nhiều giai đoạn khác nhau (điểm dừng kĩ thuật) mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và phân bổ rải rác ở các địa điểm khác nhau.Tuy nhiên hầu hết tất cả các công trình đều phải tuân thủ theo một quy trình sản xuất công nghệ nh sau:
- Nhận thầu công trình thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp - Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu t công trình
- Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng để tạo ra sản phẩm : Giải quyết mặt bằng thi công, tổ chức lao động, bố trí máy móc thiết bị thi công,, tổ chức cung ứng vật t, tiến hành xây dựng và hoàn thiện.
- Công trình đợc hoàn thành dới sự giám sát của chủ đầu t công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công.
- Bàn giao công trình và thanh quyết toán hợp đồng xây dựng với chủ đầu t.
Nếu tuân thủ đợc các quy định trên thì mọi công trình của công ty đều có thể hoàn thành đúng thơì hạn, tạo uy tín với bạn hàng từ đó sẽ làm tăng vòng quay của vốn công ty đồng thời nó cũng ảnh hởng trực tiếp tới tình hình tài chính của công ty. Sản phẩm xây dựng của công ty chủ yếu là các công trình xây dựng dân dụng, các công trình kĩ thuật hạ tầng nh thi công cầu, đờng giao thông, khu dân c, san lấp mặt bằng..ở khắp các tỉnh, thành phố trên cả nớc.