II. THỰC TIỄN GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MBHHQT TẠI INDOCHINA
1. Thực tiễn giao kết hợp đồng MBHHQT tại Indochina
1.2. Phương thức giao kết hợp đồng
Công ty Indochina thực hiện giao kết hợp đồng MBHHQT qua các phương thức chủ yếu là giao dịch đàm phán qua điện thoại và đàm phán trực tiếp:
Giao dịch, đàm phán qua điện thoại: Là việc Indochina và đối tác trao đổi thông tin qua điện thoại, qua fax. Hình thức này có hai trường hợp là đối tác chủ động gửi fax chào hàng, cung cấp đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật; hoặc Công ty chủ động gọi điện, gửi fax yêu cầu đối tác cung cấp đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm của họ. Phương thức giao dịch này giúp Công ty đàm phán khẩn trương, tranh thủ được cơ hội làm ăn nhhưng cước phí điện thoại quốc tế cao, việc trao đổi lại thường hạn chế về mặt thời gian (như sự chênh lệch múi giờ…), nên các bên không thể trao đổi một cách cụ thể, chi tiết được. Indochina áp dụng phương thức này chủ yếu là với các đối tác lâu năm, thường xuyên, đã hình thành thói quen trong giao dịch. Trước những cuộc tiếp xúc ban đầu, hay ngay sau khi gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng thường thông qua thư tín dụng
T HÔNG TIN
+ Địa vị và uy tín của đối tác. + Khả năng tài chính.
+ Chất lượng hàng hoá cung cấp + Khả năng cung cấp mặt hàng theo yêu cầu, điều kiện mua hàng. + Ngoài ra là điệu kiện chính trị thương mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán, tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và giá cước
QUYẾT ĐỊNH
+ Đặt quan hệ với công ty nào. + Lựa chọn sản phẩm nào cho hãng đó.
+ Lựa chọn, thoả thuận phương thức giao dịch, đàm phán.
+ Lựa chọn hình thức giao hàng, phương thức thanh toán để đàm phán trong hợp đồng.
+ Các vấn đề quan tâm khác để đàm phán, giao kết hợp đồng.
thương mại. So với hình thức gặp gỡ trực tiếp, thì phương thức này tiết kiệm được nhiều chi phí cho cả Indochina và phía đối tác. Không những thế, phương thức này cũng giúp Công ty có thể giao dịch, trao đổi với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Điều này, giúp Công ty có thể cân nhắc, suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều nhà cung cấp và có thể khéo léo bảo mật quyết định thực sự của mình.
Giao dịch, đàm phán bằng cách gặp trực tiếp với đối tác nước ngoài: Phương thức này giúp Công ty nhanh chóng hoàn thành hoạt động đàm phán, giao dịch, và đôi khi là lối thoát cho phương thức giao dịch, đàm phán qua thư tín dụng, điện thoại. Đàm phán trực tiếp thường chỉ trong 2, 3 ngày là có kết quả, nhưng lại khá tốn kém vì các bên có các trụ sở ở các quốc gia khác nhau. Việc đàm phán đòi hỏi người tham gia có kiến thức nghiệp vụ chuyên sâu, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy…để tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nhanh chóng có biện pháp trong những trường hợp cần thiết.Hình thức này, thường được Công ty áp dụng với các đối tác mới, nhà nhà cung cấp tiềm năng của Công ty.
1.3. Đàm phán hợp đồng
Đàm phán là quá trình đấu tranh, nhượng bộ giữa các bên để đi đến một thoả thuận trong hợp đồng nhằm có lợi nhất cho mình20. Công việc đàm phán hợp đồng MBHHQT của Indochina được Công ty giao cho các cán bộ chuyên trách, am hiểu pháp luật, có nhiều kinh nghiệm, cụ thể là các cán bộ chuyên môn phụ trách hoạt động Xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Indochina có đội ngũ phụ trách hoạt động xuất nhập khẩu với nhiều lần tham gia các cuộc đàm phán, giao kết hợp đồng cho Công ty, cà am hiểu pháp luật trong nước và quốc tế. Để hoạt động đàm phán được thuận lợi, tận dụng được mọi lợi thế cho Công ty, những cán bộ tham gia đàm phán luôn xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng các thông tin về đối tác như lĩnh vực hoạt động, uy tín, khả năng tài chính… đồng thời xem xét các quy định cụ thể của pháp luật Việt Nam, pháp luật nước bạn, các điều ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế….
Những nội dung mà Indochina và đối tác thường đưa ra trong quá trình đàm phán, thương lượng:
* Về hàng hoá:
Để tránh nhầm lẫn, Indochina và đối tác thống nhất rất rõ ràng tên gọi hàng hoá, ký mà hiệu, chủng loại hàng hoá. Đơn giá được thoả thuận quy định trên đơn vị định
lượng rõ ràng là chiếc, bộ… Giá trị hợp đồng thường được thống nhất áp dụng là theo điều kiện Incoterm 2000.
Do đặc thù của hàng hoá mà Công ty kinh doanh là để phục vụ trong các ngành hóa, y, sinh, dược phẩm… cần được bảo quản, đóng gói theo quy định của hàng hoá nên cách thức đóng gói hàng hoá cũng như ký mã hiệu ngoài bao bì được thoả thuận chi tiết. Thêm vào đó là quy định thống nhất về xuất xứ hàng hóa, cũng như quy định cụ thể chứng nhận xuất xứ hàng hoá do nước nào cấp… để tận dụng cơ hội giảm thuế, ảnh hưởng tới giá đầu vào, và đảm bảo về sự tin cậy của hàng hoá…
* Về điều kiện giao hàng:
Tuỳ thuộc vào chủng loại cụ thể của hàng hoá mà Indochina và đối tác quy định điều kiện giao hàng cụ thể như thời gian, địa điểm, có được phép giao hàng từng phần hay không… Việc thoả thuận áp dụng điều kiện giao hàng quốc tế Incoterms cũng được các bên thoả thuận chi tiết cụ thể. Các hợp đồng chủ yếu áp dụng Incoterms 2000 và điều kiện giao hàng cụ thể sẽ tuỳ vào từng mặt hàng cụ thể. Điều kiện giao hàng hay được áp dụng trong các hợp đồng MBHHQT của Indochina nhiều nhất là điều kiện CIF (Cost, Insurance and Freight-Tiên hàng, phí bảo hiểm và cước phí), ngoài ra còn có điều kiện EXW (EX Work-giao hàng tại xưởng); FOB (Free On Board-Giao lên tàu), CPT (Cariage Paid To-Cước phí trả tới); và DDU (Delivered Duty Unpaid-Giao tại đích chưa nộp thuế).
* Về điều khoản thanh toán:
Để thuận tiện và đảm bảo cho việc thanh toán hợp đồng, Indochina và đối tác thoả thuận rất cụ thể về đồng tiền thanh toán. Với đối tác là các nước Châu Âu, đồng tiền thanh toán trong hợp đồng MBHHQT của Indochina là đồng EURO, với các quốc gia ngoài Châu Âu thì là đồng USD, không sử dụng VNĐ của Việt Nam. Hình thức thanh toán chủ yếu là mở L/C và phương thức thanh toán là phương thức chuyển tiền., ngoài ra là các phương thức khác tùy từng hợp đồng cụ thể. Có nhiều trường hợp, để đảm bảo thực hiện hợp đồng của Công ty, hay đối tác, các bên thường thoả thuận sẽ thanh toán một phần hợp đồng ngay sau khi nhận hàng một thời gian nào đó, nếu kiểm tra thấy hàng được giao không đúng với thoả thuận trong hợp đồng thì phần chưa thanh toán đó sẽ được xử lý bằng cách tính vào giảm giá hàng, hoặc bồi thường….
Ở điều khoản thanh toán, hợp đồng MBHHQT của Indochina cũng ghi rõ người hưởng lợi, số tài khoản và ngân hàng, hay bộ chứng từ gốc phải xuất trình là những gì.
Những thông tin này được ghi rất chính xác, cụ thể trong các hợp đồng MBHHQT mà Công ty tham gia đàm phán.
Ngoài những điều khoản trên, Indochina và đối tác còn thoả thuận các điều khoản khác như bảo hiểm trong hợp đồng (nếu có); điều khoản về giải quyết tranh chấp, trường hợp bất khả kháng; việc sửa đổi hợp đồng; kiểm tra và khiếu nại; phạt vi phạm hợp đồng….
Trong quá trình soản thảo, đàm phán hợp đồng, Indochina luôn cân nhắc, lựa chọn từ ngữ phù hợp, thông dụng (ngôn ngữ của hợp đồng MBHHQT của Indochina đều là tiếng Anh), giúp các bên hiểu rõ ràng các thoả thuận đàm phán trong hợp đồng. Thực tế đàm phán các hợp đồng MBHHQT của Indochina đều có sự chuẩn bị chu đáo từ khâu thu thập thông tin đối tác, chuẩn bị tài liệu giao dịch, cân nhắc điều khoản thoả thuận. Ngoài ra, đối tác đàm phán hợp đồng MBHHQT cũng thường là đối tác lâu năm, thường xuyên của Indochina, các bên ít nhiều đã có được uy tín, niềm tin, thiện chí muốn làm ăn lâu dài. Những thuận lợi trên đã giúp việc đàm phán giao kết hợp đồng MBHHQT của Indochina thường thành công và đạt được sự mong đợi của Công ty.
1.4. Giao kết hợp đồng
Việc giao kết hợp đồng MBHHQT của Indochina được diễn ra giữa một bên là đại diện của Công ty, thường là giám đốc, phó giám đốc hoặc người đại diện hợp pháp của Công ty do giám đốc uỷ quyền và một bên là đại diện hợp pháp của đối tác.
Hợp đồng MBHHQT của Indochina được lập bằng tiếng Anh và giao cho các cán bộ chuyên trách soạn thảo theo đúng quy định của pháp luật. Tuỳ từng hợp đồng cụ thể mà người phụ trách soản thảo sẽ thực hiện. Nhưng thông thường, hợp đồng MBHHQT của Công ty được lập theo mẫu sau:
SALE CONTRACT
No: Date:
BETWEEN:
INDOCHINA CO., Ltd
Add: No 56, 34 alley, Hoang Cau str, Dong Da Dist, Ha Noi City, Vietnam Tel: 844.565.8254 Fax: 844.5657706
Hereinafter called: “THE BUYER”
AND:
Add:
Tel: Fax:
Represented by:
Hereinafter referrend to as: “THE SELLER”
Both parties have agreed to the following terms and conditions:
Article 1: Object of contract
The Seller shall sell and the Buyer shall by….. All goods must be 100% brand-new.
Article 2: Vaue of the contract
The total of the contract is ……. Say in EURO/ USD:
(…..Incoterms 2000 including….)
Article 3: Packing and Marking
3.1. Packing: The goods must be packed in Interntional Export Standard 3.2. Marking:
Article 4: Warranty Article 5: Delivery term
5.1. Time of delivery: 5.2. Loading Port: 5.3. Unloading Port:
5.4. Partial shipment: Allowed/ Not Allowed 5.5. Transhipment: Allowed/ Not Allowed
5.6. Shipping advice: Right afer shipment, the Seller shall inform the Buyer by fax of the shipment in detail…..
5.7. Shipping Documents:
- Signed Commercial Invoice - Detailed Packing list
- Insurance Policy/Certificate in assignable form and endored in blank of 110% value showing claims payable in Vietnam and covering all risks.
Article 6: Term of payment
Payment in advance by…. Bank:
Account No:
Article 7: Arbitration
During the implementation of the Contract, any dispute will be settled amicably between the parties, otherwise, shall be finally settled by the International Arbitration Center next to the Chamber of Commerce and Industry of Vietnam whose conclusions shall be final and binding for both paties. The fees for the Arbitration and/or other charges shall be covered by the losing party unless otherwise, agreed.
Article 8: Force majeure
Force majeure circumstances such as war, fire, flood, stricke ect… must be notify the other party in writing as soon as practicable….
Article 9: Inspection
If the equipment arrive in damaged condition or shortage, not as per shipping document, the Buyer could ask for justification of…. And survey repert at the port will be made in stipulated time. This report will be faxed to the Seller immediately and the original be sent to the Seller within …days afer receipt of goods to claim for compensation from foreign Insurance Company.
Article 10: General condition
- Any other terms and condition which are not mentioned in this contract will be applied to the Incoterms – Edition 2000.
- This contrac which shall be signed by …., come into effect on the date of signing.
FOR THE SELLER FOR THE BUYER Mẫu trên có thể được dịch như sau:
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
Số:
Ngày, tháng:
INDOCHINA
Địa chỉ: Số 56, ngõ 34, phố Hoàng Cầu, quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại: 844.5658254 Fax: 844.5657706
Đại diện bởi:
Sau đây gọi là “Người Mua”
VÀ:
(Tên công ty) Địa chỉ:
Điện thoại: Fax:
Đại diện bởi:
Sau đây gọi là “Người Bán”
Hai bên thoả thuận ccs điều khoản sau
Điều 1: Đối tượng của hợp đồng
Người Bán sẽ bán cho Người Mua ………… Tất cả hàng hoá đều mới 100%.
Điều 2: Giá trị của hợp đồng
Tổng giá trị của hợp đồng là:…….
Viết bằng chữ (Tính bằng đồng EURO/USD):……
(…..Theo điều kiện giao hàng Quốc tế Incoterms phiên bản 2000…)
Điều 3: Đóng gói và ký mã hiệu
3.1. Đóng gói: Hàng hoá phải được đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu quốc tế. 3.2: Ký mã hiệu:
Điều 4: Bảo hành
Điều 5: Điều khoản về giao hàng:
5.1. Thời gian giao hàng: 5.2. Cảng xếp hàng: 5.3. Cảng dỡ hàng:
5.4. Giao hàng từng phần: Cho phép/Không cho phép 5.5. Chuyển tải hàng hoá: Cho phép/Không cho phép
5.6. Giao hàng: Ngay sau khi giao hàng, Người Bán thông báo cho Người Mua bằng fax chi tiết các vấn đề về….
5.7. Chứng từ hàng hoá
- Bản kê đóng gói
- Bảo hiểm thư/chứng nhận bảo hiểm 110% giá trị hoá đơn, bao gồm mọi rủi ro, yêu cầu thanh toán tại Việt Nam.
- Chứng nhận xuất xứ hàng hoá được cấp bởi Phòng Thương mại của nước… hoặc ….
Điều 6: Điều khoản thanh toán
Việc thanh toán được thực hiện:…. Ngân hàng:
Tài khoản:
Điều 7: Thoả thuận trọng tài
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giải quyết đầu tiên bằng thương lượng. Nếu thương lượng không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Trung tâm trọng tài Quốc tế (ICC) bên cạnh phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, quyết định của cơ quan này là chung thẩm và có hiệu lực bắt buộc đối với các bên. Các chi phí phát sinh sẽ do bên có lỗi chịu.
Điều 8: Trường hợp bất khả kháng
Những trường hợp bất khả kháng như chiến tranh, cháy, lũ lụt, đình công… phải được thông báo cho các bên sớm nhất có thể…
Điều 9: Kiểm tra hàng
Nếu hàng hoá được chuyển đến bị thiệt hại, hư hỏng, không đủ số lượng, hay không đúng với chứng từ hàng hoá, người Mua có quyền yêu cầu lập biên bản giám định bởi…. và thực hiện giám định kiểm tra tại cảng tới trong thời gian quy định. Biên bản này sẽ được fax ngay cho người Bán cùng với chứng nhận xuất xứ của hàng hoá trong thời gian…. sau khi hàng hoá được gửi đi đòi bồi thường của công ty bảo hiểm.
Điều 10: Điều khoản chung
- Các điều khoản và thoả thuận khác không được đề cập trong hợp đồng sẽ theo Điều kiện giao hàng quốc tế Incoterms 2000.
- Hợp đồng được ký dưới dạng gửi fax, và có hiệu lực kể từ ngày ký.
Mặc dù các hợp đồng MBHHQT của Indochina đều dược lập trên tinh thần mẫu chung như trên, song tuỳ từng hợp đồng cụ thể, mà các điều khoản, thoả thuận trong hợp
đồng khác nhau là khác nhau tương đối. Sau đây là một ví dụ cụ thể về hợp đồng MBHHQT của Indochina: SALES CONTRACT No: Indochina – TTH/001-2007 Date: April, 19th, 2007 BETWEEN: INDOCHINA CO.,Ltd
Add: No 56, 34 alley, Hoang Cau str, Dong Da Dist, Ha Noi City, Vietnam Tel: 844.565.8254 Fax: 844.5657706
Represented by: Dao Viet Trung – Director Hereinafter called: “THE BUYER”
AND:
TTH-TRANS TECH HANDELS-GmbH
Add: Ausser der Schleifmuhle 37 – 28203 Bremen/ Germany Tell: 421.3378557 Fax: 421.3379951 Represened by: Mrs. Angelika Ranke
Hereinafter referrend to as: “THE SELLER”
Both parties have agreed to the following terms and conditions:
Article 1: Object of contract
The Seller shall sell and the Buyer shall by the Laboratory Instrument with detail & specifications as stated in Annex 01 which forms an integral part of this Contract. All good must be 100% brand new.
Article 2: Value of the contract
The total of the contract is EURO 4,250.00 (Say in EURO: For thousand two hundred fifty only), CIP Noibai airport, Hanoi Vietnam, Incoterms 2000 including packing, marking, technical ducuments and excluding all customs duties such as import tax, VAT, importing fee, handling charges and any other costs related to the goods clearance at the port and trasportation of goods from Noibai airport, Hanoi to the end user’s site. The above price is firm and not subject to any change and alternation.
Article 3: Packing and Marking
3.1. Packing:The goods must be packed in International Export Standard. 3.2. Marking: Contract No. Indochina-TTH/001-2007
Consignee: INDOCHINA CO., Ltd
No 56, 34alley, Hoang Cau str, Dong Da Dist, Hanoi City, Vietnam Tel: 844.5658254 Fax: 844.5657706
Loading Port: EU airport
Unloading Port: Noibai airport, Hanoi, Vietnam Nam of goods:…………/ No.of case………….
Article 4: Warranty
The standard one – yearwarranty shall be effective after receiving all goods.
Article 5: Dilivery conditions
5.1. Time of delivery: The goods of this contract will be deliveried within 04 weeks since the date of signing this contract and upon receipt the first payment from the Buyer.