II. THỰC TIỄN GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MBHHQT TẠI INDOCHINA
2. Thực hiện hợp đồng MBHHQT tại Indochina
Khi hợp đồng MBHHQT đã được giao kết, quyền và nghĩa vụ của các bên đã được xác định và có rằng buộc pháp lý. Indochina với tư cách là một bên ký kết sẽ tổ chức thực hiện hợp đồng đúng và đầy đủ nội dung mà các bên đã cam kêt thoả thuận. Thực hiện hợp đồng MBHHQT rất phức tạp, đòi hỏi các bên phải có kiến thức nghiệp vụ Thương mại Quốc tế, am hiểu và tuân thủ luật quốc gia, luật pháp quốc tế để việc thực hiện hợp đồng thuận lợi, đảm bảo uy tín kinh doanh của Công ty, quyền và lợi ích hai bên, cũng như quyền và lợi ích của hai quốc gia.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng MBHHQT, các cán bộ được giao nhiệm vụ của Indochina luôn thực hiện nghiêm túc những thoả thuận cam kết trong hợp đồng, cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính danh lợi và hiệu quả nghiệp vụ giao dịch. Các cán bộ Công ty cũng đã phối hợp chặt chẽ với các cơ quan nhà nước như Bộ Công Thương, cơ quan Hải Quan… để việc thực hiện hợp đồng đúng với quy định pháp luật và thuận lợi.
Với hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, quy trình thực hiện của Indochina là: Giục mở L/C và kiểm tra L/C (trong trường hợp hợp đồng quy định sử dụng phương thức thanh toán này); Xin giấy phép xuất khẩu với hàng hoá thuộc danh mục hàng hoá cần có giấy phép xuất khẩu; Chuẩn bị hàng hoá, thuê tàu, kiểm nghiệm hàng; Giao hàng lên tàu; Mua bảo hiểm hàng hoá (tuỳ theo thoả thuận của các bên); Làm thủ tục thanh toán; Giải quyết tranh chấp nếu có.
Với hợp đồng nhập khẩu hàng hoá (loại hợp đồng MBHHQT chủ yếu của Indochina), quy trình thực hiện hợp đồng là: Xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá (trong trường hợp hàng hoá nằm trong Danh mục hàng hoá cần có giấp phép nhập khẩu); Mở L/ C nếu hợp đồng mà Công ty giao kết có thoả thuận thanh toán bằng L/C; Thuê tàu, mua bảo hiểm tuỳ theo thoả thuận cụ thể trong hợp đồng; Làm thủ tục hải quan; Nhận hàng, kiểm tra hàng;Làm thủ tục thanh toán; Khiếu nại về hàng hoá bị tổn thất, không đủ số lượng, hoặc không đúng với quy định trong hợp đồng nếu có; Giải quyết tranh chấp nếu có.
Như vậy, những công việc chính mà Indochina phải tiến hành để thực hiện một hợp đồng MBHHQT bao gồm:
2.1. Xin giấy phép xuất nhập khẩu
Việc xin giấy phép xuất nhập khẩu hàng hoá sẽ không phải thực hiện nếu hàng hoá trong hợp đồng là hàng hoá được phép kinh doanh và phù hợp với ngành nghề ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Indochina.
Trường hợp hàng hoá trong hợp đồng nằm trong Danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện thì Indochina phải xin giấy phép xuất, nhẩp khẩu của Bộ Công thương hoặc Bộ quản lý chuyên ngành. Danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện được quy định trong Phụ lục số 03 Nghị định số 12/2006/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công, và quá cảnh hàng hoá với nước ngoài.
2.2. Chuẩn bị hàng hoá
Indochina là công ty kinh doanh buôn bán vật tư máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, nghiên cứu khoa học, hoá chất; đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá… nên việc chuẩn bị hàng hóa tại Công ty là rât quan trọng. Cụ thể:
Để thực hiện hợp đồng MBHHQT (hợp đồng bán), Indochina phải tập trung, kiểm tra và đóng gói hàng hoá. Việc đóng gói hàng hoá phải thực hiện đúng theo như thoả thuận trong hợp đồng mà Công ty đã giao kết với khách hàng.
Sau khi đóng gói hàng hoá, Indochina thực hiện việc ký mã hiệu hàng hoá gồm các nội dung: Tên người nhận, tên người gửi; Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì; Số hợp đồng; Số hiệu chuyến hàng, kiện hàng…; Tên địa điểm hàng đến, địa điểm hàng đi;
Hành trình chuyên chở; Số vận đơn, tên tàu…; Và các dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản…(21)
Để hình thành một lô hàng, ngoài những công việc trên, Indochina cũng như các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải kiểm tra hàng hoá và lấy giấy chứng
nhận sự phù hợp của hàng hoá với quy định của hợp đồng như chứng nhận phẩm chất, kiểm dịch….
2.3. Kiểm tra hàng hoá
Như đã nói ở trên, việc kiểm tra hàng hoà là bước hình thành một lô hàng với hợp đồng xuất khẩu. Song, việc kiểm tra hàng hoá là yêu cầu cần thiết đối với cả bên xuất khẩu và nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng, uy tín cho nhà cung cấp trong quan hệ buôn bán.
Với hợp đồng xuất khẩu, Indochina sẽ thực hiện kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng bao bì…
Với hợp đồng nhập khẩu, Inchina (một bên đứng tên trên vận đơn) lập thư dự kháng (letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặc thực sự có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Servey Report), nếu tổn thất xảy ra với những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác, phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection Certificate)(22)
2.4. Thuê tàu lưu cước
Trong quá trình thực hiện hợp đồng MBHHQT, việc thuê tàu lưu cước phụ thuộc vào các yếu tố: Điều khoản của cụ thể của hợp đồng; Đặc điểm hàng hoá; Điều kiện vận tải.
Chẳng hạn điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF (cảng đến), hay của hợp đồng nhập khẩu là FOB (cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. (Thực tế các hợp đồng MBHHQT của Indochina như đã nói ở trên, điều kiện giao hàng hay được thoả thuận áp dụng trong hợp đồng là CIF, FOB, CIP… ) Tàu chở hàng có thể là tàu chuyến (với hàng khối lượng lớn) hoặc tàu chợ (với hàng lẻ). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space)
2.5. Mua bảo hiểm hàng hoá
Với mặt hàng kinh doanh của Indochina là vật tư máy móc thiết bị và hóa chất thì vấn đề bảo hiểm hàng hoá là rất quan trọng, đặc biệt với những hàng hoá chuyên chở bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro và tổn thất. Do đó, để đảm bảo lợi ích trong kinh doanh, Indochina thường mua bảo hiểm hàng hoá tại Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Việt Nam- Bảo Việt. Thực tế trong các hợp đồng MBHHQT của Công ty đều mua bảo hiểm hàng hoá chứ không chỉ phụ thuộc vào việc hàng hoá có vận chuyển bằng đường biển hay không. Điều này, đảm bảo cho hàng hoá trong hợp đồng xuất khẩu cũng như hợp đồng nhập khẩu của Công ty.
2.6. Làm thủ tục hải quan
Hàng hoá khi qua biên giời quốc gia để xuất khẩu hay nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Đây là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của Nhà nước, nhằm ngăn chặn buôn lậu, kiểm tra sai sót giấy tờ, thống kê số liệu hàng xuất nhập khẩu.
Thủ tục hải quan hàng xuất - nhập khẩu luôn được Indochina thực hiện nghiêm túc theo các bước: Khai báo hải quan; Xuất trình hàng hóa; Thực hiện các quyết định của hải quan.
2.7. Giao nhận hàng với tàu
Hàng hoá xuất-nhập khẩu của Indochina chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển và đường hàng không.
Với giao hàng xuất khẩu bằng đường biển có các bước tiến hành như sau:
+ Dựa vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải (đại diện hằng hải) hoặc thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng.
+ Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. + Sắp xếp phương tiện đưa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
+ Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hoả, đã bốc hàng và phải chuyển nhượng được. Vận đơn sẽ được chuyển về Indochina để lập bộ chứng từ thanh toán.
Với nhận hàng nhập khẩu: Các cơ quan vận tải (như ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi…. Indochina cử người đến địa điểm giao hàng như thoả thuận trong hợp đồng và làm các thủ tục cần thiết để nhận hàng.
2.8. Thanh toán hợp đồng
Kết quả cuối cùng của các giao dịch kinh doanh Thương mại Quốc tế là thanh toán. Đây là khâu trọng tâm của giao dịch, Indochina sử dụng một phương thức thanh toán phổ biến trong các hợp đồng MBHHQT của Công ty là chuyển tiền bằng điện (Telegraphuc Transfer- T/T) và thư tín dụng không huỷ ngang (Irrevocable L/C)
Với hợp đồng xuất khẩu:
Phương thức thanh toán TT: Công ty yêu cầu bên nhập khẩu thực hiện phương thức chuyển tiền TT khi đã nhận được hàng, hoặc trả tiền ứng trước thông qua ngân hàng. Bên nhập khẩu, tức người chuyển tiền phải làm thủ tục phí, điện phí cho ngân hàng.
Phương thức thanh toán L/C: Indochina giục bên nhập khẩu mở L/C đúng hạn và đúng nội dung quy định trong hợp đồng. Sau khi nhận L/C, Indochina kiểm tra, so sánh với nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng, yêu cầu sửa chữa bằng văn bản khi thấy chưa phù hợp. Công ty sẽ lập bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp với nội dung L/C khi đến thời hạn giao hàng. Công việc được cán bộ chuyên trách của Indochina tiến hàng cẩn thận, chính xác.
Với hợp đồng nhập khẩu:
Phương thức thanh toán TT: Indochina thực hiện việc chuyển tiền đúng với quy định trong hợp đồng đã giao kết, và thực hiện việc chả phí, điện phí cho ngân hàng.
Phương thức thanh toán L/C: Indochina mở L/C trước khi đến thời hạn giao hàng trong thời gian quy định. Cơ sở của việc mở L/C là các điều khoản của hợp đồng đã giao kết. Khi bộ chứng từ gốc của đối tác về đên ngân hàng, Indochina kiểm tra chứng từ, trả tiền cho ngân hàng và nhận chứng từ để đi nhận hàng khi chứng từ hợp lệ.