II. Một số giải pháp
2.1 Hoàn thiện quy trình thanh toán tín dụng chứng từ hàng xuất khẩu
hàng xuất khẩu
Để ngày càng hoàn thiện hơn về hoạt động thanh toán quốc tế . Ngân hàng ngoại th- ơng đã liên tục sửa đổi và bổ sung và ban hành các văn bản quy định, hớng dẫn về các quy trình nghiệp vụ. Đối với hoạt động thanh toán quốc tế bằng phơng thức tín dụng chứng từ VCB cũng đã có những quy định ban hành thành văn bản. Cụ thể Quy định số 29/2002/QĐ-NHNT ban hành ngày 16/04/2002 QĐ về việc ban hành “ Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán th tín dụng chứng từ và nhờ thu kèm chứng từ với nớc ngoài trong hệ thống VCB” . Quy định này sẽ thay thế quy định số 67(ban hành 03/1998) những quy định chung nh:
Tuân thủ :
- các quy tắc do phòng thơng mại quốc tế ban hành UCP-DC500 - Các điều ớc quốc tế liên quan đến thanh toán
- Phù hợp các quy định của Chính phủ, Ngân hàng nhà nớc, về quản lý ngoại hối, các văn bản liên quan đến thanh toán quốc tế không trái với luật pháp Việt Nam Việc Thanh toán bằng th tín dụng phải :
- Hạch toán thanh toán (nội, ngoại bảng) phải tuân theo chế độ kế toán hiện hành của VCB
- Hồ sơ phải đợc lu trữ theo chế độ hiện hành
- Việc nhận điện, chuyển điện, kiểm tra khoá-mã, phải đợc thực hiện theo quy định 342/QĐ/NHNN/QHQT ngày 03/09/99..và quy định bổ sung ngày 25/10/99 và hớng dẫn số 4752/QHQT ngày 28/10/99 của phòng QHQT -VCB
Quy trình thanh toán là nhân tố trực tiếp tác động đến thanh toán tín dụng chứng từ . Bất kỳ một sai sót nào dù nhỏ trong quá trình thực hiện quy trình cũng đều có khả năng dẫn đến sự khó khăn trong thanh toán . Đối với Ngân hàng Ngoại thơng , trong hoạt động thanh toán toán xuất khẩu ,với vai trò là ngân hàng của ng- ời xuất khẩu, ngân hàng thông báo L/C , ngân hàng thu hộ tiền cho ngời xuất khẩu .. ngân hàng ngoại thơng cần phải nghiên cứu, phân tích và tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình thanh toán để từ đó hạn chế tới mức thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình thanh toán . Và quy trình nghiệp vụ trong thanh toán hàng xuất khẩu bằng phơng thức tín dụng chứng từ đợc ngân hàng ngoại thơng áp dụng gồm các bớc sau :
1
1- Thông báo th tín dụng , thông báo sửa đổi th tín dụng
- Khi nhận L/C hoặc sửa đổi L/C từ Ngân hàng đại lý : Phải kiểm tra xác nhận mã đúng , xem xét các mẫu điện MT 700 ,707 (Telex hoặc SWIFT) mẫu chữ ký của Ngân hàng đại lý , nếu đúng thì lập thông báo theo mẫu gởi cho khác hàng , nếu không đúng hoặc cha xác định đợc mẫu chữ ký thì phaỉ thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C mà không thông báo cho khách hàng ,nêúa có thì Ngân hàng không chiụ trách nhiệm gì về việc thông báo đó. Trờng hợp từ chối thông báo thì phải báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết
- Trờng hợp Ngân hàng mở L/C yêu cầu Ngân hàng ngoại thơng xác nhận L/C thì tuỳ trờng hợp cụ thể giám đốc xem xét vcà quyết định xác nhận hay không ,yêu cầu Ngân hàng mở L/C ký quỹ hoặc không ký quĩ
- Khi lập thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C thanh toán viên phải lập văn bản thông báo cho khách hàng đồng thời lập phiếu thu phí thông báo phí sửa đổi , phí xác nhận .. theo biểu phí dịch vụ của Ngân hàng
2- Tiếp nhận , kiểm tra , gởi chứng từ và đòi tiền
- Khi nhận đợc th yêu cầu thanh toán , thanh toán viên phải kiểm tra số lợng chứng từ loaị chứng từ ,ngày giờ xuất trình và ký nhận – lập hồ sơ L/C (việc kiểm tra dựa theo những quy định và dẫn chiếu của UCP DC 500)
- Sau khi kiểm tra chứng từ : + Nếu chứng từ phù hợp với L/C thì chứng từ đợc gửi đi đòi tiền theo quy định của L/C ( có thể đòi tiền bằng th hoặc đòi tiền bằng điện – sử dụng các mẫu điện SWIFT hoặc Telex)
+ Nếu chứng từ không phù hợp với các điều khoản quy định trong L/C thì Ngân hàng ngoại thơng thông báo cho Ngân hàng mở L/C và thông báo cho khách hàng kị thời sửa đổi , bổ xung bộ L/C và chứng từ .
- Trờng hợp khách hàng yêu cầu thanh toán ngay bộ chứng từ thì Ngân hàng ngoại thơng áp dụng hai hình thức sau : 1/ Chiết khấu miễn truy đòi : (Ngân hàng mua đứt bộ chứng từ và chịu mọi rủi ro trong việc đòi tiền nớc ngoài) . 2/ Chiết khấu truy đòi : ( Ngân hàng thực hiện chiết khấu chứng từ , nếu nớc ngoài từ chối thanh toán chứng từ thì Ngân hàng truy đòi khách hàng) ; (Trên thực tế Ngân hàng ngoại thơng Việt nam chủ yếu thực hiện hình thức chiết khấu truy đòi vì theo hình thức chiết khấu miễn truy đòi mang tính tính chất thị trờng và rất dễ chịu nhiều rủi ro )
- Trờng hợp Ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán chứng từ thì Ngân hàng phải xác minh lại lý do đồng thời thông báo ngay cho khách hàng . phản đối lại những lý do nếu nh không xác đáng của Ngân hàng nớc ngoài
- Nếu chứng từ đợc chấp nhận thanh toán : Ngân hàng nhận đợc thông báo Có của Ngân hàng nớc ngoài , thanh toán viên hạch toán tiền hàng và thu phí theo biểu phí hiện hành của Ngân hàng ngoaị thơng Việt Nam
Để hoàn thiện hơn về quy trình các nghiệp vụ trên , Ngân hàng Ngoại thơng cần phải có một cơ cấu tổ chức nhằm chuyên môn hoá hơn về các công việc cụ thể nh: Tại phòng thanh toán Xuất khẩu cần phân chia các công việc theo năng lực và chuyên môn của từng thanh toán viên để từ đó phát huy đợc tính năng động của từng cá nhân. Ví dụ nh mỗi một thanh toán viên phụ trách về một mảng công việc nhất định , ngời phụ trách về công việc nhận điện tín từ trên mạng , ngời phụ trách về xem xét đối chiếu L/C và bộ chứng từ , mỗi một thanh toán viên phụ trách về một mảng thị trờng , một mảng nhóm các khách hàng trong nớc để từ đó tăng đợc mối quan hệ cũng nh tăng hiệu quả công việc lên.
Tuy nhiên để quy trình thanh toán hàng xuất khẩu bằng phơng thức tín dụng chứng từ đợc ngày một hoàn thiện hơn Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam (VCB) cần phải có một hệ thống các thiết bị công nghệ hiện đại ,một đội ngũ thanh toán viên nhanh nhẹn , tinh thông và có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, luôn có khả năng xử lý mọi tình huống phức tạp và hạn chế đợc tới mức tối đa các rủi ro có thể xảy ra