II. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Tổng công ty cổ phần Miền trung:
3. Tình hình biến động nhân lực của Tổng công ty những năm qua:
3.3. Đánh giá chung và những khuyến nghị:
3.3.1.Ưu điểm:
Bộ máy quản trị nhân sự của công ty nhỏ gọn nhưng có sự phân công và hiệp tác lao động chặt chẽ nên hoạt động hiệu quả. Công tác phân tích công việc được đầu tư đáng kể và đã đạt được nhiều kết quả.Vấn đề bảo hộ lao động rất được quan tâm và đầu tư nên hiếm khi xảy ra tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp. Việc phổ biến luật lao động được thực hiện đầy đủ, đúng pháp luật đang ngày càng nâng cao hiểu biết của người lao động về quyền, lợi ích và trách nhiệm của mình.
3.3.2.Nhược điểm:
Công tác phân tích công việc, “xương sống của hoạt động quản trị nhân lực” mặc dù đã được đầu tư đạt nhiều kết quả song vẫn còn hạn chế cần tiếp tục hoàn thiện để đưa ra các bản tiêu chuẩn đánh giá công việc 1 cách chính xác. Công tác tuyển dụng nhiều khi không tuân theo quy trình chuẩn. Công tác đánh giá thực hiện công việc còn nhiều điểm chưa phù hợp, không thu hút được người lao động tham gia, kết quả đánh giá chưa được sử dụng vào các quyết định nhân sự.
3.3.3.Khuyến nghị:
Công ty cần phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị nhân lực, đào tạo nâng cao trình độ của người lao động. Công tác bảo hộ lao động cũng cần được duy trì và phát huy nhằm hạn chế tối đa tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp. Đây là những điều kiện cần thiết để nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty và uy tín của mình trên thị trường, góp phần tích cực vào sự phát triển của công ty.
4. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Tổng công ty cổ phần Miền trung: 4.1. Tình hình tuyển dụng nhân lực của Tổng công ty qua một số năm: 4.1. Tình hình tuyển dụng nhân lực của Tổng công ty qua một số năm:
Bảng1: Tình hình tuyển chọn qua một số năm
Vị trí tuyển Năm 2008 Năm 2009
Nội bộ Bên ngoài Trình độ Thâm niên Nội bộ Bên ngoài Trình độ Thâm niên 1.Cán bộ quản lý 1 ĐH 2 DH 2.Nhân viên 2 16 18 -Hành chính nhân sự 1 ĐH 1 -Kế toán 5 ĐH 3 ĐH -Kỹ thuật 2 10 ĐH 14 ĐH 3.Công nhân 36 38 -CN Xây dựng 22 TH 25 TH -CN Xưởng 12 TH 8 TH -CN Lái máy, xe 2 TH 5 TH TỔNG CỘNG 3 52 2 56 113 (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chinh)
Qua biểu trên cho thấy: Trong hai năm qua, tổng số nhân lực của công ty đã thay đổi từ 632 lao động năm 2007 lên 707 lao động năm 2009. Số lượng tăng chủ yếu do Tổng công ty chia thành viên là hai công ty con đồng thời nhập thêm máy móc thiết bị cũng như mở rộng quy mô hoạt động lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh nên cần tuyển thêm người lao động.
Công tác tuyển dụng được Tổng công ty đặc biệt quan tâm vì mục tiêu của Tổng công ty đặt ra là tăng chất lượng tuyển dụng chứ không đơn thuần là tăng số lượng lao động. Tăng chất lượng lao động đồng nghĩa với việc tuyển đúng người, đúng chỗ để nhân viên có thể phát huy được mọi khả năng của mình, hoàn thành tốt công việc được giao, giúp Tổng công ty đạt được các mục tiêu đề ra. Điều này được thể hiện qua bảng trên, ta thấy rằng số lượng nhân sự được tuyển qua các năm tăng về chất lượng, cụ thể là số lượng lao động có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp năm sau cao hơn năm trước.
4.2. Lập kế hoạch và xác định nhu cầu tuyển dụng:
Bộ phận Tổ chức – Hành chính phụ trách, tiến hành tổ chức, bố trí, sắp xếp, thực hiện công tác tuyển dụng sao cho có hiệu quả nhất.
việc để có thể đánh giá công việc, phát hiện kịp thời những công việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân viên để đáp ứng được mục tiêu của từng giai đoạn của Tổng công ty. Ngoài ra, bộ phận Tổ chức - Hành chính cũng luôn thông qua các bộ phận, các phiếu yêu cầu của các bộ phận về việc cần thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu tăng nhân sự của các bộ phận đó. Như vậy, công việc này rất xác thực với yêu cầu của công việc vì các bộ phận đó trực tiếp điều hành nên họ sẽ là những người hiểu rõ hơn ai hết cần tăng hay cần giảm nhân viên.
Từ việc phân tích công việc và theo đề xuất của trưởng các bộ phận, bộ phận Tổ chức - Hành chính xem xét để đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể về kinh nghiệm, về đạo đức, trình độ, vóc dáng, độ tuổi … của ứng viên cần tuyển dụng; chuẩn bị các nội dung thông báo tuyển dụng. Tuỳ từng yêu cầu của công việc, sự cấp bách của công việc, vị trí của công việc … mà bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành lựa chọn thời gian tiến hành tuyển dụng, địa điểm tuyển dụng thích hợp nhất.
Một công việc cũng hết sức quan trọng khác được bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành trong bước này đó là xác định nguồn tuyển dụng cho công ty.
4.3. Xác định nguồn tuyển dụng:
Tuỳ từng trường hợp cụ thể, giai đoạn cụ thể hay yêu cầu công việc cụ thể mà tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn điều động nội bộ và nguồn từ bên ngoài.
4.3.1. Điều động nội bộ (Bổ nhiệm chức vụ):
Khi tuyển dụng ở nguồn nội bộ thì đối với công ty, công tác tuyển dụng được rút ngắn lại, không phải tiến hành thứ tự như qui trình tuyển dụng. Nếu trong quá trình làm việc phát sinh ra một vị trí nào đó phát sinh, cần phải có, hoặc một số vị trí vẫn còn thiếu hay người cũ đã thuyên chuyển đi nơi khác hoặc đã xin nghỉ; căn cứ vào yêu cầu riêng của công việc, trưởng bộ phận đó tiến hành xem xét, sàng lọc các nhân viên trong công ty. Nếu thấy trong bộ phận của mình có được người có đầy đủ các điều kiện phù hợp với yêu cầu công việc thì trưởng bộ phận đó sẽ có yêu cầu cất nhắc trình bộ phận Tổ chức - Hành chính, bộ phận này sẽ lập phiếu tiếp nhận, điều động để trình Tổng giám đốc ký duyệt. Trong trường hợp, ở bộ phận này có nhu cầu giảm nhân sự và được ký duyệt, bộ phận khác đang có nhu cầu tăng nhân sự và thấy nhân viên bị thuyên giảm kia phù hợp với yêu cầu công việc bộ phận mình thì cũng sẽ đề xuất để bộ phận Tổ chúc - Hành chính lập phiếu tiếp nhận/điều động để chuyển nhân viên đó về bộ phận của mình.
Về chức trách, quyền hạn ký quyết định bổ nhiệm chức vụ cũng được chi nhánh xác định khá rỏ ràng.
- Nếu bổ nhiệm cấp tổ trưởng, nhóm trưởng sẽ do trưởng các phòng ban ký quyết định bổ nhiệm.
- Nếu bổ nhiệm cấp trưởng, phó phong ban thì sẽ do Tổng giám đốc hoặc Giám đốc chi nhánh ký quyết định bổ nhiệm.
Khi ký quyết định bổ nhiệm sẽ ký ngay quyết định lương cho chức vụ được bổ nhiệm đó. Như vậy, việc tuyển dụng nội bộ của công ty được tiến hành rất chặt chẽ nhưng cũng hết sức nhanh gọn; việc bổ nhiệm chức vụ như vậy sẽ bỏ qua các bước phỏng vấn và tiết kiệm rất nhiều chi phí tuyển dụng cho công ty, cho phép công ty sử dụng có hiệu quả hơn nguồn lực hiện có.
Tuy vậy, việc tuyển dụng như vậy sẽ không được quảng bá rộng rải cho toàn bộ công nhân viên và sẽ không tân dụng hết năng lực của nhân viên nếu như một số nhân viên khác cũng có ước vọng và có đầy đủ năng lực để đảm đương công việc mà không được lựa chọn để bổ nhiệm. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên có thể sẽ không phục ban lãnh đạo, như vậy những nhân viên đã cống hiến rất nhiều cho công ty mà lại không được chọn lựa sẽ cảm thấy bất công, không phục và sẽ ảnh hưởng lớn đến công việc hiện tại, nhân viên sẽ giảm đi tính nhiệt tình trong công việc do vậy công việc không đạt hiệu quả cao.
4.3.2. Tuyển chọn mới (Bên ngoài):
Khi phiếu đề xuất tăng nhân sự được duyệt mà qua quá trình xem xét, phân tích không lựa chọn được nhân viên thích hợp để điều động, bổ nhiệm vào chức vụ đang khiếm khuyết trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính ra quyết định tiến hành công việc tuyển dụng mới.
Sau khi căn cứ vào bản mô tả công việc, xác định được yêu cầu của công việc trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành lập kế hoạch công bố tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng.
Kế hoạch công bố tuyển dụng nêu rõ thời gian công bố, công bố trên phương tiện nào, nội dung, số hồ sơ cần tiếp nhận và cả chi phí dự trù cho việc công bố. Kế hoạch công bố tưyển dụng và kế hoạch tuyển dụng được trình lên Tổng giám đôc xem xét và ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính cho tiến hành việc tuyên bố tuyển dụng (thông báo tuyển dụng).
Tuy nhiên trong việc tuyển dụng mới này, công ty chỉ chú trọng đến các nguồn bên ngoài thông qua đăng báo còn các nguồn khác thì công ty chưa chú trọng.
nguồn lao động rất dồi dào và đầy tiềm năng, sẽ cung cấp cho chi nhánh những nhân viên tốt nhất.
4.4. Quy trình tuyển dụng:
4.4.1. Thông báo tuyển mộ:
Thông thường, công ty thường thông báo tuyển dụng trên một số các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo chí (Báo Lao động, báo Hà nội mới), hoặc qua các trung tâm dịch vụ lao động nhưng chủ yếu là thông báo qua báo chí.
Trong nội dung của thông báo có ghi tóm tắt các điều kiện đối với ứng viên, nêu rõ số lượng ứng viên, thời hạn tiếp nhận hồ sơ cũng như nội dung một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, thời gian, địa điểm, lịch phỏng vấn…
Việc thông báo sẽ được tiến hành với một số ngày nhất định tuỳ từng yêu cầu cụ thể của công việc cũng như thực tế. Dưới đây là một bảng mẫu thông tin tuyển dụng mà Tổng công ty đã sử dụng
Bảng 2: Mẫu tuyển dụng Tổng công ty cổ phần Miền trung
CẦN TUYỂN
Chức danh Yêu cầu Số lượng
Kỹ sư xây dựng công trình thuỷ
Là nam giới, tốt nghiệp Đại học Thuỷ lợi Khoa công trình, có sức khoẻ tốt, có khả năng chịu được công việc áp lực, tuổi dời không quá 35, ưu tiên những người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề
Hồ sơ bao gồm:………..
3
Công ty tiến hành công việc thông báo tuyển dụng với chi phí thấp nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo được nhu cầu tuyển người của công ty. Với việc thông qua báo chí, phát thanh, công ty hoàn toàn có thể thu nhận được rất nhiều hồ sơ đạt yêu cầu với nhiều ứng viên có năng lực với thị trường rộng lớn và có điều kiện sàng lọc để chọn được những người ưu tú nhất, phù hợp nhất.
4.4.2. Thu nhận nghiên cứu và đánh giá hồ sơ:
Sau khi tiến hành thông báo tuyển dụng, bộ phận Tổ chức - Hành chính bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Tuỳ từng công việc cụ thể và tuỳ từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viên có khác nhau, nhưng về cơ bản thì thường có một số giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch.
- Bản sao các văn bằng, giấy tạm trú, tạm vắng. - Đơn xin việc.
- Giấy chứng nhận đủ sức khoẻ.
- Bản sao về các chứng nhận quá trình làm việc trước đó. - 04 tấm hình 3x4.
Với bộ hồ sơ này, bộ phận Tổ chức - Hành chính có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành tiếp nhận hồ sơ các ứng viên cho tới khi đủ số hồ sơ như dự kiến hoặc khi chưa thu nhận đủ nhưng thời gian dự tính thông báo tuyển dụng đã hết (tuỳ từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để tiếp nhận đủ hồ sơ).
Sau khi đã có đủ số hồ sơ cần thiết, bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viên, bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành đánh giá, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ đều có những tiêu chí nhất định và mỗi tiêu chí đều có mức điểm tối đa, bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm quá thấp, không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại ngay. Các tiêu chí đó có thể bao gồm:: quá trình thành đạt, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực … và trong đó tiêu chí về kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà chưa có kinh nghiệm thì sẽ bị loại ngay.
Bảng 3: Mẫu phiếu cho điểm Hồ sơ Phiếu cho điểm hồ sơ ứng viên
Họ tên ứng viên Các tiêu chí Quá trình thành đạt Trình độ bằng cấp Kinh nghiệm Thể lực Tổng điểm Nguyễn Thế Quyền 4 4 2 5 15 Cao Ngọc Tuấn 4 4 5 3 14
Lê Văn Tuấn 4 4 4 5 17
Hoàng Đình Tùng 3 4 4 4 15
( Chú thích:Các tiêu chí được đánh giá theo thang điểm 5 dựa theo nội dung hồ sơ. Tổng điểm là tổng điểm của các tiêu chí đã đánh giá)
Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ chặt chẽ và có khoa học như vậy nên cong ty luôn chọn được những bộ hồ sơ có chất lượng nhất.
Sau khi đã chọn được những bộ hồ sơ đạt yêu cầu nhất, bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành lập danh sách trích ngang các ứng viên và phiếu đề xuất phỏng vấn. Nếu danh sách này quá dài và như vậy sẽ khá tốn kém về tiền của, thời gian cho phỏng vấn do vậy sẽ không có hiệu quả. Cho nên có thể Trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ rà soát lại các hồ sơ cá nhân để lọc bớt những hồ sơ không phù hợp về ngành nghề đào tạo, thiếu kinh nghiệm…
Trong bước này, do công ty luôn lưu lại những hồ sơ cá nhân không được tuyển dụng trong những lần tuyển dụng trước, do vậy trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính cung tiến hành lựa chọn những bộ hồ sơ lưu lại đó, xem xét xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau khi đã lựa chọn kỹ càng, trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên Hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt sau đó thông báo cho các thành viên Hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết.
Như vậy, công tác nghiên cứu và lựa chọn sơ bộ hồ sơ của công ty tiến hành rất có bài bản và chặt chẽ, đảm bảo thống nhất quy trình như đã đặt ra và hạn chế được thấp nhất những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi hơn và có chất lượng hơn.
4.4.3. Tuyển chọn:
4.4.3.1. Đối với lao động giản đơn:
Quá trình tuyển chọn lao động giản đơn ở công ty được tiến hành một cách nhanh chóng , tiết kiệm theo hai bước sau:
- Bước 1: Phỏng vấn sơ bộ:
Sau khi có danh sách các ứng viên vào vòng phỏng vấn sơ bộ, thì bộ phận Nhân sự sẽ gửi thông báo thời gian địa điểm phỏng vấn cho từng ứng viên.
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Đại diện phòng nhân sự và đại diện bộ phận cần lao động.
Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nội dung mà ứng viên kê trong sơ yếu lý lịch như: Quá trình học tập, Tiểu sử phát triển
của bản thân, Các kỹ năng, năng khiếu khác (nếu có), Tại sao lại ứng tuyển vào