II. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Tổng công ty cổ phần Miền trung:
3. Tình hình biến động nhân lực của Tổng công ty những năm qua:
4.4. Quy trình tuyển dụng:
4.4.1. Thông báo tuyển mộ:
Thông thường, công ty thường thông báo tuyển dụng trên một số các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo chí (Báo Lao động, báo Hà nội mới), hoặc qua các trung tâm dịch vụ lao động nhưng chủ yếu là thông báo qua báo chí.
Trong nội dung của thông báo có ghi tóm tắt các điều kiện đối với ứng viên, nêu rõ số lượng ứng viên, thời hạn tiếp nhận hồ sơ cũng như nội dung một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, thời gian, địa điểm, lịch phỏng vấn…
Việc thông báo sẽ được tiến hành với một số ngày nhất định tuỳ từng yêu cầu cụ thể của công việc cũng như thực tế. Dưới đây là một bảng mẫu thông tin tuyển dụng mà Tổng công ty đã sử dụng
Bảng 2: Mẫu tuyển dụng Tổng công ty cổ phần Miền trung
CẦN TUYỂN
Chức danh Yêu cầu Số lượng
Kỹ sư xây dựng công trình thuỷ
Là nam giới, tốt nghiệp Đại học Thuỷ lợi Khoa công trình, có sức khoẻ tốt, có khả năng chịu được công việc áp lực, tuổi dời không quá 35, ưu tiên những người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề
Hồ sơ bao gồm:………..
3
Công ty tiến hành công việc thông báo tuyển dụng với chi phí thấp nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo được nhu cầu tuyển người của công ty. Với việc thông qua báo chí, phát thanh, công ty hoàn toàn có thể thu nhận được rất nhiều hồ sơ đạt yêu cầu với nhiều ứng viên có năng lực với thị trường rộng lớn và có điều kiện sàng lọc để chọn được những người ưu tú nhất, phù hợp nhất.
4.4.2. Thu nhận nghiên cứu và đánh giá hồ sơ:
Sau khi tiến hành thông báo tuyển dụng, bộ phận Tổ chức - Hành chính bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Tuỳ từng công việc cụ thể và tuỳ từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viên có khác nhau, nhưng về cơ bản thì thường có một số giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch.
- Bản sao các văn bằng, giấy tạm trú, tạm vắng. - Đơn xin việc.
- Giấy chứng nhận đủ sức khoẻ.
- Bản sao về các chứng nhận quá trình làm việc trước đó. - 04 tấm hình 3x4.
Với bộ hồ sơ này, bộ phận Tổ chức - Hành chính có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành tiếp nhận hồ sơ các ứng viên cho tới khi đủ số hồ sơ như dự kiến hoặc khi chưa thu nhận đủ nhưng thời gian dự tính thông báo tuyển dụng đã hết (tuỳ từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để tiếp nhận đủ hồ sơ).
Sau khi đã có đủ số hồ sơ cần thiết, bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viên, bộ phận Tổ chức - Hành chính tiến hành đánh giá, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ đều có những tiêu chí nhất định và mỗi tiêu chí đều có mức điểm tối đa, bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm quá thấp, không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại ngay. Các tiêu chí đó có thể bao gồm:: quá trình thành đạt, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực … và trong đó tiêu chí về kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà chưa có kinh nghiệm thì sẽ bị loại ngay.
Bảng 3: Mẫu phiếu cho điểm Hồ sơ Phiếu cho điểm hồ sơ ứng viên
Họ tên ứng viên Các tiêu chí Quá trình thành đạt Trình độ bằng cấp Kinh nghiệm Thể lực Tổng điểm Nguyễn Thế Quyền 4 4 2 5 15 Cao Ngọc Tuấn 4 4 5 3 14
Lê Văn Tuấn 4 4 4 5 17
Hoàng Đình Tùng 3 4 4 4 15
( Chú thích:Các tiêu chí được đánh giá theo thang điểm 5 dựa theo nội dung hồ sơ. Tổng điểm là tổng điểm của các tiêu chí đã đánh giá)
Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ chặt chẽ và có khoa học như vậy nên cong ty luôn chọn được những bộ hồ sơ có chất lượng nhất.
Sau khi đã chọn được những bộ hồ sơ đạt yêu cầu nhất, bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành lập danh sách trích ngang các ứng viên và phiếu đề xuất phỏng vấn. Nếu danh sách này quá dài và như vậy sẽ khá tốn kém về tiền của, thời gian cho phỏng vấn do vậy sẽ không có hiệu quả. Cho nên có thể Trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ rà soát lại các hồ sơ cá nhân để lọc bớt những hồ sơ không phù hợp về ngành nghề đào tạo, thiếu kinh nghiệm…
Trong bước này, do công ty luôn lưu lại những hồ sơ cá nhân không được tuyển dụng trong những lần tuyển dụng trước, do vậy trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính cung tiến hành lựa chọn những bộ hồ sơ lưu lại đó, xem xét xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau khi đã lựa chọn kỹ càng, trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên Hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt sau đó thông báo cho các thành viên Hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết.
Như vậy, công tác nghiên cứu và lựa chọn sơ bộ hồ sơ của công ty tiến hành rất có bài bản và chặt chẽ, đảm bảo thống nhất quy trình như đã đặt ra và hạn chế được thấp nhất những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi hơn và có chất lượng hơn.
4.4.3. Tuyển chọn:
4.4.3.1. Đối với lao động giản đơn:
Quá trình tuyển chọn lao động giản đơn ở công ty được tiến hành một cách nhanh chóng , tiết kiệm theo hai bước sau:
- Bước 1: Phỏng vấn sơ bộ:
Sau khi có danh sách các ứng viên vào vòng phỏng vấn sơ bộ, thì bộ phận Nhân sự sẽ gửi thông báo thời gian địa điểm phỏng vấn cho từng ứng viên.
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Đại diện phòng nhân sự và đại diện bộ phận cần lao động.
Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nội dung mà ứng viên kê trong sơ yếu lý lịch như: Quá trình học tập, Tiểu sử phát triển
của bản thân, Các kỹ năng, năng khiếu khác (nếu có), Tại sao lại ứng tuyển vào công ty? Mức thu nhập mong muốn?...
Kết thúc buổi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp và quyết định các ứng viên nào sẽ được lọt vào bước 2 và thông báo cho các ứng viên.
Bước 2: Thi tuyển.
Các ứng viên lọt qua bước 1 sẽ tham gia tiếp vào vòng thi tuyển. Tùy vào các vị trí đội, xưởng cần tuyển thì đội trưởng các đội thi công, phân xưởng sẽ quyết định hình thức thi tuyển và ra đề thi. Tính chất công việc của công ty ở các đội thường thủ công, không mang tính chất phức tạp, chỉ cần tốt nghiệp phổ thông trung học nên công ty thường áp dụng hình thức thử tay nghề trực tiếp tại nơi làm việc.Kết quả của lần thi tuyển sẽ được thông báo cho ứng viên ngay trong ngày.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được hẹn lịch đi làm luôn mà không cần thông qua giai đoạn thử việc.
4.4.3.2. Đối với lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật:
Quá trình tuyển chọn được chia thành các bước sau:
Bước 1:Phỏng vấn sơ bộ.
Khi có đủ hồ sơ của các ứng viên, phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành gọi thông báo hẹn lịch phỏng vấn cho ứng viên. Người phỏng vấn là đại diện phòng Tổ chức - Hành chính và đại diện đơn vị cần tuyển. Các câu hỏi thường đặt ra khi phỏng vấn là:
• Về làm việc, công việc:
- Có hài lòng với công việc hiện tại của mình hay không? - Với công việc đã làm, điều gì thích nhât, ưng ý nhất? - Nếu được tuyển chọn, mục tiêu phấn đấu?
- Động lực thúc đẩy làm việc?
- Đã làm ở công ty nào cùng ngành chưa?
- Khi làm việc độc lập sẽ gặp những khó khăn gì? - Khả năng làm việc nhóm tôt chứ?
- Yếu tố nào trong nghề làm bạn thích nhất? - Chọn và mô tả cho mình một vị trí thích hợp?
- Tiêu chuẩn đánh gía sự thành đạt của một cá nhân. - Sở thích lớn nhất.
- Muốn hoàn thiện bản thân ở phương diện nào nhất. - Đặc tính quan trọng được hưởng từ cha mẹ.
- Gia đình bạn bè nói gì về bạn.
- Điểm mạnh nào giúp cho bạn thành công trong công việc
Thông qua quá trình phỏng vấn này sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và bén nhạy, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên.
Sau khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp quyết định các ứng viên được lọt vào bước 2, thi tuyển.
Bước 2: Thi tuyển
Hình thức thi tuyển được công ty áp dụng là làm bài thi ra giấy theo mẫu đề của công ty. Tùy thuộc vào từng vị trí mà đề thi khác nhau do bộ phận cần tuyển dụng cung cấp.Thông thường trong bài thi có 3 phần chính: Thi tiếng anh & Tin học văn phòng (đối với lao động quản lý), Thi trắc nghiệm IQ và Thi về các kiến thức chuyên môn.
Sau khi các ứng viên làm bài thi xong, bài thi sẽ được chuyển đến cho bộ phận ra đề chấm điểm. Kết quả sẽ được thông báo cho các ứng viên sau 3 ngày. Những ứng viên nào đạt sẽ được gọi để phỏng vấn lần 2
Bước 3:Phỏng vấn lần 2
Khi có đủ các ứng viên cần thiết để tiến hành phỏng vấn, Phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành thành lập hội đồng phỏng vấn, thông thường hội đồng phỏng vấn bao gồm:
Đối với việc tuyển dụng cán bộ cho chức trưởng phòng, phó phòng thì Hội đồng phỏng vấn gồm trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính, trưởng bộ phận đề nghị tăng nhân sự (nếu tuyển phó phòng), Giám đốc và cá nhân đề nghị tăng nhân sự (nếu cá nhân này phụ trách một dự án lớn nào đó).
Như vậy Hội đồng phỏng vấn bao gồm những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong tuyển dụng và làm việc, những người đi sát thực tế nhất với những công việc yêu cầu cần tăng nhân sự do vậy sẽ có những cái nhìn khái quát nhất, chính xác nhất đối với các ứng viên. Tuy vậy, Hội đồng phỏng vấn này sẽ là rất máy móc
khi Giám đốc luôn là người phải tham gia như vậy có thể ảnh hưởng rất nhiều đến công việc .
Đúng thời gian như đã thông báo, Hội đồng phỏng vấn sẽ đưa ra cho các ứng viên các tình huống công việc, các tình huống kinh doanh cụ thể để cho ứng viên trả lời cách xử lý. Như vậy, Hội đồng phỏng vấn đã tạo điều kiện cho các ứng viên tự bày tỏ hiểu biết, khả năng kiến thức của mình, bày tỏ sự nhạy bén, kinh nghiệm của mình qua các tình huống cụ thể giúp cho Hội đồng phỏng vấn đánh giá được chính xác nhất năng lực của từng ứng viên để có được sự lựa chọn đúng đắn nhất.
Nhờ việc đưa ra những tình huống mà Hội đồng phỏng vấn có thể đánh giá một cách khách quan nhất có thể về những vấn đề thuộc về khả năng chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên, thấy được năng lực thật sự của mỗi ứng viên. Như vậy đây là tài liệu quan trọng nhất, có sức thuyết phục nhất để Hội đồng tuyển dụng có thể lựa chọn, tuyển dụng được những nhân viên cần tuyển.
Trong quá trình phỏng vấn ở vòng này, các ứng viên đều có thể nêu ra các thắc mắc, những câu hỏi để biết khái quát về tổ chức hoạt động của công ty, biết được chức năng, nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họ nếu họ được tuyển dụng vào công ty. Nhờ quá trình phỏng vấn này mà Hội đồng tuyển dụng có thể đánh giá được khả năng chuyên môn, nghề nghiệp của ứng viên cao hay thấp và thấy được ứng viên có thiện chí hợp tác và làm việc lâu dài với công ty hay không.
Sau quá trình phỏng vấn, những ứng viên nào có năng lực nhất sẽ được chọn, đảm bảo khách quan, công bằng đối với mỗi ứng viên và chi nhánh đã lựa chọn được những nhân viên thích hợp nhất.
Ngay sau khi được quyết định tuyển dụng, trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ lập quyết định thử việc/ đào tạo cho các nhân viên mới và trình Giám đốc ký duyệt.
Tuy vậy, sau khi có quyết định tuyển dụng thì công ty lại chưa tổ chức được việc khám sức khỏe cho nhân viên mới. Nếu một người mà có đủ năng lực, trình độ nhưng không đảm bảo về mặt sức khỏe thì sẽ không thể làm việc được như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian cũng như tiền bạc nhưng lại không tuyển chọn được người có đủ khả năng làm việc
4.4.4. Thử việc (Hội nhập người mới vào môi trườngTổng công ty) và ra quyết định tuyển dụng:
Công tác thử việc đối với nhân viên mới rất được công ty coi trọng vì thử việc tốt sẽ là bước khởi đầu để nhân viên mới tạo đà phát triển về sau này trong công việc.
Trong quá trình thử việc, nhân viên mới được công ty trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty, về công việc phải làm, những kỳ vọng có thể vươn tới cũng như những khó khăn sẽ gặp thông qua quá trình đào tạo. Một nhân viên được quyết định thử việc không có nghĩa đã là nhân viên chính thức của công ty. Nếu sau quá trình thử việc ( tối đa trong vòng 3 tháng), nhân viên mới vẫn có thể không được tiếp nhận chính thức nếu thực hiện không tốt.
Như vậy, nhân viên luôn luôn được chuẩn bị tinh thần làm việc cao, có thể dẹp được tính tự mãn và nảy sinh tính trách nhiệm cao trong công việc.
Để nhân viên mới có thể thâm nhập ngay công việc thực tế, trong quá trình thử việc, công ty luôn cử các nhân viên làm việc theo nhóm trong đó người mới được tuyển dụng sẽ đi cùng với một người khác đã có kinh nghiệm lâu năm trong công việc để hướng dẫn. Tuy vậy, nhân viên mới vẫn được công ty giao việc để có thể thích ứng nhanh nhất với công việc trong thực tế và thông qua sự chỉ bảo, hướng dẫn của người đã có kinh nghiệm nên có thể giảm bớt được thấp nhất những sai lầm có thể vấp phải để nhân viên mới có thêm tự tin thực hiện công việc của mình.
Với quá trình thử việc như vậy, nhân viên mới có thể làm quen với công việc một cách nhanh nhất, nhanh chóng đi vào ổn định công việc và rút ngắn được thời gian thử việc, các công việc của công ty sẽ lại đi theo đúng “guồng máy” hoạt động của mình.
Khi kết thúc thới gian thử việc, trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ lập phiếu đề xuất tiếp nhận hay không tiếp nhận chính thức. Nếu không tiếp nhận chính thức, trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ thông báo cho cá nhân ứng viên biết, chỉ ra những sai lầm của họ và giải quyết chế độ lương thử việc cho họ. Các trường hợp không tiếp nhận này đều được bộ phận Tổ chức - Hành chính lưu giữ hồ sơ lại để phòng khi có nhu cầu nhân sự đột xuất.
Nếu được tiếp nhận chính thức, trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ thông báo ngay cho nhân viên mới biết, lập ngay quyết định tiếp nhận/ điều động và quyết định lương cho nhân viên mới, kết thúc quá trình thử việc của họ.
Nhờ quá trình thử việc tốt, thiết thực với yêu cầu công việc và có khoa học