Trước khi đi vào phần chính của đề tài là thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho. Chúng ta cần tìm hiểu, nắm khái quát về công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp cùng các vấn đề có liên quan làm cơ sở để thiết lập mô hình.
4.1. Sơ lược về tiến trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp
Sơ đồ 4.1: Quy trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp
Trang 24 Công ty (3) Dân, DN (1) Kế hoạch thu mua (2) Tiền Xí nghiệp KCS Máy lau bóng (5a) Gạo thành phẩm BP thu mua Kho Nơi khác V/C hàng (4a) (4) (4b) (4) Đạt Không đạt Lên hàng Gạo nguyên liệu (5b) Gạo TP (5c) (5d) Xuất (KCS) (6) Đấu trộn Bán
Xí nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm là gạo lau bóng từ gạo xô. Do sản phẩm có tính chất mùa vụ cho nên hàng năm sản xuất tập trung trong 6 tháng: 2, 3, 4 và tháng 8, 9, 10. Các tháng còn lại chỉ hoạt động khoảng một phần ba công suất.
(1) Mỗi năm, phòng kế hoạch của Công ty sẽ đưa ra kế hoạch thu mua và xuất bán cho Xí nghiệp. Xí nghiệp dựa vào đó để tiến hành thu mua.
(2) Hàng ngày, Xí nghiệp sẽ dự đoán xem lượng mua vào trong ngày hôm sau là bao nhiêu, làm cơ sở tạm ứng tiền từ Công ty. Giấy tạm ứng này sẽ do kế toán của Xí nghiệp làm, trình ban lãnh đạo Xí nghiệp ký. Lúc này nhân viên của Xí nghiệp sẽ mang giấy tạm ứng đến phòng kế toán của Công ty để ứng tiền. Như vậy tiền thu mua hàng ngày cũng từ Công ty rót xuống theo giấy tạm ứng của Xí nghiệp, từ đó phòng kế toán lập phiếu chi và các nhân viên trong phòng kế toán của Công ty sẽ luân phiên mang tiền đến cho Xí nghiệp.
(3) Do đặc tính của sản phẩm mang tính chất mùa vụ, cho nên khi vào vụ thì Xí nghiệp sẽ mua vào liên tục do bạn hàng mang đến là chủ yếu. Cũng có những hợp đồng để mua hàng nhưng loại này không đáng kể.
Hiện nay, tại Xí nghiệp nguồn hàng chủ yếu do bạn hàng đem đến với nhiều chủng loại khác nhau từ các vùng trong tỉnh như: Mỹ Hòa Hưng, Chợ Mới, Thoại Sơn, Châu Thành, Châu Phú. Ngoài ra còn mua từ các tỉnh lân cận như: Cần Thơ, Kiên Giang, Đồng Tháp, Vĩnh Long...
(4) Trước khi thương lái đem hàng đến bán, thường sẽ điện xem Xí nghiệp có nhu cầu mua không và hỏi trước về giá cả. Khi hàng được đem đến bến, bộ phận thu mua (KCS) của Xí nghiệp sẽ trực tiếp xem hàng và quyết định giá.
Tại đây, có các cán bộ KCS thu mua đã có sẵn kinh nghiệm trong nhiều năm nên việc thu mua không cần lấy mẫu dưới ghe lên phòng kiểm phẩm phân tích, tính toán tỷ lệ thu hồi thành phẩm rồi cho giá, làm như vậy sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thu mua của Xí nghiệp. Mà ở đây, cán bộ thu mua sẽ dùng xiên lấy mẫu nhiều chỗ trên ghe, quan sát trực tiếp bằng cảm quan, dùng máy đo độ ẩm xác định thủy phần của nguyên liệu, cuối cùng là cho giá.
(4a) Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, không thống nhất với nhau về giá cả hoặc sức chứa của kho đã quá tải (cũng có xảy ra nhưng ít) thì sẽ không mua, thương lái sẽ vận chuyển đến nơi khác để bán.
(4b) Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, thống nhất với nhau về giá cả. Lúc này, KCS sẽ chọn một bao mẫu (tại vị trí dễ nhìn) dùng viết ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: độ ẩm, giá, gạo gì, nơi lên gạo, số lượng bao, ngày tháng năm, tên chủ ghe… để cho bộ phận tiếp theo làm việc dễ dàng hơn trong việc phân loại và đổ hộc hợp lý. Sau đó, thủ kho sẽ tiến hành cân và lên hàng.
Trước khi kiểm tra nhập kho, sẽ có một KCS kiểm tra lại mẫu (mỗi kho sẽ có một KCS) do cán bộ thu mua trước đó ghi. Trong quá trình cân và lên hàng sẽ kiểm tra mẫu từng bao. Nếu có sự sai lệch lớn với mẫu thì trả lại hoặc thu mua với giá thấp hơn.
(5a) Nếu hàng mua vào là các loại gạo thành phẩm thì sẽ được bốc xếp đưa trực tiếp lên kho. Thường thì loại này thời gian tồn kho trung bình là 2 tháng, chậm nhất là 8 tháng.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
(5b) Nếu như hàng mua vào là gạo nguyên liệu, thì khi cân xong sẽ được bốc xếp đưa thẳng vào hộc để lau bóng thành từng loại gạo thành phẩm thích hợp như gạo 5%, 10%... thường thì tại Xí nghiệp tiến hành lau bóng cho ra gạo 25%.
(5c) Nếu hộc không chứa đủ thì sẽ đem chất vào kho, sau đó đổ hộc sản xuất tiếp. Cho nên, gạo nguyên liệu ở Xí nghiệp thời gian tồn kho rất ngắn trung bình khoảng 5 – 7 ngày, chậm nhất là một tháng.
(5d) Tùy theo nhu cầu của khách hàng và chất lượng của các loại gạo thành phẩm. Lúc này gạo thành phấm sẽ lại được xuất sản xuất tiếp (lau bóng lại), sau đó nhập kho trở lại.
Sau khi hàng mua vào được chất xếp vào kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ theo dõi lượng mua hàng ngày. Và để nắm bắt nhanh chóng ngày nhập kho, số lượng và phẩm chất của từng lô hàng, trên mỗi lô đều được ghi rõ số lượng, phẩm chất, ngày nhập một cách ngắn gọn dễ hiểu.
(6) Xuất kho bán hàng theo kế hoạch của Công ty: Các hợp đồng bán hàng sẽ do phòng kinh doanh của Công ty ký kết, sau đó phân bổ số lượng xuống cho Xí nghiệp. Lúc này tùy theo phẩm chất của loại gạo được quy định trong hợp đồng mà Công ty đã ký kết, Xí nghiệp sẽ xuất bán theo loại đó, hoặc xuất đấu trộn theo loại gạo quy định trong hợp đồng từ đó xuất bán.
Mỗi công đoạn của quá trình thu mua, nhập sản xuất và xuất bán đều được nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại cẩn thận. Cuối tháng, thủ kho sẽ kết hợp với kế toán kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho.
Tại Xí nghiệp có 8 kho, các loại thành phẩm khác nhau đều được xếp chung một kho, không phân biệt kho nào để loại nào. Khi nhập kho các loại hàng sẽ được chất xếp theo cây, mỗi cây là một loại gạo. Gạo hàng hóa và gạo thành phẩm được chất xếp riêng (có phân biệt ranh giới giữa các cây hàng khác nhau).
Khi xuất kho để sản xuất, thủ kho sẽ chỉ đạo xuất loại nào, bao nhiêu (theo yêu cầu của Xí nghiệp). Sau đó căn cứ vào số lượng thành phẩm, phụ phẩm thu hồi, thủ kho báo số lượng cho kế toán biết để lập các chứng từ có liên quan.
Ở Xí nghiệp, hàng được xuất kho theo phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước). Các cây hàng được chất xếp theo hướng phục vụ cho phương pháp xuất kho này, tức khi nhập sẽ được chất xếp theo cách thức cuốn chiếu (sao cho hàng nhập trước sẽ được xuất trước).
Quy trình trên có những ưu khuyết điểm sau:
- Ưu điểm:
+ Có sự phân công rõ ràng, phân chia rõ trách nhiệm của từng người. Khi lên hàng đều có cán bộ kiểm phẩm kiểm tra lại từng bao rất cẩn thận. Khi nhập sản xuất, xuất bán cũng vậy đều được nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại tiêu chuẩn chất lượng gạo một cách thường xuyên xem hàng đạt hay chưa, có đúng với quy định không… Điều này là rất tốt giúp kiểm soát tốt hơn chất lượng gạo qua từng khâu.
+ Hàng hóa đem và kho được chất xếp cẩn thận dưới sự chỉ dẫn của thủ kho. Mọi chi tiết đều được thủ kho ghi chép vào sổ theo dõi. Điều này giúp nắm bắt nhanh được phẩm chất, thời gian nhập, thời gian tồn kho của từng cây hàng. Từ đó giúp cho việc điều động sản xuất, xuất bán sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng được dễ dàng hơn.
+ Cách chất xếp hàng hóa trong kho rất có trình tự, hợp lý, phân biệt rõ giữa các loại gạo khác nhau. Loại nào nhập trước sẽ được xuất trước. Như vậy giúp tránh kéo dài thời gian lưu kho, chất lượng gạo cũng được đảm bảo.
Qua các ưu điểm trên ta có thể nhận thấy một điều: quy trình quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp được tổ chức khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu. Chính các yếu tố này đã góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng