- Khuyết điểm:
1 Số liệu được lấy trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp
5.3.6. Tổ chức sản xuất lưu kho và quản lý kho
Với sản lượng thu mua như trên 19.020 tấn/lần hoàn toàn nằm trong khả năng sức chứa của kho, công suất lau bóng của máy (công suất máy là 800 tấn nguyên liệu/ngày đêm). Vì vậy phải mất 24 ngày là sản xuất xong một đơn hàng. Thời gian sử dụng hàng tồn kho là 21 ngày. Trong khoảng thời gian này cũng có thể xuất thành phẩm để chạy máy lại theo yêu cầu của khách hàng. Cho nên, khoảng thời gian cách nhau giữa hai lần đặt hàng việc tổ chức sản xuất và lưu kho vẫn sẽ diễn ra bình thường theo quy trình tồn kho tại Xí nghiệp, không có thay đổi trong sản xuất và lưu kho.
Tuy nhiên ở đây cần lưu ý đến việc sắp xếp hàng vào kho sao cho hợp lý có trật tự vì sản lượng mua vào mỗi lần tương đối lớn và tập trung. Cuối mỗi tháng tiến hành kiểm kê hàng tồn kho một lần như thường kỳ vẫn làm. Ngoài ra, có thể kiểm kê thêm vào cuối mỗi lần mua hàng. Vệ sinh kho làm cho kho thông thoáng…
Tóm lại: trong trường hợp của Xí nghiệp việc áp dụng mô hình tồn kho POQ là thích hợp nhất. Nó không chỉ giúp Xí nghiệp tiết kiệm về chi phí tồn kho. Mà còn giúp Xí nghiệp chủ động hơn trong công tác thu mua. Biết được với nhu cầu là thế (theo kế hoạch) thì cần mua vào mỗi lần với số lượng là bao nhiêu để chi phí tồn kho là thấp nhất, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo hơn. Điều mà hiện tại Xí nghiệp chưa thực hiện được. Để tính được sản lượng này, trước tiên cần phải hoạch định nhu cầu hàng tồn kho trong năm. Đây là nhiệm vụ thuộc về phòng kinh doanh của Công ty, Xí nghiệp không phải thực hiện khâu này. Kế đến là xác đinh các chi phí liên quan để từ đó tính được sản lương đơn hàng tối ưu. Có thể nói đây là mục đích cuối cùng mà mô hình hướng đến. Vấn đề còn lại là làm sao tổ chức nguồn lực, triển khai thu mua, tổ chức sản xuất và lưu kho hợp lý theo tình hình thực tế tại Xí nghiệp.
Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
Chương 6: KẾT LUẬN
6.1. Nhận xét
Về công tác quản lý hàng tồn kho
Qua một thời gian tìm hiểu về công tác quản lý hàng tồn kho cũng như quy trình luân chuyển chứng từ tại Xí nghiệp. Tôi nhận thấy tất cả đều được tổ chức quản lý khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu và có sự phối hợp rất tốt.
Thứ nhất, tính quản lý chặt chẽ được thể hiện ở chỗ: khi hàng được nhập kho đều được thủ kho ghi chép, theo dõi cẩn thận về tình trạng nhập kho của chúng. Chẳng hạn như: ngày nhập, số lượng, phẩm chất… Nhờ sự theo dõi chặt chẽ như vậy thủ kho có thể xác định được chính xác phẩm chất của từng lô hàng để điều động xuất sản xuất, xuất bán phù hợp.
Thứ hai, tính hệ thống thể hiện ở chỗ: hàng hóa trong kho được chất xếp theo trình tự nhất định, phân biệt rõ ràng giữa các loại hàng khác nhau. Hàng nhập trước sẽ được xuất trước làm cho vòng quay hàng tồn kho diễn ra đều đặn, tránh được sự kéo dài thời gian lưu kho của một loại hàng nào đó gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng gạo.
Thứ ba, phân công phân nhiệm và phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu được thể hiện: qua từng khâu của quy trình đều có cán bộ phụ trách xem xét lại cẩn thận, mỗi người một việc được phân định rõ ràng, không chồng chéo lên nhau. Chẳng hạn:
•Tổ kiểm tra chất lượng là các KCS sẽ chịu trách nhiệm xem hàng và quyết định giá, kiểm tra lại khi lên hàng. Trong quá trình sản xuất, xuất bán cũng do KCS kiểm tra chất lượng gạo.
•Việc xem cân, sắp xếp nhập kho, điều động xuất kho là nhiệm vụ của thủ kho.
•Kế toán chịu trách nhiệm ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh, số lượng nhập xuất trong ngày do thủ kho báo để lập các chứng từ có liên quan. Kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào cuối tháng, đối chiếu lại hàng ngày số liệu ghi chép giữa phiếu nhập kho của mình với sổ theo dõi của thủ kho để ghi vào thẻ kho.
•Việc thu chi tiền là trách nhiệm của thủ quỹ.
Ở đây có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm (dễ thấy nhất là tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản của thủ quỹ với chức năng kế toán). Điều này là rất tốt giúp các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng kịp thời. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
Chính các yếu tố này đã góp phần vào nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng giao hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn một số khiếm khuyết nhỏ đã nêu ở trên cần được khắc phục như:
•Chỉ dựa vào cảm quan để xem hàng.
•Vẫn còn một số trường hợp hàng được chất xếp không đúng quy định.
•Các loại gạo khác nhau không được chất xếp riêng mà để chung một kho. Các yếu tố này sẽ góp phần nhỏ không tốt đến chất lượng hàng tồn kho.
Về thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
Thực tế công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt. Tuy nhiên bao nhiêu đó chưa thể thấy hết mặt hiệu quả của nó. Đó chỉ mới là tốt về mặt định tính, còn định lượng thì chưa biết được. Bởi hiện tại Xí nghiệp chưa áp dụng một mô hình tồn kho nào vào công tác thu mua để xác định xem nên triển khai mỗi lần mua vào là bao nhiêu. Vì vậy, về mặt quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp có đôi nét cần phải được cải thiện nhất là trong khâu tổ chức thu mua. Nên triển khai mua theo sản lượng như đã tính toán ở trên không những sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho mà còn đáp ứng được nhu cầu, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo hơn. Và điều quan trọng là tạo cho Xí nghiệp một thế chủ động. Có nghĩa là với nhu cầu dự kiến là như thế thì sẽ thu mua như thế nào, bao nhiêu là đủ chứ không phải có bao nhiêu thì mua bấy nhiêu như trước đây. Từ đó cho thấy việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện kinh doanh thực tế tại Xí nghiệp là rất cần thiết.