V. Dự trữ vật tư
a. Hệ thống điểm đặt hàng
Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết( điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động( điểm báo động). Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu cho sản xuất đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng nhu cầu sử dụng vật tư trong thời kỳ thu nhận( từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng về kho) nếu không sẽ thiếu vật tư để cung cấp cho quá trình sản xuất
Hệ thống đặt hàng có: t1≠ t2 ≠ t3 Q1 = Q2 = Q3
Q0 = Q1 + Qt1 = Q2 + Qt2 = Q3 + Qt3 R= Qđ + Qnđ * t2
Trong đó:
Q1, Q2, Q3 : Lượng vật tư tồn kho tại thời điểm cuối của t1,t2, t3 t1,t2, t3 : Khoảng thời gian định kỳ giữa 2 lần đặt hàng Qt1, Qt2, Qt3 : Lượng vật tư mua sắm ở thì điểm cuối của t1,t2, t3 Q0 : Lương vật tư lớn nhất trong kho
R : Lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàng Qđ : Lượng vật tư dự trữ bảo hiểm
Qnđ : Lượng vật tư tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình quân trong 1 ngày đêm
Mức dự trữ Qo Q1 Q2 Q3 Qd Qt3 Qt2 Q Qt1 Thời gian t3 t2 t1 Qnđ D =
t2 : Thời gian thực hiện đơn đặt hàng
Hệ thống này có ưu điểm: Khi có yêu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một lượng vật tư luôn cố định đã định trước nhưng thời gian giao hàng của các lần không bằng nhau. Nếu nhu cầu vật tư hàng hoá
Cho sản xuất kinh doanh tăng nhanh hoặc có những biến động lớn ta có thể đặt hàng kịp thời( nếu các nhà sản xuất luôn sẵn sàng)
Trong hệ thống này, người quản lý phải có các biện pháp theo dõi chặt chẽ lượng vật tư còn tồn kho để biết rõ khi nào đặt hàng.
Hệ thống này được áp dụng phù hợp nhất khi thoả mãn các yếu tố sau: +Dòng yêu cầu vật tư hàng hoá có mức biến động lớn
+Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vì chúng gây thiệt hại lớn.
+Hệ thống sản phẩm linh hoạt +Có dự trữ ở nhà cung cấp
b.Hệ thống tái tạo chu kỳ( hệ thống dự trữ định kỳ)
Hệ thống tái tạo chu kỳ có : t1=t2 = t3
Q1≠ Q2≠ Q3≠Qt1≠ Qt2≠ Qt3 Q0 = Q1 + Qt1 = Q2 + Qt2 = Q3 + Qt3
Yêu cầu trung bình trong thời kỳ giao nhận trung bình + Dự trữ bảo hiểm = Điểm đặt h ngà
Hệ thống này nhằm kiểm tra mức độ tồn kho theo khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước. Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và só lượng tồn kho.
Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi phí bảo quản lớn. Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp ta được mức dự trữ trung bình thấp nhưng mức độ rủi ro thiếu hụt dự trữ sẽ cao
Ưu điểm của hệ thống tái tạo chu kỳ là người cung cấp sau một thời gian cố định sẽ giao hàng, không cần thiết tình hình sản xuất của công ty như thế nào. Số lượng mới lần giao thay đổi tuỳ theo số lượng tồn kho. Hệ thống sẽ làm gián đoãn kinh doanh trong nội bộ một chu kỳ nếu có sự thay đổi đột ngột của nhu cầu vật tư làm cho hệ thống không thể thích nghi được. Để tránh điều đó người ta phải chấp nhận mức dự trữ bảo hiểm lớn.
Nhu cầu trung bình trong thời kỳ tái tạo Dự trữ bảo hiểm + = Mức tái tạo dự trữ Q1 Qt1 Qt2 Qt3 Q3 t2 Q2 Mức dự trữ
Tóm lại: hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi: +Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi
+Sản xuất kinh doanh tiến hành tương đối đều đặn ít có những biến động lớn.
+Không thể yêu cầu hay đặt hàng một cách thường xuyên.
+Các nhà cung cấp luôn tổ chức giao hàng định kỳ thường xuyên cho nhiều nhà sản xuất kinh doanh.
+Vật tư hàng hoá có giá trị thấp( hoặc cho phép chậm thanh toán) vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí dự trữ
*Mô hình dự trữ vật tư -hàng hoá(Mô hình Wilson)
Số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng làm cực tiểu tổng chi phí dự trữ(chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng). Số lượng đặt hàng tối ưu chỉ có thể có được khi đảm bảo tổng 2 loại chi phí sau thấp nhất.
Chi phí lưu kho (gồm: khấu hao nhà kho, chi phí điện và vật liệu khác để bảo quản, lương nhân viên coi kho, chi phí bảo quản kho) tăng cùng với giá mua vật tư hàng hoá và ố lượng dự trữ. Để giảm chi phí này, cần phải nhập kho nhiều lần( thực hiện nhiều lần đặt hàng trong một năm) với số lượng nhỏ.
Chi phí thực hiện một lần đặt hàng hoặc một lần đưa vào sản xuất tăng tỷ lệ với số lần đặt hàng và như vậy phải nhập ít nhất với số lượng lớn ở mỗi lần nhập.
Tổng chi phí có liên quan đến lượng dự trữ vật tư hàng hoá là:
S*D/Q +
H*Q/2 =
Ta có số lượng đặt hàng tối ưu là Q* = H DS 2 R=0 Khi đó tổng chi phí nhỏ nhất là: TC(Q*) = Q* *H/2 + S*D/Q* Trong đó:
D: Là số lượng vật tư hàng hoá nhu cầu trong năm Q:Là số lượng một lần đặt hàng
S: Chi phí cho một lần đặt hàng
H: Chi phí cho một đơn vị hàng dự trữ trong năm Ưu điểm của mô hình Wilson
+Các tham số sử dụng trong mô hình ít, đơn giản
+Mô hình có thể khái quát hoá dễ dàng cho nhiều loại sản phẩm và nhiều loại chi phídt phù hợp với từng loại hoạt động doanh nghiệp
+Số lương Q* ít nhạy cảm với sai số của tham số được sử dụng ( chi phí dự trữ, chi phí đặt hàng, nhu cầu trong năm)
Tồn tại của mô hình là ràng buộcvề khối lượng dự trữ vốn.
c.Dự trữ bảo hiểm.
Trong thực tế hệ thống quản lý phải đối mặt với nhiều biến động
-Nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh là tổng hợp các yêu cầu riêng rẽ ngẫu nhiên.
-Do kiểm tra thu nhận vật tư đã loại bỏ các vật tư không đạt yêu cầu dẫn đến thiếu hụt so với dự kiến ban đầu.
-Do thời tiết khí hậu( mưa gió, bão lũ…) làm ảnh hưởng tới vận chuyển -Do yếu tố ngẫu nhiên khác
Sự tồn tại nhiều loại biến động buộc các nhà quản lý nếu muốn tránh ”cháy kho” giảm doanh thu bán hàng, mất uy tín phải dự kiến thực hiện một lượng dự trữ bảo hiểm.