V ật Tư Thủ Kho Ph Kế ả Toỏn Cụng Ni Thu ( Billing) ợ
2.2.5, Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toỏn tại cụng ty
Cụng tỏc kiểm soỏt nội bộ trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, điều này sẽ giỳp việc cung cấp cho nhà quản lý thụng tin chớnh xỏc và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chúng về cỏc chớnh sỏch kinh tế tài chớnh và cỏc văn bản phỏp quy nhằm điều chỉnh cụng tỏc chỉ đạo kinh doanh đỳng hướng. Đảm bảo nhanh chúng và hiệu quả trong việc cung cấp thụng tin cho cỏc đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp.
Cụng ty khụng cú bộ phận kiểm soỏt nội bộ mà chỉ cú sự kiểm tra qua lại giữa cỏc nhõn viờn kế toỏn, giữa kế toỏn chi nhỏnh với kế toỏn cụng ty với nhau tuy nhiờn vẫn đạt hiệu quả cao và chớnh xỏc. Vỡ kế toỏn cụng ty và kế toỏn chi nhỏnh đó xõy dựng quy trỡnh kiểm tra số liệu chộo và đồng thời ỏp dụng một số biện phỏp kiểm soỏt như sau :
- Mọi khoản thu đều nộp vào quỹ và nộp ngay vào ngõn hàng trong ngày hay nộp vào ngõn hàng trễ nhất là sỏng ngày hụm sau để hạn chế việc mất mỏt tiền và khụng để tồn quỹ tiền mặt quỏ nhiều.
- Mọi khoản chi đều cú chứng từ và cú chữ ký duyệt chi của trưởng phũng kế toỏn và Giỏm Đốc.
- Hầu hết cỏc khoản chi đều thanh toỏn qua ngõn hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt.
- Thường xuyờn đối chiếu với ngõn hàng về cỏc khoản đó phỏt sinh. Tiền ngõn hàng so với sổ phụ hay bảng sao kờ ngõn hàng.
- Thường xuyờn kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết nguyờn vật liệu giữa kế toỏn vật tư và thủ kho.
- Định kỳ kiểm kờ và đối chiếu cụng nợ, đối chiếu với kế toỏn trờn cụng ty. Với việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh tập trung, thực hiện hoàn chỉnh cỏc nghiệp vụ nờn việc kiểm tra sẽ do cỏc nhõn viờn kế toỏn làm đến đõu kiểm tra đến đú trước khi nộp bỏo cỏo cho trưởng phũng kế toỏn, trưởng phũng kế toỏn căn cứ vào đõy kiểm tra tớnh chớnh xỏc và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Việc tổ chức kiểm tra kế toỏn tại chi nhỏnh thường được kiểm tra :
- Kiểm tra chứng từ :Kiểm tra chứng từ kế toỏn là nội dung chủ yếu của việc kiểm tra trước trong nội bộ chi nhỏnh. Kiểm tra chứng từ rất quan trọng nú gắn liền với việc kiểm tra từng nghiệp vụ kế toỏn đối với việc kiểm tra thường kỳ hoặc bất thường của cụng ty, Ban Giỏm Đốc và của cơ quan tài chớnh .
Chứng từ kế toỏn được kiểm tra chủ yếu theo những nội dung sau:
• Kiểm tra nội dung chứng từ xem cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh ghi trong chứng từ cú hợp phỏp khụng nghĩa là đỳng sự thật, đỳng với chế độ thể lệ hiện hành, cú phự hợp với định mức và dựđoỏn phờ chuẩn hay khụng?
• Kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ cú hội đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của từng người cú thẩm quyền.
• Đối với những chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ phải đối chiếu với chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế. Đối với chứng từ ghi sổ, cần phải xem định khoản kế toỏn đỳng với tớnh chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh hay khụng?
- Kiểm tra việc ghi chộp vào cỏc sổ kế toỏn: Kiểm tra vào sổ cập nhật, đỳng sự thật, đỳng với chứng từ kế toỏn, rừ ràng rành mạch.
- Kiểm tra việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn: Kiểm tra việc phõn cụng, phõn nhiệm, lề lối làm việc của bộ mỏy kế toỏn. Yờu cầu trong tổ chức bộ mỏy kế toỏn là phải hết sức gọn nhẹ nhưng đảm bảo được chất lượng cụng việc theo yờu cầu quản lý.
- Tổ chức cụng tỏc kiểm tra kế toỏn: Kết quả của cụng tỏc kiểm tra phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức và kế hoạch hoỏ đỳng đắn cụng tỏc kiểm tra.
Ở chi nhỏnh việc kiểm tra kế toỏn, sẽ do Trưởng phũng kế và kế toỏn trưởng cụng ty phối hợp thường xuyờn kiểm tra, chịu trỏch nhiệm tổ chức việc kiểm tra cụng việc kế toỏn của chi nhỏnh theo đỳng qui định của chếđộ kiểm tra kế toỏn.
=> Ưu điểm của Tổ chức kiểm tra kế toỏn tại cụng ty:
Chi nhỏnh tuy khụng cú hệ thống kiểm soỏt nội bộ nhưng cỏc nhõn viờn kế toỏn tự kiểm tra chộo nhau theo quy trỡnh đó được xõy dựng và được trưởng phũng kế toỏn thường kiểm tra theo dừi thường xuyờn.
Kế toỏn trưởng cụng ty cũng thường xuyờn xuống phối hợp kiểm tra nờn đảm bảo cho việc kiểm tra đạt kết quả tốt. Qua kết quả kiểm tra đú mà cú cỏc biện phỏp, cỏc đề xuất để ngày một hoàn thiện hơn.
Nội dung kiểm tra của kế toỏn phự hợp với quy định. Trỏnh được rất nhiều sai sút, nhằm tạo điều kiện vững chắc cho việc nõng cao chất lượng của cụng tỏc kế toỏn.