II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
4.Công tác tổ chức lập dự án tại công ty
4.1. Lập nhóm soạn thảo_ Ban quản lý dự án
Nhóm soạn thảo dự án tại công ty Đầu tư xây dựng giao thông vận tải được gọi là Ban quản lý dự án, bao gồm chủ nhiệm dự án và các thành viên khác trong ban. Số lượng các thành viên được lấy từ các phòng: phòng dự án đầu tư, phòng kinh doanh, phòng tài chính, phòng hành chính tổng hợp, và phụ thuộc vào quy mô từng dự án. Ban quản lý có trách nhiệm thực hiện toàn bộ nội dung của một dự án. Nó có vị trí tương đương với các phòng ban khác trong công ty. Ban quản lý được hình thành để nhằm chuyên môn hóa, tập trung hóa các công việc của dự án. Đồng thời tập trung được nguồn nhân lực của các phòng ban khác nhau để cùng giải quyết một công việc chung của dự án.
Trong ban quản lý, các thành viên chịu sự chỉ đạo của chủ nhiệm dự án. Chủ nhiệm dự án có trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về mọi công việc mà dự án thực hiện.
Sơ đồ 1.4. Sự hình thành ban quản lý dự án:
4.2. Lập quy trình và lịch trình soạn thảo dự án
a. Nhận dạng dự án
Đối với công ty, nhận dạng dự án là việc xác định dự án thuộc lĩnh vực nào( xây dựng dân dụng hay giao thông vận tải). Trong từng lĩnh vực thì công trình xây nên sẽ thuộc loại công trình nào. Từ đó lựa chọn các tiêu chuẩn và số liệu sẽ được áp dụng theo quy định của nhà nước.
b. Lập đề cương sơ bộ và dự trù kinh phí soạn thảo
Sau khi đã nhận dạng xong dự án, các cán bộ công ty thực hiện lập đề cương sơ bộ và dự trù kinh phí soạn thảo dự án cần thiết. Đề cương sơ bộ là cơ sở cho việc chuẩn bị nguồn lực( nhân lực, trang thiết bị, kinh phí ) cho việc soạn thảo dự án. Sau khi đề cương sơ bộ đã được thông qua và kinh phí soạn thao rđã được phê duyệt thì cán bộ lập dự án chuyển sang giai đoạn tổ chức lập dự án.
c. Lập đề cương chi tiết soạn thảo dự án
Đề cương chi tiết là cơ sở cho việc tiến hành soạn thảo dự án. Nó phản ánh một cách sơ bộ các công việc cần thực hiện. Đề cương chỉ rõ các
Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng hành chính tổng hợp Ban quản lý dự án Phòng dự án đầu tư
công việc chính cần tiến hành trong từng nội dung phân tích. Một dự án có được soạn thảo một cách kỹ càng và đầy đủ hay không được thể hiện ngay trong đề cương chi tiết này.
d. Phân công công việc cho các thành viên
Sau khi đã lập ra đề cương chi tiết cho việc soạn thảo, các cán bộ lập dự án thực hiện phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm. Sự phân công này do chủ nhiệm dự án thực hiện dựa theo khả năng và lĩnh vực của từng thành viên trong từng phòng ban. Bản phân công công việc tại công ty có thể được chi tiết một cách khái quát như sau:
- Xác định các phương án kỹ thuật: Do bộ phận kỹ thuật phòng dự án đầu tư thực hiện. Nội dung này bao gồm các công việc như: Lựa chọn công nghệ, xác định các phương án kết cấu, xác định nhu cầu trang thiết bị máy móc, xác định nhu cầu nhân lực, …
- Xác định các thông tin về địa điểm, thị trường: Do bộ phận khảo sát thực hiện, phối hợp với các nhân viên phòng kinh doanh, nhằm xem xét các vấn đề: các thông tin về địa điểm( địa hình, thời tiết, khí hậu, hiện trạng cơ sở vật chất xung quanh khu đất xây dựng công trình), về thị trường( xác định nhu cầu thị trường đầu vào, đầu ra, xác định thị phần, …)
- Phân tích tài chính: Do bộ phận phân tích tài chính của phòng dứan đầu tư phối hợp với phòng kinh doanh thực hiện. Và có trách nhiệm đảm nhiệm các công việc như: Xác định tổng mức đầu tư, xác định doanh thu và chi phí, dự trù lợi nhuận, xác định khả năng trả nợ, xác định các chỉ tiêu hiệu quả tài chính, …
5. Ví dụ về một dự án cụ thể_ Dự án “Nhà lưu trú cán bộ công nhân viên công ty thông tin tín hiệu Đường sắt Hà Nội”
Trong một vài năm gần đây, công ty đã lập được rất nhiều các dự án đầu tư thuộc lĩnh vực xây dựng dân dụng và giao thông vận tải. Trong chuyên đề của mình, do thời gian và khả năng có hạn, em xin nêu ra một dự án cụ thể : “Dự án nhà lưu trú cán bộ công nhân viên công ty thông tin tín hiệu Đường sắt Hà Nội”. Đây là một dự án thuộc loại dự án có quy mô tương đối nhỏ thuộc lĩnh vực xây dựng dân dụng. Dự án do Tổng công ty đường sắt Việt Nam giao cho công ty tổ chức lập dự án.
Dù là một dự án nhỏ và tương đối đơn giản, song đây cũng thể hiện tâm huyết và trình độ của các cán bộ công ty đối với công việc của mình, đối với các công trình mà công ty luôn coi là con đường sống của mình. Các nội dung của dự án được xây dựng bao gồm:
5.1. Nghiên cứu thị trường
Mặc dù đây là dự án do Tổng công ty Đường sắt Việt Nam giao cho công ty Đầu tư và xây dựng giao thông vận tải lập dự án, Song nội dung nghiên cứu thị trường vẫn được các cán bộ công ty thực hiện đầy đủ. Vì điều này có liên quan tới việc xác định quy mô xây dựng tối ưu của dự án. Cán bộ công ty đã nghiên cứu thực trạng và nhu cầu nhà ở của anh em cán bộ đường sắt từ Hà Nội tới Phú xuyên. Qua đó, xác định: “Trong số 276 cán bộ công nhân viên ngành đường sát công tác từ Hà Nội tới Phú Xuyên có nhiều cán bộ chưa có nhà ở. Phần lớn anh chị em phải tự thuê ngoài rất tốn kém. Vì vậy đầu tư xây dựng nhà lưu trú là rất cần thiết và sẽ được số cán bộ công nhân trên đón nhận”.
5.2. Sự cần thiết phải đầu tư
Sau khi đã nghiên cứu về mặt thực tế, xem xét quy hoạch đất đai của tỉnh Hà Tây có 1500m2 đất nông nghiệp có thể thu hồi đưa vào quy hoạch đất xây dựng một cách hợp lý, cán bộ lập dự án đã đưa ra sự cần thiết phải đầu tư dự án này. Giống như các dự án vừa và nhỏ khác, nội dung này bao gồm các phần:
- Sự cần thiết đầu tư
- Các căn cứ pháp lý của đầu tư
* Sự cần thiết phải đầu tư:
Công ty thông tin tín hiệu Đường sắt là một doanh nghiệp công ích có chức năng quản lý hệ thống thông tin tín hiệu khu vực phía Bắc từ Đồng Giao đến Hải Phòng và Lào Cai với tổng số 736 cán bộ công nhân viên. Trong số 276 cán bộ công nhân viên công tác từ Hà Nội tới Phú Xuyên có nhiều cán bộ công nhân viên chưa có nhà ở. Tại khu vực này hiện nay công ty chưa có nhà lưu trú cán bộ công nhân viên, nên phần lớn cán bộ công nhân viên phải tự thuê bên ngoài rất tốn kém. Để tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên yên tâm công tác và có nơi ở ổn định, việc đầu tư xây dựng nhà lưu trú là rất cần thiết.
Bên cạnh đó, một số dự án xây dựng đã được bố trí vốn nguồn tài sản cố định N2 như: Cung thông tin tín hiệu Tía, Đội quả lý cáp quang đoạn Hà Nội – Nam định để tiếp nhận quản lý cáp quang dự án hiện đại hóa thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội – Vinh dự kiến xây dựng năm 2004 – 2005 cũng gặp khó khăn về địa điểm xây dựng.
Chính vì những nguyên nhân trên, công ty thông tin tín hiệu Đường sắt đã làm việc với Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tây để xin giao đất xây dnựg nhà lưu trú cán bộ công nhân viên. Ngày 17 – 05 – 2004 Ủy ban nhân dân tỉnh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hà Tây đã có quyết định thu hồi 1500m2 đất công nghiệp chuyển thành đát chuyên dụng giao cho công ty thông tin tín hiệu đường sắt để xây dựng trụ sở làm việc và nhà lưu trú
* Các căn cứ pháp lý:
Để đưa ra được các căn cứ xác đáng cho việc đầu tư dự án, cán bộ lập dự án của công ty Đầu tư xây dựng giao thông vận tải đã nghiên cứu rất kỹ lưỡng các nghị định, tiêu chuẩn của Nhà Nước, của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tây, của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, …Qua đó, các cán bộ phân tích đã đưa ra các căn cứ cho dự án này như sau:
- Căn cứ vào Nghị định 52/1999/NĐ CP ngày 8/7/1999 của Chính Phủ ban hành quy chế quản lý đầu tư và xây dựng. Ccác Nghị định số 12/2000/NĐ CP ngày 5/5/2000, Nghị định số 07/2003/NĐ CP ngày 30/1/2003 về việc sửa đổi bổ sung một số điều của quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ CP ngày 8/7/1999 của Chính Phủ.
- Căn cứ vào các tiêu chuẩn thiết kế xây dựng Việt Nam
- Căn cứ điểm 2, điều 23 Quy chế tài chính của Tổng công ty Đường Sắt Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số 154/QĐ – ĐSVN ngày 17/2/2004 của Chủ tịch hội đồng quản trị - Tổng công ty quy định về huy động vốn để đầu tư xây dựng cơ bản đối với các đơn vị thành viên hạch toán độc lập.
- Căn cứ Quyết định số 526 QĐ/UB ngày 17/5/2004 của chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tây giao 1500 m2 đất xã Hà Hồi, huyện Thường TÍn – tỉnh Hà Tây cho trung tâm tín hiệu đường sắt Nam Định( đơn vị trực thuộc công ty thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội) xây dựng trụ sở làm việc và nhà lưu trú.
- Căn cứ Quyết định số 12/NQ- TU- TTTH ngày 31/5/2004 của Ban Thường vụ trung ương Công ty thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội để đầu tư xây dựng nhà làm việc và nhà lưu trú.
- Căn cứ Quyết định số 1477/QĐ-ĐS-CSHT ngày 5/10/2004 của Tổng giám đốc Tổng công ty Đường sắt Việt Nam về việc cho phép chuẩn bị đầu tư công trình.
-Căn cứ vào tờ trình ngày 19/8/2004 của công ty thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội trình Tổng công ty đường sắt Việt Nam về việc xin phép đầu tư dự án.
- Căn cứ vào biên bản làm việc ngày 23/10/2004 tại xã Hà Hồi, huyện Thường TÍn, tỉnh Hà Tây về việc kiểm tra lại mặt bằng thửa số 11, tờ bản đồ số IV khu vực trung tâm thông tin tín hiệu đường sắt Nam Định xin giao đát xây dựng trụ sở.
- Căn cứ tờ trình ngày 12/11/2004 về việc nộp tiền đền bù và hỗ trợ cho địa phương xã Hà Hồi của chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Hà Hồi gửi công ty thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội.
- Căn cứ vào hợp đồng số 642 – 04/CTTV ngày 18/10/2004 về việc chuẩn bị đầu tư khu nhà cán bộ công nhân viên công ty thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội giữa Công ty tư vấn đại học Xây Dựng với công ty Đầu tư và xây dựng giao thông vận tải.
5.3. Nội dung phân tích kỹ thuật * Xác định quy mô đầu tư: * Xác định quy mô đầu tư:
Sau khi đã nghiên cứu về vấn đề thị trường tiêu thụ, sự cần thiết phải đầu tư, cán bộ lập dự án của công ty đã đưa ra quy mô đầu tư hợp lý cho dự
án. Đây là cơ sở cho việc xác định các yếu tố về mặt kỹ thuật cũng như tài chính của dự án này. Quy mô đầu tư của dự án bao gồm các nội dung sau:
Chọn phương án xây dựng dãy nhà 3 tầng cho cán bộ công nhân viên để ở, hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho khu ở và bảo đảm an toàn đường sất, phù hợp với cảnh quan môi trường khu vực. Có quy mô đầu tư:
- Đền bù, giải phóng mặt bằng cho địa phương_ 1500 m2 đất. - Lập quy hoạch tổng mặt bằng
- Xây dựng cơ sở hạ tầng bao gồm:
+ Xây dựng đường ngang cấp 3 có trang bị tín hiệu cảnh báo tự động: 1 điểm tại lý trình km 18 – 450 đường sắt thống nhất.
+ Xây dựng tường rào ngăn cách với đường sắt dài 75m.
+ Xây dựng đường gom bề rộng 4.0m song song với đường sắt: Chiều dài 84m.
+ Đổ đất san nền đến cao độ để xây dựng công trình S = 2.474m2( san cả đất lưu không).
+ Xây dựng đường trục cấp điện hạ thế 220V/380V
+ Xây dựng hệ thống cấp nước bằng riếng khoan tập trung, hệ thống thoát nước mặt và nước thải sinh hoạt cho tonà bộ công trình.
- Xây dựng nhà lưu trú cán bộ công nhân viên với quy mô 14 gian móng độc lập, 3 tầng( giai đoạn 1 làm tầng 1), khung và mái bê tông cốt thép, công trình phụ khép kín, kích thước mỗi gian 4mx10m = 40 m2/55 m2 đất sử dụng.
* Phương án về địa điểm:
Để đưa ra được nội dung này, cán bộ khảo sát địa chất của công ty đã tiến hành đo đạc, xác định hiện trạng khu đất một cách tỷ mỉ và hết sức chi tiết. Các đội khảo sát là các bộ phận chuyên nghiệp trong đó có các kỹ sự
nghiên cứu khá chính xác. Mặt khác, các cán bộ này đều ý thức được tầm quan trọng của công việc của mình tới các phương án kiến trúc sau này. Phương án về địa điểm dự án được xác định như sau:
- Vị trí khu đất xây dựng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thửa số 11, tờ bản đồ số IV – xã Hà Hồi – Huyện Thường Tín – tỉnh Hà Tây. Lý trình km 18+ 450 – tuyến đường sát Hà Nội – Thành phố Hồ Chí Minh. - Hiện trạng khu đất xây dựng
Là đất thu hồi 1500 m2 đất nông nghiệp thuộc xã Hà Hồi, huyện Thường tín chuyển thành đất chuyên dùng( xây dựng), giao cho trung tâm tín hiệu đường sắt Nam Định – công ty thông tin tín hiệu đường sắt Hà Nội để xây dựng nhà làm việc và nhà lưu trú cán bộ công nhân viên.
- Đặc điểm địa hình
Là khu đất ruộng khô và trũng, nằm song song với trục đường sắt và quốc lộ 1A.
Vị trí:
+ Phía bắc giáp đường ngang dân sinh chạy qua cầu Đông Đường. + Phía nam là đất nông nghiệp thuộc xã Hà Hồi.
+ Phía đông giáp đường tàu và quốc lộ 1A
+ Phía tây giáp con kênh tưới nước Hồng Vân phục vụ cho nông nghiệp.
- Đặc điểm tự nhiên
Khu đất xây dựng nằm trong tổng thể canh tác thuộc xã Hà Hồi, có mạng lưới giao thông bám theo quốc lộ 1A, chỉ chịu ảnh hưởng của khí hậu vùng châu thổ Sông Hồng.
Khí hậu: Nhiệt độ trung bình trong năm là + Mùa hè: 300 - 350C
Gió:
+ Mùa hè: chịu ảnh hưởng gió Đông nam + Mùa đông: Gió mùa đông bắc.
Lượng mưa trung bình trong năm: 80% Địa chất: nền đất canh tác ổn định
Thủy văn: Khu đất có mực nước mặt trung bình phụ thuộc chế độ sử dụng nước vào các mùa canh tác nông nghiệp.
- Đặc điểm xã hội
Khu đất nằm sát trung tâm thị trấn Thường tín, gần nhà ga đường sắt, bến xe và khu dân cư của thị trấn, có mạng lưới giao thông thuận lợi.
* Phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật
Thông qua sự hiểu biết và nghiên cứu về các tiêu chuẩn xây dựng, sự phù hợp giữa tính chất công trinh xây dựng nên với đặc điểm địa hinh địa chất khu vực, cán bộ công ty đã đưa ra phương án kỹ thuật cho dự án. Thực chất đây là các yêu cầu kỹ thuật đối với phương án thi công kiến trúc công trình sau này. Đây cũng là tâm huyết và hiểu biết của kỹ sự xây dựng trong công