II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
1. Một số giải pháp chung
1.1. Đầu tư nguồn nhân lực
Con người luôn là trung tâm củamọi hoạt động, là yếu tố quyết định tới sự thành bại của một công việc. Để chất lượng dự án của công ty trong thời gian tới được cải thiện, công ty cần có kế hoạch đào tạo hơn nữa đội ngũ cán bộ lập dự án. Trong đó, cần nâng cao chuyên môn công tác tư vấn, kỹ năng tin học, kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên dụng, kỹ năng khai thác và trao đổi thông tin của các cán bộ thông qua các diễn đàn trên internet. Có
vậy mới giảm chi phí, nâng cao chất lượng dự án được tạo ra. Trong thời gian vừa qua, với tình trạng chung của nước ta là ngành nghề tư vấn là ngành nghề mới, vì thế trình độ của các cán bộ nói chung trong lĩnh vực này còn nhiều hạn chế. Vì vậy, để có thể nâng cao được trình độ nguồn nhân lực trong công ty, nhất là đội ngũ lập dự án, chúng ta cần quan tâm tới một số biện pháp sau:
- Cử cán bộ lập dự án tham gia các lớp, các khóa huấn luyện nâng cao trình độ chuyên môn về lập, thẩm định, đấu thầu đựa trên trình độ của từng người. Có thể cử một số cán bộ có năng lực ra nước ngoài học tập. Đây chính là lực lượng nòng cốt của công ty sau này. Đốivới một số cán bộ tư vấn kỹ thuật, dù trình độ đã có phần đảm bảo, song công ty có thể cho đi học hỏi các phương thức kỹ thuật mới để áp dụng trong những công trình sau này. Công ty cần dựa vào nhu cầu và tình hình hiện tại của công ty( thiếu cán bộ thuộc lĩnh vực nào và thiếu bao nhiêu) để có chính sách cắt cử đi học hợp lý.
- Bên cạnh việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, công ty cũng cần chú ý nâng cao khả năng tin học và ngoại ngữ cho cán bộ trong công ty, nhất là cán bộ lập dự án. Điều này sẽ giúp ích cho công ty rất nhiều trong việc mở rộng phạm vi khách hàng cho công ty. Đồng thời tiếp cận được nhiều nguồn thông tin khác nhau, giúp cho việc hoàn thành công tác lập dự án một cách hiệu quả nhất.
- Trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới, công ty cần dựa vào nhu cầu và những thiếu hụt cần bổ sung, từ đó đưa ra nhu cầu tuyển dụng hợp lý, tránh thừa thãi. Ưu tiên tuyển dụng những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng và giao thông vận tải. Vì những đối tượng này khi vào công ty không phải đào tạo lại mà có thể thích nghi nhanh. Tuy nhiên, công
trường đại học như: Kinh tế quốc dân, Xây dựng, Thủy lợi, ..vào làm việc. Đây là những đối tượng tuy chưa có kinh nghiệm thực tế, song lại có sự tiếp cận với trình độ khoa học kỹ thuật hiện đại. Họ là những người có khả năng áp dụng các phần mềm chuyên dụng như: Word, Exel, phần mềm Prọect, phần mềm dự toán, …một cách thành thục nhất. Đồng thời lại có khả năng thu thập và xử lý thông tin một cáhc nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả.Đây sẽ là cơn gió mới thổi vào họat động của công ty một sức sống mới.
- Có chính sách thưởng phạt hợp lý cho những cán bộ có sáng kiến mới trong quá trình hoạt động. Đồng thời công ty cũng cần có sự bố trí lao động phù hợp với cơ cấu của công ty, với chuyên môn cán bộ. Việc này sẽ tạo ra một sức mạnh đoàn kết nhất trí cao trong việc thực hiện công việc của dự án.
1.2. Đầu tư máy móc thiết bị phục vụ công tác lập dự án
Máy móc là một bộ phận không thể thiếu, nó giúp các ý tưởng của con người thành hiện thực mà không phải tốn quá nhiều sức lực cơ bắp. Trong hoạt động lập dự án của công ty, máy móc cũng giúp cho công tác lập được thực hiện tốt hơn và hiệu quả hơn.
- Công ty cần đầu tư mua thêm một số máy móc thiết bị thăm dò, khảo sát có chất lượng tốt. Có như vậy thì công tác khảo sát thăm dò mới không vấp phải các sai sót. Đồng thời thông tin cung cấp cho quá trình soạn thảo mới đạt độ chính xác cao. Trong những năm tới, nếu khả năng tài chính của công ty chưa cho phép, vì các máy móc này đều có giá thành rất cao, thì công ty có thể thực hiện thuê mua máy tại chỗ hoặc trực tiếp sản xuất phục vụ nhu cầu của mình.
- Công ty cũng cần khuyến khích đẩy mạnh áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến. Cần trang bị lại hệ thống máy tính có nối mạng internet và có thể sử dụng các phần mềm phục vụ công tác soạn thảo hiệu quả. Đây sẽ là biện pháp giúp củng cố lại các khâu phân tích tài chính, phân tích kỹ thuật rất khả thi.
- Do vai trò quan trọng của thông tin, là nguyên liệu đầu vào cho quá trình lập dự án. Vì vậy trong thời gian tới công ty cần chú ý tới việc nâng cao chất lượng thông tin của mình. Cụ thể, công ty cần có hệ thống cơ sở dữ liệu của riêng mình, phục vụ cho công tác lập dự án. Nó phải phản ánh được tình hình kinh tế xã hội từng vùng, từng ngành nghề; các định hướng chung và cụ thể của từng vùng và từng ngành khác nhau. Đồng thời cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác lập dự án phải được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này đặt ra cho công ty trong việc xây dựng cho riêng mình một mạng lưới cung cấp thông tin đầy đủ và có tính xác thực cao.
1.3. Đầu tư nâng cao công tác quản lý, kiểm tra quá trình lập dự án
Quản lý chất lượng công trình xây dựng luôn là một vấn đề được đặt lên hàng đầu trong đầu tư xây dựng công trình. Nếu tổ chức quản lý tốt thì có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí. Vì vậy, chúng ta phải tập trung quản lý ngay từ khâu lập dự án. Trước hết là việc tổ chức phân công công việc một cách hợp lý, tận dụng tối đa khả năng của từng cán bộ, bộ phận để phát huy hiêu quả một cách tối đa nhất. Cần lập ra một ban chuyên trách kiểm tra và quản lý các nội dung cũng như cán bộ lập dự án, nhằm giải quyết mâu thuẫn giữa ba mục tiêu: nâng cao chất lượng lập, giảm chi phí và giảm thời gian. Bộ phận này phải am hiểu đầy đủ về quy trình cũng như cách thức tổ chức thực hiện công việc.
Khi kiểm tra chất lượng các dự án được lập, chúng ta cần phải tiến hành so sánh, đánh giá công trình được lập với các công trình khác, đồng thời so với các tiêu chuẩn chất lượng do Bộ xây dựng đưa ra để biết được hiệu quả của công trình đó đến đâu. Trong thời gian trước mắt, công ty nên áp dụng đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, để có một quy trình chuẩn, phân tách kiểm soát toàn bộ quá trình lập theo đúng chất lượn, tiến độ và phân định rõ ràng trách nhiệm của từng các nhân, bộ phận tham gia lập dự án. Tuy nhiên, công ty cần đưa ra cho mình một bảng tiêu chuẩn riêng dựa trên các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế, để đảm bảo không bị lạc hậu so với công nghệ tiên tiến trên thế giới.
Công ty cũng cần kiểm tra, quản lý cả khía cạnh chi phí trong khi lập dự án. Tránh việc tính toán sai lệch, làm thất thoát lãng phí về mặt nhân lực cũng như tài chính trong quá trình lập và quá trình tính toán các chỉ tiêu tài chính.
Đi kèm với kiểm tra chất lượng và kiểm tra chi phí, công ty cũng cần kiểm tra cả tiến độ lập dự án. Đảm bảo sao cho quá trình lập dự án được thực hiện theo đúng hoặc sớm hơn đề cương được duyệt nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công trình. Tuy nhiên, trong thực tế, để đảm bảo được tiến độ và chất lượng thì luôn luôn vướng phải một vấn đề, đó là chi phí sẽ bị đội lên một khoản nào đó. Mặc dù vậy, trong thi công một công trình xây dnựg, nên điều chỉnh chi phí tăng một cách hợp lý vừa phải, trong một giới hạn chấp nhận được, theo tầm quan trọng trong việc đánh đổi các mục tiêu cần đạt được.
Công ty cần tổ chức kiểm tra một cách thường xuyên đối với các dự án lớn, và kiểm tra định kỳ đối với các dự án vừa và nhỏ. Trong đó, tăng cường nhất là khâu kiểm tra nội bộ và kiểm tra chéo giữa các bộ phận, để làm giảm gánh nặng cho việc kiểm tra của ban giám đốc và bộ phận chuyên
trách kiểm tra kỹ thuật trong công ty. Đồng thời đây là một trong những biện pháp nhằm làm giảm thời gian thẩm định của các cơ quan chuyên ngành đối với các dự án, giúp cho dự án nhanh chóng được đưa vào thi công.
Công ty cần có biên pháp gắn kết tráhc nhiệm cán bộ lập dự án với chất lượng của dự án. Đồng thời gắn kết trách nhiệm của công ty tư vấn với dự án, tránh hiện tượng làm xong là hết trách nhiệm.