II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty PHBCTW
1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty PHBC TW là đơn vị hoạt động mang tính công ích, sản phẩm của công ty là kết quả dịch vụ thực hiện thông qua hiệu quả có ích của việc truyền tải thông tin được chuyển từ nơi phát tin đến nơi nhận tin nhằm hướng tới mục đích tuyên truyền thông tin kinh tế – xã hội tới người dân, nâng cao sự hiểu biết, trình độ văn hoá của người dân. Điều này đòi hỏi ngành Bưu điện phải có mạng lưới thống nhất từ TW đến địa phương. Chính vì vậy công tác hạch toán kế toán tại Công ty PHBC TW cũng được tổ chức thành mạng lưới trong mối quan hệ khách hàng với các Bưu điện tỉnh, thành phố. Công tác kế toán ở đây được phân chia thành 2 bộ phận gọi là kế toán nghiệp vụ và kế toán hạch toán. Bộ phận kế toán nghiệp vụ có nhiệm vụ thực hiện việc giao nhận báo chí từ toà soạn và tiến hành theo dõi công nợ của khách hàng đặt mua báo thông qua công việc thống kê nhu cầu báo chí từ Phòng điều hành và nhiệm vụ khai thác, phân phối báo chí của Phòng quốc văn. Bộ phận kế toán hạch toán lại liên quan đến việc lắp ráp và hạch toán tài khoản, thao dõi các số phát sinh trong kỳ và kết chuyển con số cuối kỳ.
Phương thức tổ chức của phòng Kế toán – Thống kê - Tài chính của Công ty PHBC TW là trực tuyến chức năng. Cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng ( kiêm Trưởng phòng ) - Kế toán tổng hợp ( kiêm Phó phòng ) - Kế toán nghiệp vụ PHBC
- Kế toán thanh toán nội bộ - Kế toán thanh toán nhà xuất bản
- Kế toán vật tư ( Kiêm kế toán nghiệp vụ Túi báo chí ) - kế toán kho báo lưu ký
- Kế toán ngân hàng
- Kế toán TSCĐ kiêm kế toán Quĩ
- Các kế toán viên phòng, ban và chi nhánh…
Giữa các kế toán viên có mối quan hệ rất mật thiết, không thể tách rời các phần hành kế toán với nhau, nhưng mỗi kế toán viên có một nhiệm vụ nhất định vì mục tiêu chung. Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quản lý tình hình tài chính chung tại Công ty. Đồng thời Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổ chức thực hiện đúng các quy định , chính sách của Nhà nước, Bộ Tài chính và của Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông; đề xuất những biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả nguồn vốn của công ty; tổng hợp và lập các báo cáo tài chính kế toán; truyền số liệu lên Tổng công ty nhằm đạt được mục tiêu quản lý toàn ngành. Bên cạnh
Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng còn có phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm xem xét, theo dõi, tổng hợp quá trình hạch toán kế toán trong kỳ tại công ty trên tiến trình vào tài khoản, vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và hình thành báo cáo tài chính.
Mối quan hệ với các phòng, ban trong công ty là mối quan hệ đồng cấp. Còn với quá trình hạch toán kế toán trong công ty thì đây lại là mối quan hệ xuyên suốt toàn ngành. Các kế toán viên ở chi nhánh và các trung tâm tập hợp số liệu về Công ty qua hệ thống truyền số liệu trên mạng vi tính ngành. Còn đối với bộ phận kinh doanh bán lẻ thì hạch toán vừa độc lập, vừa phụ thuộc. Độc lập trong mối quan hệ với công nợ của khách hàng bán lẻ, theo dõi từng khách hàng riêng, công ty không làm nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, chi phí, doanh thu được tập hợp lên Công ty và được xem như là một khách hàng của công ty, hạch toán kế toán chung với toàn công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty PHBC TW. ( trang bên ) 2. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán
Công tác kế toán tại Công ty PHBC TW thực hiện theo đúng chế độ kế toán của Bộ Tài chính nói chung và của Tổng công ty nói riêng. Cách thức hạch toán kế toán cũng như tổ chức bộ sổ kế toán tuân thủ theo những quy tắc mà chế độ đã quy định. Hình thức hạch toán mà đơn vị áp dụng là hình thức hạch toán Chứng từ – Ghi sổ.
Hệ thống chứng từ mà doanh nghiệp áp dụng theo mẫu sẵn của Bộ tài chính như: Bảng tính lương; Bảng tổng hợp và trích khấu hao; Phiếu xuất kho; Giấy báo Nợ; Giấy báo Có; Giấy đề nghị tạm ứng; Hoá đơn GTGT…
Sơ đồ hạch toán Chi phí, doanh thu, theo hình thức Chứng từ – Ghi sổ tại Công ty PHBC TW Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc CHỨNG TỪ GHI S– Ổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ – GHI SỔ SỔ CHI TIẾT TK131, 1543,642, 511… SỔ C IÁ TK1543,632,642,5113,532,9 11,…