V. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
HOÁ ĐƠN (GTGT)
hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tcụ cấp hàng và đến cuối ngày, kế toán kho nộp lên phòng kế toán để kế toán bán hàng làm cơ sở để hạch toán. Hoá đơn GTGT có mẫu sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 3 (dùng để thanh toán)
Ngày 01 tháng 05 năm 2005 Số 251 C/157 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Dược phẩm Thiên Tân Kho thuốc viên
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số:
Họ tên người mua: Trần Văn Tuấn Đơn vị: Công ty dược Thái Bình Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: Ngày 16 - 05 - 2005 Phương thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3
1 Ampiciclin Viên 35.000 190 6.300.000
2 Analgin Viên 91.500 62 5.252.100
Cộng tiền hàng: 12.323.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 616.150
Tổng cộng tiền thanh toán: 12.939.150 Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu chín trăm ba mươi chín nghìn một
trăm năm mươi đồng
Người mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại mặt hàng thuốc theo dõi về mặt hiện vật.
Phương pháp thẻ kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho. Cuối tháng thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán thành phẩm và tiêu thụ.
Thẻ kho có mẫu như sau:
THẺ KHO
Kho thuốc viên Tờ số:
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ampiciclin 0,25 nén. - Đơn vị tính: Viên - Mã số: Ngày tháng Số hiệu CT N X Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Tồn cuối tháng 04/2005 100.000 Tháng 05/2005
02/05/00 Công ty dược Thái Bình 35.000
04/05/00 Phân xưởng thuốc viên 65.100
07/05/00 Cửa hàng Ngọc Khánh 850
15/05/00 Công ty dược Bắc Ninh 2.880
... .... ... ....
Tồn cuối tháng 05/2005 71.600
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ở phòng kế toán, kế toán sử dụng "Sổ chứng từ kế toán xuất thành phẩm", "Bảng tiêu thụ thành phẩm", "Sổ chi tiết thành phẩm", "Bảng kê nhập - xuất" để theo dõi hàng hoá cả về mặt hiện vật lẫn mặt giá trị.
+ Sổ chứng từ kế toán xuất thành phẩm. Căn cứ lập: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT
Phương pháp lập: Sổ này mở theo dõi chi tiết cho từng kho hàng (Thuốc viên, đông dược, hoá chất), riêng kho hoá chất theo dõi riêng cho doanh số bán trong nước và doanh số xuất khẩu.
(Sổ này có mẫu trang 52) + Bảng kê tiêu thụ:
Căn cứ: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi số lượng xuất từng loại thuốc vào các cột tên thuốc tương ứng và tổng số tiền khách hành phải thanh toán theo hoá đơn đó vào cột thành tiền. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hay chuyển khoản thì sẽ được ghi tương ứng vào cột TK 111, TK 112. Nếu khách hàng trả chậm thì ghi số tiền phải thu được ghi ở cột TK 131.
Số lượng thuốc xuất trên Bảng kê tiêu thụ được tổng hợp theo từng mục đích xuất để cuối tháng ghi vào "Sổ chi tiết thành phẩm", số tiền ghi trên "Bảng kê tiêu thụ" được dùng để ghi vào "Sổ chi tiết công nợ" theo từng hoá đơn, từng khách hàng.
(Bảng kê tiêu thụ có mẫu trang 53) + Sổ chi tiết thành phẩm.
Căn cứ lập: Các chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm, hàng hoá, bảng giá thành thực hiện và bảng kê tiêu thụ (Chỉ lấy phần số lượng).
Nội dung: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn từng loại thuốc. Mỗi loại thuốc được lập trên một trang sổ và các loại thuốc của một kho được tổng hợp trong một quyển sổ.
Phương pháp lập: Hàng ngày, kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm nhập kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, khi bộ phận kế toán tính giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện đã tính xong cho kế toán thành phẩm, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập kho theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời kế toán tập hợp số lượng trên "Bảng kê tiêu thụ" (Xuất bán trực tiếp, xuất cho các cửa hàng) để ghi phần xuất theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị (giá vốn). Từ số lượng, giá trị nhập xuất kế toán tính ra số lượng hàng tồn kho.
+ Bảng kê nhập xuất thành phẩm. Căn cứ lập: "Sổ chi tiết thành phẩm"
Nội dung: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại thuốc theo chỉ tiêu giá vốn.
Phương pháp lập: Thành phẩm của mỗi phân xưởng được tổng hợp và theo dõi trên một bảng kê nhập, xuất. Mỗi loại thuốc được ghi trên 1 dòng của bảng này.
Cột dư đầu kỳ: căn cứ vào số dư cuối kỳ trước của "Bảng kê nhập xuất" Cột phát sinh Nợ: căn cứ vào "Sổ chi tiết hàng hoá" từ đó rút ra giá trị tồn kho cuối kỳ.
"Bảng kê nhập xuất thành phẩm" ở Công ty đang sử dụng thực chất làtheo dõi thành phẩm nhập, xuất theo giá trị thực tế.
+ Bảng tổng hợp nhập xuất: Là bảng tổng hợp các chỉ tiêu "Bảng kê nhập xuất thành phẩm.
Đến ngày 16 - 5 - 2005, Công ty dược Thái bình thanh toán tiền hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu rồi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục nhận tiền